Jak rozliczać składki za osobę pobierającą zasiłek macierzyński

W 2010 r. obowiązek wypłaty zasiłku macierzyńskiego mają pracodawcy i zleceniodawcy, którzy 30 listopada 2009 r. zgłaszali do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób. Zasiłek ten jest finansowany ze środków funduszu chorobowego.

Na takich płatnikach ciąży nie tylko obowiązek prawidłowego ustalenia prawa do zasiłku macierzyńskiego, jego wysokości i terminowej wypłaty, ale również obowiązek rozliczenia składek za osobę pobierającą zasiłek.

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński

Zasiłek macierzyński jest odrębnym tytułem do ubezpieczeń społecznych. W okresie jego pobierania pracownik czy zleceniobiorca mają przerwę w ubezpieczeniach z tytułu swojej pracy, a podlegają ubezpieczeniom – wyłącznie emerytalnemu i rentowym – z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. Od 1 września 2009 r. płatnikom, którzy muszą rozliczać te składki, odpadł jeden problem – nie muszą już sprawdzać, czy taka osoba ma inny tytuł do ubezpieczeń społecznych albo prawo do emerytury lub renty. Od tego dnia takie okoliczności nie mają wpływu na obowiązek ubezpieczeń z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. Wcześniej składki można było opłacać dopiero po otrzymaniu od pracownika czy zleceniobiorcy zaświadczenia, że nie ma innych tytułów do ubezpieczeń niż pobieranie zasiłku i że nie jest emerytem ani rencistą.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem + poradnik w prezencie

Od września 2009 r. składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy opłacać za każdą osobę, która pobiera zasiłek macierzyński.

Od 1 stycznia 2010 r., wraz z umożliwieniem pracownikom korzystania z dodatkowego urlopu macierzyńskiego, pojawiły się natomiast wątpliwości, jak rozliczać składki za osobę, która w trakcie tego urlopu wróciła do swojego pracodawcy na część etatu.

Polecamy wideoszkolenie: Nowy Płatnik – wersja 10.01.001

Bez dokumentów zgłoszeniowych

Zarówno płatnik, który wypłaca zasiłek macierzyński i musi rozliczać składki, jak i płatnik, który tych składek nie będzie rozliczał, bo zasiłek wypłaca ZUS, nie powinni wyrejestrowywać pracownika czy zleceniobiorcy z ubezpieczeń z dniem nabycia prawa do zasiłku macierzyńskiego.

Płatnik, który ma obowiązek rozliczać składki od tego zasiłku, nie powinien również składać zgłoszenia na ZUS ZUA do ubezpieczeń z tytułu pobierania tego zasiłku. Równoznaczne ze zgłoszeniem do ubezpieczeń jest złożenie raportu ZUS RCA z kodem tytułu osoby pobierającej zasiłek macierzyński, tj. 12 40 xx.

Forum Kadry

Gdy zasiłek wypłaca ZUS

Płatnik, który nie wypłaca zasiłku macierzyńskiego za okres, w którym pracownik lub zleceniobiorca przebywa na zasiłku, powinien za niego składać raport ZUS RSA z właściwym kodem tytułu ubezpieczenia (01 10 xx – pracownik lub 04 11 xx – zleceniobiorca), wykazując w nim przerwę w ubezpieczeniach z powodu pobierania zasiłku macierzyńskiego (kod 311).

Raport ten należy złożyć za każdy miesiąc, za który ubezpieczonemu przysługiwał zasiłek macierzyński.

Przewodnik po zmianach w prawie pracy i ubezpieczeniach 2013/2014

PRZYKŁAD

Pracownica urodziła dziecko 13 sierpnia 2010 r. Od tego dnia ma prawo do zasiłku macierzyńskiego, który wypłaca jej ZUS. Pierwszy zasiłek macierzyński otrzyma we wrześniu br. Pracodawca musiał złożyć za nią za sierpień 2010 r.:

• raport ZUS RCA, rozliczając w nim składki od przychodu wypłaconego w sierpniu br.,
• raport ZUS RSA, wykazując w nim przerwę w ubezpieczeniach społecznych z tytułu zatrudnienia w sierpniu br. w związku z pobieraniem zasiłku macierzyńskiego (nie ma znaczenia, że zasiłek macierzyński pracownica otrzyma dopiero we wrześniu br.).

