Czy pracownik musi złożyć wniosek o udzielenie urlopu, który był uwzględniony w planie urlopów?

• Czy pracownik musi złożyć wniosek o udzielenie urlopu, który był uwzględniony w planie urlopów?
• Udanie się na urlop bez zgody pracodawcy
• Przesunięcie urlopu
• Czy pracownik musi złożyć wniosek o urlop, jeżeli jest on zaplanowany?

Czy pracownik musi złożyć wniosek o udzielenie urlopu, który był uwzględniony w planie urlopów?

Przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 174 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2023 poz. 1465 r. ze zm., dalej jako: KP) wbrew pozorom nie określają w sposób szczegółowy zasad udzielania urlopów, w tym, nie jest wskazane kiedy dokładnie pracodawca powinien wdrożyć na dany rok plan urlopowy (o ile nie ma porozumienia z pracownikami), w jakiej formie powinien być złożony wniosek urlopowy oraz co jest wiążące plan urlopowy czy wniosek pracownika. W związku z tym należy kierować się pomocniczo przy interpretacji przepisów wykładnią funkcjonalną. Skoro tak, to najważniejsza jest zawsze zgoda pracodawcy na urlop, pracownik nie może bowiem udać się samowolnie na urlop. Wydaje się więc, że przyjmując ostrożnościowe podejście zasadnym byłoby też złożenie wniosku o udzielenie urlopu, nawet w sytuacji, gdy ten urlop jest uwzględniony w planie urlopów. Dlaczego? Plan urlopowy może się zawsze zmienić. A kiedy pracownik da jasny sygnał pracodawcy, że w danym czasie zależy mu na urlopie, ten będzie świadomy całej sytuacji. Pracownik może w szczególności ponieść odpowiedzialność porządkową za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy (jeżeli zasadą jest składanie wniosków, należy to zrobić). Co ważne również pracodawca ponosi odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Tak więc, pracownik ma każdorazowo obowiązek uzyskania uprzedniej zgody pracodawcy na wykorzystanie urlopu w określonym terminie. Ustalenie terminu urlopu w planie urlopów lub w trybie indywidualnym nie jest równoznaczne z wyrażeniem takiej zgody przez pracodawcę. Do rozpoczęcia urlopu nie upoważnia pracownika samo złożenie wniosku o urlop, nawet w sytuacji, gdy z powodu nieobecności osób upoważnionych do jego udzielania nie miał on możliwości uprzedniego uzyskanie takiej zgody (zob. wyr. SN z 16 grudnia 2008 r., sygn. I PK 88/08). Zatem w utrwalonym orzecznictwie SN wielokrotnie wskazywał, że z uwagi na charakter decyzji o udzieleniu urlopu wniosek urlopowy powinien zostać złożony przez pracownika odpowiednio wcześniej po to, by pracodawca mógł należycie przygotować się do nieobecności urlopowanego pracownika. Złożenie tego wniosku nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia urlopu, skoro nie może on sam sobie udzielić urlopu.

Udanie się na urlop bez zgody pracodawcy

Pracownik, który nie czekając na rozpoznanie jego wniosku urlopowego, samowolnie opuszcza pracę, narusza poważnie umowę o pracę, co uzasadnia jej niezwłoczne rozwiązanie przez pracodawcę. Samowolne udanie się pracownika na urlop (także w okresie wypowiedzenia) może być uznane za ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych. Także rozpoczęcie przez pracownika urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów, jedynie po zawiadomieniu pracodawcy o tym, bez oczekiwania na decyzję o udzieleniu mu urlopu, stanowi przykład nieusprawiedliwionej nieobecności, która uzasadnia zastosowanie przez pracodawcę trybu rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 KP (por. wyrok z 3 kwietnia 2001 r., I PKN 587/00). 

Przesunięcie urlopu

Przesunięcie terminu urlopu, nawet jeżeli urlop został już zaplanowany w planie urlopowym czy w podjętym porozumieniu z pracownikiem. Przesunięcie urlopu może nastąpić w dwóch przypadkach:

• na wniosek pracownika, umotywowany ważnymi przyczynami lub;
• z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (przykładowo te potrzeby mogą mieć podłoże ekonomiczne, organizacyjne czy techniczne. Może to być np. podpisanie dużego kontraktu, otrzymanie nowego zamówienia, nieobecność innego pracownika, awaria sprzętu, urządzenia, nagła kontrola z Urzędu Skarbowego czy Państwowej Inspekcji Pracy. Jednak co ważne wystąpienie tych okoliczności będzie uzasadniać przesunięcie terminu urlopu tylko wówczas, gdy konsekwencją nieobecności pracownika w pracy byłoby poważne zakłócenie toku pracy.
• jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności (katalog otwarty) z powodu:
  1) czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
  2) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
  3) powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
  4) urlopu macierzyńskiego,
  pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.
• Część urlopu niewykorzystaną z powodu:
  1) czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
  2) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
  3) odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo pełnienia służby w aktywnej rezerwie, przez czas do 3 miesięcy,
  4) urlopu macierzyńskiego
  pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym.

Czy pracownik musi złożyć wniosek o urlop, jeżeli jest on zaplanowany?

Plan urlopów jest wiążący dla pracownika i pracodawcy. Oznacza to, że ustalenie terminu urlopu wypoczynkowego w planie urlopów powoduje nabycie przez pracownika prawa do zwolnienia od pracy na okres przewidziany w planie. Jest więc on źródłem zobowiązania pracodawcy do udzielenia pracownikowi zwolnienia urlopowego we wskazanym terminie i stanowi podstawę roszczenia pracownika wobec pracodawcy o wykonanie tego obowiązku. Nie oznacza to jeszcze, że pracownik może skorzystać z urlopu tylko na podstawie zapisów w planie. Ma on obowiązek przed wyjazdem urlopowym uzyskać zgodę pracodawcy na skorzystanie z urlopu. Jak wskazuje sama nazwa, plan urlopów służy zaplanowaniu wypoczynku poszczególnych pracowników, którzy z odpowiednim wyprzedzeniem przedstawiają pracodawcy terminy wykorzystania urlopu w następnym roku. Funkcjonowanie planu urlopów nie zwalania pracownika z obowiązku uzyskania zgody pracodawcy na rozpoczęcie urlopu. Jest on zawsze udzielany przez pracodawcę. Pracownik nie może samodzielnie zadecydować o udzieleniu sobie urlopu, nawet jeżeli termin wynikałby z planu. Zakład pracy wyraża swoją wolę w tym przedmiocie,  najczęściej wydając pracownikowi kartę urlopową lub poprzez składanie przez pracownika wniosku urlopowego.

Samo sporządzenie planu urlopów nie przesądza o tym, czy faktycznie pracownicy skorzystają z urlopów w zadeklarowanym terminie i wymiarze, ponieważ konieczne jest jeszcze potwierdzenie ze strony pracodawcy. Jak sama nazwa wskazuje jest to jedynie plan, który może się zmienić. Oczywiście generalnie plan urlopów jest wiążący dla pracownika i pracodawcy, ale może on się zmienić, stąd też tak istotny jest wniosek pracownika. Przepisy prawa pracy nie precyzują formy składania wniosków o urlop wypoczynkowy, może to nastąpić w formie pisemnej ale i ustnie. Przedłożenie pracodawcy wniosku nie jest jednoznaczne z możliwością skorzystania z urlopu w przewidzianym terminie, zgodnie z wcześniej ustalonym planie urlopowym, ponieważ konieczna jest ostateczna zgoda pracodawcy.