REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy prawidłowe jest przyznanie świadczeń z zfśs na podstawie rozmowy z pracodawcą

Tomasz Król
prawnik - prawo sektora publicznego, prawo cywilne, gospodarcze, prawo administracyjne, podatki
Przyznanie świadczeń z zfśs na podstawie rozmowy z pracodawcą. /Fot. Fotolia
Przyznanie świadczeń z zfśs na podstawie rozmowy z pracodawcą. /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Przepisy nie określają formy (ustna czy pisemna), w jakiej pracodawca jest zobowiązany weryfikować sytuację rodzinną, materialną i życiową pracowników ubiegających się o świadczenia z zfśs. Ustawodawca nie przesądził też o najwłaściwszym kryterium do oceny tej sytuacji. Pozostawił tę kwestię do dyspozycji pracodawcy i pracowników.

Posłuchaj audiokomentarza „Wszystko o tworzeniu zfśs” dostępnego w Bibliotece INFOR FK na www.inforfk.pl

Autopromocja

Decyzje o każdorazowym przyznaniu osobom uprawnionym pomocy z zakładowego funduszu socjalnego (dalej zfśs) należą do pracodawcy, przy czym swoboda ich podejmowania jest ograniczona uprawnieniami związków zawodowych. Ponadto świadczenia z zfśs powinny być przyznawane z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (art. 8 ustawy o zfśs). Na podstawie tego przepisu nie można przyznać każdemu pracownikowi prawa do świadczeń socjalnych w takiej samej wysokości.

Pracodawca ma zatem obowiązek indywidualnej analizy wniosków o pomoc z funduszu. Nie oznacza to jednak bezwzględnego zobowiązania pracodawcy do prowadzenia złożonej dokumentacji osobowej dla każdego pracownika w zakresie przyznawania świadczeń w postaci np. pisemnych zaświadczeń albo oświadczeń. W praktyce jednak takich dokumentów często żądają inspektorzy kontroli ZUS. Z uzasadnienia wyroku Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 4 grudnia 2012 r. (sygn. akt III AUa 563/120) wynika, że obowiązek indywidualizacji świadczeń spełnił właściciel firmy, który wymagane prawem informacje zdobył w rozmowie z pracownikiem. Orzeczenie to jest wyjątkiem w coraz bardziej sformalizowanym systemie polskiego prawa, ale jednocześnie dopuszczalnym sposobem interpretacji przepisów o obowiązkach pracodawcy dotyczących prowadzenia działalności socjalnej.

Posłuchaj audiokomentarza „Opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń z zfśs” dostępnego w Bibliotece INFOR FK na www.inforfk.pl

Zobacz również: Odmowa wypłaty zapomogi z ZFŚS

Dalszy ciąg materiału pod wideo

ZUS wymaga dokumentów, których nie nakazał gromadzić ustawodawca

Artykuł 8 ust. 1 ustawy o zfśs jest bardzo ogólny i nie daje żadnych wskazówek interpretacyjnych co do formy pozyskiwania informacji o stanie majątkowym oraz sytuacji rodzinnej i życiowej osób uprawnionych do świadczeń z funduszu. Pracodawca przyznając pomoc socjalną musi jedynie uwzględnić trzy kryteria, tj.: sytuację życiową, rodzinną i materialną uprawnionych. Przepis nie nakazuje pracodawcy gromadzenia pisemnych oświadczeń pracowników o ich sytuacji albo dokumentowania jej zaświadczeniami (np. o dochodach pozostałych członków rodziny pracownika). Sądy przychylają się do stanowiska ZUS, zgodnie z którym nie można wymagać od pracodawcy wprowadzenia jednolitych reguł przyznawania takiej pomocy i wprowadzenia tych zasad do regulaminu zfśs.

W praktyce wiele informacji o sytuacji życiowej pracownika jest bowiem zawartych w jego aktach osobowych czy w zgłoszeniu do ubezpieczeń. Konsekwencją przyjęcia, jako dobrej praktyki, zasady jednolitości i przejrzystości jest też częste określanie przez pracodawcę jednolitych wzorów dokumentów albo zakresu informacji, na podstawie których gromadzi on informacje o sytuacji pracowników. Wadą takich wzorów i procedur jest to, że nie są one dostosowane do sytuacji nietypowych i szczególnych. Stąd pracodawcę obowiązuje pewna swoboda w pozyskiwaniu informacji o sytuacji osób uprawnionych do wsparcia z zfśs.

W tym zakresie pojawia się również problem dotyczący prawa pracodawcy do uzyskiwania informacji o pracowniku albo o członkach jego rodziny. Skoro jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę w odniesieniu do osoby ubiegającej się o zatrudnienie Kodeks pracy (dalej k.p.) wprowadza ograniczenia w zakresie podawania danych osobowych (art. 221 k.p.), to należy przyjąć, że pracodawca nie ma bezwzględnej swobody w pozyskiwaniu każdej informacji od pracownika spoza sfery stosunku pracy.

