Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu - praca zdalna

Jak rekompensować pracownikowi koszty pracy zdalnej?

Kwestia rekompensowania przez pracodawcę pracownikowi kosztów ponoszonych przez niego w związku z pracą zdalną (także tą świadczoną w trakcie kwarantanny lub izolacji domowej) nie jest regulowana przez przepisy. Należy przyjąć, że taka rekompensata zatrudnionemu przysługuje. Powinna ona przybrać formę ekwiwalentu, przy obliczaniu którego należy kierować się przede wszystkim normami zużycia materiałów czy sprzętu oraz ich cenami rynkowymi. Zaleca się, aby kwestię rekompensaty uregulować w dodatkowej umowie.

Pracodawcy mogą w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, polecać pracownikom wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (art. 3 ustawy o COVID-19).

Polecamy: Wynagrodzenia 2021

Na pracowniku nie powinien jednak ciążyć obowiązek zorganizowania we własnym zakresie środków i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz jej obsługi logistycznej. Ten obowiązek spoczywa na pracodawcy. Dopuszczalne jest, aby pracownik przy wykonywaniu pracy zdalnej mógł używać narzędzi i materiałów niezapewnionych przez pracodawcę. Powinno to nastąpić z poszanowaniem i ochroną informacji poufnych oraz innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Zwroty kosztów pracy zdalnej

Przepisy nie regulują kwestii zwrotu kosztów używania przez zatrudnionego własnych urządzeń podczas pracy zdalnej. Zatem uzgodnień w tym zakresie powinny dokonać strony stosunku pracy. Najbardziej odpowiednia do tego celu jest odrębna umowa. Jej postanowienia mogą uwzględniać przede wszystkim:

• jakiego rodzaju prywatne urządzenia i materiały będą wykorzystywane przez pracownika,
• w jakiej wysokości i w jakich terminach (oraz na podstawie jakich dokumentów) należny będzie z tego tytułu ekwiwalent,
• reguły finansowania kosztów ewentualnych napraw i bieżącej konserwacji sprzętu, np. ze wskazaniem, w jakiej części obciążają pracodawcę.

Przykładowa treść umowy dotyczącej używania prywatnych narzędzi/materiałów/sprzętu pracownika do celów służbowych

Jak ustalić ekwiwalent za używanie prywatnego sprzętu?

Przepisy nie dają odpowiedzi wprost na pytanie, jak określać wysokość ekwiwalentu należnego za posługiwanie się własnym sprzętem przy pracy zdalnej. W związku z tym należy przyjąć, że po pewne ogólne wskazówki w tym zakresie można sięgnąć do treści art. 67¹¹ § 3 Kodeksu pracy odnoszącego się do telepracy. Zgodnie z tą regulacją, przy ustalaniu kwoty ekwiwalentu przysługującego telepracownikowi za używanie własnych urządzeń do wypełniania obowiązków służbowych bierze się pod uwagę w szczególności:

• normy zużycia sprzętu i jego udokumentowane ceny rynkowe oraz
• ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Określając kwotę ekwiwalentu, o którym mowa wyżej, powinniśmy mieć na uwadze, że:

• w pojęciu słownikowym ekwiwalent to odpowiednik, równoważnik, rzecz zastępująca inną rzecz o równej wartości;
• kalkulowanie miesięcznej kwoty opisywanego świadczenia powinno uwzględniać głównie rodzaj pracy, wartość i częstotliwość wykorzystywania sprzętu oraz stopień jego zużycia;
• jego kwota powinna odpowiadać poniesionym przez pracującego zdalnie wydatkom. Oznacza to, że musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy naliczonym świadczeniem a wartością używanych dla celów podmiotu zatrudniającego urządzeń oraz stopniem ich zużycia dokonanego w czasie pełnienia obowiązków pracowniczych. Zatem za nieuzasadnione należy uznawać wypłacanie ekwiwalentu w uznaniowej kwocie odbiegającej od rzeczywiście wydatkowanych przez zatrudnioną osobę kwot.

Wartość omawianego ekwiwalentu można przykładowo ustalić w oparciu o przepisy podatkowe dotyczące amortyzacji, odzwierciedlającej zmniejszanie się wartości danego składnika majątku w pewnym okresie w wyniku starzenia się lub używania. Za zasadnością skorzystania z takiego rozwiązania przemawia fakt, że odpis amortyzacyjny stanowi wymierny wyznacznik zużywania się urządzeń w czasie. Oblicza się go według stawek amortyzacyjnych:

• wykazanych w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub prawnych,
• stosowanych do wartości rynkowej sprzętu z dnia jego przyjęcia do używania przy wykonywaniu pracy.

