Opodatkowanie świadczeń z tytułu podróży służbowej

• Koszty podróży
• Przejazd służbowy prywatnym samochodem

Zasadniczo zwrot wydatków uzasadnionych szczególnymi okolicznościami i potrzebami pracodawcy, dokonywany na podstawie rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, powoduje powstanie po stronie pracownika dochodu podlegającego opodatkowaniu.

Przy wypłacie diet, których wysokość jest wyraźnie wskazana w przepisach, nie ma wątpliwości dotyczących ich opodatkowania, gdyż w tym zakresie występuje zwolnienie.

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę przysługują diety oraz zwrot kosztów:

• przejazdów,

• noclegów,

• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

• innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracodawca może zatem określić, które wydatki będzie zwracać, pamiętając o prawidłowej dokumentacji i powiązaniu ich z odbytą podróżą. Ustalając własne zasady rozliczania delegacji służbowych, pracodawca powinien określić je w zakładowym układzie zbiorowym lub też w umowach o pracę zawieranych z pracownikami (postanowienie US Warszawa-Targówek z 9 sierpnia 2008 r. w sprawie interpretacji prawa podatkowego).

Koszty podróży

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) było niemożliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (postanowienie II US w Opolu w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 20 czerwca 2007 r.). Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika dokonywane jest w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. W ramach tego rodzaju wydatków można uznać jako prawidłowe i podlegające zwolnieniu z opodatkowania koszty korzystania przez pracownika w czasie podróży służbowej z usług pralni, komunikowania się z firmą pracodawcy przez Internet.

Nie jest możliwe zwolnienie z opodatkowania zwrotu wydatków pracownika na wyżywienie w czasie podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwotę ustalonej ww. rozporządzeniem diety. Kwoty ponad wartość wypłacanej diety podlegają zatem opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy. Podobnie należy traktować koszty przejazdu i noclegi pracownika wykraczające ponad ustalone limity (postanowienie I Mazowieckiego US w Warszawie z 4 września 2007 r. w sprawie interpretacji prawa podatkowego).

Ponadto należy pamiętać, że powierzenie pracownikowi przez pracodawcę wykonania określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy wymaga odpowiedniego udokumentowania. Takim dokumentem najczęściej jest polecenie wyjazdu służbowego (delegacja).

Traktując wyjazdy pracowników zatrudnionych na terenie całego kraju jako wchodzące w zakres podstawowych obowiązków wynikających z umowy o pracę, zakład pracy zwraca jednocześnie takim pracownikom wydatki na nocleg, przejazd autostradą oraz opłaty parkingowe poniesione podczas podróży. W tym przypadku nie można w ogóle mówić o przychodzie po stronie tych pracowników. Ponoszone podczas podróży koszty nie są bowiem wydatkami na ich cele osobiste, ale są wydatkami na cele pracodawcy. Te koszty nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (postanowienie Świętokrzyskiego US w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 27 marca 2007 r.).

Warto też pamiętać, że w przypadku gdy pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym), nie przysługują mu ryczałty na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego oraz na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Jeżeli więc pracownik porusza się po mieście stanowiącym cel podróży środkami komunikacji miejscowej, pomimo że ma do swojej dyspozycji samochód służbowy, a pracodawca zwraca mu koszty tych przejazdów miejscowych, to kwoty te podlegają opodatkowaniu (art. 9 ust. 1 w zw. z art. 21, 52, 52c updof).

Przejazd służbowy prywatnym samochodem

Ustawodawca wyłączył ze zwolnienia podatkowego zwrot kosztów używania do celów służbowych samochodu osobowego niebędącego własnością tego pracodawcy, w jazdach lokalnych, z wyjątkiem przypadków, gdy obowiązek ponoszenia przez pracodawcę takich kosztów w jazdach lokalnych albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów w takich jazdach wynika wprost z przepisów innych ustaw (np. ustawa o lasach).

Zwalnia się zatem od podatku wypłaconą pracownikowi kwotę w wysokości kosztów poniesionych przez niego z tytułu używania własnego pojazdu na potrzeby zakładu pracy w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Zwolnienie dotyczy kwoty do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy). Przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, musi być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Należy pamiętać, że płatnik nie ma obowiązku poboru zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconego pracownikom zwrotu kosztów używania w jazdach zamiejscowych, do celów służbowych, samochodów osobowych będących ich własnością, z uwagi na treść art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy opdof.

Podstawa prawna:

• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.),

• postanowienie Urzędu Skarbowego Warszawa-Targówek z 9 sierpnia 2008 r., w sprawie interpretacji prawa podatkowego, 1437/ZDF/423/81/07/LJ,

• art. 21 ust. 1 pkt 16, art. 9 ust. 1 w zw. z art. 21, art. 52, art. 52c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),

• art. 46a ustawy z 28 września 1991 r. o lasach (DzU z 2005 r. nr 45, poz. 435 ze zm.),

• postanowienie I Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 4 września 2007 r. w sprawie interpretacji prawa podatkowego, 1471/DPF/415/48/07/MJ,

• postanowienie Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 27 marca 2007 r., RO/415-1/07,

• rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU z 2002 r. nr 236, poz. 1990 ze zm.),

• postanowienie II Urzędu Skarbowego w Opolu z 20 czerwca 2007 r. w sprawie interpretacji podatkowej, PD II/415-13/PD/07.