Jak ustalać ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy w 2024 r.?

• Co należy uwzględnić przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego
• Współczynnik do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu
• Jak ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego

Co należy uwzględnić przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy. Zatem przy ustalaniu ekwiwalentu uwzględniane są składniki takie jak:

• wynagrodzenie za pracę,

• wynagrodzenie oraz dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych,

• dodatek za pracę w porze nocnej,

• inne dodatki związane z pracą,

• premie zadaniowe oraz premie regulaminowe o charakterze roszczeniowym.

Jednak do obliczeń nie bierze się pod uwagę:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas nie zawinionego przez pracownika przestoju,

• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,

• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,

• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu tj. w miesiącu zakończenia umowy o pracę. 

Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy jego ustalaniu w średniej wysokości z tego okresu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się też w średniej wysokości, ale z tego dłuższego okresu. I w tym przypadku, jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało. Następnie otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Współczynnik do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu

Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu wypoczynkowego ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. W 2024 r. współczynnik wynosi 20,92 dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy. Jeżeli pracownik zatrudniony jest na część etatu, to współczynnik ustala się proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy. Współczynnik dla pracownika zatrudnionego np.:

• na 3/4 etatu wynosi: 20,92 x 3/4 = 15,69,

• na 1/2 etatu wynosi: 20,92 x 1/2 = 10,46,

• na 1/3 etatu wynosi: 20,92 x 1/3 = 6,97.

Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Jak ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy ustala się w następujący sposób:

Krok 1. Należy podzielić sumę miesięcznych wynagrodzeń przez omówiony wyżej współczynnik,

Krok 2. Następnie należy podzielić tak otrzymany ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika (dla większości pracowników dobowa norma czasu pracy wynosi 8 godzin – nawet jeśli pracownik jest zatrudniony na część etatu),

Krok 3. Tak otrzymany ekwiwalent za 1 godzinę urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. 

Podstawa prawna:

• art. 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)

• § 6, § 14 – 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.)