Kiedy pracownikowi wysyłanemu na szkolenie przysługuje zwrot kosztów podróży służbowej

W przypadku wysłania pracownika na szkolenie do Lublina, gdzie mieszka, powinni Państwo zwrócić mu koszty poniesione z tytułu podróży służbowej. Jeśli natomiast pracownik zostanie wysłany na szkolenie do Warszawy, nie muszą Państwo zwracać mu kosztów podróży służbowej z miejsca zamieszkania – Lublina do miejsca szkolenia – Warszawy, gdyż będzie to jedynie dojazd do pracy, a nie podróż służbowa.

UZASADNIENIE

W przypadku delegowania pracownika na szkolenie do Lublina, powinni Państwo zwrócić pracownikowi koszty: przejazdów z Warszawy do Lublina, dojazdów środkami komunikacji miejscowej czy innych udokumentowanych wydatków. Natomiast nie mają Państwo obowiązku wypłaty pracownikowi delegacji oraz kosztów noclegu, gdyż podróż służbową odbywał do miejscowości zamieszkania.

Gdy wyślą Państwo pracownika na szkolenie do Warszawy, nie muszą Państwo zwracać mu kosztów podróży służbowej z miejsca zamieszkania do miejsca szkolenia, gdyż będzie to jedynie dojazd do pracy. Zawsze jednak mogą Państwo uznać, że miejscowością rozpoczęcia i zakończenia przez pracownika podróży będzie miejscowość zamieszkania pracownika, czyli Lublin. Pozwoli to wówczas na pokrycie dodatkowych kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu dojazdu do miejsca pracy, z którego pracownik dopiero rozpoczynałby podróż służbową.

Podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy, w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego.

Określenie miejsca pracy ma istotne znaczenie przy zakwalifikowaniu danego wyjazdu pracownika jako podróży służbowej. Podróżą służbową nie jest podróż do miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, jeśli ta miejscowość jest miejscem świadczenia przez pracownika pracy. Zatem przejazd z miejsca zamieszkania do miejsca pracy jest jedynie dojazdem do pracy. W czasie podróży służbowej nie zmienia się miejsce pracy pracownika, które zostało określone w umowie, ponieważ pracownik w innych miejscach, np. innych miejscowościach, wykonuje jedynie czynności zlecone przez pracodawcę. Pracownikowi z tytułu wykonywania podróży służbowej przysługują określone świadczenia pieniężne.

PRZYKŁAD

Pracownik mieszka na stałe w Nowym Sączu. Miejscem jego pracy jest teren województwa małopolskiego. Pracownik otrzymał od pracodawcy polecenie wzięcia udziału w rozmowach handlowych w Zakopanem. W związku z tym, że Zakopane leży na terenie województwa małopolskiego, pracownik ten nie będzie w podróży służbowej i nie będą mu przysługiwały należności z tytułu podróży służbowej.

Koszty związane z odbywaniem podróży służbowej, czyli poza stałe miejsce świadczenia pracy przez pracownika, albo do innej miejscowości niż siedziba pracodawcy, powinny zostać pokryte przez pracodawcę. Z tytułu podróży służbowej na terenie kraju pracownikowi przysługują:

• dieta,
• zwrot kosztów przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,
• zwrot kosztów noclegów,
• zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• zwrot kosztów innych udokumentowanych wydatków.

---

Dieta nie przysługuje pracownikowi za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika (§ 4 ust 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju). Ryczałt na przejazdy środkami komunikacji miejscowej nie będzie pracownikowi przysługiwał, jeśli w celu odbycia podróży służbowej będzie korzystał z samochodu służbowego bądź prywatnego lub kiedy miejsce, do którego został delegowany, znajduje się np. blisko dworca (§ 6 ust. 2 ww. rozporządzenia). Pracodawca nie poniesie także kosztów noclegu, jeśli pracownik będąc w podróży miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. Pracodawca nie będzie miał obowiązku zwrotu innych wydatków pracownika, jeśli pracownik nie poniósł takich wydatków.

WAŻNE!

Pracownikowi nie będzie przysługiwała dieta z tytułu podróży służbowej, jeśli jest delegowany do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu.

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Może on uznać, że miejscowością rozpoczęcia i zakończenia przez pracownika podróży będzie miejscowość czasowego lub stałego pobytu pracownika (§ 2 ww. rozporządzenia). Pozwoli to wówczas na pokrycie dodatkowych kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu dojazdu do miejsca pracy, z którego pracownik dopiero rozpoczynałby podróż służbową.

Dla pracowników zatrudnionych poza sferą budżetową zasady zwrotu kosztów podróży służbowej są ustalane w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania lub w umowie o pracę. W razie braku uregulowań w tym zakresie, do tych pracowników mają zastosowanie przepisy rozporządzenia w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz rozporządzenie w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Podstawa prawna:

• art. 77⁵ § 1 i § 3 Kodeksu pracy,
• § 2–7 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Orzecznictwo uzupełniające:

• Przez miejsce pracy rozumie się zarówno stały punkt w znaczeniu geograficznym, jak i pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym będzie świadczona praca. (Wyrok Sądu Najwyższego z 1 kwietnia 1985 r., I PR 19/85, OSPiKA 1986/3/46)