Czy wyjazd szkoleniowy powinien być rozliczany jak podróż służbowa

RADA

W tym przypadku wyjazd na szkolenie nie stanowi podróży służbowej. Mimo że nie jest to podróż służbowa, wyjazd szkoleniowy mogą Państwo rozliczyć w sposób przyjęty przy rozliczaniu podróży służbowych.

UZASADNIENIE

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Oznacza to, że aby mieć do czynienia z podróżą służbową muszą być spełnione następujące warunki:

• pracownik musi otrzymać polecenie wyjazdu służbowego,
• w trakcie wyjazdu pracownik musi wykonywać zadanie służbowe,
• zadanie powinno być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

W przypadku wyjazdu na szkolenie pracownicy nie otrzymują zazwyczaj polecenia wyjazdu. W trakcie takiego wyjazdu pracownicy nie wykonują zadań służbowych, oczywiście z wyjątkiem sytuacji, gdyby np. pełnili funkcję organizatora szkolenia.

Podstawą rozliczania delegacji są przepisy rozporządzeń w sprawie podróży służbowych (odpowiednio krajowych lub zagranicznych). Zasady rozliczania wyjazdów szkoleniowych regulują natomiast przepisy dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników (rozporządzenie z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych). Przepisy te stanowią, że w przypadku nauki w formie szkolnej pracodawca może przyznać pracownikowi określone świadczenia, w tym może zwrócić koszty przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia na zasadach obowiązujących przy podróżach służbowych na obszarze kraju, jeśli nauka odbywa się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania i miejsce pracy pracownika (§ 4 rozporządzenia w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych).

Wyjazd na szkolenie jest jednak formą pozaszkolną kształcenia pracownika i obowiązują tu inne zasady. W sytuacji określonej w pytaniu pracownikom przysługiwał zatem zwrot kosztów uczestnictwa, w tym zakwaterowania, wyżywienia i przejazdu, ale tylko w przypadku, gdy zostali oni przez Państwa skierowani na szkolenie i w umowie z pracownikiem nie postanowili Państwo inaczej (§ 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych).

WAŻNE!

W przypadku skierowania pracownika na szkolenie w formach pozaszkolnych, pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi koszty uczestnictwa szkolenia, w tym zakwaterowania, wyżywienia i przejazdu.

W przypadku form pozaszkolnych przepisy nie odsyłają do zasad rozliczania podróży służbowych, tak jak przy formach szkolnych, poprzestając jedynie na stwierdzeniu, że pracodawca, jeżeli inaczej nie umówił się z pracownikiem, powinien pokryć koszt zakwaterowania, wyżywienia i przejazdu pracownika na szkolenie.

W związku z powyższym nie muszą Państwo w opisanym przez siebie przypadku rozliczać wyjazdu jak podróży służbowej. Nie ma jednak żadnych przeciwwskazań, aby wyjazdy szkoleniowe pracowników rozliczać jak podróże służbowe. W tym celu pracodawca powinien zawrzeć z pracownikiem umowę, zgodnie z którą koszty wyjazdów szkoleniowych są rozliczane na zasadzie podróży służbowych.

PRZYKŁAD

Pracodawca wysłał pracownika na szkolenie. W związku z tym zobowiązał się pokryć koszty uczestnictwa, w tym przejazdu (według ceny biletu), noclegu (według ceny za noc stosowanej przez hotel) oraz wyżywienia w postaci dwóch posiłków dziennie. Mimo że nie zostało zapewnione całodzienne wyżywienie, pracodawca nie musi wypłacać diet (gdyby zawarł z pracownikiem umowę, zgodnie z którą stosuje przepisy dotyczące podróży służbowych, byłby zobowiązany do ich wypłaty), ale może to zrobić. To, na jakich zasadach pracodawca dokona zwrotu kosztów wyżywienia, jest zależne od jego woli.

Fakt, iż wyjazd szkoleniowy nie stanowi podróży służbowej, nie oznacza, że wypłacone świadczenia będą podlegać opodatkowaniu. Zwrot kosztów przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia będzie bowiem stanowić koszt nauki, a tym samym będzie zwolniony z podatku i składek ZUS, nawet jeśli nie będą zachowane limity z rozporządzeń o podróżach służbowych.

Podstawa prawna:

• art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy,
• art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
• § 4 ust. 2, § 9 ust. 1 rozporządzenia z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (DzU nr 103, poz. 472 ze zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Orzecznictwo uzupełniające:

• W razie zawarcia odrębnej umowy z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych, diety i inne należności z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju stanowiące następstwo tej umowy przysługują na warunkach określonych w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (DzU nr 103, poz. 472 ze zm.), a nie na podstawie zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 grudnia 1994 r. w sprawie diet i innych należności z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju (MP z 1995 r. nr 1, poz. 10 ze zm.). (Wyrok Sądu Najwyższego z 13 października 2004 r., I PKN 292/99, OSNP 2001/4/112)