Potrącenie z wynagrodzenia za pracę za zgodą pracownika - wzór

Jak dokonywać potrąceń z wynagrodzenia za zgodą pracownika

Niektóre należności, takie jak składki na rzecz związku zawodowego czy zwrot należności do pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej, mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika za jego zgodą. Zgoda pracownika na dobrowolne potrącenie musi być wyrażona na piśmie. Taka zgoda nie może być blankietowa i powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności.

Do należności, które mogą zostać potrącone z wynagrodzenia za pracę bez zgody pracownika, zalicza się:

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
● zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi oraz
● kary pieniężne

– art. 87 § 1 ustawy – Kodeks pracy (dalej: k.p.).

Potrąceń dokonuje się z wynagrodzenia netto – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – w podanej wyżej kolejności.

Z wynagrodzenia odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty uregulowane w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 k.p.).

Polecamy: Podróże służbowe – praktyczne rozliczenia (PDF)

Wszelkie inne, niewymienione wyżej należności mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie (art. 91 § 1 k.p.).

Zgoda pracownika na dokonanie potrącenia z jego wynagrodzenia powinna mieć formę pisemną.

Ochrona przed potrąceniami

Ochrona przed potrąceniami dotyczy wszystkich składników wynagrodzenia (zarówno w wysokości stałej, jak i zmiennej, wypłacanych co miesiąc bądź za okresy krótsze lub dłuższe, mających charakter świadczeń pieniężnych bądź uiszczanych w naturze). We wcześniejszym orzecznictwie przyjmowano, że z takiej samej ochrony przed potrąceniami jak wynagrodzenie korzystają należności związane z pracą, które nie mają charakteru zapłaty za wykonywanie obowiązków, takie jak np.:

● ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (wyrok Sądu Najwyższego z 29 stycznia 2007 r., II PK 181/06, OSNP 2008/5-6/64),
● nagroda jubileuszowa (wyrok Sądu Najwyższego z 17 lutego 2004 r., I PK 217/03, OSNP 2004/24/419),
● odprawa z tytułu zwolnienia z pracy z przyczyn dotyczących pracodawcy (wyrok Sądu Najwyższego z 14 listopada 1996 r., I PKN 3/96, OSNP 1997/11/193),
● odprawa emerytalna i rentowa (wyrok Sądu Najwyższego z 19 lutego 2004 r., I PK 217/03; patrz: www.ekspert3.inforlex.pl) czy
● odszkodowanie z tytułu rozwiązania umowy o pracę z naruszeniem prawa (wyrok Sądu Najwyższego z 12 maja 2005 r., I PK 248/04, OSNP 2006/1-2/12).

W uzasadnieniu uchwały Sądu Najwyższego z 17 stycznia 2013 r. (II PZP 4/12, OSNP 2013/13-14/147) podkreślono jednak, że ustawodawca wyraźnie rozróżnia wynagrodzenie za pracę oraz inne należne pracownikowi ze stosunku pracy świadczenia majątkowe, które nie są wynagrodzeniem. Wynagrodzenie jest obowiązkowym świadczeniem przysługującym pracownikowi za wykonaną pracę, spełnianym periodycznie i roszczeniowym. Sąd Najwyższy stwierdził, że o ile w nagrodach jubileuszowych, odprawach emerytalnych i rentowych oraz odprawach z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracownika można dopatrywać się pewnej formy zapłaty, o tyle trudno dopatrzyć się takiej cechy w odszkodowaniu z tytułu rozwiązania stosunku pracy. Rozszerzenie ochrony przed potrąceniami na odszkodowania z tytułu rozwiązania stosunku pracy nie znajduje, zdaniem Sądu Najwyższego, przekonującego uzasadnienia. W uchwale tej przyjęto zatem, że odszkodowanie należne pracownikowi w związku z rozwiązaniem umowy o pracę (na podstawie art. 55 § 1¹ k.p.) nie podlega ochronie przed potrąceniem.

Zwolniony pracownik podjął pracę w wyniku przywrócenia go do pracy, w związku z czym przysługuje mu wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy (art. 47 k.p.). Pracodawca chce dokonać potrącenia z tej należności. Wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy po przywróceniu pracownika do pracy nie podlega szczególnej ochronie przed potrąceniem, gdyż – wbrew nazwie – nie stanowi wynagrodzenia za pracę (wyrok Sąd Najwyższego z 6 stycznia 2009 r., II PK 117/08, www.ekspert3.inforlex.pl). Przyjęcie takiego stanowiska oznacza, że pracodawca przy dokonywaniu potrącenia z takiej należności za zgodą pracownika nie ma obowiązku zachowania kwoty wolnej.

