Czy można z pensji pracownika potrącić pomyłkowo nadpłacone wynagrodzenie za poprzedni miesiąc

Wypłata zawyżonego wynagrodzenia nie upoważnia Państwa do potrącenia nadwyżki z kolejnej pensji pracownika. Pracownik uzyskał wynagrodzenie pozostając w przekonaniu, że zostało mu ono wypłacone w należnej wysokości. Jest to zatem bezpodstawne wzbogacenie w dobrej wierze. W przypadku, gdy pracownik nie wyraża zgody na potrącenie, zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia można domagać się jedynie na drodze sądowej i tylko wówczas, gdy pracownik jeszcze tę kwotę posiada.

UZASADNIENIE

W przedstawionej przez Państwa sytuacji zastosowanie mają przepisy o bezpodstawnym wzbogaceniu. Na ich podstawie można zażądać od pracownika zwrotu uzyskanych bez podstawy prawnej korzyści (czyli nienależnie otrzymanego świadczenia). Jednak roszczenie to nie obejmuje prawa do żądania odsetek od tej kwoty, ani tym bardziej pokrycia szkody powstałej z tego powodu w majątku pracodawcy.

Obowiązek zwrotu nadpłaty wygasa, jeśli ten, kto uzyskał korzyść (w tym przypadku pracownik), zużył lub utracił tę korzyść (nadpłatę) w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że w chwili wydawania tej sumy powinien się liczyć z obowiązkiem zwrotu (np. otrzymał od pracodawcy informację o wystąpieniu wątpliwości co do wysokości wypłaconej kwoty).

Zatem szczególne znaczenie ma występowanie po stronie pracownika dobrej lub złej wiary w odniesieniu do wypłaconej sumy. Ważne jest, czy pracownik miał wiedzę (lub chociażby podejrzenie), że wynagrodzenie, które otrzymał, nie przysługuje mu w wypłaconej wysokości w chwili, gdy je otrzymał. Taką wiedzę pracownika można uprawdopodobnić zwłaszcza wówczas, gdy nadpłata była znaczna.

Państwa pracownik poza stałą pensją miesięczną otrzymuje w różnej wysokości dodatkowe wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Jego wysokość jest uzależniona od liczby przepracowanych w danym miesiącu godzin nadliczbowych, okresów, w jakich przypadały (dni wolne, pora nocna itp.), wymiaru czasu pracy w danym miesiącu. Wysokość tego dodatkowego wynagrodzenia zawsze wymaga wyliczenia, niekiedy o dość dużym stopniu trudności. Powoduje to, że pracownikowi nie można przypisać automatycznie złej wiary w sytuacji, w której otrzymał wynagrodzenie jedynie częściowo wyższe od należnego.

Sprawami związanymi z naliczeniem, wypłatą itp. działaniami związanymi z wynagrodzeniem zajmują się wyspecjalizowane służby księgowe (składające się z pracowników danej firmy lub firm, osób zewnętrznych). Osoby te ponoszą odpowiedzialność (wobec pracodawcy, zleceniodawcy) za prawidłowy przebieg wypłaty, naliczenie i odprowadzenie obciążeń publicznoprawnych (ZUS, zaliczka na podatek dochodowy itp.).

Pracownik otrzymujący wynagrodzenie nie musi wcześniej dokładnie znać jego wysokości. Podkreślił to Sąd Najwyższy w wyroku z 9 stycznia 2007 r. (II PK 138/06, OSNP 2008/3-4/38) wskazując, że pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc jego obowiązek liczenia się ze zwrotem świadczenia ogranicza się zasadniczo do sytuacji, w których ma świadomość otrzymania nienależnego świadczenia. Ciężar dowodu w tej kwestii spoczywa na pracodawcy.

Nadpłaty nie można potrącić z następnego wynagrodzenia pracownika, gdyż do takiego potrącenia konieczna byłaby jego pisemna zgoda. Oczywiście pracownik może tę kwotę zwrócić (także jeżeli już wydał nadpłatę), ale będzie to uzależnione od jego dobrej woli. Absolutnie nie można uznać tej nadpłaty za zaliczkę udzieloną przez pracodawcę pracownikowi na poczet przyszłego wynagrodzenia.

Podstawa prawna

• art. 409 Kodeksu cywilnego,
• art. 87, art. 91 Kodeksu pracy.

Orzecznictwo uzupełniające:

• W prawie pracy nie ma zakazu dysponowania wypłaconym (uzyskanym) wynagrodzeniem według swobodnej woli pracownika, jeżeli pozwany wzajemnie pracodawca nie udowodnił, że skarżący pracownik miał świadomość otrzymywania nienależnego świadczenia w sytuacji, która była ewidentnym następstwem błędu wyspecjalizowanej firmy finansowej w prawidłowym wyliczeniu przyznanej i wypłacanej skarżącemu podwyżki wynagrodzenia. (Wyroku Sądu Najwyższego z 23 października 2008 r., II PK 76/08; M.P.Pr. 2009/4/201),