REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Regulamin pracy. Pięć rzeczy, które warto o nim wiedzieć

Regulamin pracy to inaczej wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Regulamin pracy to inaczej wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy, które określa organizację i porządek pracy, a także związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników. Tego typu akt regulujący poprawia działanie firmy. Pełni bowiem funkcję ochronną dla obu stron, które funkcjonują na podstawie wewnętrznych norm – określonych i opublikowanych w postaci regulaminu. 
rozwiń >

Co zatem trzeba i warto wiedzieć o regulaminie pracy? Oto pięć najważniejszych punktów.

Autopromocja

Regulamin pracy – czy i kiedy jest obowiązkowy

Pracodawca ma obowiązek utworzenia regulaminu pracy, jego aktualizowania i udostępnienia pracownikom pod warunkiem, że nie jest objęty układem zbiorowym pracy (aktem prawa wewnątrzzakładowego, który zawiera ze związkami zawodowymi). Ponadto utworzenie regulaminu pracy jest obowiązkowe, jeśli pracodawca zatrudnia 50 lub więcej pracowników. W takim przypadku bez znaczenia jest: rodzaj umowy o pracę, przebywanie pracowników na urlopach, czy przeciętne zatrudnienie w roku – najważniejszy jest fakt wskazanego w przepisach stanu zatrudnienia. Do liczby pracowników nie dodaje się jednak osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 osób może wprowadzić regulamin pracy na zasadzie dobrowolności. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy w zakładzie – zatrudniającym więcej niż 20, ale mniej niż 50 pracowników – istnieje organizacja związkowa, która wystąpi z wnioskiem o utworzenie regulaminu pracy – wówczas pracodawca zobowiązany jest do stworzenia regulaminu pracy.

Co robić, gdy regulaminu pracy nie ma

Brak obowiązku stworzenia regulaminu pracy nie zwalnia pracodawcy z przekazania pracownikom informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia. Oznacza to, że każdy pracodawca, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników, ma obowiązek przekazywania im informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia (wynikającej z art. 29 § 3 Kodeksu pracy), w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Informacja o warunkach zatrudnienia to dokument udostępniany w formie papierowej lub elektronicznej, który wskazuje m.in. na obowiązujące pracownika dobowe i tygodniowe normy i wymiar czasu pracy, czy też przysługujące pracownikowi przerwy w pracy. Zgodnie z aktualnymi przepisami, od kwietnia 2023 r., zakres informacji został rozszerzony o kolejne pozycje, które powinien zawierać, a jej nieprzekazanie pracownikowi może skutkować mandatem w przypadku kontroli PIP.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Co powinien zawierać regulamin pracy

Regulamin pracy ma charakter wiążący dla wszystkich pracowników, a zatem musi zawierać postanowienia regulujące porządek wewnętrzny w zakładzie pracy, a także określające prawa i obowiązki pracowników – związane z organizacją i porządkiem pracy. Regulamin pracy powinien regulować przynajmniej takie kwestie, jak:

  • organizacja pracy, 
  • warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, 
  • wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, w tym w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej, 
  • systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy, 
  • pora nocna, 
  • termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, 
  • wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom, 
  • rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
  • wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
  • obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, 
  • przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Minimalną treść regulaminu pracy określa art. 1041 Kodeksu pracy, ale wskazana w Kodeksie lista nie jest ostateczna i uniwersalna, więc pracodawca może poszerzyć ją o dodatkowe elementy, np. zasady wykorzystania samochodu służbowego. Nie ma zatem jednego modelu regulaminu pracy, ponieważ jego treść musi być dostosowana do charakteru i specyfiki konkretnej firmy. 

Regulamin pracy powinien również informować o karach i odpowiedzialności porządkowej pracowników (upomnienie, nagana, kara pieniężna) za naruszenie organizacji ustalonego porządku pracy, przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych, a także innych uchybień, które powinny być wymienione w regulaminie pracy.

