Czy wrześniową ratę odpisu na zfśs można skorygować według faktycznego stanu zatrudnienia

PROBLEM

Chcemy zminimalizować ryzyko nadpłaty środków socjalnych podczas robienia ich ostatecznej korekty na koniec 2020 r. Czy obliczając drugą ratę odpisów na zfśs, którą nasza jednostka przekaże do 30 września, można już uwzględnić faktyczny stan przeciętnego zatrudnienia w okresie styczeń-wrzesień 2020 r. oraz planowane zmiany kadrowe, mające nastąpić do końca roku? - pyta Czytelniczka z Mławy.

RADA

Tak. Pracodawca budżetowy może naliczyć drugą ratę odpisów na zfśs na podstawie faktycznego przeciętnego zatrudnienia w jednostce w okresie styczeń-wrzesień 2020 r. Może również ująć już w tych rachunkach zmiany kadrowe, jakie są planowane do końca 2020 r.

Polecamy: Serwis Prawno-Pracowniczy – prenumerata.

UZASADNIENIE

Jednostka budżetowa musi tworzyć zfśs bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, naliczając odpisy według średniego planowanego stanu zatrudnienia, przeliczonego na pełne etaty (art. 3 ust. 2 oraz art. 5 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; dalej: ustawa o zfśs).

Terminy wpłat na konto zfśs

Równowartość odpisów na zfśs przekazuje na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu w dwóch ratach:

• do 31 maja - 75% odpisów podstawowych - na zatrudnionych w normalnych warunkach, na wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze i na młodocianych,
• do 30 września - resztę odpisów podstawowych i zwiększeń.

Uwzględnienie rzeczywistego stanu zatrudnienia przy naliczaniu odpisu

Przeciętny roczny stan zatrudnienia (ujęty w pełnych etatach) jednostka ma obowiązek skorygować w końcu roku kalendarzowego do faktycznej średniorocznej liczby zatrudnionych (do tzw. faktycznego wykonania) i - porównując oba parametry - dokonać rocznej korekty środków zgromadzonych na koncie funduszu (§ 1 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych).

Już w trakcie roku kalendarzowego (z okazji przekazywania na konto funduszu pierwszej, a zwłaszcza drugiej raty odpisów) pracodawca budżetowy ma prawo uwzględnić przeciętne rzeczywiste zatrudnienie, np. z okresu styczeń-wrzesień. Dotyczy to również uwzględnienia, już na etapie naliczania drugiej transzy odpisów (do przekazania do 30 września), ewentualnych "cięć" kadrowych, które z całą pewnością nastąpią do końca roku kalendarzowego w podmiocie zatrudniającym, np. wdrażanie procedury zwolnień z przyczyn niedotyczących pracowników, dzielenie lub łączenie jednostki.

Jest to dobry sposób na przygotowanie się do końcowego bilansu środków socjalnych na 31 grudnia i lepszego, bardziej wydajnego, wydatkowania zasobów pomocowych w jednostce. Bez wątpienia zakład pracy minimalizuje w ten sposób ryzyko zaistnienia 31 grudnia nadpłaty na rachunku bankowym zfśs i zapobiegnie wcześniejszemu wydaniu wszystkich środków, aby móc potrącić potencjalną nadwyżkę. Z drugiej strony, opisane działania są przejawem bardziej wydajnego gospodarowania zasobami funduszu. Jeśli w ich wyniku pracodawca dostrzeże niedopłatę na koncie zfśs, różnicę będzie mógł przekazać wcześniej niż 31 grudnia, tak by osoby potrzebujące otrzymały wsparcie w przedświątecznym okresie zwiększonych zakupów.

Podstawa prawna:

• art. 3 ust. 2, art. 6 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1070),

• § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349).