Jak krok po kroku przystąpić do PPK?
REKLAMA
REKLAMA
3 etapy wdrażania PPK w firmie
Na wstępie warto podzielić proces wdrażania PPK w firmie na 3 etapy:
- Konsultacje z reprezentacją pracowników w celu wyboru instytucji obsługującej PPK,
- Podpisanie umowy o zarządzanie,
- Zawarcie umowy o prowadzenie.
Etap I
Etap I polega na wyborze instytucji finansowej, która będzie obsługiwała PPK dla danej firmy. Jedną z 20. instytucji finansowych prowadzących i zarządzających PPK jest właśnie Compensa TU na Życie SA Vienna Insurance Group.
Wyboru instytucji dokonuje pracodawca i reprezentacja pracowników wyłonionych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Odbywają się w tym celu konsultacje ofert poszczególnych instytucji finansowych. Gdy firma wybierze najbardziej odpowiadającą jej ofertę, zawiera porozumienie oraz spisuje protokół lub notatkę z wyboru instytucji finansowej. Na tym etapie można oczywiście szeroko kontaktować się z przedstawicielami instytucji finansowych. Compensa Życie posiada Biuro PPK, a także przydziela dedykowanych firmom opiekunów. Każdy może uzyskać odpowiedź od ekspertów na wszelkie pytania oraz pomoc we wdrażaniu PPK.
Etap II
Etap II polega na podpisaniu przez podmiot zatrudniający umowy o zarządzanie z wybraną instytucją. Co istotne, umowa zawierana jest w formie elektronicznej i nie generuje obowiązku składkowego. Stanowi początek procesu informacyjnego i integracji programu kadrowo – płacowego z iPPK.
Sposób zawierania tego rodzaju umowy jest komfortowy - za pośrednictwem Internetu. Na przykładzie Compensy Życie można to zrobić w każdym miejscu i czasie na stronie www.naszeppk.compensa.pl. Aby umowa doszła do skutku, należy przejść przez następujące 4 kroki:
- przygotowanie niezbędnych do podpisania umowy danych:
a) NIP firmy,
b) dane osoby/osób uprawnionych do podpisania umowy (zgodnie z reprezentacją),
c) dane osoby kontaktowej oraz administratora systemu – może to być ta sama osoba (imię, nazwisko, adres email, nr telefonu komórkowego),
d) informacja o tym, czy pracodawca zamierza dokonywać wpłat dodatkowych,
e) liczba osób zatrudnionych na dzień podpisania umowy;
2. wypełnienie elektronicznego formularza i sprawdzenie wszystkich danych;
3. wygenerowanie, wydrukowanie i podpisanie umowy;
Należy sprawdzić, czy umowa została podpisana przez zgodnych z przepisami prawa reprezentantów firmy.
- zeskanowanie umowy i pełnomocnictwa oraz wysłanie jej do Compensy Życie za pomocą funkcji „Prześlij umowę”.
Pełnomocnictwo wymagane jest wówczas, gdy umowę podpisuje inna osoba niż uprawniona do reprezentacji firmy w KRS.
Gdy przesłana umowa zostanie zatwierdzona, administrator (wskazany przy zawieraniu umowy) otrzyma link do zalogowania się na platformie iPPK. Jest to aplikacja służąca do administrowania programem w firmie. Także dzięki niej każdy pracownik firmy wdrażającej PPK ma dostęp do swojego indywidualnego konta uczestnika PPK.
Jak już zostało wspomniane, po podpisaniu umowy o zarządzanie PPK uruchamia się proces informacyjny. Co to oznacza? Instytucja finansowa wspiera na tym etapie podmiot zatrudniający w informowaniu i edukowaniu pracowników na temat Pracowniczych Planów Kapitałowych. Na przykład Compensa Życie w trakcie procesu informacyjnego może zapewnić pracodawcy wsparcie w postaci:
- materiałów informacyjnych drukowanych oraz ich wersji elektronicznej,
- prezentacji podczas spotkań z pracownikami prowadzonych przez opiekuna klienta,
- filmów instruktażowych czy szkoleń dla działów kadr i płac,
- dedykowanych infolinii zarówno dla pracowników jak i pracodawcy.
