Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy prawidłowe jest przyznanie świadczeń z zfśs na podstawie rozmowy z pracodawcą

Tomasz Król
prawnik - prawo sektora publicznego, prawo cywilne, gospodarcze, prawo administracyjne, podatki
Przyznanie świadczeń z zfśs na podstawie rozmowy z pracodawcą. /Fot. Fotolia
Przyznanie świadczeń z zfśs na podstawie rozmowy z pracodawcą. /Fot. Fotolia
Przepisy nie określają formy (ustna czy pisemna), w jakiej pracodawca jest zobowiązany weryfikować sytuację rodzinną, materialną i życiową pracowników ubiegających się o świadczenia z zfśs. Ustawodawca nie przesądził też o najwłaściwszym kryterium do oceny tej sytuacji. Pozostawił tę kwestię do dyspozycji pracodawcy i pracowników.

Posłuchaj audiokomentarza „Wszystko o tworzeniu zfśs” dostępnego w Bibliotece INFOR FK na www.inforfk.pl

Decyzje o każdorazowym przyznaniu osobom uprawnionym pomocy z zakładowego funduszu socjalnego (dalej zfśs) należą do pracodawcy, przy czym swoboda ich podejmowania jest ograniczona uprawnieniami związków zawodowych. Ponadto świadczenia z zfśs powinny być przyznawane z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (art. 8 ustawy o zfśs). Na podstawie tego przepisu nie można przyznać każdemu pracownikowi prawa do świadczeń socjalnych w takiej samej wysokości.

Pracodawca ma zatem obowiązek indywidualnej analizy wniosków o pomoc z funduszu. Nie oznacza to jednak bezwzględnego zobowiązania pracodawcy do prowadzenia złożonej dokumentacji osobowej dla każdego pracownika w zakresie przyznawania świadczeń w postaci np. pisemnych zaświadczeń albo oświadczeń. W praktyce jednak takich dokumentów często żądają inspektorzy kontroli ZUS. Z uzasadnienia wyroku Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 4 grudnia 2012 r. (sygn. akt III AUa 563/120) wynika, że obowiązek indywidualizacji świadczeń spełnił właściciel firmy, który wymagane prawem informacje zdobył w rozmowie z pracownikiem. Orzeczenie to jest wyjątkiem w coraz bardziej sformalizowanym systemie polskiego prawa, ale jednocześnie dopuszczalnym sposobem interpretacji przepisów o obowiązkach pracodawcy dotyczących prowadzenia działalności socjalnej.

Posłuchaj audiokomentarza „Opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń z zfśs” dostępnego w Bibliotece INFOR FK na www.inforfk.pl

Zobacz również: Odmowa wypłaty zapomogi z ZFŚS

ZUS wymaga dokumentów, których nie nakazał gromadzić ustawodawca

Artykuł 8 ust. 1 ustawy o zfśs jest bardzo ogólny i nie daje żadnych wskazówek interpretacyjnych co do formy pozyskiwania informacji o stanie majątkowym oraz sytuacji rodzinnej i życiowej osób uprawnionych do świadczeń z funduszu. Pracodawca przyznając pomoc socjalną musi jedynie uwzględnić trzy kryteria, tj.: sytuację życiową, rodzinną i materialną uprawnionych. Przepis nie nakazuje pracodawcy gromadzenia pisemnych oświadczeń pracowników o ich sytuacji albo dokumentowania jej zaświadczeniami (np. o dochodach pozostałych członków rodziny pracownika). Sądy przychylają się do stanowiska ZUS, zgodnie z którym nie można wymagać od pracodawcy wprowadzenia jednolitych reguł przyznawania takiej pomocy i wprowadzenia tych zasad do regulaminu zfśs.

W praktyce wiele informacji o sytuacji życiowej pracownika jest bowiem zawartych w jego aktach osobowych czy w zgłoszeniu do ubezpieczeń. Konsekwencją przyjęcia, jako dobrej praktyki, zasady jednolitości i przejrzystości jest też częste określanie przez pracodawcę jednolitych wzorów dokumentów albo zakresu informacji, na podstawie których gromadzi on informacje o sytuacji pracowników. Wadą takich wzorów i procedur jest to, że nie są one dostosowane do sytuacji nietypowych i szczególnych. Stąd pracodawcę obowiązuje pewna swoboda w pozyskiwaniu informacji o sytuacji osób uprawnionych do wsparcia z zfśs.

