Wyjazd integracyjny ze środków ZFŚS

RADA
Koszty wyjazdu integracyjnego mogli Państwo sfinansować ze środków funduszu socjalnego, jednak po spełnieniu określonych warunków. Wszelkie świadczenia z tytułu wyjazdu integracyjnego będą dla pracowników przychodem ze stosunku pracy. Przychód ten będzie zwolniony w całości z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Natomiast z podatku przychód ten będzie zwolniony tylko do wysokości nieprzekraczającej w ciągu roku podatkowego 380 zł.

UZASADNIENIE
Pracodawcy, którzy tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, powinni określić zasady i warunki korzystania z jego środków w regulaminie.

Środki zgromadzone na koncie funduszu nie mogą być wydatkowane na dowolny cel, lecz wyłącznie na prowadzoną przez pracodawcę działalność socjalną.

Działalność socjalna obejmuje usługi świadczone przez pracodawcę na rzecz różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe.

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu socjalnego powinna zostać uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu. Oznacza to, że pracodawca nie może przyznawać wszystkim pracownikom dofinansowania lub świadczenia „po równo”.

Dlatego odpowiadając na Państwa pytanie, dotyczące słuszności sfinansowania wyjazdu integracyjnego ze środków funduszu, należy przeanalizować, czy zostały spełnione następujące warunki:
- obowiązujący w Państwa firmie regulamin ZFŚS przewiduje możliwość dofinansowania tego typu imprez,
- wyjazd miał charakter wypoczynkowy, rekreacyjno-sportowy lub kulturalno-oświatowy,
- dofinansowanie wyjazdu integracyjnego dla poszczególnych pracowników zostało zróżnicowane ze względu na ich sytuację materialną, rodzinną, życiową.

Jeśli nie został spełniony przynajmniej jeden z tych warunków, to nie powinni Państwo sfinansować wyjazdu integracyjnego ze środków funduszu socjalnego.

Sąd Najwyższy w wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 579/00, OSNAPiUS 2003/14/331) wskazał, iż:
Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Druga ważna kwestia wymagająca rozstrzygnięcia, to czy po stronie pracowników uczestniczących w wyjeździe integracyjnym powstał przychód, który powinien zostać opodatkowany i oskładkowany?

Odpowiadając na to pytanie, należy podkreślić, że przychodami ze stosunku pracy pracowników są otrzymane lub postawione do dyspozycji w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Wyjazd integracyjny będzie więc stanowił przychód pracownika w postaci świadczenia w naturze.

W Państwa przypadku przychód taki będzie dla pracowników zwolniony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Z podstawy wymiaru składek wyłączono bowiem wszelkie świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Zwolnienie to nie jest ograniczone do żadnej wysokości. Natomiast z podatku zostały zwolnione otrzymane przez pracowników świadczenia rzeczowe sfinansowane w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

W Państwa przypadku oznacza to, że jeśli część kosztów wyjazdu integracyjnego przypadająca na jednego pracownika przekracza kwotę 380 zł (i jest to pierwsze w tym roku świadczenie podlegające limitowi), to nadwyżka powinna być doliczona do przychodu pracownikom, którym wyjazd sfinansowano z funduszu socjalnego.

Przykład:
Firma zatrudniająca 26 pracowników zorganizowała dwudniowy wyjazd integracyjny do Krakowa. Plan wyjazdu obejmował zwiedzanie, wieczorne wyjście do teatru oraz zajęcia sportowe. Całkowity koszt wyjazdu wyniósł 9464 zł.

Firma posiada zakładowy fundusz socjalny. W stworzonym regulaminie określiła, że środki funduszu mogą być wydatkowane na wyjazdy integracyjne, których celem jest wypoczynek lub działalność sportowa czy działalność kulturalna. Świadczenia na wyjeździe integracyjnym były takie same dla wszystkich uczestników.

W związku z tym firma ustaliła, że średnia wartość świadczenia przypadająca na jednego uczestnika wynosi 364 zł. Koszty wyjazdu dla pracowników z niskimi dochodami na 1 członka rodziny zostały sfinansowane ze środków funduszu socjalnego, natomiast pozostałych pracowników ze środków obrotowych firmy.

Kwota 364 zł dla pracowników, którzy mieli sfinansowany wyjazd ze środków funduszu socjalnego, nie będzie doliczona do podstawy opodatkowania i oskładkowana, natomiast dla pracowników, których koszty wyjazdu integracyjnego były pokryte ze środków obrotowych firmy, kwota 364 zł powinna zostać doliczona do podstawy wymiaru podatku i składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.


Podstawa prawna:

- art. 2 pkt 1, art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.), 
- § 2 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.), 
- art. 11 pkt 1, art. 21 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
- art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU nr 210, poz. 2135 ze zm.).