REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu - praca zdalna

Mariusz Pigulski
ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej
Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu - praca zdalna
Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu - praca zdalna
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu przy pracy zdalnej nie został uregulowany przepisami prawnymi. Jak rekompensować pracownikowi koszty pracy zdalnej? Zwrot kosztów można uregulować w odrębnej umowie. Jak powinna wyglądać umowa dotycząca używania prywatnego sprzętu pracownika do celów służbowych? Zobacz wzór. Jak ustalić wysokość ekwiwalentu? Co z podatkami i składkami ZUS?

Jak rekompensować pracownikowi koszty pracy zdalnej?

Kwestia rekompensowania przez pracodawcę pracownikowi kosztów ponoszonych przez niego w związku z pracą zdalną (także tą świadczoną w trakcie kwarantanny lub izolacji domowej) nie jest regulowana przez przepisy. Należy przyjąć, że taka rekompensata zatrudnionemu przysługuje. Powinna ona przybrać formę ekwiwalentu, przy obliczaniu którego należy kierować się przede wszystkim normami zużycia materiałów czy sprzętu oraz ich cenami rynkowymi. Zaleca się, aby kwestię rekompensaty uregulować w dodatkowej umowie.

REKLAMA

Autopromocja

Pracodawcy mogą w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, polecać pracownikom wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (art. 3 ustawy o COVID-19).

Polecamy: Wynagrodzenia 2021

Na pracowniku nie powinien jednak ciążyć obowiązek zorganizowania we własnym zakresie środków i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz jej obsługi logistycznej. Ten obowiązek spoczywa na pracodawcy. Dopuszczalne jest, aby pracownik przy wykonywaniu pracy zdalnej mógł używać narzędzi i materiałów niezapewnionych przez pracodawcę. Powinno to nastąpić z poszanowaniem i ochroną informacji poufnych oraz innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Zwroty kosztów pracy zdalnej

Przepisy nie regulują kwestii zwrotu kosztów używania przez zatrudnionego własnych urządzeń podczas pracy zdalnej. Zatem uzgodnień w tym zakresie powinny dokonać strony stosunku pracy. Najbardziej odpowiednia do tego celu jest odrębna umowa. Jej postanowienia mogą uwzględniać przede wszystkim:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • jakiego rodzaju prywatne urządzenia i materiały będą wykorzystywane przez pracownika,
  • w jakiej wysokości i w jakich terminach (oraz na podstawie jakich dokumentów) należny będzie z tego tytułu ekwiwalent,
  • reguły finansowania kosztów ewentualnych napraw i bieżącej konserwacji sprzętu, np. ze wskazaniem, w jakiej części obciążają pracodawcę.

Przykładowa treść umowy dotyczącej używania prywatnych narzędzi/materiałów/sprzętu pracownika do celów służbowych

(…)

§ 1.

1. Pracownik i Pracodawca wyrażają zgodę na używanie w okresie od 1 stycznia 2021 r. do 31 marca 2021 r. przez Pracownika do celów służbowych, związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jego prywatnego komputera, zwanego dalej laptopem.

2. Pracownik oświadcza, że jest właścicielem sprawnego technicznie laptopa niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej.

3. Laptop spełnia wymagania z zakresu technicznego bezpieczeństwa pracy, a korzystanie z niego przy pracy umożliwia poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

§ 2.

1. Pracownikowi przysługuje, płatny co miesiąc, ekwiwalent pieniężny za używanie laptopa do celów służbowych w wysokości 200 zł (słownie: dwieście złotych).

2. Kwota ekwiwalentu, o którym mowa powyżej, została ustalona z uwzględnieniem rodzaju pracy, wartości rynkowej i częstotliwości wykorzystywania laptopa oraz stopnia jego zużycia.

3. Pracownikowi tytułem korzystania z laptopa przy wykonywaniu pracy zdalnej przysługuje także co miesiąc zwrot kosztów energii elektrycznej, skalkulowany w oparciu o takie informacje, jak: moc komputera, stawka za 1 kWh według faktury od dostawcy energii oraz liczba godzin pracy zdalnej z danego miesiąca.

4. Świadczenia, o których mowa w ust. 1 i ust. 3, podlegają wypłacie na rachunek bankowy Pracownika, na który przelewane jest jego wynagrodzenie ze stosunku pracy, w terminie wypłaty tego wynagrodzenia.

5. Pracownik i Pracodawca ustalają, że ekwiwalent wskazany w ust. 1 stanowi również pokrycie kosztów związanych z serwisem i naprawami, z tytułu których Pracownikowi nie przysługują żadne inne dodatkowe świadczenia.

§ 3.

