Kategorie

Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu - praca zdalna

Mariusz Pigulski
Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu - praca zdalna
Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu - praca zdalna
shutterstock
Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu przy pracy zdalnej nie został uregulowany przepisami prawnymi. Jak rekompensować pracownikowi koszty pracy zdalnej? Zwrot kosztów można uregulować w odrębnej umowie. Jak powinna wyglądać umowa dotycząca używania prywatnego sprzętu pracownika do celów służbowych? Zobacz wzór. Jak ustalić wysokość ekwiwalentu? Co z podatkami i składkami ZUS?

Jak rekompensować pracownikowi koszty pracy zdalnej?

Kwestia rekompensowania przez pracodawcę pracownikowi kosztów ponoszonych przez niego w związku z pracą zdalną (także tą świadczoną w trakcie kwarantanny lub izolacji domowej) nie jest regulowana przez przepisy. Należy przyjąć, że taka rekompensata zatrudnionemu przysługuje. Powinna ona przybrać formę ekwiwalentu, przy obliczaniu którego należy kierować się przede wszystkim normami zużycia materiałów czy sprzętu oraz ich cenami rynkowymi. Zaleca się, aby kwestię rekompensaty uregulować w dodatkowej umowie.

Pracodawcy mogą w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, polecać pracownikom wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (art. 3 ustawy o COVID-19).

Polecamy: Wynagrodzenia 2021

Na pracowniku nie powinien jednak ciążyć obowiązek zorganizowania we własnym zakresie środków i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz jej obsługi logistycznej. Ten obowiązek spoczywa na pracodawcy. Dopuszczalne jest, aby pracownik przy wykonywaniu pracy zdalnej mógł używać narzędzi i materiałów niezapewnionych przez pracodawcę. Powinno to nastąpić z poszanowaniem i ochroną informacji poufnych oraz innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Zwroty kosztów pracy zdalnej

Przepisy nie regulują kwestii zwrotu kosztów używania przez zatrudnionego własnych urządzeń podczas pracy zdalnej. Zatem uzgodnień w tym zakresie powinny dokonać strony stosunku pracy. Najbardziej odpowiednia do tego celu jest odrębna umowa. Jej postanowienia mogą uwzględniać przede wszystkim:

  • jakiego rodzaju prywatne urządzenia i materiały będą wykorzystywane przez pracownika,
  • w jakiej wysokości i w jakich terminach (oraz na podstawie jakich dokumentów) należny będzie z tego tytułu ekwiwalent,
  • reguły finansowania kosztów ewentualnych napraw i bieżącej konserwacji sprzętu, np. ze wskazaniem, w jakiej części obciążają pracodawcę.

Przykładowa treść umowy dotyczącej używania prywatnych narzędzi/materiałów/sprzętu pracownika do celów służbowych

(…)

§ 1.

1. Pracownik i Pracodawca wyrażają zgodę na używanie w okresie od 1 stycznia 2021 r. do 31 marca 2021 r. przez Pracownika do celów służbowych, związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jego prywatnego komputera, zwanego dalej laptopem.

2. Pracownik oświadcza, że jest właścicielem sprawnego technicznie laptopa niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej.

3. Laptop spełnia wymagania z zakresu technicznego bezpieczeństwa pracy, a korzystanie z niego przy pracy umożliwia poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

§ 2.

1. Pracownikowi przysługuje, płatny co miesiąc, ekwiwalent pieniężny za używanie laptopa do celów służbowych w wysokości 200 zł (słownie: dwieście złotych).

2. Kwota ekwiwalentu, o którym mowa powyżej, została ustalona z uwzględnieniem rodzaju pracy, wartości rynkowej i częstotliwości wykorzystywania laptopa oraz stopnia jego zużycia.

3. Pracownikowi tytułem korzystania z laptopa przy wykonywaniu pracy zdalnej przysługuje także co miesiąc zwrot kosztów energii elektrycznej, skalkulowany w oparciu o takie informacje, jak: moc komputera, stawka za 1 kWh według faktury od dostawcy energii oraz liczba godzin pracy zdalnej z danego miesiąca.

4. Świadczenia, o których mowa w ust. 1 i ust. 3, podlegają wypłacie na rachunek bankowy Pracownika, na który przelewane jest jego wynagrodzenie ze stosunku pracy, w terminie wypłaty tego wynagrodzenia.

5. Pracownik i Pracodawca ustalają, że ekwiwalent wskazany w ust. 1 stanowi również pokrycie kosztów związanych z serwisem i naprawami, z tytułu których Pracownikowi nie przysługują żadne inne dodatkowe świadczenia.

§ 3.

