Dodatkowe 18 dni wolnych rocznie, które przysługuje niemal każdemu w pracy biurowej. Znasz te przepisy w 2026 roku?

• To coś więcej niż dobra praktyka: to obowiązek z rozporządzenia BHP
• Kiedy przysługuje przerwa monitorowa i jak ma wyglądać?
• Do 18 dni roboczych rocznie z tej przerwy w 2026 roku - skąd ta liczba? Wyliczenie
• Okulary albo soczewki: ważna różnica po nowelizacji sprzed lat, bo już nie tylko okulary
• Jak firmy realizują obowiązek zapewnienia okularów i soczewek i czemu w praktyce to generuje tyle chaosu
• Przenośny laptop też się liczy: czyli kiedy pracodawca ma zapewnić stanowisko monitorowe do pracy z laptopem?

To coś więcej niż dobra praktyka: to obowiązek z rozporządzenia BHP

Prawo do przerw przy monitorze wynika z rozporządzenia o BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 58)

Co ważne, rozporządzenie definiuje pracownika szeroko: obejmuje także praktykanta i stażystę, o ile używa monitora co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Kiedy przysługuje przerwa monitorowa i jak ma wyglądać?

Pracodawca ma obowiązek zapewnić jedną z dwóch opcji:

• łączenie przemienne pracy przy monitorze z innymi zadaniami (tak, by nie przekraczać godziny nieprzerwanej pracy przy monitorze), albo
• co najmniej 5-minutową przerwę po każdej godzinie pracy przy monitorze, wliczaną do czasu pracy.

To wliczanie jest sednem: ta przerwa nie wydłuża dnia pracy. W praktyce bywa mylona z przerwą lunchową (obiadową - niewliczaną do czasu pracy, trwającą do 60 minut) lub z 15-minutową przerwą po każdych 6 godzinach pracy, wliczaną do czasu pracy, a to zupełnie inne mechanizmy.

Do 18 dni roboczych rocznie z tej przerwy w 2026 roku - skąd ta liczba? Wyliczenie

Matematyka jest jasna i czytelna - przerwa monitorowa w skali roku to aż 18 dni roboczych (z małym hakiem) korzystania z tej przerwy. Wystarczy przeliczyć 5 minut dziennie na skalę dni roboczych występujących w roku.

Uwaga: to oczywiście nie jest dodatkowy urlop ani dni wolne. To czas w trakcie dnia, który i tak jest płatny, bo wchodzi do czasu pracy - ale z perspektywy zdrowia i organizacji pracy to realna, duża pula czasu, którą możesz stracić na odpoczynek od monitora, jeżeli z niej nie korzystasz.

Okulary albo soczewki: ważna różnica po nowelizacji sprzed lat, bo już nie tylko okulary

Drugi element, o którym wiele osób dowiaduje się dopiero pocztą pantoflową w pracy, to obowiązek korekcji wzroku. Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli badania okulistyczne w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy monitorze.

Państwowa Inspekcja Pracy wprost podkreśla dwie praktyczne aspekty, o których trzeba pamiętać, a które często umykają, jako szczegóły:

• znaczenie ma zalecenie lekarza z badań profilaktycznych (to nie jest refundacja dowolnych okularów kupionych samodzielnie),
• i znaczenie ma też próg pracy przy monitorze: obowiązek dotyczy tych, którzy pracują przy urządzeniu z monitorem co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Jak firmy realizują obowiązek zapewnienia okularów i soczewek i czemu w praktyce to generuje tyle chaosu

Przepisy mówią "zapewnić", ale nie narzucają jednego schematu rozliczenia. PIP wyjaśnia, że szczegóły (np. limit kwoty, częstotliwość, dokumenty) powinny zostać doprecyzowane w regulaminie pracy albo innym akcie wewnętrznym (np. zarządzeniu).

W praktyce najczęściej wygląda to tak: pracownik przynosi zalecenie z medycyny pracy + fakturę, a pracodawca zapewnia zakup albo refunduje do określonego limitu. Dodatkowo, to powinno wynikać z procedury obowiązującej w zakładzie pracy.

Przenośny laptop też się liczy: czyli kiedy pracodawca ma zapewnić stanowisko monitorowe do pracy z laptopem?

PIP zwraca również uwagę, że gdy przenośny sprzęt (np. laptop) jest używany na danym stanowisku co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, to stanowisko powinno być doposażone m.in. w zewnętrzny monitor lub podstawkę (żeby górna krawędź ekranu była na wysokości oczu) oraz dodatkową klawiaturę i mysz. To ma ograniczać przeciążenia szyi, barków i nadgarstków.