1. Pracownik zobowiązuje się powiadomić pracodawcę niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia zaistnienia przyczyny, o:

a) zmianie stanu technicznego laptopa, uniemożliwiającej jego eksploatację,

b) zbyciu lub utracie laptopa,

c) innych niż wymienione w pkt a) i b) okolicznościach, uniemożliwiających używanie laptopa do celów służbowych.

2. Zawiadomienie następuje w formie pisemnej, drogą elektroniczną lub faksem.

§ 4

1. Niniejsza umowa ulega rozwiązaniu ze skutkiem natychmiastowym z chwilą:

a) rozwiązania stosunku pracy;

b) cofnięcia przez Pracodawcę wydanego Pracownikowi polecenia wykonywania pracy zdalnej.

§ 5

1. Wszelkie zmiany w niniejszej umowie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Niniejszą umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po 1 dla każdej ze stron.

Jak ustalić ekwiwalent za używanie prywatnego sprzętu?

Przepisy nie dają odpowiedzi wprost na pytanie, jak określać wysokość ekwiwalentu należnego za posługiwanie się własnym sprzętem przy pracy zdalnej. W związku z tym należy przyjąć, że po pewne ogólne wskazówki w tym zakresie można sięgnąć do treści art. 6711 § 3 Kodeksu pracy odnoszącego się do telepracy. Zgodnie z tą regulacją, przy ustalaniu kwoty ekwiwalentu przysługującego telepracownikowi za używanie własnych urządzeń do wypełniania obowiązków służbowych bierze się pod uwagę w szczególności:

  • normy zużycia sprzętu i jego udokumentowane ceny rynkowe oraz
  • ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Określając kwotę ekwiwalentu, o którym mowa wyżej, powinniśmy mieć na uwadze, że:

  • w pojęciu słownikowym ekwiwalent to odpowiednik, równoważnik, rzecz zastępująca inną rzecz o równej wartości;
  • kalkulowanie miesięcznej kwoty opisywanego świadczenia powinno uwzględniać głównie rodzaj pracy, wartość i częstotliwość wykorzystywania sprzętu oraz stopień jego zużycia;
  • jego kwota powinna odpowiadać poniesionym przez pracującego zdalnie wydatkom. Oznacza to, że musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy naliczonym świadczeniem a wartością używanych dla celów podmiotu zatrudniającego urządzeń oraz stopniem ich zużycia dokonanego w czasie pełnienia obowiązków pracowniczych. Zatem za nieuzasadnione należy uznawać wypłacanie ekwiwalentu w uznaniowej kwocie odbiegającej od rzeczywiście wydatkowanych przez zatrudnioną osobę kwot.

Wartość omawianego ekwiwalentu można przykładowo ustalić w oparciu o przepisy podatkowe dotyczące amortyzacji, odzwierciedlającej zmniejszanie się wartości danego składnika majątku w pewnym okresie w wyniku starzenia się lub używania. Za zasadnością skorzystania z takiego rozwiązania przemawia fakt, że odpis amortyzacyjny stanowi wymierny wyznacznik zużywania się urządzeń w czasie. Oblicza się go według stawek amortyzacyjnych:

  • wykazanych w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub prawnych,
  • stosowanych do wartości rynkowej sprzętu z dnia jego przyjęcia do używania przy wykonywaniu pracy.

W sytuacji, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub intensywnością eksploatacji sprzętu, przy wyliczaniu ekwiwalentu za używanie prywatnego sprzętu przy pracy zdalnej można posłużyć się podwyższoną stawką amortyzacyjną, wykorzystywaną przykładowo dla urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu. W ich przypadku maksymalny współczynnik wynosi 2, co daje prawo do podwojenia wartości danej stawki amortyzacyjnej, dla uzyskania wyższej kwoty ekwiwalentu.

Przy użytkowaniu sprzętu z różną częstotliwością, skalkulowaną miesięczną stawkę ekwiwalentu można dzielić przez liczbę roboczogodzin spędzonych w miesiącu przez pracownika na pracy na własnym sprzęcie. Takie działanie skutkować będzie zmienną wartością ekwiwalentu, w zależności od intensywności użytkowania prywatnych składników majątku przy realizacji wyznaczonych przez pracodawcę zadań.

Na kwotę ekwiwalentu składać się może nie tylko zużycie sprzętów, ale także m.in. koszt energii, rozmów telefonicznych czy dostępu do Internetu. Z tego powodu różnicowanie wysokości ekwiwalentu w poszczególnych miesiącach jest jak najbardziej uzasadnione.

Przykładowo kwota zwrotu za energię może być kalkulowana na bazie takich informacji, jak: moc komputera, stawka za 1 kWh według faktury od dostawcy energii, liczba godzin pracy zdalnej.