1. Pracownik zobowiązuje się powiadomić pracodawcę niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia zaistnienia przyczyny, o:

a) zmianie stanu technicznego laptopa, uniemożliwiającej jego eksploatację,

b) zbyciu lub utracie laptopa,

c) innych niż wymienione w pkt a) i b) okolicznościach, uniemożliwiających używanie laptopa do celów służbowych.

2. Zawiadomienie następuje w formie pisemnej, drogą elektroniczną lub faksem.

§ 4

1. Niniejsza umowa ulega rozwiązaniu ze skutkiem natychmiastowym z chwilą:

a) rozwiązania stosunku pracy;

b) cofnięcia przez Pracodawcę wydanego Pracownikowi polecenia wykonywania pracy zdalnej.

§ 5

1. Wszelkie zmiany w niniejszej umowie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Niniejszą umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po 1 dla każdej ze stron.

Jak ustalić ekwiwalent za używanie prywatnego sprzętu?

Przepisy nie dają odpowiedzi wprost na pytanie, jak określać wysokość ekwiwalentu należnego za posługiwanie się własnym sprzętem przy pracy zdalnej. W związku z tym należy przyjąć, że po pewne ogólne wskazówki w tym zakresie można sięgnąć do treści art. 6711 § 3 Kodeksu pracy odnoszącego się do telepracy. Zgodnie z tą regulacją, przy ustalaniu kwoty ekwiwalentu przysługującego telepracownikowi za używanie własnych urządzeń do wypełniania obowiązków służbowych bierze się pod uwagę w szczególności:

  • normy zużycia sprzętu i jego udokumentowane ceny rynkowe oraz
  • ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Określając kwotę ekwiwalentu, o którym mowa wyżej, powinniśmy mieć na uwadze, że:

  • w pojęciu słownikowym ekwiwalent to odpowiednik, równoważnik, rzecz zastępująca inną rzecz o równej wartości;
  • kalkulowanie miesięcznej kwoty opisywanego świadczenia powinno uwzględniać głównie rodzaj pracy, wartość i częstotliwość wykorzystywania sprzętu oraz stopień jego zużycia;
  • jego kwota powinna odpowiadać poniesionym przez pracującego zdalnie wydatkom. Oznacza to, że musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy naliczonym świadczeniem a wartością używanych dla celów podmiotu zatrudniającego urządzeń oraz stopniem ich zużycia dokonanego w czasie pełnienia obowiązków pracowniczych. Zatem za nieuzasadnione należy uznawać wypłacanie ekwiwalentu w uznaniowej kwocie odbiegającej od rzeczywiście wydatkowanych przez zatrudnioną osobę kwot.

Wartość omawianego ekwiwalentu można przykładowo ustalić w oparciu o przepisy podatkowe dotyczące amortyzacji, odzwierciedlającej zmniejszanie się wartości danego składnika majątku w pewnym okresie w wyniku starzenia się lub używania. Za zasadnością skorzystania z takiego rozwiązania przemawia fakt, że odpis amortyzacyjny stanowi wymierny wyznacznik zużywania się urządzeń w czasie. Oblicza się go według stawek amortyzacyjnych:

  • wykazanych w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub prawnych,
  • stosowanych do wartości rynkowej sprzętu z dnia jego przyjęcia do używania przy wykonywaniu pracy.

W sytuacji, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub intensywnością eksploatacji sprzętu, przy wyliczaniu ekwiwalentu za używanie prywatnego sprzętu przy pracy zdalnej można posłużyć się podwyższoną stawką amortyzacyjną, wykorzystywaną przykładowo dla urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu. W ich przypadku maksymalny współczynnik wynosi 2, co daje prawo do podwojenia wartości danej stawki amortyzacyjnej, dla uzyskania wyższej kwoty ekwiwalentu.

Reklama

Przy użytkowaniu sprzętu z różną częstotliwością, skalkulowaną miesięczną stawkę ekwiwalentu można dzielić przez liczbę roboczogodzin spędzonych w miesiącu przez pracownika na pracy na własnym sprzęcie. Takie działanie skutkować będzie zmienną wartością ekwiwalentu, w zależności od intensywności użytkowania prywatnych składników majątku przy realizacji wyznaczonych przez pracodawcę zadań.

Na kwotę ekwiwalentu składać się może nie tylko zużycie sprzętów, ale także m.in. koszt energii, rozmów telefonicznych czy dostępu do Internetu. Z tego powodu różnicowanie wysokości ekwiwalentu w poszczególnych miesiącach jest jak najbardziej uzasadnione.

Przykładowo kwota zwrotu za energię może być kalkulowana na bazie takich informacji, jak: moc komputera, stawka za 1 kWh według faktury od dostawcy energii, liczba godzin pracy zdalnej.