Ważne

Treść regulaminu pracy ustala pracodawca – samodzielnie, chyba że w zakładzie jest obecna organizacja związkowa lub organizacje, wówczas regulamin jest tworzony z ich udziałem. Jeżeli w ustalonym terminie nie dojdzie do porozumienia z organizacją związkową w celu uzgodnienia treści regulaminu pracy, wówczas pracodawca może stworzyć go sam.

Czego nie może zawierać regulamin pracy

Regulamin pracy nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy czy innych ustaw i aktów wykonawczych, a także układów zbiorowych i porozumień zbiorowych. Ponadto regulamin pracy uważa się za nieobowiązujący, jeżeli narusza zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Równe traktowanie obejmuje wszystkie sfery życia zawodowego (nawiązanie i rozwiązanie stosunku pracy, awans, dostęp do szkoleń) i oznacza niedyskryminowanie pracownika w sposób pośredni lub bezpośredni, ze względu na: płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, pochodzenie etniczne, religię, wyznanie, przekonania polityczne, przynależność związkową, orientację seksualną, wymiar i czas trwania zatrudnienia.

Ponadto za dyskryminowanie pośrednie rozumie się pozornie neutralne postanowienia, kryteria lub działania, które prowadzą lub mogą prowadzić do niekorzystnych sytuacji i dysproporcji w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe wobec wszystkich lub znacznej liczby pracowników. 

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości – aby mieć pewność, że regulamin gwarantuje równe traktowanie wszystkich pracowników – można skonsultować jego treść z prawnikami.

Pracownik dobrze poinformowany, czyli dostępność regulaminu

Regulamin pracy musi być dostępny dla wszystkich pracowników – w formie pisemnej lub elektronicznej. Dawniej najczęstszym sposobem podawania treści regulaminu do wiadomości pracowników było: wywieszenie na tablicy ogłoszeń, udostępnianie w dziale kadr lub indywidualne przekazywanie regulaminu pracownikowi. Obecnie regulamin pracy najczęściej trafia do pracownika drogą mailową lub jest udostępniany po prostu w formie elektronicznej. 

Regulamin pracy może być dostępny w chmurze portalu pracowniczego, do którego dostęp ma pracodawca oraz wszyscy pracownicy – każdy po zalogowaniu. To najwygodniejsze i najbezpieczniejsze rozwiązanie dla wszystkich stron, bo nie ma ryzyka, że ktoś zostanie pominięty. Przykładem takiego portalu jest Dokioki.pl, czyli nowoczesne narzędzie kadrowe, które zapewnia prosty i szybki dostęp do najważniejszych dokumentów, takich jak: regulamin pracy, dokumenty pracownika, wnioski o urlop czy harmonogramy pracy. Umożliwia także szybki przepływ najważniejszych informacji związanych z organizacją pracy, czyli aktualizację regulaminu pracy i informowanie pracowników o wprowadzonych zmianach – mówi Mariusz Czeszejko-Sochacki, współautor portalu pracowniczego Dokioki.pl. 

Warto pamiętać, że regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników. Wynika to m.in. z obowiązku informacyjnego – pracownik musi zapoznać się z treścią regulaminu przed rozpoczęciem pracy. Podobnie jest w przypadku zmiany lub aktualizacji regulaminu – zmiany tego typu następują w takim samym trybie, co jego wprowadzenie. Regulamin wydaje się na czas nieokreślony i obowiązuje, dopóki nie nastąpi jego zmiana lub likwidacja zakładu pracy.

Dzięki rozwiązaniom chmurowym, a więc dostępnym online portalom pracowniczym – pracodawca ma pełną kontrolę nad przebiegiem tego procesu. Płynny przepływ informacji oraz możliwość ich weryfikacji na bieżąco to cechy portali pracowniczych, które pracodawcy szczególnie doceniają. Mają bowiem pewność, że przepływ informacji i dokumentów jest uporządkowany, posiadają wgląd do tej dokumentacji i mogą monitorować na przykład liczbę zaakceptowanych dokumentów – podkreśla Olga Dura-Nowicka, asystentka zarządu firmy Quercus, specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR. 

