REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

„Paski wynagrodzeń”. Papierowo? Nie – CYFROWO!

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ekspert w zakresie rozwiązań dla HR, eq system sp. z o.o.
eksperci w zakresie zarządzania procesami produkcji i zarządzania personelem
Papierowo? Nie – CYFROWO!
Papierowo? Nie – CYFROWO!
Źródło zewnętrzne

REKLAMA

REKLAMA

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, w którym technologia odgrywa kluczową rolę, od działów HR oczekuje się, że będą nie tylko efektywne, ale także innowacyjne w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Jednym z obszarów, który zyskuje na znaczeniu, jest digitalizacja procesów dostarczania pasków wynagrodzeń i wysyłki deklaracji PIT.

Mimo że zgodnie z aktualnymi przepisami prawa pracy, pracodawca nie jest zobligowany do dostarczania pracownikom co miesiąc wyciągów z wynagrodzeniem, coraz więcej firm decyduje się na przekazywanie comiesięcznych pasków wynagrodzeń, często zapisując to w np. regulaminach wynagrodzeń.

REKLAMA

Autopromocja

Przejrzysta komunikacja

REKLAMA

Udostępnianie szczegółowych informacji dotyczących składników wynagrodzenia stanowi strategiczny krok w kierunku otwartości i wyjaśnienia procesów związanych z obliczaniem zarobków, co koresponduje z dążeniem firm do podniesienia poziomu transparentności w relacjach pracodawca–pracownik. 

Taka transparentność buduje zaufanie między pracodawcą a pracownikiem, tworząc atmosferę, w której obie strony rozumieją swoje role i oczekiwania. To z kolei sprzyja budowaniu trwałych relacji w miejscu pracy oraz wzmacnia pozytywny wizerunek firmy jako pracodawcy, który ceni i respektuje swój zespół. 

Zaufanie i motywacja

Po drugie, przekazywanie pasków płacowych może być jednym z elementów realizacji strategii motywacyjnych. Pracownicy, mając dostęp do pełnego zestawienia składników wynagrodzenia, zyskują pełniejszą świadomość tego, jakie elementy kształtują ich zarobki. To nie tylko eliminuje niejasności, ale także umożliwia zrozumienie, jakie czynniki wpływają na ostateczną kwotę wynagrodzenia na ich rachunku bankowym. 

W ten sposób, udostępnienie szczegółowych informacji o wynagrodzeniach staje się kluczowym elementem wspierającym kulturę otwartości i zaufania w organizacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wymogi prawne

REKLAMA

Należy też pamiętać, że zgodnie z art. 85 § 5 Kodeksu pracy każdy pracownik może zażądać wglądu do dokumentów, na podstawie których obliczono wynagrodzenie. Wniosek pracownika może dotyczyć dowolnego okresu, np. ostatniego miesiąca, kwartału czy półrocza, dlatego coraz częściej pracodawcy decydują się na digitalizację wysyłki comiesięcznych pasków wynagrodzeń. 

O ile w przypadku wyciągów z wynagrodzeniem na pracodawcy nie ciąży obowiązek comiesięcznego jego przekazywania, to przygotowanie i wysyłka deklaracji zawierających między innymi informacje o dochodach oraz zaliczkach na podatek dochodowy należy do obowiązków płatnika podatku. A płatnikiem podatku jest – zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – pracodawca, ponieważ to on jest zobowiązany do wyliczenia i odprowadzenia zaliczek z tytułu podatku dochodowego za zatrudnianych pracowników. 

To, na co warto zwrócić uwagę, to fakt, że przepisy nie określają formy, w jakiej pracownicy powinni otrzymać PIT-11. Przepisy również nie nakładają wprost na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia PIT-11, ale – niezwykle istotne – to pracodawca będzie musiał udowodnić fakt doręczenia dokumentu w przypadku ewentualnego sporu. 