Łódzka spółka z o.o. z powodu epidemii COVID-19 poleciła swojemu 34-letniemu pracownikowi (zatrudnionemu na stanowisku grafika komputerowego) świadczenie pracy zdalnej w okresie od stycznia do marca 2021 r. W związku z tym zawarła z nim umowę o używanie w pracy własnego laptopa, którego cena rynkowa na dzień podpisania umowy kształtowała się na poziomie 5000 zł. Roczna, podstawowa stawka amortyzacyjna dla komputerów (symbol Klasyfikacji Środków Trwałych 491) wynosi 30%, ale z uwagi na fakt, iż w opisanych okolicznościach praca zdalna odbywa się z dużą intensywnością eksploatacji komputera, zasadne jest posłużenie się stawką amortyzacyjną 60% (30% x współczynnik 2). W rezultacie roczny odpis to 2400 zł (4000 zł x 60%), a miesięczny 200 zł (2400 zł : 12 miesięcy). Dodatkowo we wspomnianej umowie znalazł się zapis o zwrocie kosztów energii obliczany w danym miesiącu po uwzględnieniu mocy komputera, stawki za 1 kWh według faktury od dostawcy energii i liczby godzin pracy zdalnej.

Podatki i składki ZUS

W stosunku do pieniężnego ekwiwalentu wypłaconego w związku ze świadczeniem pracy zdalnej przy użyciu własnego sprzętu można zastosować wyłączenie podatkowo-składowego wskazane w:

  • art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
  • § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Przywołane przepisy stanowią, iż z podatku dochodowego oraz składek ZUS zwolnione są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Aby pracodawca nie musiał odprowadzać należności publiczno-prawnych od omawianego ekwiwalentu, musi zostać spełnionych łącznie kilka warunków (kryteriów). A mianowicie:

  • kryterium formy - ekwiwalent musi mieć postać pieniężną (nie może przybierać formy stałego ryczałtu kalkulowanego w oderwaniu od faktycznych kosztów użytkowania w pracy prywatnych składników majątku ponoszonych przez pracownika),
  • kryterium ekwiwalentności - kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, a więc musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy wypłaconą pracownikowi kwotą a wartością używanych w toku pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem ich zużycia dokonanego w trakcie tego używania,
  • kryterium własności - narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika potwierdzoną odpowiednimi dowodami, jak np. fakturą zakupu, umową sprzedaży itp. (sprzęt nie może być np. użyczony czy wynajęty pracownikowi przez osoby trzecie),
  • kryterium zastosowania - narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
Reklama

Uwzględniając informacje podane w poprzednim przykładzie, załóżmy, że pracownikowi tytułem korzystania z prywatnego laptopa w styczniu przysługuje ekwiwalent w wysokości 200 zł + 34 zł z racji zwrotu kosztów energii elektrycznej zużytej podczas styczniowej pracy zdalnej (suma ta zwolniona jest zarówno z opodatkowania jak i oskładkowania, a została wypłacona wraz z pensją za styczeń).

Biorąc dodatkowo pod uwagę fakt, iż pracownik otrzymuje co miesiąc stałe wynagrodzenie w wysokości 4500 zł brutto, jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodu oraz kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki na podatek (43,76 zł), rozliczenie jego styczniowych należności w opisanych okolicznościach powinno wyglądać jak niżej:

Lp.

Składniki

Wartości (w zł)

1.

Wynagrodzenie za pracę

4500,00

2.

Podstawa składek na ub. społeczne

4500,00

3.

Składka na ub. emerytalne (poz. 2 × 9,76%)

439,20

4.

Składki na ub. rentowe (poz. 2 × 1,5%)

67,50

5.

Składka na ub. chorobowe (poz. 2 × 2,45%)

110,25

6.

Suma składek na ub. społeczne (poz. 3 + poz. 4 + poz. 5)

616,95

7.

Podstawa wymiaru składki na ub. zdrowotne (poz. 2 - poz. 6)

3883,05

8.

Składka na ub. zdrowotne naliczona (poz. 7 × 9%)

349,47

9.

Składka na ub. zdrowotne do odliczenia od podatku (poz. 7 × 7,75%)

300,94

10.

Koszty uzyskania przychodu

250,00

11.

Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych (poz. 1 - poz. 6 - poz. 10)

3633,00

12.

Zaliczka na podatek (poz. 11 × 17%) - 43,76 zł

573,85

13.

Zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnych złotych (poz. 12 - poz. 9)

273,00

14.

Kwota netto (poz. 1 - poz. 6 - poz. 8 - poz. 13)

3260,58

15.

Kwota należna tytułem zwrotu za korzystanie przy pracy zdalnej z prywatnego laptopa (i zużyty przy tym prąd)

234,00

16.

Kwota do wypłaty (poz. 14 + poz. 15)

3494,58

Podstawa prawna:

  • art. 6711, art. 80 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320),

  • art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2127),

  • art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2157),

  • § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?