REKLAMA

Kategorie

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy prawidłowe jest przyznanie świadczeń z zfśs na podstawie rozmowy z pracodawcą

Tomasz Król
prawnik - prawo sektora publicznego, prawo cywilne, gospodarcze, prawo administracyjne, podatki
Przyznanie świadczeń z zfśs na podstawie rozmowy z pracodawcą. /Fot. Fotolia
Przyznanie świadczeń z zfśs na podstawie rozmowy z pracodawcą. /Fot. Fotolia

REKLAMA

Przepisy nie określają formy (ustna czy pisemna), w jakiej pracodawca jest zobowiązany weryfikować sytuację rodzinną, materialną i życiową pracowników ubiegających się o świadczenia z zfśs. Ustawodawca nie przesądził też o najwłaściwszym kryterium do oceny tej sytuacji. Pozostawił tę kwestię do dyspozycji pracodawcy i pracowników.

Posłuchaj audiokomentarza „Wszystko o tworzeniu zfśs” dostępnego w Bibliotece INFOR FK na www.inforfk.pl

Decyzje o każdorazowym przyznaniu osobom uprawnionym pomocy z zakładowego funduszu socjalnego (dalej zfśs) należą do pracodawcy, przy czym swoboda ich podejmowania jest ograniczona uprawnieniami związków zawodowych. Ponadto świadczenia z zfśs powinny być przyznawane z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (art. 8 ustawy o zfśs). Na podstawie tego przepisu nie można przyznać każdemu pracownikowi prawa do świadczeń socjalnych w takiej samej wysokości.

Pracodawca ma zatem obowiązek indywidualnej analizy wniosków o pomoc z funduszu. Nie oznacza to jednak bezwzględnego zobowiązania pracodawcy do prowadzenia złożonej dokumentacji osobowej dla każdego pracownika w zakresie przyznawania świadczeń w postaci np. pisemnych zaświadczeń albo oświadczeń. W praktyce jednak takich dokumentów często żądają inspektorzy kontroli ZUS. Z uzasadnienia wyroku Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 4 grudnia 2012 r. (sygn. akt III AUa 563/120) wynika, że obowiązek indywidualizacji świadczeń spełnił właściciel firmy, który wymagane prawem informacje zdobył w rozmowie z pracownikiem. Orzeczenie to jest wyjątkiem w coraz bardziej sformalizowanym systemie polskiego prawa, ale jednocześnie dopuszczalnym sposobem interpretacji przepisów o obowiązkach pracodawcy dotyczących prowadzenia działalności socjalnej.

Posłuchaj audiokomentarza „Opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń z zfśs” dostępnego w Bibliotece INFOR FK na www.inforfk.pl

Autopromocja

Wynagrodzenia 2023. Rozliczanie płac w praktyce

Kup książkę:

Wynagrodzenia 2023. Rozliczanie płac w praktyce

Zobacz również: Odmowa wypłaty zapomogi z ZFŚS

Dalszy ciąg materiału pod wideo

ZUS wymaga dokumentów, których nie nakazał gromadzić ustawodawca

Artykuł 8 ust. 1 ustawy o zfśs jest bardzo ogólny i nie daje żadnych wskazówek interpretacyjnych co do formy pozyskiwania informacji o stanie majątkowym oraz sytuacji rodzinnej i życiowej osób uprawnionych do świadczeń z funduszu. Pracodawca przyznając pomoc socjalną musi jedynie uwzględnić trzy kryteria, tj.: sytuację życiową, rodzinną i materialną uprawnionych. Przepis nie nakazuje pracodawcy gromadzenia pisemnych oświadczeń pracowników o ich sytuacji albo dokumentowania jej zaświadczeniami (np. o dochodach pozostałych członków rodziny pracownika). Sądy przychylają się do stanowiska ZUS, zgodnie z którym nie można wymagać od pracodawcy wprowadzenia jednolitych reguł przyznawania takiej pomocy i wprowadzenia tych zasad do regulaminu zfśs.