Wyrażenie zgody

Potrącenia za zgodą pracownika mogą dotyczyć m.in. zwrotu należności do pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej, składek na rzecz związku zawodowego czy zwrotu nienależnej nadpłaty dokonanej wcześniej przez pracodawcę. Zgoda pracownika na takie potrącenie musi być wyrażona na piśmie, przy czym podkreśla się, że należy w niej precyzyjnie określić tytuł, wysokość i terminy dokonywania potrąceń.

Zgoda na potrącenie, która nie została złożona w formie pisemnej, jest nieważna (wyrok Sądu Najwyższego z 1 października 1998 r., I PKN 366/98, OSNP 1999/21/684). Niedopuszczalne jest także wyrażenie przez pracownika zgody na potrącanie z wynagrodzenia należności:

● z tytułu niedoborów, które mogą ujawnić się dopiero w przyszłości w wyniku inwentaryzacji (uchwała Sądu Najwyższego z 4 października 1994 r., I PZP 41/94, OSNP 1995/5/63) lub
● obciążających pracodawcę (wyrok Sądu Najwyższego z 12 września 2000 r., I PKN 22/00, OSNP 2002/7/159).

Przykładowy wzór zgody pracownika na potrącenia

Sąd Najwyższy w wyroku z 3 sierpnia 2012 r. (IBP 2/12, OSNP 2013/15-16/174), w odniesieniu do odpowiedzialności za długi związanej z niedoborem, przyjął natomiast, że: nie jest wykluczone, że pracownik może wyrazić zgodę na potrącenie z wynagrodzenia już po jego dokonaniu, gdy ma tego świadomość, a mimo to zgadza się na potrącenie, ponieważ uznaje dług.

Możliwe jest wyrażenie zgody na potrącenie należności z wynagrodzenia, jeżeli pracownik wie o dokonanym wcześniej potrąceniu i uznaje swój dług.

W razie zbiegu potrąceń, potrącenia ustawowe mają pierwszeństwo przed potrąceniami dobrowolnymi, dokonywanymi za zgodą pracownika.

Ustalenie kwoty wolnej

W przypadku dobrowolnych potrąceń obowiązuje kwota wolna. Jest to kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

● minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy (np. w razie zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia),
● 80% minimalnego wynagrodzenia za pracę – przy potrącaniu innych należności (np. składki grupowego ubezpieczenia na życie czy składki na rzecz związku zawodowego)

– art. 91 § 2 k.p.

Odnośnie do pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy warto przytoczyć pismo Głównego Inspektoratu Pracy z 11 czerwca 2008 r. (GPP-416-4560-327/08/PE). Zdaniem GIP uzasadniony wydaje się pogląd, iż przewidziany w art. 91 § 2 kodeksu pracy zakaz swobodnego dysponowania przez pracownika częścią wynagrodzenia za pracę, dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy odnosi się do kwoty proporcjonalnej do wymiaru jego zatrudnienia.

Przykład

Pracownik zniszczył powierzony mu laptop pracodawcy o wartości 2500 zł, w związku z czym zgadza się zwrócić tę kwotę poprzez potrącenie jej z wynagrodzenia. Chce zrobić to jak najszybciej, gdyż wkrótce jego umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu z upływem okresu, na jaki była zawarta. Pracownik ten jest zatrudniony na cały etat, ma prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów i nie złożył oświadczenia PIT-2. Jego wynagrodzenie netto wynosi miesięcznie 3895,40 zł. W takim przypadku kwota wolna to 1313,69 zł, w związku z czym pozostaje jeszcze:

3895,40 zł – 1313,69 zł = 2581,71 zł.

W takim przypadku można zatem pokryć całą szkodę z jednej pensji, jeżeli pracownik wyrazi na to zgodę.

Należy pamiętać, że dokonywanie bezpodstawnych potrąceń stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Grozi za to grzywna w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 1 k.p.).

Kwoty wolne od dobrowolnych potrąceń w 2016 r. dla pracownika zatrudnionego na cały etat

Rodzaj potrącenia	z PIT-2	bez PIT-2
	podstawowe koszty uzyskania przychodów
Należności na rzecz pracodawcy	1355,69 zł	1308,69 zł
	podwyższone koszty uzyskania przychodów
	1360,69 zł	1313,69 zł
Inne należności	podstawowe koszty uzyskania przychodów
	1355,69 zł × 80% = 1084,55 zł	1308,69 zł × 80% = 1046,95 zł
	podwyższone koszty uzyskania przychodów
	1360,69 zł × 80% = 1088,55 zł	1313,69 zł × 80% = 1050,95 zł

Podstawa prawna:

- art. 87–91, art. 282 § 1 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1268).

Dołącz do nas na Facebooku!