Na tym kończą się formalności płatnika składek, który nie musi wypłacać zasiłku (tj. płatnika, który 30 listopada 2009 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób).

Dokumentowanie prawa do zasiłku macierzyńskiego

Gdy zasiłek wypłaca płatnik składek

Płatnik składek (pracodawca, zleceniodawca), który wypłacił zasiłek macierzyński, musi:

• wypłacić zasiłek macierzyński,
• wykazać ten zasiłek w dokumentach rozliczeniowych (w raporcie ZUS RSA i deklaracji ZUS DRA),
• naliczyć składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od zasiłku (w raporcie ZUS RCA).

Czy pracownik łączący korzystanie z dodatkowego urlopu macierzyńskiego z wykonywaniem pracy ma prawo do zasiłku chorobowego

Dodatkowo taki płatnik może (nie jest to obowiązek) naliczyć należne mu wynagrodzenie z tytułu dokonania wypłaty zasiłku macierzyńskiego. Takie wynagrodzenie wynosi 0,1% prawidłowo ustalonej kwoty zasiłku (brutto). Należy je wykazywać w deklaracji rozliczeniowej, pomniejszając w ten sposób kwotę składek na ubezpieczenia społeczne do zapłaty. Wynagrodzenie w wysokości 0,1% wypłaconego zasiłku można potrącić wyłącznie w deklaracji za miesiąc, w którym został wypłacony zasiłek.

Polecamy: Nowe prawa rodziców – zasiłki, urlopy, zwolnienia (książka)

Jeśli płatnik nie wykazał należnego mu wynagrodzenia z tytułu wypłaty zasiłków w deklaracji za miesiąc, w którym dokonał tej wypłaty, nie może go rozliczyć w deklaracjach za inne miesiące.

Płatnik, który jest zobowiązany do wypłaty zasiłku macierzyńskiego i rozliczania od niego należnych składek, powinien stosować poniższe zasady:

• jeśli wypłaca zasiłek macierzyński w innym miesiącu niż miesiąc, za który przysługuje zasiłek, raport ZUS RSA powinien złożyć dopiero za miesiąc, w którym zasiłek został wypłacony, ale raport ZUS RCA (zerowy) już za miesiąc, za który przysługuje zasiłek macierzyński,
• jeśli pracownica otrzyma zbyt niski zasiłek macierzyński, jego wyrównanie nie powoduje konieczności korygowania dokumentów rozliczeniowych; w tym przypadku wyrównanie zasiłku należy uwzględnić zarówno w ZUS RSA, jak i w ZUS RCA (jako podstawę wymiaru składek) składanych za miesiąc, w którym wyrównanie zostało wypłacone,
• zasiłek macierzyński należy wypłacać, wykazywać w ZUS RSA i rozliczać od niego składki w ZUS RCA tylko w okresie trwania tytułu do ubezpieczeń (po ustaniu tytułu do ubezpieczeń wypłatę zasiłku i obowiązek rozliczania od niego składek przejmuje ZUS),
• jeśli pracownica urodzi dziecko podczas urlopu wychowawczego, ma prawo do zasiłku macierzyńskiego (ale nie do urlopu macierzyńskiego) od dnia porodu,
• jeśli pracownica urodzi dziecko podczas urlopu bezpłatnego, ma prawo do części urlopu macierzyńskiego i zasiłku macierzyńskiego za okres przypadający po zakończeniu urlopu bezpłatnego (gdy cały okres, za jaki przysługiwałby urlop macierzyński, przypada w czasie urlopu bezpłatnego, pracownica nie ma prawa do urlopu ani do zasiłku macierzyńskiego).

Podstawa wymiaru zasiłku macierzyńskiego

Agnieszka K. pracująca na podstawie umowy zlecenia (zgłoszona do ubezpieczeń z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 00), urodziła dziecko 13 września 2010 r. Od tego dnia ma prawo do zasiłku macierzyńskiego za 140 dni, tj. do 30 stycznia 2011 r. Umowa zlecenia została zawarta tylko do końca 2010 r. Zleceniodawca ma obowiązek wypłacić zasiłek macierzyński od 13 września do 31 grudnia 2010 r., a od 1 stycznia 2011 r. wypłatę przejmie ZUS.

Termin wypłaty wynagrodzeń (w którym zakład zleceniodawcy wypłaca również zasiłki z ubezpieczenia społecznego), przypada do 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. W tym terminie Agnieszka K. otrzymuje również przychód z tytułu wykonywania umowy zlecenia i zasiłek macierzyński – należne za poprzedni miesiąc. Jedynie zasiłek macierzyński za grudzień br. otrzyma do końca tego miesiąca, tj. przed rozwiązaniem umowy zlecenia.

Za wrzesień 2010 r. zleceniodawca powinien złożyć za Agnieszkę K.:

• raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 00 (zleceniobiorca), rozliczając w nim składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od wynagrodzenia wypłaconego we wrześniu za sierpień br.,
• raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 00 (osoba pobierająca zasiłek macierzyński), wykazując w nim zerową podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz zerowe kwoty tych składek.

Za październik 2010 r. zleceniodawca powinien złożyć za Agnieszkę K.:

• raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 00, rozliczając w nim składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od wynagrodzenia wypłaconego za pracę na zlecenie wykonywaną od 1 do 12 września 2010 r., które zostało wypłacone w październiku br.,
• raport ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 00, wykazując w nim okres niezdolności do pracy, za który w październiku zostanie wypłacony zasiłek macierzyński (tj. od 13 do 30 września 2010 r.), kod świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński) oraz kwotę wypłaconego zasiłku,
• raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 00, rozliczając w nim składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od zasiłku macierzyńskiego wypłaconego w październiku za okres od 13 do 30 września 2010 r.

Za listopad i grudzień 2010 r. zleceniodawca powinien złożyć za Agnieszkę K.:

• raporty ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 00, wykazując w nich okres, za jaki został wypłacony zasiłek macierzyński w tym miesiącu i wysokość wypłaconego zasiłku,
• raporty ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 00, rozliczając w nich składki od zasiłku macierzyńskiego wypłaconego w tych miesiącach.

Od 1 stycznia 2011 r. wypłatę zasiłku macierzyńskiego przejmie ZUS. Również ZUS będzie musiał sporządzić za zleceniobiorcę raport ZUS RCA i rozliczyć w nim składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od zasiłku należnego od 1 do 30 stycznia 2011 r.

Zasiłek macierzyński po ustaniu zatrudnienia

Praca w okresie dodatkowego urlopu macierzyńskiego

Od 1 stycznia 2010 r. pracownicy, którzy korzystają z dodatkowego urlopu macierzyńskiego (w 2010 r. do 2 tygodni), mogą podejmować pracę u swego pracodawcy. W tym okresie pracownik może wrócić do pracy (na swój wniosek), ale w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego etatu. Z urlopu macierzyńskiego korzysta wówczas w pozostałym dobowym wymiarze czasu pracy. Zasiłek macierzyński za ten okres jest zmniejszany proporcjonalnie do etatu, w jakim pracownik korzysta z dodatkowego urlopu macierzyńskiego.