W sytuacji, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub intensywnością eksploatacji sprzętu, przy wyliczaniu ekwiwalentu za używanie prywatnego sprzętu przy pracy zdalnej można posłużyć się podwyższoną stawką amortyzacyjną, wykorzystywaną przykładowo dla urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu. W ich przypadku maksymalny współczynnik wynosi 2, co daje prawo do podwojenia wartości danej stawki amortyzacyjnej, dla uzyskania wyższej kwoty ekwiwalentu.

Przy użytkowaniu sprzętu z różną częstotliwością, skalkulowaną miesięczną stawkę ekwiwalentu można dzielić przez liczbę roboczogodzin spędzonych w miesiącu przez pracownika na pracy na własnym sprzęcie. Takie działanie skutkować będzie zmienną wartością ekwiwalentu, w zależności od intensywności użytkowania prywatnych składników majątku przy realizacji wyznaczonych przez pracodawcę zadań.

Na kwotę ekwiwalentu składać się może nie tylko zużycie sprzętów, ale także m.in. koszt energii, rozmów telefonicznych czy dostępu do Internetu. Z tego powodu różnicowanie wysokości ekwiwalentu w poszczególnych miesiącach jest jak najbardziej uzasadnione.

Przykładowo kwota zwrotu za energię może być kalkulowana na bazie takich informacji, jak: moc komputera, stawka za 1 kWh według faktury od dostawcy energii, liczba godzin pracy zdalnej.

Łódzka spółka z o.o. z powodu epidemii COVID-19 poleciła swojemu 34-letniemu pracownikowi (zatrudnionemu na stanowisku grafika komputerowego) świadczenie pracy zdalnej w okresie od stycznia do marca 2021 r. W związku z tym zawarła z nim umowę o używanie w pracy własnego laptopa, którego cena rynkowa na dzień podpisania umowy kształtowała się na poziomie 5000 zł. Roczna, podstawowa stawka amortyzacyjna dla komputerów (symbol Klasyfikacji Środków Trwałych 491) wynosi 30%, ale z uwagi na fakt, iż w opisanych okolicznościach praca zdalna odbywa się z dużą intensywnością eksploatacji komputera, zasadne jest posłużenie się stawką amortyzacyjną 60% (30% x współczynnik 2). W rezultacie roczny odpis to 2400 zł (4000 zł x 60%), a miesięczny 200 zł (2400 zł : 12 miesięcy). Dodatkowo we wspomnianej umowie znalazł się zapis o zwrocie kosztów energii obliczany w danym miesiącu po uwzględnieniu mocy komputera, stawki za 1 kWh według faktury od dostawcy energii i liczby godzin pracy zdalnej.

Podatki i składki ZUS

W stosunku do pieniężnego ekwiwalentu wypłaconego w związku ze świadczeniem pracy zdalnej przy użyciu własnego sprzętu można zastosować wyłączenie podatkowo-składowego wskazane w:

• art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Przywołane przepisy stanowią, iż z podatku dochodowego oraz składek ZUS zwolnione są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Aby pracodawca nie musiał odprowadzać należności publiczno-prawnych od omawianego ekwiwalentu, musi zostać spełnionych łącznie kilka warunków (kryteriów). A mianowicie:

• kryterium formy - ekwiwalent musi mieć postać pieniężną (nie może przybierać formy stałego ryczałtu kalkulowanego w oderwaniu od faktycznych kosztów użytkowania w pracy prywatnych składników majątku ponoszonych przez pracownika),
• kryterium ekwiwalentności - kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, a więc musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy wypłaconą pracownikowi kwotą a wartością używanych w toku pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem ich zużycia dokonanego w trakcie tego używania,
• kryterium własności - narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika potwierdzoną odpowiednimi dowodami, jak np. fakturą zakupu, umową sprzedaży itp. (sprzęt nie może być np. użyczony czy wynajęty pracownikowi przez osoby trzecie),
• kryterium zastosowania - narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Uwzględniając informacje podane w poprzednim przykładzie, załóżmy, że pracownikowi tytułem korzystania z prywatnego laptopa w styczniu przysługuje ekwiwalent w wysokości 200 zł + 34 zł z racji zwrotu kosztów energii elektrycznej zużytej podczas styczniowej pracy zdalnej (suma ta zwolniona jest zarówno z opodatkowania jak i oskładkowania, a została wypłacona wraz z pensją za styczeń).

Biorąc dodatkowo pod uwagę fakt, iż pracownik otrzymuje co miesiąc stałe wynagrodzenie w wysokości 4500 zł brutto, jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodu oraz kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki na podatek (43,76 zł), rozliczenie jego styczniowych należności w opisanych okolicznościach powinno wyglądać jak niżej:

Podstawa prawna:

• art. 67¹¹, art. 80 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320),

• art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2127),

• art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2157),

• § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).