REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dobry system kadrowo-płacowy - jakie 6 cech powinien posiadać?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ekspert w zakresie rozwiązań dla HR, eq system sp. z o.o.
eksperci w zakresie zarządzania procesami produkcji i zarządzania personelem
Jakie cechy powinien mieć dobry system kadrowo-płacowy?
Jakie cechy powinien mieć dobry system kadrowo-płacowy?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jak wybrać dobry system kadrowo-płacowy? Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na to czy posiada 6 najważniejszych cech: bezpieczeństwo i zgodność z przepisami, elastyczność, spójność, intuicyjność, szybkość i otwartość. Co kryje się pod tymi cechami?

rozwiń >

6 głównych cech dobrego systemu kadrowo-płacowego

Jednym z podstawowych celów, które realizuje eq system, jest dostarczanie klientom rozwiązań wspierających zarządzanie procesami w sposób kompleksowy. Tworząc moduł PAYROLL, zapytaliśmy naszych Klientów, jakie cechy – ich zdaniem – powinien mieć dobry system kadrowo-płacowy. Pojawiło się bardzo dużo odpowiedzi, ale zgodnie z naszymi przewidywaniami były one bardzo spójne i koncentrowały się na kilku zasadniczych obszarach. Wskazywały w głównej mierze na bezpieczeństwo, dostępność i elastyczność. Oczywiście każdy z tych obszarów rozumiany był wielowymiarowo. Zebraliśmy te informacje, wykorzystując je przy projektowaniu modułu XPRIMER.PAYROLL, który w naszym rozumieniu powinien być narzędziem tworzonym przez praktyków, aby mógł spełnić oczekiwania biznesu. Jakie są więc te główne cechy dobrego systemu kadrowo-płacowego?

REKLAMA

  1. Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

REKLAMA

To najczęściej wskazywane przez Klientów cechy – ale to nic dziwnego, bo od systemów klasy kadrowo-płacowych wymagamy właśnie takich przymiotów. Na pytanie „dlaczego?”, odpowiedź nasuwa się samoczynnie. Przetwarzając dane osobowe powinniśmy zachować najwyższej klasy metody i narzędzia zapewniające odpowiednio wysoki standard bezpieczeństwa. Jeśli do tego dołożymy kwestię wynagrodzeń i ich powiązania z kompetencjami, to poprzeczka ląduje jeszcze wyżej. XPRIMER.PAYROLL wykorzystując najlepsze praktyki stosowane w całej platformie XPRIMER, zapewnia odpowiednią separację danych oraz szczegółowy, a zarazem szczelny system uprawnień i dostępu do danych. Inżynierowie rozwijający platformę monitorują rynek nowych technologii, poszukując coraz to lepszych metod podnoszenia poziomu bezpieczeństwa. Kiedy tylko dane rozwiązanie spełnia wymagania bezpieczeństwa, nasz Dział R&D wdraża je w kolejnych wersjach XPRIMER.

Drugi z obszarów to zgodność z przepisami. Równie istotny dla eq system obszar, gdyż stanowi on w dużej mierze o zasadności implementacji w organizacji systemu kadrowo-płacowego. Zgodność z przepisami to podstawowa cecha XPRIMER.PAYROLL, dlatego dedykowany zespół analityków biznesowych nieustannie monitoruje zmieniające się przepisy pod kątem zmian, które należy bezzwłocznie implementować w XPRIMER. Zależy nam na zachowaniu najwyższych standardów, tak aby użytkownicy systemu XPRIMER.PAYROLL mieli pewność korzystania z systemu kadrowo-płacowego zawsze zgodnego z przepisami. Jest to szczególnie kluczowe dla bezpieczeństwa całej organizacji.

Kwestii bezpieczeństwa nie można rozpatrywać w oderwaniu od perspektywy obowiązków kodeksowych. Odpowiednio zaprojektowane narzędzie „prowadzi użytkownika za rękę”, ustrzegając go często przed popełnieniem błędów kodeksowych (np. poprzez wymagalność pól czy wprowadzenie zależności pomiędzy wprowadzanym danymi). Ten obszar nazywamy bezpieczeństwem merytorycznym.

2. Elastyczność

Nasi klienci często w swoich odpowiedziach podkreślali, jak ważnym obszarem rozwoju swojego biznesu z XPRIMER jest dla nich elastyczność platformy. Cenią sobie możliwość dostosowania systemu do swoich indywidualnych potrzeb i specyfiki swojego biznesu. Aby utrzymać wysoki poziom zadowolenia, zdecydowaliśmy, że wszystkie rozwiązania platformy XPRIMER będą dostępne również w module PAYROLL (np. możliwość konfiguracji ekranów, budowania własnych formularzy i obiektów, personalizacji widoków oraz tworzenia własnych powiadomień, alertów czy obiegów/workflow). Nasi Klienci, jak i nasi konsultanci, wykorzystując ten szeroki wachlarz narzędzi są w stanie zaprojektować i zaimplementować procesy tak, aby zachowując biznesowe uzasadnienie dawały maksymalizację wartości dostarczanych przez optymalne procesy zwiększające w mierzalny sposób efektywność i rentowność organizacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

3. Spójność

REKLAMA

XPRIMER jako platforma, a PAYROLL jako jej integralna część, zapewnia również spójność procesową, o której nasi Klienci równie często wspominali. Jednokrotne wprowadzanie danych, czy spójność wizualna, to na pewno standard, ale jak wynika z odpowiedzi Klientów, nie wszystkie rozwiązania to zapewniają.

