Podróż służbowa: krajowa i zagraniczna. Mając samochód w firmie trzeba to wiedzieć

• Jakie są cechy podróży służbowej?
• Czy zwrot z tytułu podróży służbowej to element wynagrodzenia za pracę?
• Koszty noclegu kierowcy w transporcie międzynarodowym
• Co oznacza sformułowanie: "na pokrycie kosztów podróży"?
• Jak sąd powinien ustalić wysokość należności z tytułu diet w podróżach międzynarodowych i na terenie kraju – gdy pracownik nie przedstawi szczegółowych rozliczeń?
• Czym są „ruchome” (zmienne) miejsca pracy?

Jakie są cechy podróży służbowej?

Podróż służbową wyróżnia sporadyczność i przemijający czas trwania wysłania oraz wykonywanie konkretnie określonego zadania, a przy tym istotne jest to, że pracownik ma wykonać czynności pracownicze wyznaczone do zrealizowania w poleceniu pracodawcy, które nie powinny należeć do zwykłych, umówionych czynności pracowniczych (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku wyrok z dnia 15 września 2021 r., III AUa 779/21).

Czy zwrot z tytułu podróży służbowej to element wynagrodzenia za pracę?

Należności z tytułu podróży służbowych nie mają statusu wynagrodzenia za pracę. Przedmiotowe świadczenia mają na celu pokrycie zwiększonych kosztów utrzymania podczas wykonywania zadań służbowych poza stałym miejscem wykonywania pracy (Wyrok Sądu Najwyższego wyrok z dnia 9 czerwca 2021 r., II PSKP 40/21).

Koszty noclegu kierowcy w transporcie międzynarodowym

Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 23 marca 2022 r., II PSK 240/21 wskazuje, że koszty noclegu kierowcy w transporcie międzynarodowym może kompensować kwota jednego świadczenia (nazywanego nawet "dietą"), uzgodniona przez pracownika i pracodawcę z uwzględnieniem postanowień regulaminu wynagradzania w sprawie diet. Jednocześnie podkreśla się, że jeżeli pracodawca nie ustali wysokości ryczałtu, albo wyraźnie i jednoznacznie wykluczy jego wypłatę, wówczas przed pracownikiem otwiera się droga dochodzenia ryczałtu za nocleg w wysokości wynikającej z rozporządzeń wykonawczych wydanych na podstawie art. 77⁵ k.p.

Z kolei postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 10 marca 2022 r., I PSK 154/21 podkreśla, że zawarcie w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę postanowienia, że pracownikowi (kierowcy) nie przysługuje ryczałt za nocleg, gdy miał możliwość nocowania w przystosowanej do tego kabinie pojazdu, oznacza brak regulacji kwestii rozliczenia kosztów noclegu pracownika w podróży służbowej, co pozwala na zastosowanie przepisów rozporządzeń wykonawczych wydanych na podstawie art. 77⁵ § 2 k.p.

Co oznacza sformułowanie: "na pokrycie kosztów podróży"?

Użyte przez ustawodawcę w art. 77⁵ § 3 k.p. sformułowanie "na pokrycie kosztów podróży" ma szeroki zakres i obejmuje wszelkie koszty (należności), których rekompensaty może oczekiwać pracownik. Podstawowym kosztem, związanym z podróżą służbową, jest koszt noclegu (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 lutego 2022 r., I PSKP 40/21). Jakie jeszcze inne świadczenia mieszczą się w tym pojęciu? Pojęcie zwrotu kosztów podróży obejmuje: diety, zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, bilety komunikacji, parkingi i inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9 czerwca 2021 r., II PSKP 37/21).

Jak sąd powinien ustalić wysokość należności z tytułu diet w podróżach międzynarodowych i na terenie kraju – gdy pracownik nie przedstawi szczegółowych rozliczeń?