Łódzka spółka z o.o. z powodu epidemii COVID-19 poleciła swojemu 34-letniemu pracownikowi (zatrudnionemu na stanowisku grafika komputerowego) świadczenie pracy zdalnej w okresie od stycznia do marca 2021 r. W związku z tym zawarła z nim umowę o używanie w pracy własnego laptopa, którego cena rynkowa na dzień podpisania umowy kształtowała się na poziomie 5000 zł. Roczna, podstawowa stawka amortyzacyjna dla komputerów (symbol Klasyfikacji Środków Trwałych 491) wynosi 30%, ale z uwagi na fakt, iż w opisanych okolicznościach praca zdalna odbywa się z dużą intensywnością eksploatacji komputera, zasadne jest posłużenie się stawką amortyzacyjną 60% (30% x współczynnik 2). W rezultacie roczny odpis to 2400 zł (4000 zł x 60%), a miesięczny 200 zł (2400 zł : 12 miesięcy). Dodatkowo we wspomnianej umowie znalazł się zapis o zwrocie kosztów energii obliczany w danym miesiącu po uwzględnieniu mocy komputera, stawki za 1 kWh według faktury od dostawcy energii i liczby godzin pracy zdalnej.

Podatki i składki ZUS

W stosunku do pieniężnego ekwiwalentu wypłaconego w związku ze świadczeniem pracy zdalnej przy użyciu własnego sprzętu można zastosować wyłączenie podatkowo-składowego wskazane w:

  • art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
  • § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Przywołane przepisy stanowią, iż z podatku dochodowego oraz składek ZUS zwolnione są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Aby pracodawca nie musiał odprowadzać należności publiczno-prawnych od omawianego ekwiwalentu, musi zostać spełnionych łącznie kilka warunków (kryteriów). A mianowicie:

  • kryterium formy - ekwiwalent musi mieć postać pieniężną (nie może przybierać formy stałego ryczałtu kalkulowanego w oderwaniu od faktycznych kosztów użytkowania w pracy prywatnych składników majątku ponoszonych przez pracownika),
  • kryterium ekwiwalentności - kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, a więc musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy wypłaconą pracownikowi kwotą a wartością używanych w toku pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem ich zużycia dokonanego w trakcie tego używania,
  • kryterium własności - narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika potwierdzoną odpowiednimi dowodami, jak np. fakturą zakupu, umową sprzedaży itp. (sprzęt nie może być np. użyczony czy wynajęty pracownikowi przez osoby trzecie),
  • kryterium zastosowania - narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Uwzględniając informacje podane w poprzednim przykładzie, załóżmy, że pracownikowi tytułem korzystania z prywatnego laptopa w styczniu przysługuje ekwiwalent w wysokości 200 zł + 34 zł z racji zwrotu kosztów energii elektrycznej zużytej podczas styczniowej pracy zdalnej (suma ta zwolniona jest zarówno z opodatkowania jak i oskładkowania, a została wypłacona wraz z pensją za styczeń).

Biorąc dodatkowo pod uwagę fakt, iż pracownik otrzymuje co miesiąc stałe wynagrodzenie w wysokości 4500 zł brutto, jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodu oraz kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki na podatek (43,76 zł), rozliczenie jego styczniowych należności w opisanych okolicznościach powinno wyglądać jak niżej:

Lp.

Składniki

Wartości (w zł)

1.

Wynagrodzenie za pracę

4500,00

2.

Podstawa składek na ub. społeczne

4500,00

3.

Składka na ub. emerytalne (poz. 2 × 9,76%)

439,20

4.

Składki na ub. rentowe (poz. 2 × 1,5%)

67,50

5.

Składka na ub. chorobowe (poz. 2 × 2,45%)

110,25

6.

Suma składek na ub. społeczne (poz. 3 + poz. 4 + poz. 5)

616,95

7.

Podstawa wymiaru składki na ub. zdrowotne (poz. 2 - poz. 6)

3883,05

8.

Składka na ub. zdrowotne naliczona (poz. 7 × 9%)

349,47

9.

Składka na ub. zdrowotne do odliczenia od podatku (poz. 7 × 7,75%)

300,94

10.

Koszty uzyskania przychodu

250,00

11.

Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych (poz. 1 - poz. 6 - poz. 10)

3633,00

12.

Zaliczka na podatek (poz. 11 × 17%) - 43,76 zł

573,85

13.

Zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnych złotych (poz. 12 - poz. 9)

273,00

14.

Kwota netto (poz. 1 - poz. 6 - poz. 8 - poz. 13)

3260,58

15.

Kwota należna tytułem zwrotu za korzystanie przy pracy zdalnej z prywatnego laptopa (i zużyty przy tym prąd)

234,00

16.