W praktyce wiele informacji o sytuacji życiowej pracownika jest bowiem zawartych w jego aktach osobowych czy w zgłoszeniu do ubezpieczeń. Konsekwencją przyjęcia, jako dobrej praktyki, zasady jednolitości i przejrzystości jest też częste określanie przez pracodawcę jednolitych wzorów dokumentów albo zakresu informacji, na podstawie których gromadzi on informacje o sytuacji pracowników. Wadą takich wzorów i procedur jest to, że nie są one dostosowane do sytuacji nietypowych i szczególnych. Stąd pracodawcę obowiązuje pewna swoboda w pozyskiwaniu informacji o sytuacji osób uprawnionych do wsparcia z zfśs.

Autopromocja

Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Kup książkę:

Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

W tym zakresie pojawia się również problem dotyczący prawa pracodawcy do uzyskiwania informacji o pracowniku albo o członkach jego rodziny. Skoro jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę w odniesieniu do osoby ubiegającej się o zatrudnienie Kodeks pracy (dalej k.p.) wprowadza ograniczenia w zakresie podawania danych osobowych (art. 221 k.p.), to należy przyjąć, że pracodawca nie ma bezwzględnej swobody w pozyskiwaniu każdej informacji od pracownika spoza sfery stosunku pracy.

Rozmowa z pracownikiem zamiast pisemnego oświadczenia

Mimo że art. 8 ustawy o zfśs nie nakazuje gromadzenia sformalizowanej dokumentacji zawierającej oświadczenia czy zaświadczenia przedłożone przez pracownika albo członków jego rodziny, inspektorzy kontroli ZUS wymagają tych dokumentów. Jeżeli pracodawca ich nie przedstawi, oznacza to – zdaniem kontrolujących – że nie ma dowodu na prawidłowość wypłaty świadczeń z zfśs. Tymczasem co innego wynika z powołanego wcześniej wyroku z 4 grudnia 2012 r. Sądu Apelacyjnego w Szczecinie (sygn. akt III AUa 563/12). Dopuszczalna jest bowiem sytuacja, kiedy wymagania wynikające z art. 8 ustawy o zfśs dotyczące ustalenia sytuacji socjalnej osoby uprawnionej spełni pracodawca, który wykaże, np. przy pomocy świadków, że przez rozmowę z pracownikiem rozpoznał czy zebrał opinię o sytuacji tej osoby i na podstawie tych rozmów przekazał mu świadczenia z zfśs.

Autopromocja

Bieżące aktualności o zmianach przepisów

Czy biuro rachunkowe ma nowe obowiązki w związku z wprowadzeniem KSeF? Zmiany w podatkach dochodowych na 2024 r. i innych zmianach w VAT 2024 oraz prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. I wiele innych bieżących tematów ...

IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

Polecamy także serwis: Działalność socjalna

Przykład

W 2013 r. inspektorzy kontroli ZUS zakwestionowali przyznanie Janowi K. w 2011 r. świadczeń z zfśs o wartości 250 zł, ponieważ w dokumentacji dotyczącej pracownika nie było żadnego pisma stwierdzającego powód przyznania świadczenia. Dyrektor działu kadr złożył wniosek o przesłuchanie czterech pracowników, którzy potwierdzili, że w 2011 r. otrzymali informację o śmierci matki Jana K. i jego trudnej sytuacji bytowej. Informację tę przekazali dyrekcji firmy, która na tej podstawie przyznała świadczenie. Zgodnie z argumentacją zawartą w wyroku z 4 grudnia 2012 r. Sądu Apelacyjnego w Szczecinie (sygn. akt III AUa 563/12), pracodawca ma szansę wygrać spór przed sądem, gdyż zeznania świadków opisujące działania podjęte przez pracodawcę są równoważne z oświadczeniem Jana K. opisującym jego sytuację socjalną (wraz z załącznikiem w postaci kserokopii aktu zgonu matki).

