Akta osobowe pracownika

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.

Część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:
a) wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii,
b) świadectwa pracy z poprzedniego miejsca pracy,
c) dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
d) świadectwa ukończenia szkoły podstawowej - w przypadku osoby niepełnoletniej, ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
e) orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
f) innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Część B - nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia

W tej części gromadzi się następujące dokumenty:
a) umowę o pracę, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
b) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 4 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
c) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 1295 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,
d) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
e) dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
f) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
g) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
h) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
i) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
j) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
k) korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
l) informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;

Porównaj: Wygaśnięcie a rozwiązanie stosunku pracy