Rozwój platformy XPRIMER to współpraca biznesu i technologii. Biznes definiuje potrzeby, które nasi inżynierowie systemowi kodują za pomocą „0” i „1”. Mogłoby się wydawać, że jest to standardowe działanie. Jeśli jednak do tego dołożymy iteracyjność tworzenia rozwiązań i cross-funkcjonalną współpracę, w rezultacie otrzymujemy spójny produkt informatyczny, który zapewnia nam wielokrotne wykorzystanie tych samych danych (wprowadzanych centralnie w jednym miejscu) w różnych obszarach merytorycznych.

Dobrym przykładem może być jeden z podstawowych obiektów, jakim jest pracownik. Z doświadczenia wszyscy wiemy, że odejścia i powroty pracowników do organizacji to naturalny proces kariery. Wiele systemów kadrowo-płacowych w takim przypadku wymaga, aby osoba, która ponownie zaczyna pracę w organizacji, była kolejny raz rejestrowana w kartotece.

W takim przypadku mamy w rzeczywistości tego samego pracownika, ale z innym numerem kadrowym (podobnie dzieje się w przypadku organizacji w strukturze grupy czy holdingu). Wsłuchując się w głos naszych obecnych i potencjalnych Klientów, zadbaliśmy, aby unikać takich sytuacji. Przykładowy Jan Kowalski o numerze ewidencyjnym 1001 będzie zawsze tym samym Janem Kowalskim, a w szczegółach jego kartotek będziemy tylko rejestrowali jego kolejne zatrudnienia, czy umowy w jednej lub wielu organizacjach (w ramach instalacji wielofirmowych). Niby prosta konstrukcja, a jednak z naszych badań wynika, że inne systemy na rynku nie dają tak spójnej konstrukcji, która odgrywa bardzo dużą rolę szczególnie w obszarze raportowania czy analiz danych.

4. Intuicyjność

„To, że czegoś nie możemy znaleźć w systemie, nie znaczy, że tego tam nie ma” – to stwierdzenie oczywiście jest prawdziwe. Niemniej jednak wsłuchując się w głos naszych Klientów i razem z nimi rozwijając XPRIMER, dbamy o to, żeby nie było potrzeby potwierdzania słuszności tego sformułowania.

Intuicyjność systemu oznacza, że musi on być użyteczny – czyli łączyć satysfakcję z efektywnością. Projektując interfejs XPRIMER.PAYROLL kierowaliśmy się potrzebą logiki i przejrzystości, zachowaniem użytkownika oraz dobrymi praktykami w zakresie projektowania ergonomicznego, przede wszystkim z zasadami użyteczności Nielsena. Podczas testów sprawdzaliśmy, jak łatwo nowy użytkownik radzi sobie z zadaniami, jak szybko zadania wykonują użytkownicy znający produkt oraz jak obsługuje system użytkownik po dłuższej przerwie. Istotny był dla nas również wskaźnik błędów (czyli jak często użytkownicy popełniają błędy podczas użytkowania i czy system wystarczająco jasno informuje, jak sobie z nimi radzić) oraz ocena przyjemności korzystania (satysfakcja) z systemu.

Tworząc XPRIMER.PAYROLL, tworzyliśmy go nie dla siebie – ale dla naszych Klientów, dlatego tak ważne były ich sugestie i informacje zwrotne.

5. Szybkość

Jest to z jednej strony bardzo szerokie pojęcie, ale mimo wszystko w przypadku rozwiązań IT bardzo wąsko rozumiane. Jak? Oczywiście w kontekście czasu odpowiedzi systemu na zadanie, które mu zlecamy. Patrząc z perspektywy samej szybkości działania XPRIMER postawiliśmy sobie za priorytet, żeby podczas przeliczania listy płac nie przekroczyć jednej sekundy na wyliczenie wynagrodzenia dla jednego pracownika. Jest to o tyle istotne, że wówczas łatwo wyliczyć, ile maksymalnie będzie przeliczana cała lista przy określonej liczbie pracowników (oczywiście wszystko biorąc pod uwagę dodatki, ekwiwalenty, obciążenia komornicze, urlopy itp.). To nam się udało, a jak mówią nasi inżynierowie systemowi – „dzisiaj ograniczeniem jest jedynie szybkość dysków, a nie algorytm wyliczający”.