Regulamin pracy w przypadku pracy zdalnej

W przypadku pracy zdalnej, która stała się nową normą – chociażby w branżach takich, jak IT czy marketing – coraz więcej pracodawców stoi przed koniecznością zawarcia w regulaminie pracy nowych elementów, jak: 

  • potwierdzanie obecności czy forma rozliczania z wykonywanej pracy – regulamin pracy zdalnej powinien regulować sposób ewidencjonowania czasu zdalnej pracy lub rozliczania się z pracy w trybie zadaniowym;
  • korzystanie z domowego sprzętu lub dostęp do Internetu, o ile świadczenie pracy wiąże się z używaniem domowego komputera, zużywaniem prądu i wykorzystania domowej sieci internetowej;
  • ochrona danych – przesył danych na odległość, poza zabezpieczoną siecią wewnątrzfirmową, w tym także zdalny dostęp do serwerów firmy to sytuacje, w których pojawia się ryzyko kradzieży danych, co wymaga osobnych, regulaminowych zapisów, które podniosą bezpieczeństwo danych;
  • współpraca przy projektach – praca zespołowa również może być regulowana zapisami regulaminu pracy, m.in. po to, aby zadbać o takie kwestie, jak: korzystanie z właściwego oprogramowania czy sposób modyfikowania firmowych danych i zasobów.

Wszystkie powyższe kwestie z pewnością należy rozpatrzyć i uregulować indywidualnie, tak aby regulamin pracy był jak najlepiej dopasowany do konkretnej firmy i wyzwań, jakie niesie ze sobą np. praca zdalna. Nie ulega zatem wątpliwości, że regulamin pracy to ważny dokument, który warto wprowadzić, nawet jeżeli w świetle prawa nie jest to wymagane. Ważne, aby był dobrze opracowany, na bieżąco aktualizowany i zawsze łatwo dostępny, np. z poziomu portalu pracowniczego, do którego dostęp mają zarówno pracownicy, managerowie, jak i pracodawca. Wprowadzenie regulaminu pracy sprzyja bowiem tworzeniu przyjaznych warunków zatrudnienia, które zawsze bazują na jasnych zasadach.

Quercus Sp. z o.o. to ekspert w zakresie wdrażania i serwisowania systemów SAP. Od początku swej działalności, tj. od 2006 roku, firma posiada status autoryzowanego Partnera SAP. Specjalizacją Quercus Sp. z o.o. są wdrożenia systemów SAP, SAP Business Objects, a także portali oraz rozwiązań na urządzenia mobilne. W ofercie znajdują się także usługi z zakresu doradztwa, takie jak: audyty, szkolenia, analizy przedwdrożeniowe oraz pomoc w przygotowaniu zapytań ofertowych SIWZ. Firma prowadzi projekty z zastosowaniem metodyki Prince oraz PMI, a jej portfolio obejmuje kilkadziesiąt zrealizowanych projektów, które spółka wdrażała samodzielnie, w ramach konsorcjum lub jako podwykonawca. 

Portal Dokioki.pl jest kompleksowym rozwiązaniem przeznaczonym do obsługi procesów HR, z dowolnego miejsca na dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu. Gwarantuje poprawę wydajności zespołu HR i skraca czas potrzebny na realizację poszczególnych zadań. Wdrożone moduły są zgodne z normami czasu pracy i mogą być w łatwy sposób zintegrowane z obecnym systemem ERP. 

Autopromocja
Oprac. Piotr T. Szymański

REKLAMA

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zmiana umowy o zarządzanie PPK a uzgodnienie ze stroną społeczną

    Nie zawsze zmiana umowy o zarządzanie PPK powinna być uzgodniona ze stroną społeczną. Kiedy można od tego odstąpić? Poznaj wyjątki.

    Umowy pracowników będą rejestrowane. A co z prawem do prywatności i ochroną danych?

    Umowy pracowników będą rejestrowane w CRU, a co z prawem do prywatności, co z prawem do ochrony danych osobowych, co z prawem do godności pracowników? W opozycji do tego stoją przepisy dot. prawa dostępu do informacji publicznej w zakresie sektora finansów publicznych. Ważniejsze jest dobro ogółu czy jednostki?

    Co z rentą socjalną w 2024? Czy będzie 4242 zł a od 1 lipca 4300 zł?

    Projekt ustawy o zmianie renty socjalnej ma tylko dwa artykuły a wciąż nie został uchwalony. Premier zapowiadał pilne prace, a nawet nie było jeszcze drugiego czytania. Osoby z niepełnosprawnościami i ich opiekunowie czekają na podwyżkę świadczenia. Renta socjalna - czy będzie podniesiona do kwoty minimalnego wynagrodzenia? Co to jest renta socjalna? Komu przysługuje prawo do renty socjalnej? 

    Przetwarzanie danych osobowych dotyczących zdrowia [45 tys. kary dla Kancelarii]

    45 tys. zł kary dla spółki, która docierała do osób poszkodowanych głównie w wypadkach komunikacyjnych, by nawiązać z nimi współpracę w zakresie reprezentowania ich m.in. przed towarzystwami ubezpieczeniowymi, w sprawach sądowych  w celu uzyskania na ich rzecz odszkodowań, zadośćuczynienia i rent, a także zwrotu kosztów leczenia i rehabilitacji. Informacje o potencjalnych klientach uzyskiwała na podstawie m.in. wiadomości prasowych, publikacji internetowych, w tym treści dostępnych w mediach społecznościowych, a także informacji przekazywanych lub rozpowszechnianych przez organizacje zajmujące się działalnością dobroczynną. Podczas spotkania przedstawiciel Kancelarii PIONIER odbierał ustną zgodę na przetwarzanie danych osobowych do czasu ewentualnego zawarcia umowy z tymi osobami o świadczenie usług. Sprawa trafiła do WSA, ale ten oddalił skargę Kancelarii na deczję PUODO.

    REKLAMA

    Rozwiązanie umowy o pracę: Obowiązek pracodawcy konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę. Wzór zawiadomienia organizacji związkowej

    Pracodawca musi zawiadomić reprezentującą pracownika organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia mu umowy o pracę. Zawiadomienie składa się na piśmie, podając w nim przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy.

    Nowelizacja kodeksu pracy: W 2025 r. pracodawcy będą prowadzili nowy rejestr prac i pracowników je wykonujących [Dyrektywa z 2022 r.]

    Nowelizacja Kodeksu pracy: zmiana artykułu 222 o ochronie pracowników przed szkodliwymi czynnikami. 

    Uprawnienia rodzicielskie: Przerwy na karmienie dziecka piersią - jak długo pracownica może korzystać z przerw na karmienie, wzór wniosku o przerwę

    Przerwy na karmienie piersią są zwolnieniem od pracy. Przerwy wliczane są do czasu pracy - pracownica zachowuje prawo do wynagrodzenia. 

    Komunikaty ZUS: Ograniczenia w dostępie do aplikacji mobilnych mZUS. Niedostępne wnioski w PUE ZUS

    ZUS informuje o ograniczeniach w dostępie do aplikacji mobilnych mZUS. W PUE ZUS będą niedostępne niektóre wnioski.

    REKLAMA

    W którym miesiącu najkorzystniej przejść na emeryturę w 2024 r.? Zbliża się ten termin

    Złożenie wniosku o emeryturę jest możliwe w razie osiągnięciu wieku emerytalnego - 60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn. Przed złożeniem takiego wniosku warto jednak zastanowić się, czy to jest właściwy moment. Jest bowiem kilka czynników, które decydują o wysokości świadczenia.

    ZUS: Przekazano więcej formularzy RUD, ale zgłoszono mniej umów o dzieło

    1,2 mln formularzy RUD przekazano do ZUS i zgłoszono na nich 1,6 mln umów o dzieło - ZUS podał dane za 2023 r.

    REKLAMA