REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

„Paski wynagrodzeń”. Papierowo? Nie – CYFROWO!

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ekspert w zakresie rozwiązań dla HR, eq system sp. z o.o.
eksperci w zakresie zarządzania procesami produkcji i zarządzania personelem
Papierowo? Nie – CYFROWO!
Papierowo? Nie – CYFROWO!
Źródło zewnętrzne

REKLAMA

REKLAMA

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, w którym technologia odgrywa kluczową rolę, od działów HR oczekuje się, że będą nie tylko efektywne, ale także innowacyjne w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Jednym z obszarów, który zyskuje na znaczeniu, jest digitalizacja procesów dostarczania pasków wynagrodzeń i wysyłki deklaracji PIT.

Mimo że zgodnie z aktualnymi przepisami prawa pracy, pracodawca nie jest zobligowany do dostarczania pracownikom co miesiąc wyciągów z wynagrodzeniem, coraz więcej firm decyduje się na przekazywanie comiesięcznych pasków wynagrodzeń, często zapisując to w np. regulaminach wynagrodzeń.

REKLAMA

Przejrzysta komunikacja

REKLAMA

Udostępnianie szczegółowych informacji dotyczących składników wynagrodzenia stanowi strategiczny krok w kierunku otwartości i wyjaśnienia procesów związanych z obliczaniem zarobków, co koresponduje z dążeniem firm do podniesienia poziomu transparentności w relacjach pracodawca–pracownik. 

Taka transparentność buduje zaufanie między pracodawcą a pracownikiem, tworząc atmosferę, w której obie strony rozumieją swoje role i oczekiwania. To z kolei sprzyja budowaniu trwałych relacji w miejscu pracy oraz wzmacnia pozytywny wizerunek firmy jako pracodawcy, który ceni i respektuje swój zespół. 

Zaufanie i motywacja

Po drugie, przekazywanie pasków płacowych może być jednym z elementów realizacji strategii motywacyjnych. Pracownicy, mając dostęp do pełnego zestawienia składników wynagrodzenia, zyskują pełniejszą świadomość tego, jakie elementy kształtują ich zarobki. To nie tylko eliminuje niejasności, ale także umożliwia zrozumienie, jakie czynniki wpływają na ostateczną kwotę wynagrodzenia na ich rachunku bankowym. 

W ten sposób, udostępnienie szczegółowych informacji o wynagrodzeniach staje się kluczowym elementem wspierającym kulturę otwartości i zaufania w organizacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wymogi prawne

REKLAMA

Należy też pamiętać, że zgodnie z art. 85 § 5 Kodeksu pracy każdy pracownik może zażądać wglądu do dokumentów, na podstawie których obliczono wynagrodzenie. Wniosek pracownika może dotyczyć dowolnego okresu, np. ostatniego miesiąca, kwartału czy półrocza, dlatego coraz częściej pracodawcy decydują się na digitalizację wysyłki comiesięcznych pasków wynagrodzeń. 

O ile w przypadku wyciągów z wynagrodzeniem na pracodawcy nie ciąży obowiązek comiesięcznego jego przekazywania, to przygotowanie i wysyłka deklaracji zawierających między innymi informacje o dochodach oraz zaliczkach na podatek dochodowy należy do obowiązków płatnika podatku. A płatnikiem podatku jest – zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – pracodawca, ponieważ to on jest zobowiązany do wyliczenia i odprowadzenia zaliczek z tytułu podatku dochodowego za zatrudnianych pracowników. 

To, na co warto zwrócić uwagę, to fakt, że przepisy nie określają formy, w jakiej pracownicy powinni otrzymać PIT-11. Przepisy również nie nakładają wprost na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia PIT-11, ale – niezwykle istotne – to pracodawca będzie musiał udowodnić fakt doręczenia dokumentu w przypadku ewentualnego sporu. 

Skoro wiemy, że „można”, a nawet więcej – że „warto” wybrać elektroniczną wysyłkę pasków wynagrodzeń i deklaracji PIT, to w takim razie „jak” to robić? Kluczowe jest właściwe wdrożenie procesu, przede wszystkim zapewniając bezpieczeństwo danych poprzez odpowiednią platformę. Wybierając narzędzia do przesyłania takich dokumentów jak paski wynagrodzeń, czy deklaracje PIT, koniecznie trzeba uwzględnić: zgodność z przepisami oraz regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych, łatwość realizacji wysyłki i jej efektywność, intuicyjność „odbioru” (tak, by pracownicy nie musieli przechodzić dodatkowych szkoleń w tym zakresie), a przede wszystkim dopasowanie do kultury organizacyjnej i potrzeb firmy. 

Narzędzia IT dostosowane do specyfiki procesów

Pamiętajmy, że narzędzia IT dostosowane do specyfiki firmy są bardziej skuteczne w usprawnianiu procesów operacyjnych. Jeśli komunikacja w firmie oparta jest przede wszystkim na poczcie elektronicznej, wówczas naturalnym jest, że elektroniczna wysyłka np. deklaracji PIT powinna wykorzystywać to narzędzie, co jest oczywiście dopuszczane przez organy skarbowe. Pracownicy powinni wyrazić zgodę na wysłanie im PIT-11 na wskazany przez nich adres e-mail, inaczej niż w przypadku udostępniania dokumentów na platformie pracodawcy. 

Zgodnie z interpretacjami prawnymi, pracodawca nie jest zobowiązany do otrzymania od pracowników zgody na przesłanie formularza przez platformę, jeżeli korzystanie z niej jest ich codziennym obowiązkiem i wynika z wewnętrznych regulacji. W każdym przypadku pracodawca powinien być w stanie wykazać, że wywiązał się z ciążącego na nim obowiązku dostarczenia pracownikom PIT-11 we właściwym terminie, dlatego ważne jest, by odpowiednie narzędzia IT oferowały funkcje monitorowania statusu przesyłki oraz generowania raportów dotyczących dostarczenia dokumentów. 

Podsumowując, przed dokonaniem wyboru narzędzia, warto przeprowadzić dokładną analizę potrzeb organizacji i porównać dostępne opcje pod kątem wymienionych kryteriów. Ostateczny wybór powinien być zawsze dostosowany do konkretnych warunków i wymagań firmy, zapewniając jednocześnie efektywność, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.

Oprac. Piotr T. Szymański
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samotni wśród ludzi

Rozmowa z dr Sylwią Hałas-Dej, dziekanem Kozminski Executive Business School w Akademii Leona Koźmińskiego, o tym, jak radzić sobie z izolacją na wysokim stanowisku.

Praca zdalna, zadaniowy czas pracy. Nie, teraz zupełnie inna forma zatrudnienia jest na absolutnym topie rynku pracy, jaka

80 proc. pracowników tymczasowych i kontraktorów odczuwa satysfakcję z pracy projektowej. Wielu specjalistów, kiedy pozna zalety takich form współpracy z firmami, to nie chce już wracać na etat. Dlatego praca projektowa szybko zyskuje zwolenników.

Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

REKLAMA

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania z PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

REKLAMA

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA