PFRON zwraca pieniądze za asystenta w pracy. Sprawdź, czy Ci się należy

• PFRON zwraca pieniądze za asystenta w pracy. Sprawdź, czy Ci się należy
• Asystent niepełnosprawnego w pracy – nie tylko dla dużych firm
• Jakie czynności może wykonywać pracownik wspomagający?
• Ile można odzyskać z PFRON za pracownika wspomagającego? Konkretne wyliczenia
• Dodatkowy bonus od PFRON: szkolenia asystenta niepełnosprawnego pracownika też są refundowane, a kwota jest już wyższa
• Gdzie i jak złożyć wniosek o zwrot kosztów za pracownika wspomagającego i jego pomoc niepełnosprawnemu? Procedura krok po kroku
• Specjalna ścieżka dla urzędów - starostw i urzędów miast na prawach powiatu. Nie można przyznać refundacji samemu sobie
• Pomoc publiczna i przechowywanie dokumentacji – co musisz wiedzieć?
• Dlaczego warto działać już teraz na początku roku 2026?
• Co na tym zyskuje sam pracownik niepełnosprawny? Korzyści nie tylko dla pracodawców
• Czy warto mieć asystenta osoby niepełnosprawnej oraz zatrudniać niepełnosprawnych? Warto!

PFRON zwraca pieniądze za asystenta w pracy. Sprawdź, czy Ci się należy

Pracownik niepełnosprawny na etacie to dla wielu firm codzienność. Często zdarza się, że ktoś z zespołu – formalnie lub nieformalnie – pomaga takiej osobie w wykonywaniu części obowiązków. Problem w tym, że większość pracodawców nie wie, iż za ten czas pracy można otrzymać zwrot kosztów. I to z budżetu państwa. To nie pożyczka - to czyste dofinansowanie.

Asystent niepełnosprawnego w pracy – nie tylko dla dużych firm

Rozwiązanie, o którym mowa, to tzw. pracownik wspomagający. Brzmi może urzędowo, ale w praktyce chodzi o prostą rzecz: jeśli osoba niepełnosprawna potrzebuje wsparcia przy wykonywaniu pewnych zadań zawodowych, inny pracownik może jej pomagać. I właśnie czas tej pomocy podlega refundacji.

Co istotne – nie trzeba zatrudniać nikogo nowego. Pracownikiem wspomagającym może być osoba już pracująca w firmie. Wystarczy formalnie określić zakres jej dodatkowych obowiązków.

Jakie czynności może wykonywać pracownik wspomagający?

Przepisy określają, w jakim zakresie asystent może pomagać. To nie jest dowolna pomoc – musi dotyczyć konkretnych kategorii czynności.

1. Po pierwsze – wsparcie w komunikowaniu się z otoczeniem. To szczególnie ważne w przypadku osób z niepełnosprawnością słuchu, wzroku lub zaburzeniami mowy. Pracownik wspomagający może pośredniczyć w rozmowach, pomagać w odbieraniu telefonów, czytać dokumenty czy wspierać w kontaktach z klientami.
2. Po drugie – pomoc przy czynnościach, które są niemożliwe lub trudne do samodzielnego wykonania na stanowisku pracy. Tu katalog jest szeroki: od przenoszenia ciężkich przedmiotów, przez obsługę sprzętu wymagającego pełnej sprawności manualnej, po wsparcie przy przemieszczaniu się po zakładzie pracy.

Ile można odzyskać z PFRON za pracownika wspomagającego? Konkretne wyliczenia

Wysokość zwrotu nie jest kwotą ryczałtową – oblicza się ją według określonego wzoru. Podstawą jest minimalne wynagrodzenie za pracę. Formuła wygląda następująco: zwrot stanowi iloczyn minimalnego wynagrodzenia i stosunku liczby godzin pomocy do liczby godzin pracy osoby niepełnosprawnej w danym miesiącu. Do tego jest granica - czas na pomoc, za który można uzyskać zwrot, nie może przekroczyć 20% czasu pracy niepełnosprawnego.

Brzmi skomplikowanie? Zobaczmy to na przykładzie:

Dodatkowy bonus od PFRON: szkolenia asystenta niepełnosprawnego pracownika też są refundowane, a kwota jest już wyższa

Mało kto wie o jeszcze jednym elemencie wsparcia. Jeśli pracownik wspomagający wymaga przeszkolenia, by skutecznie pomagać – koszty takiego szkolenia również mogą zostać zwrócone.

Refundacja obejmuje do 100% kosztów szkolenia, jednak nie więcej niż równowartość minimalnego wynagrodzenia. To oznacza, że w 2026 roku można odzyskać nawet 4806 zł za samo szkolenie. Przykład? Firma zatrudnia osobę niesłyszącą. Pracownik wspomagający przechodzi kurs podstaw języka migowego. Koszt kursu – 3500 zł. Cała ta kwota może zostać bez problemu zrefundowana, bo mieści się w limicie 4806 zł.

