Czy należy uzupełnić wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik otrzymał również inne składniki wynagrodzenia

Jako uzupełnione wynagrodzenie należy przyjąć wynagrodzenie pracownika określone w umowie o pracę, tj. 3600 zł. Zatem zaproponowane przez Państwa rozwiązanie nie jest prawidłowe. Państwa pracownik otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości, nie otrzymuje on żadnego zmiennego składnika wynagrodzenia, który podlegałby uzupełnieniu. Jedynie w miesiącu wymagającym uzupełnienia otrzymał za część miesiąca wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Zatem przy uzupełnianiu wynagrodzenia nie powinni Państwo uwzględniać ani kwoty faktycznie otrzymanego wynagrodzenia za dni pracy, ani kwoty wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Szczegóły w uzasadnieniu.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego i innych świadczeń chorobowych stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy lub odpowiednio przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia chorobowego, jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych tego ubezpieczenia (art. 36 ustawy zasiłkowej). Wynagrodzenie, o którym mowa, to przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe, finansowanych ze środków pracownika (art. 3 pkt 3 ustawy zasiłkowej), tj. standardowo 13,71%. Wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru zasiłku za poszczególne miesiące wymaga uzupełniania, gdy:

• pracownik zachoruje już w pierwszym miesiącu zatrudnienia, nabywając prawo do świadczenia chorobowego,
• pracownik zachoruje w terminie późniejszym niż pierwszy miesiąc zatrudnienia, ale w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru zasiłku, wystąpiła usprawiedliwiona nieobecność w pracy (przez pojęcie „usprawiedliwiona nieobecność w pracy” należy rozumieć nieobecność spowodowaną np. chorobą, urlopem bezpłatnym czy udziałem w legalnej akcji strajkowej).

Na podstawie ustawy zasiłkowej nie należy traktować jako usprawiedliwionej nieobecności w pracy okresów nieobecności spowodowanych urlopem wypoczynkowym, urlopem okolicznościowym czy innych podobnych okresów nieobecności w pracy. W celu ustalania podstawy wymiaru zasiłku na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się bowiem dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (np. dni urlopu okolicznościowego, dni zwolnienia od pracy związanego z opieką nad dzieckiem do 14 lat). Wynagrodzenie za dni urlopu i za inne ww. dni niewykonywania pracy traktuje się natomiast na równi z wynagrodzeniem za pracę.

WAŻNE!

Do celów zasiłkowych dni, w których pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym lub innym urlopie, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, są traktowane na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę.

W celu ustalenia podstawy wymiaru świadczenia chorobowego przysługującego pracownikowi w lipcu, wynagrodzenie za luty należy uzupełnić, gdyż w tym miesiącu pracownik przepracował 18 dni (11 dni pracy + 7 dni urlopu), natomiast powinien przepracować 21 dni. Przepracował więc co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy. Zatem za luty pracownik ten otrzymał wynagrodzenie obliczone w następujący sposób:

• wynagrodzenie zasadnicze: 3240 zł brutto (3600 zł : 30 dni = 120 zł, 120 zł x 3 dni niezdolności do pracy = 360 zł, 3600 zł – 360 zł = 3240 zł). Wynagrodzenie określone stałą stawką miesięczną zostało pomniejszone za okres niezdolności do pracy spowodowanej koniecznością sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem (kwota 3240 zł stanowiła zatem zapłatę za czas przepracowany i za czas urlopowy),
• uzupełniające wynagrodzenie urlopowe wyliczone ze zmiennych składników wynagrodzenia uwzględnianych w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego, przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc (z wynagrodzenia normalnego i dodatków za godziny nadliczbowe oraz z dodatku za pracę w porze nocnej, jakie pracownik otrzymał w styczniu 2012 r. oraz w grudniu i listopadzie 2011 r.), w kwocie 105,84 zł brutto,
• zasiłek opiekuńczy za 3 dni niezdolności do pracy w kwocie 260,85 zł (wyliczony na podstawie wynagrodzenia wypłaconego za 12 miesięcy poprzedzających luty).

Jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie stałe (stałą stawkę miesięczną lub stawkę godzinową), to aby je uzupełnić, należy przyjąć wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy (art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej). Za luty, oprócz stałej stawki miesięcznej pomniejszonej o 3 dni absencji chorobowej, Państwa pracownik otrzymał uzupełniające wynagrodzenie urlopowe. Sposób ustalania uzupełniającego wynagrodzenia urlopowego wynika z tego, że większość systemów kadrowo-płacowych nie dzieli składników określonych w stałej miesięcznej wysokości na część za pracę i na część za urlop, tylko wykazuje te składniki w pełnej miesięcznej wysokości – w jednej pozycji. Jeżeli taki pracownik, oprócz składnika czy składników określonych w stałej miesięcznej wysokości, otrzymuje również inne niż określone w stałej miesięcznej wysokości składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, tj. tzw. zmienne składniki wynagrodzenia w kontekście przepisów rozporządzenia urlopowego (m.in. wynagrodzenie i dodatki za pracę nadliczbową, dodatek za pracę w porze nocnej), to wylicza się dla niego tzw. uzupełniające wynagrodzenie urlopowe obliczone tylko z tych zmiennych składników.

Z wyjaśnień ZUS zawartych w informatorze „Świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa” zamieszczonym na stronie internetowej ZUS wynika, że jeżeli pracownik otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości i w miesiącu wymagającym uzupełnienia (np. z powodu pobierania zasiłku opiekuńczego) otrzymał za część miesiąca wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, przy uzupełnianiu wynagrodzenia nie jest brana pod uwagę ani kwota faktycznie otrzymanego wynagrodzenia za dni pracy, ani kwota wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Jako uzupełnione wynagrodzenie przyjmuje się w takim przypadku wynagrodzenie pracownika określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy, tj. pełny miesięczny przychód pracownika, który zostałby pracownikowi wypłacony, pomniejszony o pełną miesięczną składkę, która zostałaby pracownikowi potrącona, gdyby przepracował cały miesiąc.

WAŻNE!

Jeżeli pracownik jest wynagradzany stałym miesięcznym wynagrodzeniem i w miesiącu wymagającym uzupełnienia otrzymał za część miesiąca wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, jako uzupełnione wynagrodzenie przyjmuje się wynagrodzenie określone w umowie o pracę.

Powyższa zasada ma zastosowanie także w sytuacji, kiedy pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną, a w miesiącu, w którym korzysta z urlopu, ta stała stawka miesięczna nie jest dzielona na część za pracę i na część za urlop. Przedstawiony w pytaniu sposób nie zmienia zasad uzupełniania wynagrodzenia w sytuacji, gdy pracownik otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie stałe, a za miesiąc, który wymaga uzupełnienia, pracownik otrzymał wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy.

Oznacza to, że zarówno w sytuacji, gdyby Państwo podzielili wynagrodzenie zasadnicze na część za pracę i na część za urlop:

• część za pracę: 3240 zł : 18 dni x 11 dni pracy = 1980 zł,
• część za urlop: 3240 zł : 18 dni x 7 dni urlopu = 1260 zł; 1260 zł + 105,84 zł uzupełniające wynagrodzenie urlopowe = 1365,84 zł (łączne wynagrodzenie za urlop),

jak również wówczas, gdyby takiego podziału Państwo nie dokonali oraz wypłacili 3240 zł (bez podziału) i 105,84 zł z tytułu uzupełniającego wynagrodzenia urlopowego, to aby uzupełnić wynagrodzenie nie należy brać pod uwagę ani wynagrodzenia za dni pracy, ani wynagrodzenia za urlop, tylko jako uzupełnione wynagrodzenie należy przyjąć wynagrodzenie określone w umowie o pracę (czyli 3600 zł, pomniejszając to wynagrodzenie o składki ZUS).

Inaczej byłoby w sytuacji, gdyby w przypadku Państwa pracownika nie zachodziła potrzeba uzupełnienia wynagrodzenia za luty, np. gdyby pracownik w tym miesiącu nie korzystał z zasiłku opiekuńczego, tylko przez część miesiąca przebywał na urlopie wypoczynkowym, a pozostałą część miesiąca przepracował. Wówczas wynagrodzeniem za luty byłaby suma wynagrodzenia za dni pracy oraz wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, łącznie z kwotą tzw. uzupełniającego wynagrodzenia urlopowego, tj. (3600 zł + 105,84 zł) – 13,71%.

Podstawa prawna:

• art. 3 pkt 3, art. 36, art. 37 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.).