Rozmowa z pracownikiem zamiast pisemnego oświadczenia

Mimo że art. 8 ustawy o zfśs nie nakazuje gromadzenia sformalizowanej dokumentacji zawierającej oświadczenia czy zaświadczenia przedłożone przez pracownika albo członków jego rodziny, inspektorzy kontroli ZUS wymagają tych dokumentów. Jeżeli pracodawca ich nie przedstawi, oznacza to – zdaniem kontrolujących – że nie ma dowodu na prawidłowość wypłaty świadczeń z zfśs. Tymczasem co innego wynika z powołanego wcześniej wyroku z 4 grudnia 2012 r. Sądu Apelacyjnego w Szczecinie (sygn. akt III AUa 563/12). Dopuszczalna jest bowiem sytuacja, kiedy wymagania wynikające z art. 8 ustawy o zfśs dotyczące ustalenia sytuacji socjalnej osoby uprawnionej spełni pracodawca, który wykaże, np. przy pomocy świadków, że przez rozmowę z pracownikiem rozpoznał czy zebrał opinię o sytuacji tej osoby i na podstawie tych rozmów przekazał mu świadczenia z zfśs.

Polecamy także serwis: Działalność socjalna

Przykład

W 2013 r. inspektorzy kontroli ZUS zakwestionowali przyznanie Janowi K. w 2011 r. świadczeń z zfśs o wartości 250 zł, ponieważ w dokumentacji dotyczącej pracownika nie było żadnego pisma stwierdzającego powód przyznania świadczenia. Dyrektor działu kadr złożył wniosek o przesłuchanie czterech pracowników, którzy potwierdzili, że w 2011 r. otrzymali informację o śmierci matki Jana K. i jego trudnej sytuacji bytowej. Informację tę przekazali dyrekcji firmy, która na tej podstawie przyznała świadczenie. Zgodnie z argumentacją zawartą w wyroku z 4 grudnia 2012 r. Sądu Apelacyjnego w Szczecinie (sygn. akt III AUa 563/12), pracodawca ma szansę wygrać spór przed sądem, gdyż zeznania świadków opisujące działania podjęte przez pracodawcę są równoważne z oświadczeniem Jana K. opisującym jego sytuację socjalną (wraz z załącznikiem w postaci kserokopii aktu zgonu matki).

Sąd Apelacyjny w Szczecinie uznał za prawidłowe zbieranie samodzielnie przez pracodawcę informacji o pracownikach na podstawie rozmów i znajomości z nimi, względnie z wiadomości przekazywanych przez ich bezpośrednich przełożonych. Właściwym sposobem na zdobycie informacji uzupełniających o sytuacji osób uprawnionych mogą być składane przez nich w dowolnej formie oświadczenia, przy czym możliwe jest również określenie przez pracodawcę wzoru lub tylko zakresu wymaganych danych. Należy przyjąć, że informacje o sytuacji danego pracownika mogą pochodzić także od innych osób, np. od współpracowników, którzy mają na co dzień kontakt z pracownikami. W orzeczeniu z 4 grudnia 2012 r. sąd stwierdził, że:

(...) w kontekście obowiązujących regulacji właściwym sposobem zdobycia informacji o sytuacji osób uprawnionych mogą być nawet ich oświadczenia anonimowe lub też dokonanie anonimowego rozpoznania (...).

Sąd nie sprecyzował jednak, czym są oświadczenia anonimowe. Trudno zatem stwierdzić, czy w świetle tego orzeczenia dopuszczalnym, według przepisów ustawy o zfśs, źródłem informacji o sytuacji pracownika jest anonimowy e-mail informujący o trudnych warunkach pracownika spowodowanych np. chorobą ojca, utratą pracy przez żonę czy przewlekłą chorobą dziecka.

W omawianej sprawie sąd I instancji uznał, że pracodawca nie wykazał, aby przyznanie bonów z zfśs było uzależnione od sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej pracowników z uwagi na brak szczegółowej dokumentacji dotyczącej sytuacji bytowej osób uprawnionych prowadzonej przez pracodawcę, w tym brak zobowiązania pracowników do składania oświadczeń o stanie majątkowym i dochodach. Tego rodzaju obowiązek nie wynika jednak z przepisów, które dopuszczają możliwość uzyskania wiedzy o sytuacji pracowników bez szczególnie sformalizowanych działań. Ustawodawca nie określił bowiem formy, w jakiej pracodawca jest zobligowany weryfikować sytuację rodzinną, materialną i życiową swoich pracowników, ani nie przesądził o najwłaściwszym dla tej oceny kryterium, pozostawiając to do rozstrzygnięcia pracodawcom i pracownikom.

Zadaj pytanie: Forum Kadry

UWAGA!

Przepisy nie określają formy, w jakiej pracodawca jest zobowiązany weryfikować sytuację socjalną osób uprawnionych do świadczeń z zfśs.

