Pozyskiwanie informacji o karalności pracownika

Pracodawca, decydując się na zatrudnienie nowego pracownika, ma prawo żądać od niego udostępnienia tych danych osobowych, które wynikają wprost z treści art. 22¹ k.p.

Katalog danych, których może domagać się pracodawca od kandydata do pracy, przedstawia się następująco:

• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców,
• data urodzenia,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Ponadto pracodawca ma prawo żądać od osoby już zatrudnionej podania, niezależnie od danych osobowych, o których wyżej, także innych danych osobowych, m.in. imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, a także numeru PESEL nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Ochrona prywatności

Sformułowanie przez ustawodawcę zamkniętego katalogu informacji, do których żądania uprawniony jest pracodawca, w odniesieniu do potencjalnego przyszłego pracownika, wynika nie tylko z Kodeksu pracy, ale także z Konstytucji RP i ustawy o ochronie danych osobowych. Artykuł 47 Konstytucji RP gwarantuje każdemu prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego mienia oraz do decydowania o swoim życiu osobistym. Każda osoba ma również prawo do ochrony jej danych osobowych zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych.

Istnienie takich uregulowań jest fundamentalne do zapewnienia utrzymania standardów ochrony prywatności każdego obywatela, a jednocześnie wpływa na poszanowanie przez pracodawcę obowiązku równego traktowania kandydatów do pracy. A zatem zakres informacji, jakie może żądać pracodawca, stanowi katalog zamknięty. Oznacza to, że wszelkie inne dane osobowe czy też informacje dotyczące przyszłego pracownika mogą zostać przez niego udostępnione tylko i wyłącznie za jego wyraźną zgodą.

Ochrona danych osobowych podczas zatrudnienia >>

Pozyskiwanie danych z Krajowego Rejestru Karnego

Pracodawca ma prawo uzyskania informacji o osobie, której dane zostały zgromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym (dalej KRK), w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej (art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym, zwanej dalej ustawą o KRK).

---

Przykład
Robert Z. ubiega się o zatrudnienie w służbie cywilnej. Kandydatem do takiej pracy może być osoba, która nie była karana za przestępstwo umyślne. Na mocy tego przepisu szczególnego pracodawca będzie upoważniony do wystąpienia z odpowiednim zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego. Dopiero uzyskanie tych informacji pozwoli pracodawcy na weryfikację, czy Robert Z. spełnia wymogi ustawowe do objęcia danego stanowiska.

Tym samym, jeżeli brak jest przepisu szczególnego, który wyraźnie wskazuje na wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych bądź posiadania szczególnych uprawnień przy zatrudnieniu na określone stanowisko, pracodawca nie jest upoważniony do wystąpienia do KRK z zapytaniem o niekaralność danego kandydata.

Naruszenie obowiązku ochrony danych osobowych >>

WAŻNE!
Nie każdy pracodawca jest uprawniony do uzyskania informacji o karalności pracownika. Uprawniony do wystąpienia z zapytaniem do KRK jest taki pracodawca, dla którego uzyskanie tych informacji jest niezbędne do właściwego zatrudnienia, na mocy przepisów szczególnych rangi ustawowej.

Zatrudnienie karanego pracownika

W praktyce często pojawia się problem polegający na ocenie, czy dany pracodawca może skierować bezpośrednio do kandydata zapytanie o jego karalność, w sytuacji gdy do objęcia danego stanowiska brak jest ustawowego wymogu niekaralności, a tym samym pracodawca nie ma usprawiedliwionego interesu w tym, aby żądać ujawnienia tych informacji. Oczywiste jest, że każde nowe zatrudnienie pracodawca poprzedza postępowaniem rekrutacyjnym. Pracodawca chce poznać danego kandydata w możliwie jak najszerszym zakresie i drogą porównawczą dokonać najlepszego wyboru przyszłego pracownika.

Jedną z podstawowych zasad prawa pracy stanowi autonomia woli stron, która umożliwia swobodę negocjacji i wzajemną wymianę informacji, podczas procesu zatrudnienia. Należy brać również pod uwagę, że podjęcie przez pracodawcę decyzji o nowym zatrudnieniu np. osoby karanej, bez posiadania należytych i szczegółowych informacji dotyczących jego skazania (np. za jakie przestępstwo, jaką wymierzono karę itp.), obwarowane jest często ryzykiem, szczególnie w sytuacji, gdy przyszły pracownik miałby zajmować stanowisko związane z powierzeniem mu mienia. Jednocześnie należy wskazać, że nie każde przestępstwo, za które został skazany dany kandydat, może stanowić uzasadnioną przeszkodę w zatrudnieniu, na konkretnym stanowisku. Tym samym pytanie pracodawcy o karalność kandydata nie zawsze będzie usprawiedliwione, chociażby z uwagi na to, że może pozostawać bez jakiegokolwiek wpływu na charakter danej pracy. Udzielanie odpowiedzi na wszelkie uzasadnione charakterem danego stanowiska pracy pytania pracodawcy zadawane podczas rozmowy o pracę może stanowić wyraz aprobaty i zgody kandydata na ujawnienie takich informacji.

WAŻNE!
O tym, czy zapytanie pracodawcy o karalność kandydata jest usprawiedliwione, decyduje istnienie związku między popełnionym przestępstwem a rodzajem pracy, o które ubiega się kandydat.

Podobne stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 7 kwietnia 1999 r., wskazując, że „popełnienie przez pracownika przestępstwa może uniemożliwić jego dalsze zatrudnienie na zajmowanym stanowisku także wówczas, gdy nie było dokonane na szkodę pracodawcy, jeżeli rodzaj przestępstwa ma związek z charakterem zatrudnienia” (I PKN 668/98, OSNP 2000/11/429).

Podstawa prawna:

• art. 47 Konstytucji RP,
• art. 22¹ Kodeksu pracy,
• ustawa z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (DzU z 2008 r. nr 50, poz. 292 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 7 listopada 2003 r. w sprawie udzielenia informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym (DzU z 2003 r. nr 198, poz. 1930 ze zm.),
• ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),
• ustawa z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (DzU nr 227, poz. 1505 ze zm.).