Jeżeli z jednej strony pozwany nie przedstawił dowodów dotyczących ewidencji czasu pracy powoda, z drugiej zaś wyliczenie należnych powodowi diet na podstawie bardzo ogólnych zestawień wskazanych w pozwie również nie dawało podstaw do ustalenia wysokości należnych świadczeń z tytułu podróży służbowych, to w takiej sytuacji dopuszczalne jest ustalenie wysokości należnych diet jedynie na podstawie art. 322 k.p.c. Jeżeli więc w sprawie o naprawienie szkody, o dochody, o zwrot bezpodstawnego wzbogacenia lub o świadczenie z umowy o dożywocie sąd uzna, że ścisłe udowodnienie wysokości żądania jest niemożliwe, nader utrudnione lub oczywiście niecelowe, może w wyroku zasądzić odpowiednią sumę według swej oceny opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku, wyrok z dnia 27 sierpnia 2021 r., III APa 106/19).

Czym są „ruchome” (zmienne) miejsca pracy?

Analizując przepis art. 77⁵ § 1 k.p. najważniejszy akcent kładzie się na wykazanie, że dana podróż służbowa miała incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały charakter. Bada się, czy pracownik, w ramach podróży służbowej, ma polecone do wykonania zadanie, które to w kompleksie jego obowiązków stanowi zjawisko nietypowe, okazjonalne, czy też wykonuje swoją pracę przez dłuższy czas w innym miejscu wskazanym przez pracodawcę, niż zapisane w umowie o pracę lub innym dokumencie. Pracę w ramach delegacji (podróży służbowej) wyróżnia, bowiem sporadyczność i przemijający czas trwania wysłania oraz wykonywanie konkretnie określonego zadania. O podróży służbowej można mówić jedynie w wypadku delegowania narzuconego pracownikowi, wobec czego zawarcie porozumienia, co do wykonywania określonej pracy w ramach delegowania prowadzi do okresowej zmiany ustalonego w umowie miejsca pracy. Wykonywaniem zadania służbowego w rozumieniu art. 77⁵ § 1 k.p. nie jest zatem wykonywanie pracy określonego rodzaju, wynikającej z charakteru zatrudnienia, gdyż ta nigdy nie jest incydentalna. Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach.

Pracownik może mieć stałe i niestałe (ruchome, zmienne) miejsce pracy. Spełnienie wymagania przewidzianego w art. 29 § 1 pkt 2 k.p. może więc polegać na wskazaniu stałego miejsca pracy, na wskazaniu obok stałego miejsca pracy także niestałego miejsca (miejsc) wykonywania pracy bądź na wskazaniu niestałych (zmiennych) miejsc pracy w dostateczny wszakże sposób określonych. Należy przyjąć, że istotą tak zwanego "ruchomego" (zmiennego) miejsca pracy, odróżniającą go od obszarowego miejsca pracy, jest jego punktowość, z tym jednak, że punkt ten może być zmieniany.

Zakres możliwych zmian w tym względzie - w uzgodnionych granicach - musi być determinowany rodzajem pracy świadczonej przez pracownika oraz naturą działalności prowadzonej przez pracodawcę i związaną z nią rzeczywistą potrzebą gospodarczą. Ruchome (zmienne) miejsce pracy może na przykład zostać określone wówczas, gdy pracodawca prowadzi budowy lub podobnego rodzaju działalność. Jeżeli ruchome miejsce pracy zostało właściwie określone w umowie, to stałymi miejscami pracy w rozumieniu art. 77⁵ § 1 k.p. będą wówczas poszczególne, konkretne miejsca, do których (w granicach umowy o pracę i ramach określonego w niej ruchomego miejsca pracy) pracownik zostaje skierowany w celu stałego świadczenia, umówionego rodzaju pracy.

Pracownik taki będzie w podróży służbowej, gdy otrzyma krótkotrwałe zadanie wykonania pracy poza takim stałym miejscem pracy, a także w czasie dojazdu do tego miejsca i powrotu z niego (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 12 maja 2021 r., III AUa 715/19).