Drugi aspekt szybkości, na który zwróciliśmy również szczególną uwagę przy projektowaniu XPRIMER.PAYROLL, to szybkość osiągnięcia założonego celu przez użytkownika. Jeśli przyjmiemy, że celem jest wyliczenie wynagrodzenia, to z jednej strony istotna jest opisana wcześniej szybkość algorytmu, ale z drugiej strony również wyzwania merytoryczne przed jakimi wówczas stajemy. Jeśli podczas wyliczania listy płac pojawią się sytuacje, w których część pracowników będzie miała zestaw danych nie pozwalających na wyliczenie listy (np. niezatwierdzony czas pracy), wówczas pod pojęciem „szybkości” rozumiemy czas, w jakim jesteśmy w stanie uzupełnić brakujące dane. XPRIMER.PAYROLL wyliczy wszystko, co będzie zgodne merytorycznie – w przypadku opisanym powyżej wynagrodzenia dla pracowników z -pełnymi danymi zostaną przeliczone w pierwszej instancji i nie będą wymagały ponownego liczenia. W przypadku pracownika, który ma niezatwierdzony czas pracy, zatwierdzenie czasu pracy wykonujemy kilkoma kliknięciami, nie opuszczając kontekstu listy płac.

Widać więc, że szybkość systemu w rozumieniu oczekiwania na odpowiedź to jedno, ale szybkość jego użytkowania w kontekście tzw. usability to druga równie ważna kwestia.

6. Otwartość

I na koniec ostatnia, ale nie mniej ważna kwestia: otwartość. W naszym badaniu potrzeb Klienci podkreślali, że HR dzisiaj jest bardzo istotnym partnerem biznesu i dostarcza szereg danych niezbędnych do optymalnego prowadzenia biznesu. Informacje o zabezpieczeniu kluczowych stanowisk w organizacji, czy kosztach stałych z wynagrodzeń w rozbiciu na okresy (np. w przypadku sezonowości) to dane, które gromadzone są w platformie XPRIMER.

Nasi klienci często do raportowania wykorzystują rozwiązania klasy Business Intelligence. Żeby takie narzędzia były efektywne i wspierały organizację, muszą być zaopatrzone w dane. Dla spełnienia takich potrzeb naszych klientów platforma XPRIMER jest otwarta i daje możliwości raportowania danych czy integracji z zewnętrznymi rozwiązaniami IT.

Z drugiej strony XPRIMER.PAYROLL jest również standardowo zintegrowany z instytucjami, do których klient rozumiany jako organizacja musi raportować. Wysyłanie raportów GUS, ZUS czy umowy PPK to tylko niewielki wycinek obszarów, w których otwartość i możliwości konfiguracji XPRIMER dają naszym Klientom bezpieczeństwo poprawnego przepływu danych i informacji.

Jak widzimy, stworzenie dobrego systemu kadrowo-płacowego, jakim jest XPRIMER.PAYROLL, wymaga z jednej strony doświadczenia, które nasi eksperci posiadają realizując wiele projektów HR, a z drugiej strony sporej dozy pokory i współpracy z klientami. Połączyliśmy te dwa aspekty tworząc nowoczesny, przyjazny i szybki system kadrowo-płacowy, o którym lubimy mówić, że jest „system tworzony przez praktyków dla praktyków”.

oprac. Emilia Panufnik
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co się zmieni?

94% kandydatów do pracy przez brak widełek płacowych w ogłoszeniu rezygnuje z aplikowania, nawet jeśli oferta jest atrakcyjna dla rozwoju ich ścieżki kariery. Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co to oznacza? Czy podanie widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę będzie obowiązkowe?

Lipiec 2025: jakie zmiany i ważne daty w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych?

Lipiec 2025 r. przyniósł ważne zmiany w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Zmiany mają wpływ na sytuację pracowników, pracodawców, osób z niepełnosprawnościami, przedsiębiorców, osób bezrobotnych, stażystów i dla wielu innych grup. Wchodzi w życie sporo nowych przepisów - jedne są bardziej niszowe - bo dotyczące np. zatrudnienia w służbach, a drugie mniej, odnoszące się do wielu osób. Przypominamy też jakie są ważne terminy kadrowo-płacowe, które powinny być dochowane w lipcu 2025 r.

REKLAMA

Czy certyfikacja ISO nadal ma sens?

Zarządzanie jakością, zarządzanie środowiskowe, systemy zapewniania bezpieczeństwa i higieny pracy czy czystości mikrobiologicznej – nowoczesne organizacje, szczególnie te, działające globalnie, porządkują wewnętrzne procesy własnymi procedurami. Czy w tej sytuacji certyfikacja ISO nadal ma sens? – Bez wątpienia. I to nie tylko po to, żeby zwiększyć konkurencyjność i wiarygodność w oczach kontrahentów – przekonuje Katarzyna Petrusiewicz, ekspert CWS Workwear.

Najbardziej szanowane zawody 2025. B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę

Jakie zawody są obecnie najbardziej szanowane przez społeczeństwo? Na końcu listy znajdują się posłowie, europosłowie, samorządowcy, influencerzy i youtuberzy. Zmienia się idealna wizja pracy - B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę.

REKLAMA