Zeznanie świadków jako dowód indywidualizacji świadczenia

Dowodem na wykazanie, że pracodawca zindywidualizował świadczenia przyznane z zfśs poszczególnym pracownikom nie mając ich pisemnych oświadczeń albo zaświadczeń, mogą być zeznania świadków. W kontrolowanym podmiocie, dla którego wyrok wydał Sąd Apelacyjny w Szczecinie, procedura różnicowania przyznawanych świadczeń przebiegała w ten sposób, że prezes spółki w uzgodnieniu z przedstawicielem pracowników ustalał na dany rok wysokość świadczeń finansowanych z ogólnej puli zfśs, a ich wysokość dla poszczególnych beneficjentów była określana na podstawie progów dochodowych wskazanych w załącznikach do regulaminu funduszu. Ostatnim etapem była korekta kwot przyznawanych świadczeń, wynikająca z zebranych informacji o stanie rodzinnym i majątkowym pracowników. Na potwierdzenie ich sytuacji pracodawca otrzymywał od zatrudnionych oświadczenia w formie ustnej, a także dokumenty, które potwierdzały ich warunki życiowe. Świadkowie zeznający w sprawie potwierdzili, że dyrektor zbierał dane o stanie majątkowym i rodzinnym ich oraz innych pracowników, niejednokrotnie rozmawiał z pracownikami, otrzymywał dokumenty i odręczne informacje w tym zakresie. Sąd potwierdził skuteczność takiej formy zbierania informacji do prawidłowego przyznania świadczeń z zfśs.

Podstawa prawna:

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Sposób na płace

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    ZUS: Dobra kondycja finansowa Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. To drugi taki rok od 25 lat

    Stabilna sytuacja na rynku pracy przełożyła się na dobrą kondycję finansową Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Prognozy ZUS wskazują, że najbliższych latach nadal tak pozostanie.

    ZUS: Coraz więcej cudzoziemców pracuje w Polsce. Spadek zanotowano w jednym województwie

    Polska staje się coraz bardziej atrakcyjnym miejscem do pracy dla cudzoziemców. Liczba obcokrajowców ubezpieczonych w ZUS pod koniec marca przekroczyła 1,138 mln osób. To więcej o 10,7 tys. niż w grudniu 2023 r.

    Podwyższenie wieku emerytalnego. Ekspertka: To jest niezbędne. Gdzieniegdzie 70 lat w niedługiej perspektywie

    Z prognoz GUS wynika, że w 2060 r. liczba ludności w Polsce wyniesie 30,9 mln. Populacja zmniejszy się w większości regionów, najbardziej w śląskim. Wyjątkiem będzie region warszawski stołeczny, gdzie zakłada się wzrost liczby ludności.

    Diety zagraniczne 2024 - tabela

    Diety zagraniczne w 2024 roku – ile wynoszą stawki diety zagranicznej w takich państwach jak Niemcy, Hiszpania, Włochy, Francja? Tabela z załącznika do rozporządzenia wskazuje wysokość diety za dobę w podróży zagranicznej. Jak liczyć dietę zagraniczną? Jak jest kwota limitu za nocleg?

    REKLAMA

    Podwyżka emerytur i rent dwa razy w roku – 1 marca i 1 września. Jest projekt dodatkowej waloryzacji

    10 kwietnia 2024 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany projekt o zmianie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz niektórych innych ustaw. Projekt nowelizacji zakłada m.in. wprowadzenie dodatkowej waloryzacji w przypadku, gdy wzrost cen towarów i usług konsumpcyjnych w pierwszym półroczu roku, w którym przeprowadzona była roczna waloryzacja od 1 marca przekroczy 5%.

    30 dni lub 36 dni urlopu wypoczynkowego. Kiedy pracownik ma prawo do urlopu w takim wymiarze?

    Zwykle pracownicy mają prawo do 20 dni lub 26 dni urlopu wypoczynkowego, w zależności od ogólnego stażu pracy. Jednak niektórym pracownikom przysługuje urlop wypoczynkowy w powiększonym wymiarze.

    Odpowiedzialność materialna pracownika - zasady, wina, przykłady

    Pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swojej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych w Kodeksie pracy.

    Dzień przyjemności w pracy. Nowe wydarzenie w kalendarzach działów HR

    Dzień przyjemności w pracy to nowa inicjatywa Pluxee, która ma szansę na stałe zagościć na mapie pracowniczych wydarzeń. Jest nie tylko okazją do tego, by zadbać o siebie i swoje potrzeby, lecz także przypomina, jak bardzo radość, przyjemność i pozytywna atmosfera wpływają na zaangażowanie i poczucie sensu pracy. Mimo że jest to działanie z obszaru tzw. miękkiego HR, jego efekty są konkretne i mierzalne. 

    REKLAMA

    OFE czy ZUS - okno transferowe 2024

    Okno transferowe OFE-ZUS otwarte jest od 1 kwietnia do 31 lipca 2024 roku. Czy część obowiązkowych składek emerytalnych przekazać do OFE? Ubezpieczeni mają 4 miesiące na decyzję.

    Elektroniczna legitymacja emeryta i rencisty - czy potrzebny jest wniosek?

    Elektroniczne legitymacja emeryta i rencisty działa jak tradycyjna karta plastikowa. Wystarczy mieć ją w telefonie w aplikacji mObywatel, by korzystać z ulg. Czy trzeba złożyć wniosek do ZUS, aby ją otrzymać? Jak wyrobić kartę emeryta?

    REKLAMA