Sąd Apelacyjny w Szczecinie uznał za prawidłowe zbieranie samodzielnie przez pracodawcę informacji o pracownikach na podstawie rozmów i znajomości z nimi, względnie z wiadomości przekazywanych przez ich bezpośrednich przełożonych. Właściwym sposobem na zdobycie informacji uzupełniających o sytuacji osób uprawnionych mogą być składane przez nich w dowolnej formie oświadczenia, przy czym możliwe jest również określenie przez pracodawcę wzoru lub tylko zakresu wymaganych danych. Należy przyjąć, że informacje o sytuacji danego pracownika mogą pochodzić także od innych osób, np. od współpracowników, którzy mają na co dzień kontakt z pracownikami. W orzeczeniu z 4 grudnia 2012 r. sąd stwierdził, że:

(...) w kontekście obowiązujących regulacji właściwym sposobem zdobycia informacji o sytuacji osób uprawnionych mogą być nawet ich oświadczenia anonimowe lub też dokonanie anonimowego rozpoznania (...).

Sąd nie sprecyzował jednak, czym są oświadczenia anonimowe. Trudno zatem stwierdzić, czy w świetle tego orzeczenia dopuszczalnym, według przepisów ustawy o zfśs, źródłem informacji o sytuacji pracownika jest anonimowy e-mail informujący o trudnych warunkach pracownika spowodowanych np. chorobą ojca, utratą pracy przez żonę czy przewlekłą chorobą dziecka.

W omawianej sprawie sąd I instancji uznał, że pracodawca nie wykazał, aby przyznanie bonów z zfśs było uzależnione od sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej pracowników z uwagi na brak szczegółowej dokumentacji dotyczącej sytuacji bytowej osób uprawnionych prowadzonej przez pracodawcę, w tym brak zobowiązania pracowników do składania oświadczeń o stanie majątkowym i dochodach. Tego rodzaju obowiązek nie wynika jednak z przepisów, które dopuszczają możliwość uzyskania wiedzy o sytuacji pracowników bez szczególnie sformalizowanych działań. Ustawodawca nie określił bowiem formy, w jakiej pracodawca jest zobligowany weryfikować sytuację rodzinną, materialną i życiową swoich pracowników, ani nie przesądził o najwłaściwszym dla tej oceny kryterium, pozostawiając to do rozstrzygnięcia pracodawcom i pracownikom.

Zadaj pytanie: Forum Kadry

UWAGA!

Przepisy nie określają formy, w jakiej pracodawca jest zobowiązany weryfikować sytuację socjalną osób uprawnionych do świadczeń z zfśs.

Zeznanie świadków jako dowód indywidualizacji świadczenia

Dowodem na wykazanie, że pracodawca zindywidualizował świadczenia przyznane z zfśs poszczególnym pracownikom nie mając ich pisemnych oświadczeń albo zaświadczeń, mogą być zeznania świadków. W kontrolowanym podmiocie, dla którego wyrok wydał Sąd Apelacyjny w Szczecinie, procedura różnicowania przyznawanych świadczeń przebiegała w ten sposób, że prezes spółki w uzgodnieniu z przedstawicielem pracowników ustalał na dany rok wysokość świadczeń finansowanych z ogólnej puli zfśs, a ich wysokość dla poszczególnych beneficjentów była określana na podstawie progów dochodowych wskazanych w załącznikach do regulaminu funduszu. Ostatnim etapem była korekta kwot przyznawanych świadczeń, wynikająca z zebranych informacji o stanie rodzinnym i majątkowym pracowników. Na potwierdzenie ich sytuacji pracodawca otrzymywał od zatrudnionych oświadczenia w formie ustnej, a także dokumenty, które potwierdzały ich warunki życiowe. Świadkowie zeznający w sprawie potwierdzili, że dyrektor zbierał dane o stanie majątkowym i rodzinnym ich oraz innych pracowników, niejednokrotnie rozmawiał z pracownikami, otrzymywał dokumenty i odręczne informacje w tym zakresie. Sąd potwierdził skuteczność takiej formy zbierania informacji do prawidłowego przyznania świadczeń z zfśs.