Przepisy te wzbudziły wiele wątpliwości związanych z koniecznością zgłoszenia takiej osoby do ubezpieczeń i rozliczania za nią składek – z tytułu etatu, na jaki pracuje w okresie dodatkowego urlopu macierzyńskiego, jak i etatu z tytułu korzystania z urlopu macierzyńskiego. Biuro prasowe ZUS udzieliło następującej odpowiedzi:

„Odpowiadając na przesłane drogą mailową pytanie Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że zgodnie z art. 9 ust. 6b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych pracownik, który łączy dodatkowy urlop macierzyński lub dodatkowy urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu na zasadach określonych w art. 182¹ Kodeksu pracy, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z obu tytułów.

Oznacza to, iż zarówno z tytułu umowy o pracę, jak i z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego w okresie przebywania na dodatkowym urlopie macierzyńskim, płatnik składek jest zobowiązany do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Dodatkowy urlop macierzyński

Zatem za osobę pobierającą zasiłek macierzyński w okresie przebywania na dodatkowym urlopie macierzyńskim należy wykazać składki z kodem tytułu 12 40 xx (bez wskazywania wymiaru czasu pracy), natomiast ze stosunku pracy na zasadach ogólnych (...)”.

Za jedną osobę można złożyć za ten sam miesiąc tylko jeden raport tego samego typu z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia. Nie ma odrębnego kodu tytułu ubezpieczenia dla pracownika, który wykonuje pracę w okresie dodatkowego urlopu macierzyńskiego na rzecz swojego pracodawcy. Dlatego za miesiąc, w którym pracownik wykonywał pracę zarówno w czasie dodatkowego urlopu macierzyńskiego, jak i po powrocie z tego urlopu, należy za niego złożyć tylko jeden raport rozliczeniowy ZUS RCA z kodem tytułu pracowniczego ubezpieczenia (01 10 xx). W tym raporcie trzeba podać wymiar czasu pracy, w jakim pracownik jest zatrudniony (a nie wymiar zmniejszony, w jakim podjął pracę w okresie dodatkowego urlopu macierzyńskiego).

PRZYKŁAD

Pracownica zatrudniona na pełny etat (zgłoszona do ubezpieczeń z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00) przebywała na urlopie macierzyńskim do 3 września 2010 r. Następnie, od 4 do 17 września 2010 r., przebywała na dodatkowym urlopie macierzyńskim. W tym czasie, na swój wniosek, wróciła do pracy u swojego pracodawcy na 1/2 etatu. Od 18 do 30 września 2010 r. korzysta z urlopu wypoczynkowego. Zasiłek macierzyński za wrzesień, wynagrodzenie za pracę w czasie dodatkowego urlopu macierzyńskiego i wynagrodzenie za urlop za ten miesiąc pracodawca wypłaci jej 30 września br.

Za wrzesień pracodawca ma obowiązek złożyć za pracownicę:

• z tytułu zatrudnienia:
  – raport ZUS RSA za okres od 1 do 17 września 2010 r. z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, z kodem świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński) i kwotą zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego i dodatkowego urlopu macierzyńskiego,
  – raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, podając w nim pełny wymiar czasu pracy – rozliczy w nim składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od sumy wynagrodzenia za pracę w czasie dodatkowego urlopu macierzyńskiego i wynagrodzenia za urlop,
• z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego:
  - raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 00 (bez etatu) – rozliczy w nim składki od zasiłku macierzyńskiego wypłaconego za okres od 1 do 17 września 2010 r. (za podstawowy urlop macierzyński i dodatkowy urlop macierzyński).

Podstawa prawna:

• art. 12 ust. 2 pkt 1 i pkt 2, art. 29 ust. 1 pkt 1, ust. 5 i ust. 7, art. 31 ust. 2, art. 61 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512),
• art. 180, art. 182¹ § 4 Kodeksu pracy,
• art. 12 ustawy z 6 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 237, poz. 1654),
• art. 3 ust. 2, art. 4 pkt 2 lit. a, art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 16 ust. 8, art. 36 ust. 9a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• załącznik nr 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444),
• § 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. Nr 78, poz. 465),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. Nr 153, poz. 1005).