W tym zakresie pojawia się również problem dotyczący prawa pracodawcy do uzyskiwania informacji o pracowniku albo o członkach jego rodziny. Skoro jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę w odniesieniu do osoby ubiegającej się o zatrudnienie Kodeks pracy (dalej k.p.) wprowadza ograniczenia w zakresie podawania danych osobowych (art. 221 k.p.), to należy przyjąć, że pracodawca nie ma bezwzględnej swobody w pozyskiwaniu każdej informacji od pracownika spoza sfery stosunku pracy.

Rozmowa z pracownikiem zamiast pisemnego oświadczenia

Mimo że art. 8 ustawy o zfśs nie nakazuje gromadzenia sformalizowanej dokumentacji zawierającej oświadczenia czy zaświadczenia przedłożone przez pracownika albo członków jego rodziny, inspektorzy kontroli ZUS wymagają tych dokumentów. Jeżeli pracodawca ich nie przedstawi, oznacza to – zdaniem kontrolujących – że nie ma dowodu na prawidłowość wypłaty świadczeń z zfśs. Tymczasem co innego wynika z powołanego wcześniej wyroku z 4 grudnia 2012 r. Sądu Apelacyjnego w Szczecinie (sygn. akt III AUa 563/12). Dopuszczalna jest bowiem sytuacja, kiedy wymagania wynikające z art. 8 ustawy o zfśs dotyczące ustalenia sytuacji socjalnej osoby uprawnionej spełni pracodawca, który wykaże, np. przy pomocy świadków, że przez rozmowę z pracownikiem rozpoznał czy zebrał opinię o sytuacji tej osoby i na podstawie tych rozmów przekazał mu świadczenia z zfśs.

Polecamy także serwis: Działalność socjalna

Przykład

W 2013 r. inspektorzy kontroli ZUS zakwestionowali przyznanie Janowi K. w 2011 r. świadczeń z zfśs o wartości 250 zł, ponieważ w dokumentacji dotyczącej pracownika nie było żadnego pisma stwierdzającego powód przyznania świadczenia. Dyrektor działu kadr złożył wniosek o przesłuchanie czterech pracowników, którzy potwierdzili, że w 2011 r. otrzymali informację o śmierci matki Jana K. i jego trudnej sytuacji bytowej. Informację tę przekazali dyrekcji firmy, która na tej podstawie przyznała świadczenie. Zgodnie z argumentacją zawartą w wyroku z 4 grudnia 2012 r. Sądu Apelacyjnego w Szczecinie (sygn. akt III AUa 563/12), pracodawca ma szansę wygrać spór przed sądem, gdyż zeznania świadków opisujące działania podjęte przez pracodawcę są równoważne z oświadczeniem Jana K. opisującym jego sytuację socjalną (wraz z załącznikiem w postaci kserokopii aktu zgonu matki).

Sąd Apelacyjny w Szczecinie uznał za prawidłowe zbieranie samodzielnie przez pracodawcę informacji o pracownikach na podstawie rozmów i znajomości z nimi, względnie z wiadomości przekazywanych przez ich bezpośrednich przełożonych. Właściwym sposobem na zdobycie informacji uzupełniających o sytuacji osób uprawnionych mogą być składane przez nich w dowolnej formie oświadczenia, przy czym możliwe jest również określenie przez pracodawcę wzoru lub tylko zakresu wymaganych danych. Należy przyjąć, że informacje o sytuacji danego pracownika mogą pochodzić także od innych osób, np. od współpracowników, którzy mają na co dzień kontakt z pracownikami. W orzeczeniu z 4 grudnia 2012 r. sąd stwierdził, że:

(...) w kontekście obowiązujących regulacji właściwym sposobem zdobycia informacji o sytuacji osób uprawnionych mogą być nawet ich oświadczenia anonimowe lub też dokonanie anonimowego rozpoznania (...).

Sąd nie sprecyzował jednak, czym są oświadczenia anonimowe. Trudno zatem stwierdzić, czy w świetle tego orzeczenia dopuszczalnym, według przepisów ustawy o zfśs, źródłem informacji o sytuacji pracownika jest anonimowy e-mail informujący o trudnych warunkach pracownika spowodowanych np. chorobą ojca, utratą pracy przez żonę czy przewlekłą chorobą dziecka.

