reklama
| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenie > Dodatki > Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu - praca zdalna

Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu - praca zdalna

Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu przy pracy zdalnej nie został uregulowany przepisami prawnymi. Jak rekompensować pracownikowi koszty pracy zdalnej? Zwrot kosztów można uregulować w odrębnej umowie. Jak powinna wyglądać umowa dotycząca używania prywatnego sprzętu pracownika do celów służbowych? Zobacz wzór. Jak ustalić wysokość ekwiwalentu? Co z podatkami i składkami ZUS?

Jak rekompensować pracownikowi koszty pracy zdalnej?

Kwestia rekompensowania przez pracodawcę pracownikowi kosztów ponoszonych przez niego w związku z pracą zdalną (także tą świadczoną w trakcie kwarantanny lub izolacji domowej) nie jest regulowana przez przepisy. Należy przyjąć, że taka rekompensata zatrudnionemu przysługuje. Powinna ona przybrać formę ekwiwalentu, przy obliczaniu którego należy kierować się przede wszystkim normami zużycia materiałów czy sprzętu oraz ich cenami rynkowymi. Zaleca się, aby kwestię rekompensaty uregulować w dodatkowej umowie.

Pracodawcy mogą w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, polecać pracownikom wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (art. 3 ustawy o COVID-19).

Polecamy: Wynagrodzenia 2021

Na pracowniku nie powinien jednak ciążyć obowiązek zorganizowania we własnym zakresie środków i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz jej obsługi logistycznej. Ten obowiązek spoczywa na pracodawcy. Dopuszczalne jest, aby pracownik przy wykonywaniu pracy zdalnej mógł używać narzędzi i materiałów niezapewnionych przez pracodawcę. Powinno to nastąpić z poszanowaniem i ochroną informacji poufnych oraz innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Zwroty kosztów pracy zdalnej

Przepisy nie regulują kwestii zwrotu kosztów używania przez zatrudnionego własnych urządzeń podczas pracy zdalnej. Zatem uzgodnień w tym zakresie powinny dokonać strony stosunku pracy. Najbardziej odpowiednia do tego celu jest odrębna umowa. Jej postanowienia mogą uwzględniać przede wszystkim:

  • jakiego rodzaju prywatne urządzenia i materiały będą wykorzystywane przez pracownika,
  • w jakiej wysokości i w jakich terminach (oraz na podstawie jakich dokumentów) należny będzie z tego tytułu ekwiwalent,
  • reguły finansowania kosztów ewentualnych napraw i bieżącej konserwacji sprzętu, np. ze wskazaniem, w jakiej części obciążają pracodawcę.

Przykładowa treść umowy dotyczącej używania prywatnych narzędzi/materiałów/sprzętu pracownika do celów służbowych

(…)

§ 1.

1. Pracownik i Pracodawca wyrażają zgodę na używanie w okresie od 1 stycznia 2021 r. do 31 marca 2021 r. przez Pracownika do celów służbowych, związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jego prywatnego komputera, zwanego dalej laptopem.

2. Pracownik oświadcza, że jest właścicielem sprawnego technicznie laptopa niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej.

3. Laptop spełnia wymagania z zakresu technicznego bezpieczeństwa pracy, a korzystanie z niego przy pracy umożliwia poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

§ 2.

1. Pracownikowi przysługuje, płatny co miesiąc, ekwiwalent pieniężny za używanie laptopa do celów służbowych w wysokości 200 zł (słownie: dwieście złotych).

2. Kwota ekwiwalentu, o którym mowa powyżej, została ustalona z uwzględnieniem rodzaju pracy, wartości rynkowej i częstotliwości wykorzystywania laptopa oraz stopnia jego zużycia.

3. Pracownikowi tytułem korzystania z laptopa przy wykonywaniu pracy zdalnej przysługuje także co miesiąc zwrot kosztów energii elektrycznej, skalkulowany w oparciu o takie informacje, jak: moc komputera, stawka za 1 kWh według faktury od dostawcy energii oraz liczba godzin pracy zdalnej z danego miesiąca.

4. Świadczenia, o których mowa w ust. 1 i ust. 3, podlegają wypłacie na rachunek bankowy Pracownika, na który przelewane jest jego wynagrodzenie ze stosunku pracy, w terminie wypłaty tego wynagrodzenia.

5. Pracownik i Pracodawca ustalają, że ekwiwalent wskazany w ust. 1 stanowi również pokrycie kosztów związanych z serwisem i naprawami, z tytułu których Pracownikowi nie przysługują żadne inne dodatkowe świadczenia.

§ 3.

1. Pracownik zobowiązuje się powiadomić pracodawcę niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia zaistnienia przyczyny, o:

a) zmianie stanu technicznego laptopa, uniemożliwiającej jego eksploatację,

b) zbyciu lub utracie laptopa,

c) innych niż wymienione w pkt a) i b) okolicznościach, uniemożliwiających używanie laptopa do celów służbowych.

2. Zawiadomienie następuje w formie pisemnej, drogą elektroniczną lub faksem.

§ 4

1. Niniejsza umowa ulega rozwiązaniu ze skutkiem natychmiastowym z chwilą:

a) rozwiązania stosunku pracy;

b) cofnięcia przez Pracodawcę wydanego Pracownikowi polecenia wykonywania pracy zdalnej.

§ 5

1. Wszelkie zmiany w niniejszej umowie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Niniejszą umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po 1 dla każdej ze stron.

Jak ustalić ekwiwalent za używanie prywatnego sprzętu?

Przepisy nie dają odpowiedzi wprost na pytanie, jak określać wysokość ekwiwalentu należnego za posługiwanie się własnym sprzętem przy pracy zdalnej. W związku z tym należy przyjąć, że po pewne ogólne wskazówki w tym zakresie można sięgnąć do treści art. 6711 § 3 Kodeksu pracy odnoszącego się do telepracy. Zgodnie z tą regulacją, przy ustalaniu kwoty ekwiwalentu przysługującego telepracownikowi za używanie własnych urządzeń do wypełniania obowiązków służbowych bierze się pod uwagę w szczególności:

  • normy zużycia sprzętu i jego udokumentowane ceny rynkowe oraz
  • ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Określając kwotę ekwiwalentu, o którym mowa wyżej, powinniśmy mieć na uwadze, że:

  • w pojęciu słownikowym ekwiwalent to odpowiednik, równoważnik, rzecz zastępująca inną rzecz o równej wartości;
  • kalkulowanie miesięcznej kwoty opisywanego świadczenia powinno uwzględniać głównie rodzaj pracy, wartość i częstotliwość wykorzystywania sprzętu oraz stopień jego zużycia;
  • jego kwota powinna odpowiadać poniesionym przez pracującego zdalnie wydatkom. Oznacza to, że musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy naliczonym świadczeniem a wartością używanych dla celów podmiotu zatrudniającego urządzeń oraz stopniem ich zużycia dokonanego w czasie pełnienia obowiązków pracowniczych. Zatem za nieuzasadnione należy uznawać wypłacanie ekwiwalentu w uznaniowej kwocie odbiegającej od rzeczywiście wydatkowanych przez zatrudnioną osobę kwot.
reklama

Przydatne formularze online

Czytaj także

Narzędzia kadrowego

reklama
reklama

POLECANE

reklama
reklama

Ostatnio na forum

reklama

KORONAWIRUS A PRAWO PRACY

reklama

Eksperci portalu infor.pl

Mateusz Malinowski

Mateusz Malinowski – Młodszy Prawnik w Dziale Prawa dla Biznesu w Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni Sp. p.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
reklama
reklama
reklama