Kwota do wypłaty (poz. 14 + poz. 15)

3494,58

Podstawa prawna:

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia w umowie o pracę jest konieczna? Od 1 lipca 2024 roku kwota wzrośnie z 4242 zł brutto do 4300 zł brutto

Wkrótce zmieni się wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę. Od 1 lipca 2024 r. będzie ono wynosić 4300 zł. Czy w związku z tym należy zmienić umowę o pracę z pracownikami wynagradzanymi płacą minimalną?

2417,14 zł świadczenia urlopowego w 2024 r. dla pracownika zatrudnionego na pełen etat. Jak wystąpić?

Według ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych świadczenie urlopowe w może być wypłacane przez pracodawców nietworzących ZFŚS i zatrudniających poniżej 50 pracowników. W 2024 r. świadczenie urlopowe wynosi 2417,14 zł dla pracownika zatrudnionego na pełen etat w normalnych warunkach pracy.

Pilne! Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2025 r. – wzrost o ponad 7 proc. Znamy kwotę!

Rada Ministrów przedstawiła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia w 2025 r. Zwiększy się minimalna stawka godzinowa.

Zasiłek chorobowy już nie 80%. L4 w 100% płatne? Jak dla kobiet w ciąży i po wypadkach? Jak przy urlopie wypoczynkowym?p

Dużo pytań o nowe zasady wypłaty zasiłku chorobowego. Obietnicą wyborczą rządu było płacenie za „chorobowe” przez ZUS od pierwszego dnia choroby. Odciążyłoby to finanse pracodawców (zwłaszcza mniejszych). Pojawiła się jednak nowa propozycja – płatność zasiłku chorobowego w wysokości wyższej niż obecne 80%.

REKLAMA

Młodzi nauczyciele nie mają dodatku do pensji 1183 zł brutto. 20 000 z nich odeszło z zawodu. Do szkół wracają emeryci

W 2023 r. szturmem można określić powrót do pracy w szkołach 34 000 nauczycieli (51–60 lat) i 25 000 (61 lat i więcej). W tym samym czasie z zawodu nauczyciela wycofało się 20 000 nauczycieli. Jednym z powodów jest to, że dyplomowany nauczyciel-emeryt ma 20% dodatek do pensji za wysługę lat (stażowy). Tego dodatku w tej wysokości nie ma młody nauczyciel.

Rewolucyjne zmiany w emeryturach ZUS: komu wypłacą raz na kwartał, komu w ogóle bo będzie znów potrzebny staż, by nabyć prawo do świadczenia

Wiadomo, że w ministerstwie rodziny trwają analizy, które mają rozwiązać problem emerytur groszowych. Prawo do świadczenia dla każdego kto zapłacił choć jedną składkę na ubezpieczenie emerytalne sprawia, że niektóre emerytury ZUS wypłaca w wysokości kilku groszy. Dlaczego skoro ustawa gwarantuje najniższą emeryturę, która obecnie wynosi 1 780,96 zł?

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy 2024 r.

Pracownik korzystający z urlopu wypoczynkowego nie może być z tego powodu poszkodowany finansowo. Dlatego zasadą jest, że za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Do prawidłowego obliczenia wynagrodzenia za czas urlopu niezbędne jest ustalenie podstawy wymiaru takiego wynagrodzenia.

Nowe zasady umów o pracę na okres próbny. Czy poprawiły sytuację pracowników? Ocena eksperta po roku doświadczeń

Dnia 26 kwietnia 2023 r. znaczącemu przemodelowaniu uległy przepisy o umowach na okres próbny, niektóre zasady wykreślono a wiele nowych dodano. Założeniem przy tym była poprawa sytuacji pracowników na okresie próbnym. Czy się to udało? Oceniamy po roku stosowania.

REKLAMA

4300 od lipca renty socjalnej? Niekoniecznie! Komisja Polityki Społecznej i Rodziny przedstawiła swoją wersję. Wyrównanie i dodatek a nie zrównanie z minimalną

To kpina, narzekają obywatele. Miało być 4300 od lipca renty socjalnej, tj. wyrównanie do minimalnej ale się na to nie zanosi. Komisja Polityki Społecznej i Rodziny przedstawiła swoją wersję. Proponują wyrównanie i dodatek a nie zrównanie renty socjalnej z minimalną.

Czy 24 czerwca 2024 to niedziela handlowa?

Czy 24 czerwca 2024 to niedziela handlowa? Czy przed wakacjami jest niedziela handlowa? Czy przed rokiem szkolnym jest niedziela handlowa? Czy w czerwcu jest niedziela handlowa? Kiedy wypadają niedziele handlowe w 2024 roku? Jakie kary za pracę w dni niehandlowe? Kto może stać za ladą w niedziele?

REKLAMA