Prawidłowe naliczanie diet - zbieg podróży krajowej z zagraniczną

Przy rozliczaniu wyjazdów służbowych często pojawiają się problemy, jak zgodnie z prawem naliczać diety, gdy część podróży służbowej przypada na terenie kraju, a część za granicą.

Kiedy zaczyna się zagraniczna podróż służbowa

Rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.) wskazuje, że czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się w różny sposób w zależności od rodzaju środka komunikacji.

Przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

• lądowej - czas podróży liczy się od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;

• lotniczej - czas podróży liczy się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;

• morskiej - czas podróży liczy się od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Taki sposób liczenia czasu podróży zagranicznej pracownika powoduje, że znaczna część z tych podróży będzie poprzedzana i kończona czasem podróży służbowej na terenie kraju.

Przykład

Janusz P. pracuje i mieszka w Warszawie. Pracodawca nakazał mu odbycie podróży służbowej do Berlina. Jako środek transportu pracodawca wskazał pociąg. W ten sposób podróż służbowa Janusza P. będzie się składała z 3 części - dwóch krajowych (z Warszawy do granicy polsko-niemieckiej i w drodze powrotnej od granicy do Warszawy) i zagranicznej - na terenie Niemiec.

Gdyby pracodawca jako środek właściwy do odbycia podróży służbowej wskazał samolot, to całość podróży byłaby rozliczana jako zagraniczna podróż służbowa (pod warunkiem że samolot nie miałby międzylądowań w Polsce).

Sumowanie krajowych odcinków podróży

Fakt, że pracownik w ramach jednego wyjazdu służbowego odbywa zarówno podróż krajową, jak i zagraniczną, komplikuje naliczenie takiemu pracownikowi diet. Obydwa rozporządzenia o podróżach służbowych zawierają różne sposoby naliczania diety. Najwięcej problemów budzi sposób liczenia w takim przypadku czasu krajowej podróży służbowej. Czy w przypadku zagranicznego wyjazdu służbowego, który jest poprzedzony i zakończony podróżą krajową, mamy do czynienia z jedną krajową podróżą służbową rozdzieloną przez część zagraniczną czy też z dwoma podróżami krajowymi (pierwsza z miejscowości jej rozpoczęcia do granicy i druga od granicy do miejscowości jej zakończenia)? Stwierdzenie, czy mamy w takim przypadku do czynienia z jedną czy z dwiema krajowymi podróżami służbowymi, będzie częstokroć decydowało o prawie pracownika do diety. Przyjęcie, że pracownik odbywa w tej sytuacji dwie krajowe podróże służbowe, byłoby najczęściej bardziej korzystne dla pracodawcy, który niejednokrotnie mógłby uniknąć płacenia diety. Dwie podróże krajowe liczone oddzielnie mogą się okazać zbyt krótkie, aby pracownik nabył prawo do diety, która w krajowej podróży służbowej przysługuje tylko wówczas, gdy podróż trwa co najmniej 8 godzin (§ 4 ust. 2 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.; zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie diet na terenie kraju). Taki sposób liczenia jest jednak nieprawidłowy.