W omawianej sprawie sąd I instancji uznał, że pracodawca nie wykazał, aby przyznanie bonów z zfśs było uzależnione od sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej pracowników z uwagi na brak szczegółowej dokumentacji dotyczącej sytuacji bytowej osób uprawnionych prowadzonej przez pracodawcę, w tym brak zobowiązania pracowników do składania oświadczeń o stanie majątkowym i dochodach. Tego rodzaju obowiązek nie wynika jednak z przepisów, które dopuszczają możliwość uzyskania wiedzy o sytuacji pracowników bez szczególnie sformalizowanych działań. Ustawodawca nie określił bowiem formy, w jakiej pracodawca jest zobligowany weryfikować sytuację rodzinną, materialną i życiową swoich pracowników, ani nie przesądził o najwłaściwszym dla tej oceny kryterium, pozostawiając to do rozstrzygnięcia pracodawcom i pracownikom.

Zadaj pytanie: Forum Kadry

UWAGA!

Przepisy nie określają formy, w jakiej pracodawca jest zobowiązany weryfikować sytuację socjalną osób uprawnionych do świadczeń z zfśs.

Zeznanie świadków jako dowód indywidualizacji świadczenia

Dowodem na wykazanie, że pracodawca zindywidualizował świadczenia przyznane z zfśs poszczególnym pracownikom nie mając ich pisemnych oświadczeń albo zaświadczeń, mogą być zeznania świadków. W kontrolowanym podmiocie, dla którego wyrok wydał Sąd Apelacyjny w Szczecinie, procedura różnicowania przyznawanych świadczeń przebiegała w ten sposób, że prezes spółki w uzgodnieniu z przedstawicielem pracowników ustalał na dany rok wysokość świadczeń finansowanych z ogólnej puli zfśs, a ich wysokość dla poszczególnych beneficjentów była określana na podstawie progów dochodowych wskazanych w załącznikach do regulaminu funduszu. Ostatnim etapem była korekta kwot przyznawanych świadczeń, wynikająca z zebranych informacji o stanie rodzinnym i majątkowym pracowników. Na potwierdzenie ich sytuacji pracodawca otrzymywał od zatrudnionych oświadczenia w formie ustnej, a także dokumenty, które potwierdzały ich warunki życiowe. Świadkowie zeznający w sprawie potwierdzili, że dyrektor zbierał dane o stanie majątkowym i rodzinnym ich oraz innych pracowników, niejednokrotnie rozmawiał z pracownikami, otrzymywał dokumenty i odręczne informacje w tym zakresie. Sąd potwierdził skuteczność takiej formy zbierania informacji do prawidłowego przyznania świadczeń z zfśs.

Podstawa prawna:

Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź »
Umowy zlecenia, umowy o dzieło  i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2022 r.
Umowy zlecenia, umowy o dzieło i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2022 r.
Tylko teraz
Źródło: Sposób na płace
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Świadczenia emerytalno-rentowe
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Emerytury i renty podlegają corocznie waloryzacji od dnia:
    1 stycznia
    1 marca
    1 czerwca
    1 września
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Praca dla niepełnosprawnych - jakie projekty?
    Jednym z głównych funduszy UE jest Europejski Fundusz Społeczny (EFS). W ramach niego kraje członkowskie UE otrzymują wsparcie finansowe na rozwój społeczno-gospodarczy. Właśnie m.in. z EFS przeznaczono 170 mln zł na Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój. Program ma na celu na aktywizację zawodową i społeczną osób z niepełnosprawnościami i osób biernych zawodowo z powodu choroby. Kto może skorzystać z projektu i co może zyskać?
    Czy wystawienie faktury podczas L4 prowadzi do zwrotu zasiłku?
    Wystawienie faktury przez przedsiębiorcę podczas zwolnienia lekarskiego, nie stanowi pracy zarobkowej i nie powoduje konieczności zwrotu do ZUS-u pobranego już zasiłku chorobowego.
    Czy to koniec epoki "Great Resignation" w Polsce?
    Z badania firmy doradczej Kincentric wynika, że mamy do czynienia z sygnałami odwrócenia trendu na rynku pracy. W porównaniu do ubiegłego roku Polacy rzadziej chcą odchodzić z pracy, a poziom lojalności względem swoich pracodawców wzrósł do poziomu obserwowanego ostatnio w trakcie pandemii Covid-19 w 2020 r. Tymczasem, w Europie lojalność pracowników wciąż spada.
    Wniosek o świadczenie postojowe do 16 sierpnia 2022 r.
    16 sierpnia 2022 r. to ostatni dzień na składanie wniosków o świadczenie postojowe. Jak można ubiegać się o wsparcie?
    Pracodawcy będą wiedzieć od kiedy nie powinni naliczać już wpłat do PPK
    Po rozpoczęciu przez uczestnika PPK wypłaty oszczędności PPK po osiągnięciu przez niego 60. roku życia, wpłaty do PPK za tego uczestnika nie mogą być już dokonywane. Od 21 listopada br. PFR - za pośrednictwem instytucji finansowych - będzie informował pracodawców o rozpoczęciu takich wypłat.
    Przedsiębiorcy z obawą patrzą w przyszłość
    86% pracodawców spodziewa się kilkuletniego, poważnego kryzysu gospodarczego w Polsce. To przekonanie podzielają przedstawiciele wszystkich firm, niezależnie od wielkości.
    Polski pracownik - jest w złej kondycji psychicznej?
    Polscy pracownicy mają poważne problemy ze zdrowiem psychicznym – wynika z raportu przygotowanego przez Konfederację Lewiatan. Problem jest na tyle poważny, że nie uda się go rozwiązać bez zmian systemowych.
    Rekordowa inflacja, a tempo wzrostu cen spada
    W lipcu wskaźnik inflacji wyniósł 15,6 proc. rok do roku — podał Główny Urząd Statystyczny. Mamy kolejny rekordowo wysoki odczyt wskaźnika inflacji, jednak tempo wzrostu cen wyraźnie spadło (0,1 p.p. m/m) – komentuje ekspert.
    Zawarcie umowy dla pozoru a ciąża
    Czy zawarcie umowy o pracę w ciąży jest zgodne z prawem? Czy krótko po zawarciu umowy można przejść na zwolnienie lekarskie? Czy ZUS może uznać taką umowę zawartą dla pozoru i żądać zwrotu pobranego zasiłku macierzyńskiego? Podobną sprawą zajął się ostatnio Sąd Okręgowy w Kaliszu.
    Jakie jest w Polsce bezrobocie?
    Kim jest bezrobotny? Jakie są rodzaje bezrobocia? Jaka jest stopa bezrobocia w Polsce w porównaniu z innymi krajami UE? Co robi Polska, aby dążyć do pełnego produktywnego zatrudnienia? Poniżej najważniejsze dane i informacje.
    Co Państwowa Inspekcja Pracy zrobiła w 2021?
    W czerwcu 2022 r. odbyło się posiedzenie Rady Ochrony Pracy, która jest organem sprawującym nadzór nad Państwową Inspekcją Pracy (PIP) jak i warunkami pracy, działającym przy Sejmie RP. Co roku, Główny Inspektor PIP składa Radzie Ochrony Pracy sprawozdanie ze swojej działalności.
    Stabilizacja na rynku pracy – aktualne trendy i wyniki badań w zakresie kompetencji i rynku pracy
    Badania przeprowadzone wśród pracodawców i pracowników pokazują stabilizację na rynku pracy. W czerwcu 2022 r. stopa bezrobocia była niższa niż w maju, a w urzędach pracy było zarejestrowanych mniej bezrobotnych w stosunku do poprzedniego miesiąca.
    Zatrudnianie cudzoziemców - jakie nieprawidłowości?
    W Polsce legalnie pracuje ponad milion cudzoziemców. Czy kontrole Państwowej Inspekcji Pracy wykazują nieprawidłowości?