Etap III
Etap III odbywa się za pomocą platformy iPPK i ma na celu zawarcie umowy o prowadzenie PPK. Jest to właściwa umowa, która generuje obowiązek składkowy. Do jej zawarcia w imieniu i na rzecz pracowników dochodzi poprzez wczytanie pliku z listą tych pracowników do platformy iPPK. Listę tę generuje się z programu płacowo-kadrowego firmy. Należy mieć świadomość tego, że dzień wgrania wspomnianego pliku rejestracyjnego jest tożsamy z datą podpisania umowy o prowadzenie PPK. W momencie wczytania pliku generuje się plik pdf z umową o prowadzenie PPK, który zostaje zapisany w aplikacji iPPK.
Od momentu wgrania list pracowników do iPPK wszystkie wypłaty pracownika objęte obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalno – rentowym podlegają naliczeniu wpłat do PPK.
Kto powinien znaleźć się na takiej liście? Osoby zatrudnione w wieku od 18. do 54. roku życia, które nie złożyły deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat w PPK. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na obowiązek poinformowania osób od 55. do 69. roku życia o możliwości przystąpienia do programu po złożeniu stosownej deklaracji.
WAŻNE!
Umowę o prowadzenie PPK podpisujemy (poprzez wczytanie plików z listą pracowników) po co najmniej 10 dniach roboczych od podpisania umowy o zarządzanie, nie później jednak niż:
- 10 listopada 2020 r. w drugiej i trzeciej fazie wdrażania PPK (firmy zatrudniające 50-249 pracowników oraz firmy zatrudniające 20-49 pracowników),
- 10 maja 2021 r. w czwartej fazie wdrażania PPK (firmy zatrudniające 1-19 pracowników dla pozostałych firm),
- 10 kwietnia 2021 r. w czwartej fazie wdrażania PPK dla sektora finansów publicznych.
Jeśli pracownicy zgłoszą deklaracje rezygnacji z programu bądź przystąpienia do programu (55-69 lat), należy wprowadzić je do systemu kadrowo-płacowego, a następnie wygenerować plik rejestracyjny w formacie xls lub xml. Informacje co do struktury pliku znajdują się w pozycji „POMOC” w iPPK.
Klient może wygenerować umowę o prowadzenie PPK wraz z załącznikiem zawierającym dane uczestników poprzez funkcję „Generuj załącznik z listą pracowników” w pozycji „Rejestracja”. Po wybraniu daty generacji i wygenerowaniu załącznika przychodzi kolej na pobranie załącznika – przycisk „Pobierz załącznik z listą pracowników”, a następnie wydrukowanie go. To samo należy zrobić z umową – przycisk „Pobierz umowę o prowadzenie PPK”.
Umowę o prowadzenie PPK archiwizuje się razem z Umową o zarządzanie PPK oraz wszelką inną dokumentacją dotyczącą PPK. Co ciekawe, umowa o prowadzenie nie wymaga podpisu. Bardziej odpowiednie będzie więc sformułowanie - zawarcie umowy o prowadzenie niż podpisanie umowy o prowadzenie PPK.
Istnieje możliwość wygenerowania umowy dla poszczególnych pracowników (uczestników PPK) poprzez funkcję „Pobierz umowę o prowadzenie”, która znajduje się w szczegółach kartoteki każdego uczestnika PPK.
Compensa Życie każdemu uczestnikowi PPK przesyła list powitalny (na adres korespondencyjny lub e-mail podany przez pracodawcę do Compensy) zawierający:
- informacje o instytucji finansowej prowadzącej PPK,
- warunki uczestnictwa w programie,
- numer uczestnika oraz adres strony iPPK do zalogowania,
- kontakt telefoniczny.
Aby uczestnik mógł zalogować się do iPPK, będzie potrzebował numeru uczestnika PPK, który zostanie mu podany w liście powitalnym oraz jednej z trzech danych: numer telefonu, dokument tożsamości, adres e-mail. Jeśli więc pracodawca nie poda tych danych przy zapisie do PPK, pracownik nie będzie miał możliwości zalogowania się w aplikacji. Należy zwrócić więc na to uwagę, ponieważ możliwość korzystania z iPPK jest dla pracowników bardzo istotna.
Zapraszamy do kontaktu: https://www.compensa.pl/ppk/
REKLAMA
- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat