Usprawiedliwianie nieobecności w pracy - tryb i termin

Warto rozważyć te kwestie, bo przedwczesne podjęcie decyzji o tzw. zwolnieniu dyscyplinarnym może rodzić odpowiedzialność po stronie pracodawcy.

Częstą przyczyną powodującą nieobecność pracownika jest choroba. Jeśli jest ona stwierdzona przez lekarza, oczywiście stanowi okoliczność usprawiedliwiającą nieobecność w pracy. Jednak samo posiadanie przez pracownika zwolnienia lekarskiego lub innego dokumentu usprawiedliwiającego jego nieobecność w pracy nie wystarczy.

Z rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy wynika bowiem obowiązek pracownika do niezwłocznego zawiadomienia pracodawcy o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Pracownik powinien dokonać tego zawiadomienia osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. W tym ostatnim przypadku za datę zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego i właśnie dlatego warto nie spieszyć się z tzw "dyscyplinarnym" rozwiązaniem umowy o pracę.

Może bowiem okazać się, że pracownik, który w naszej ocenie dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych poprzez nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, dopełnił swojego obowiązku i wysłał zawiadomienie pocztą w pierwszym albo drugim dniu nieobecności, ale nie zostało ono nam jeszcze doręczone. W takiej sytuacji rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika byłoby nieuzasadnione i pracownik mógłby dochodzić na drodze sądowej przywrócenia do pracy lub odszkodowania.

Faktura korygująca i nota korygująca w 2013 roku

Nazwa towaru na paragonie fiskalnym 2013 – wymóg jednoznacznej identyfikacji

Nawet jeśli pracownik nie zmieści się w powyższym terminie i zawiadomi pracodawcę o nieobecności z opóźnieniem, nie może to być powodem  rozwiązania umowy o pracę z jego winy. Stwierdził tak Sąd Najwyższy w Wyroku z dnia 14.11.2012 roku (I PK 117/2012 ).

Jednak w takiej sytuacji pracodawca może pociągnąć pracownika do odpowiedzialności porządkowej i zastosować, na mocy art. 108 § 1 k.p. karę upomnienia lub karę nagany. Nie powinien jednak tego robić, gdy niedotrzymanie terminu jest usprawiedliowione szczególnymi okolicznościami. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie usprawiedliwiania może to być zwłaszcza obłożna choroba połączona z brakiem lub nieobecnością domowników. Po ustaniu tych przyczyn również obowiązuje dwudniowy termin do zawiadomienia pracodawcy o nieobecności.

Zatem nieusprawiedliwiona nieobecność pracownika może rodzić wątpliwości po stronie pracodawcy, jeśli pracownik niezwłocznie nie dostarczy informacji o przyczynie swojej nieobecności. W sytuacji braku kontaktu z pracownikiem warto wstrzymać się z radykalnymi działaniami, aby później nie okazało się, że były one nieuzasadnione.

Jednak również pracownik ma w takiej sytuacji obowiązki i nie powinien zwlekać z ich wypełnieniem. Zasadą powinno być niezwłoczne przekazanie informacji, jednak ustawodawca dopuszcza termin maksymalny – nie później niż drugi dzień nieobecności. Niedotrzymanie tego terminu nie stanowi co do zasady ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, jednak może skutkować odpowiedzialnością porządkową i uprawnieniem pracodawcy do wymierzenia kary upomnienia bądź nagany.

Magdalena Aksamit

Kancelaria Prawna Arkana