Gdzie i jak złożyć wniosek o zwrot kosztów za pracownika wspomagającego i jego pomoc niepełnosprawnemu? Procedura krok po kroku

Proces uzyskania zwrotu kosztów nie jest skomplikowany, ale wymaga dopełnienia formalności. Oto, co trzeba zrobić:

Krok 1: Przygotuj dokumentację

Zbierz informacje i dokumenty o pracowniku niepełnosprawnym – orzeczenie o niepełnosprawności, zakres obowiązków, umowę o pracę. Określ, kto będzie pełnił funkcję pracownika wspomagającego i jaki będzie zakres pomocy.

Krok 2: Złóż wniosek do właściwego organu

Standardowo wnioski składa się do starosty lub prezydenta miasta na prawach powiatu. W praktyce obsługą zajmują się powiatowe urzędy pracy (PUP) lub grodzkie urzędy pracy (GUP).

Krok 3: Podpisz umowę

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku zostanie zawarta umowa określająca warunki refundacji.

Krok 4: Realizuj pomoc i dokumentuj

Prowadź ewidencję godzin pracy pracownika wspomagającego przeznaczonych na pomoc.

Krok 5: Składaj wnioski o wypłatę

Refundacja wypłacana jest na podstawie dokumentów potwierdzających poniesione koszty.

Specjalna ścieżka dla urzędów - starostw i urzędów miast na prawach powiatu. Nie można przyznać refundacji samemu sobie

Starostwa powiatowe i urzędy miast na prawach powiatu mogą korzystać z refundacji, ale mają osobną procedurę. W ich przypadku wniosek składa się bezpośrednio do Prezesa Zarządu PFRON – za pośrednictwem właściwego terytorialnie oddziału Funduszu. To istotne rozróżnienie, bo standardowa ścieżka przez urząd pracy w tym przypadku nie zadziała. Wtedy dana jednostka budżetowa w zasadzie przyznawałaby bowiem zwrot samej sobie i była "sędzią we własnej sprawie".

Pomoc publiczna i przechowywanie dokumentacji – co musisz wiedzieć?

Zwrot kosztów zatrudnienia pracownika wspomagającego stanowi pomoc publiczną. Konkretnie – jest udzielany w ramach tzw. wyłączeń blokowych, zgodnie z rozporządzeniem Komisji Europejskiej nr 651/2014. Co to oznacza w praktyce? Przede wszystkim obowiązki dokumentacyjne. Pracodawca musi przechowywać wszelką dokumentację związaną z otrzymaną pomocą przez okres 10 lat. Dokumenty te muszą umożliwiać weryfikację zgodności pomocy z przepisami unijnymi.

Dlaczego warto działać już teraz na początku roku 2026?

Środki na refundacje są ograniczone. Choć w skali kraju ich nie brakuje, to poszczególne urzędy pracy dysponują określonymi budżetami. Złożenie wniosku wcześniej zwiększa szanse na szybkie rozpatrzenie i podpisanie umowy.

Jest też aspekt czysto finansowy. Każdy miesiąc zwłoki to strata potencjalnego zwrotu. Przy maksymalnym wykorzystaniu limitu i pełnym etacie – mówimy o ok. 960 zł miesięcznie. W skali roku to równowartość ok. 11 500 zł.

Dla pracodawców zatrudniających kilka osób niepełnosprawnych korzyści multiplikują się. Firma z pięcioma pracownikami z niepełnosprawnością może teoretycznie odzyskiwać nawet kilka tysięcy złotych miesięcznie.

Co na tym zyskuje sam pracownik niepełnosprawny? Korzyści nie tylko dla pracodawców

Dla osoby z niepełnosprawnością formalne przyznanie pracownika wspomagającego to często przełom. Takie działanie może mu zapewnić kilka czynników, których dotychczas brakowało.

• Po pierwsze – komfort psychiczny. Świadomość, że można liczyć na pomoc, zmniejsza stres związany z wykonywaniem obowiązków.
• Po drugie – większa efektywność. Zamiast tracić czas na czynności sprawiające trudność, pracownik może skupić się na zadaniach, w których jest najlepszy.
• Po trzecie – bezpieczeństwo zatrudnienia. Pracodawca, który otrzymuje refundację, ma dodatkową motywację finansową do utrzymania stanowiska pracy dla niepełnosprawnego.

Czy warto mieć asystenta osoby niepełnosprawnej oraz zatrudniać niepełnosprawnych? Warto!

Zdecydowanie tak. To jedno z najbardziej niedocenianych narzędzi wsparcia pracodawców zatrudniających osoby z niepełnosprawnością. Procedura nie jest skomplikowana, korzyści finansowe są wymierne, a efekt społeczny – bezcenny.

Jeśli w Twojej firmie jest choć jedna osoba niepełnosprawna, której ktoś regularnie pomaga – prawdopodobnie kwalifikujesz się do refundacji. Sprawdź, policz, złóż wniosek. Te pieniądze po prostu czekają, aby je odebrać.