Skoro wiemy, że „można”, a nawet więcej – że „warto” wybrać elektroniczną wysyłkę pasków wynagrodzeń i deklaracji PIT, to w takim razie „jak” to robić? Kluczowe jest właściwe wdrożenie procesu, przede wszystkim zapewniając bezpieczeństwo danych poprzez odpowiednią platformę. Wybierając narzędzia do przesyłania takich dokumentów jak paski wynagrodzeń, czy deklaracje PIT, koniecznie trzeba uwzględnić: zgodność z przepisami oraz regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych, łatwość realizacji wysyłki i jej efektywność, intuicyjność „odbioru” (tak, by pracownicy nie musieli przechodzić dodatkowych szkoleń w tym zakresie), a przede wszystkim dopasowanie do kultury organizacyjnej i potrzeb firmy. 

Narzędzia IT dostosowane do specyfiki procesów

Pamiętajmy, że narzędzia IT dostosowane do specyfiki firmy są bardziej skuteczne w usprawnianiu procesów operacyjnych. Jeśli komunikacja w firmie oparta jest przede wszystkim na poczcie elektronicznej, wówczas naturalnym jest, że elektroniczna wysyłka np. deklaracji PIT powinna wykorzystywać to narzędzie, co jest oczywiście dopuszczane przez organy skarbowe. Pracownicy powinni wyrazić zgodę na wysłanie im PIT-11 na wskazany przez nich adres e-mail, inaczej niż w przypadku udostępniania dokumentów na platformie pracodawcy. 

Zgodnie z interpretacjami prawnymi, pracodawca nie jest zobowiązany do otrzymania od pracowników zgody na przesłanie formularza przez platformę, jeżeli korzystanie z niej jest ich codziennym obowiązkiem i wynika z wewnętrznych regulacji. W każdym przypadku pracodawca powinien być w stanie wykazać, że wywiązał się z ciążącego na nim obowiązku dostarczenia pracownikom PIT-11 we właściwym terminie, dlatego ważne jest, by odpowiednie narzędzia IT oferowały funkcje monitorowania statusu przesyłki oraz generowania raportów dotyczących dostarczenia dokumentów. 

Podsumowując, przed dokonaniem wyboru narzędzia, warto przeprowadzić dokładną analizę potrzeb organizacji i porównać dostępne opcje pod kątem wymienionych kryteriów. Ostateczny wybór powinien być zawsze dostosowany do konkretnych warunków i wymagań firmy, zapewniając jednocześnie efektywność, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.

Oprac. Piotr T. Szymański
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedaż w 2030 r. czyli kompetencje przyszłości. Jaki musi być handlowiec za 5 lat?

Sprzedaż dynamicznie się zmienia. Bywa, że klient kończy rozmowę z handlowcem w środku ofertowej formułki. Dziś, a jeszcze bardziej za 5 lat, klienci potrzebują rozmowy, zrozumienia, uważnego słuchania i pomocy. Coraz ważniejsza jest uczciwość i działanie zgodnie z wartościami. O czym dziś musi wiedzieć handlowiec, aby w 2030 r. posiadał wszystkie wymagane kompetencje?

Przeniesienie pracownika do innego działu. Co z wypowiedzeniem zmieniającym i odprawą?

W praktyce może się zdarzyć, iż pracodawca przenosi pracownika do innego działu, aby uniknąć zwolnień. Jak dokonać tego zgodnie z prawem? Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające? Czy przenoszonemu pracownikowi trzeba wypłacić odprawę?

Ekstremalne temperatury zmniejszają wydajność pracy

Z powodu upałów w Chinach, Hiszpanii, Włoszech i Grecji PKB może spaść o blisko 1 pkt proc. - wynika z raportów ekspertów Allianz Trade. Ekstremalne temperatury maja duży wpływ na wydajność pracy.

Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

REKLAMA

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Zmiany w umowach o pracę: dodatkowe koszty dla pracodawcy bo część umów musi przejść przez tłumacza przysięgłego

W III kwartale 2025 r. obowiązują już cztery istotne i nowe ustawy w obszarze prawa pracy. Przyglądamy się jednej z nich w zakresie zmian w zatrudnieniu jakie weszły na skutek tych nowych regulacji. Chodzi o istotną instytucję bo o umowę o pracę! To dokument, który ma kluczowe znaczenie dla stosunku pracy. Zmiany, które zaszły w umowach o pracę są naprawdę znaczące i co gorsza generują koszty dla pracodawców. Pocieszające jest jednak to, że zmiany dotyczą tylko wybranych grup pracowników, nie wszystkich zatrudnionych osób.

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

REKLAMA