    2/3 pracowników ma symptomy wypalenia zawodowego
    W ciągu ostatniego roku objawy wypalenia zawodowego zauważyło u siebie dwie trzecie pracowników - wynika z badania Nationale-Nederlanden. Zjawisko to dotyczy coraz częściej także młodszych pracowników - wskazano.
    Brak kompetencji blokuje innowacyjność firm
    Przełomowe pomysły to tylko jeden z czynników innowacyjności w firmach. Drugim, równie istotnym, jest odpowiednie zarządzanie tymi pomysłami i ich wdrażanie. Do tego jednak potrzebny jest szereg kompetencji, których dziś w firmach brakuje i same to przyznają. Dwie na trzy twierdzą, że przeszkodą w podejmowaniu przez nie innowacji jest problem z pozyskaniem odpowiednich pracowników. Akademia Menadżera Innowacji – prowadzona przez PARP – ma tę lukę kompetencyjną zasypywać. Uczestniczący w niej menadżerowie przechodzą szereg szkoleń podnoszących ich umiejętności zarządzania w tym obszarze, ale także pracują z doradcami, którzy od lat zajmują się wdrażaniem innowacji.
    Prawie połowa Polaków jest skłonna usprawiedliwić pracę na czarno
    Od czterech lat obserwowany jest wysoki poziom akceptacji nieetycznych zachowań i nadużyć finansowych – pokazują badania Związku Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce. Dziś takie praktyki jest skłonna usprawiedliwić prawie połowa Polaków. Najczęściej przymykają oko na pracę na czarno w celu unikania ściągania długów z pensji. Zrozumienie dla takich praktyk deklaruje ponad 61 proc. społeczeństwa. Z kolei najbardziej rygorystycznie Polacy odnoszą się do wyłudzania pieniędzy z wykorzystaniem cudzych lub fałszywych dokumentów.
    Profil zaufany - jak go założyć?
    Profil zaufany powstał po to, aby umożliwić załatwienie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Dla przedsiębiorców, jak i osób prywatnych, które często kontaktują się z instytucjami publicznymi, profil zaufany to idealne narzędzie. W jaki sposób się go zakłada? Jak długo jest ważny? Podpowiadamy.
    Praca przy komputerze. Jak zadbać o zdrowie?
    Wielogodzinna praca przed komputerem może negatywnie odbijać się na naszym zdrowiu fizycznym. Ból ramion, nadgarstków, ud i pleców są częstymi dolegliwościami pracowników biurowych. Dlatego tak ważne są przerwy od pracy. Podpowiadamy, w jaki sposób można je efektywnie wykorzystać, wykonując kilka prostych ćwiczeń korzystnych dla naszego ciała.
    Szukasz pracownika? Samo ogłoszenie to nie wszystko!
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Ale czy rola dobrego jobboardu ogranicza się tylko do publikowania ogłoszeń? Zadbanie o atrakcyjność oferty to jedno, sztuką jest także dotarcie do właściwego odbiorcy. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Praca zdalna wymaga doprecyzowania
    Praca zdalna zostanie uregulowana w kodeksie pracy. Wątpliwości może wywoływać m.in. forma, w jakiej ustala się miejsce świadczenia pracy poza siedzibą zatrudniającego. Niektóre przepisy może poprawić jeszcze Sejm, który nie spieszy się z uchwaleniem nowelizacji kodeksu pracy.
    Rekrutacja od strony pracodawcy – jak zwiększyć szanse na sukces
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Ostatnie dni rekrutacji w szkołach. Dla nauczycieli ofert na pęczki
    Napływ uchodźców z Ukrainy to wielkie wyzwanie przed polskimi szkołami. Niestety wygląda na to, że powstanie sporo wakatów, a kuratorzy oświaty pozostaną z trudnymi zadaniami.
    Odzież ochronna i robocza chroniąca przed promieniowaniem UV
    Stale rośnie liczba dni, w których temperatury osiągają wysokie wartości, a promieniowanie UV jest niebezpieczne – szczególnie dla tych, którzy swoją pracę wykonują na świeżym powietrzu. Ochrona przed skutkami promieniowania to nie tylko filtry UV czy przebywanie w cieniu. To także kwestia odzieży ochronnej – w której funkcjonalności nastąpił duży postęp.
    Połowa Polaków ocenia polskich szefów gorzej niż zagranicznych, a 28% potwierdza, że ich przełożony krzyczy na pracowników
    Badanie przeprowadzone przez serwis InterviewMe wykazało, że 73% Polaków ma szacunek dla swojego przełożonego, chociaż aż 28% przyznało, że szef krzyczy, a 21%, że źle traktuje swoich pracowników
    Prawie 6 godzin tygodniowo darmowych nadgodzin. 12 sierpnia Światowy Dzień Pracoholików
    Polacy coraz częściej zostają w pracy po godzinach; badania wykazują, że pracownicy tygodniowo wykonują średnio 5 h 48 minut dodatkowej pracy za darmo - wynika z najnowszego raportu ADP „People at Work 2022: A Global Workforce View”.