Podstawa prawna:

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Sposób na płace
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Jak pokolenie Z buduje swoje kariery. Badanie Pracuj.pl

    Dwadzieścia siedem procent przedstawicieli pokolenia Z zmieniło pracę w ciągu ostatnich trzech miesięcy. W silver generation takiej zmiany dokonało tylko 2% respondentów. W ciągu ostatniego roku wśród najstarszej aktywnej zawodowo grupy wynik ten osiąga 7%, a wśród najmłodszej aż 62%. Jak wynika z badania Pracuj.pl, generacja Z pod kątem mobilności zawodowej znacznie przewyższa wszystkie pozostałe grupy wiekowe. Czy to oznacza, że na rynek wchodzą niepewni pracownicy? 

    Branżowe centra umiejętności będą dokształcać młodocianych. Rząd przygotowuje nowe rozporządzenie

    Branżowe centra umiejętności (BCU) to nowa kategoria placówek systemu oświaty. Podstawą prawną ich tworzenia jest nowelizacja Prawa oświatowego. W celu wdrożenia BCU rząd przystąpił do prac nad nowelizacją rozporządzenia w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania. Informacja na ten temat została zamieszczona w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów.

    BHP - wszystko co trzeba wiedzieć na ten temat

    Każdy przedsiębiorca powinien mieć na uwadze, że przestrzeganie przepisów BHP jest obowiązkowe, a te kwestie mogą zostać skontrolowane przez Państwową Inspekcję Pracy. Co jeszcze warto wiedzieć na ten temat? Przeczytaj artykuł i dowiedz się więcej. 

    Do 30 września był czas, żeby wykorzystać zaległe urlopy. Pracownicy lubią chomikować dni wolne

    Dlaczego urlopy powinny być wykorzystywane na bieżąco? Zbyt duża kumulacja dni wolnych może spowodować, że pracownik będzie musiał wykorzystać go w momencie, gdy będzie on pracodawcy bardzo potrzebny. 

    REKLAMA

    Praca zdalna szansą dla osób z niepełnosprawnościami

    Upowszechnienie pracy zdalnej i hybrydowej może ułatwić zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami, zwłaszcza na stanowiskach biurowych czy specjalistycznych, niewymagających fizycznej obecności w biurze - przekonują eksperci w raporcie „Uwarunkowania i korzyści zatrudniania osób z niepełnosprawnościami” przygotowanym przez Lewiatana.

    PPK. Deklarację o rezygnacji można „odwołać”

    Powrót do oszczędzania w PPK, po złożeniu deklaracji o rezygnacji, następuje poprzez złożenie wniosku o dokonywanie wpłat do PPK. Pracownik może go złożyć w każdej chwili i jest on skuteczny od momentu przekazania go pracodawcy.

    Praca cudzoziemców. Co zrobić po zarejestrowaniu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

    Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi legalizuje zatrudnienie cudzoziemców z pięciu krajów: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy. Po jego zarejestrowaniu pracodawca ma obowiązek informacyjny. Jaki? Ponadto, opisujemy kiedy nie jest wymagany wpis nowego oświadczenia do ewidencji. 

    Kurs dla pracowników administracji publicznej

    Kursy dla pracowników administracji publicznej dają możliwość rozwoju osobistego i zawodowego. Właśnie trwa rekrutacja w ramach kolejnego projektu. Czym jest Young Leaders’ Program 2024-2026 i jakie umiejętności można nabyć? 

    REKLAMA

    Wzrost zatrudnienia w fotowoltaice słonecznej

    Pomimo kryzysów gospodarczych, inflacji, wojny i globalnych problemów współczesnego świata - da się zauważyć dynamiczny rozwój sektora zielonej energii. Raport MOP oraz organizacji IRENA pokazuje, że liczba miejsc pracy w sektorze energii odnawialnej prawie podwoiła się w ciągu ostatniej dekady, do 13,7 mln w 2022 r.

    Niezdolności do pracy i choroby zawodowe rolników. Orzeczenia KRUS.

    Niezdolności do pracy i choroby zawodowe rolników - powstają stosunkowo często ze względu na specyfikę pracy na roli. Orzeczenia w KRUS wydawane są przez lekarzy rzeczoznawców czy komisje lekarskie KRUS, które doty. przyznania konkretnych świadczeń. Czy od decyzji KRUS przysługuje odwołanie? 

    REKLAMA