REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

„Paski wynagrodzeń”. Papierowo? Nie – CYFROWO!

Błażej Migoń
ekspert w zakresie rozwiązań dla HR, eq system sp. z o.o.
Papierowo? Nie – CYFROWO!
Źródło zewnętrzne

REKLAMA

REKLAMA

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, w którym technologia odgrywa kluczową rolę, od działów HR oczekuje się, że będą nie tylko efektywne, ale także innowacyjne w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Jednym z obszarów, który zyskuje na znaczeniu, jest digitalizacja procesów dostarczania pasków wynagrodzeń i wysyłki deklaracji PIT.

Mimo że zgodnie z aktualnymi przepisami prawa pracy, pracodawca nie jest zobligowany do dostarczania pracownikom co miesiąc wyciągów z wynagrodzeniem, coraz więcej firm decyduje się na przekazywanie comiesięcznych pasków wynagrodzeń, często zapisując to w np. regulaminach wynagrodzeń.

Autopromocja

Przejrzysta komunikacja

Udostępnianie szczegółowych informacji dotyczących składników wynagrodzenia stanowi strategiczny krok w kierunku otwartości i wyjaśnienia procesów związanych z obliczaniem zarobków, co koresponduje z dążeniem firm do podniesienia poziomu transparentności w relacjach pracodawca–pracownik. 

Taka transparentność buduje zaufanie między pracodawcą a pracownikiem, tworząc atmosferę, w której obie strony rozumieją swoje role i oczekiwania. To z kolei sprzyja budowaniu trwałych relacji w miejscu pracy oraz wzmacnia pozytywny wizerunek firmy jako pracodawcy, który ceni i respektuje swój zespół. 

Zaufanie i motywacja

Po drugie, przekazywanie pasków płacowych może być jednym z elementów realizacji strategii motywacyjnych. Pracownicy, mając dostęp do pełnego zestawienia składników wynagrodzenia, zyskują pełniejszą świadomość tego, jakie elementy kształtują ich zarobki. To nie tylko eliminuje niejasności, ale także umożliwia zrozumienie, jakie czynniki wpływają na ostateczną kwotę wynagrodzenia na ich rachunku bankowym. 

W ten sposób, udostępnienie szczegółowych informacji o wynagrodzeniach staje się kluczowym elementem wspierającym kulturę otwartości i zaufania w organizacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wymogi prawne

Należy też pamiętać, że zgodnie z art. 85 § 5 Kodeksu pracy każdy pracownik może zażądać wglądu do dokumentów, na podstawie których obliczono wynagrodzenie. Wniosek pracownika może dotyczyć dowolnego okresu, np. ostatniego miesiąca, kwartału czy półrocza, dlatego coraz częściej pracodawcy decydują się na digitalizację wysyłki comiesięcznych pasków wynagrodzeń. 

O ile w przypadku wyciągów z wynagrodzeniem na pracodawcy nie ciąży obowiązek comiesięcznego jego przekazywania, to przygotowanie i wysyłka deklaracji zawierających między innymi informacje o dochodach oraz zaliczkach na podatek dochodowy należy do obowiązków płatnika podatku. A płatnikiem podatku jest – zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – pracodawca, ponieważ to on jest zobowiązany do wyliczenia i odprowadzenia zaliczek z tytułu podatku dochodowego za zatrudnianych pracowników. 

To, na co warto zwrócić uwagę, to fakt, że przepisy nie określają formy, w jakiej pracownicy powinni otrzymać PIT-11. Przepisy również nie nakładają wprost na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia PIT-11, ale – niezwykle istotne – to pracodawca będzie musiał udowodnić fakt doręczenia dokumentu w przypadku ewentualnego sporu. 

Skoro wiemy, że „można”, a nawet więcej – że „warto” wybrać elektroniczną wysyłkę pasków wynagrodzeń i deklaracji PIT, to w takim razie „jak” to robić? Kluczowe jest właściwe wdrożenie procesu, przede wszystkim zapewniając bezpieczeństwo danych poprzez odpowiednią platformę. Wybierając narzędzia do przesyłania takich dokumentów jak paski wynagrodzeń, czy deklaracje PIT, koniecznie trzeba uwzględnić: zgodność z przepisami oraz regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych, łatwość realizacji wysyłki i jej efektywność, intuicyjność „odbioru” (tak, by pracownicy nie musieli przechodzić dodatkowych szkoleń w tym zakresie), a przede wszystkim dopasowanie do kultury organizacyjnej i potrzeb firmy. 

Narzędzia IT dostosowane do specyfiki procesów

Pamiętajmy, że narzędzia IT dostosowane do specyfiki firmy są bardziej skuteczne w usprawnianiu procesów operacyjnych. Jeśli komunikacja w firmie oparta jest przede wszystkim na poczcie elektronicznej, wówczas naturalnym jest, że elektroniczna wysyłka np. deklaracji PIT powinna wykorzystywać to narzędzie, co jest oczywiście dopuszczane przez organy skarbowe. Pracownicy powinni wyrazić zgodę na wysłanie im PIT-11 na wskazany przez nich adres e-mail, inaczej niż w przypadku udostępniania dokumentów na platformie pracodawcy. 

Zgodnie z interpretacjami prawnymi, pracodawca nie jest zobowiązany do otrzymania od pracowników zgody na przesłanie formularza przez platformę, jeżeli korzystanie z niej jest ich codziennym obowiązkiem i wynika z wewnętrznych regulacji. W każdym przypadku pracodawca powinien być w stanie wykazać, że wywiązał się z ciążącego na nim obowiązku dostarczenia pracownikom PIT-11 we właściwym terminie, dlatego ważne jest, by odpowiednie narzędzia IT oferowały funkcje monitorowania statusu przesyłki oraz generowania raportów dotyczących dostarczenia dokumentów. 

Podsumowując, przed dokonaniem wyboru narzędzia, warto przeprowadzić dokładną analizę potrzeb organizacji i porównać dostępne opcje pod kątem wymienionych kryteriów. Ostateczny wybór powinien być zawsze dostosowany do konkretnych warunków i wymagań firmy, zapewniając jednocześnie efektywność, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.

Autopromocja
Oprac. Piotr T. Szymański

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zmiana umowy o zarządzanie PPK a uzgodnienie ze stroną społeczną

    Nie zawsze zmiana umowy o zarządzanie PPK powinna być uzgodniona ze stroną społeczną. Kiedy można od tego odstąpić? Poznaj wyjątki.

    Umowy pracowników będą rejestrowane. A co z prawem do prywatności i ochroną danych?

    Umowy pracowników będą rejestrowane w CRU, a co z prawem do prywatności, co z prawem do ochrony danych osobowych, co z prawem do godności pracowników? W opozycji do tego stoją przepisy dot. prawa dostępu do informacji publicznej w zakresie sektora finansów publicznych. Ważniejsze jest dobro ogółu czy jednostki?

    Co z rentą socjalną w 2024? Czy będzie 4242 zł a od 1 lipca 4300 zł?

    Projekt ustawy o zmianie renty socjalnej ma tylko dwa artykuły a wciąż nie został uchwalony. Premier zapowiadał pilne prace, a nawet nie było jeszcze drugiego czytania. Osoby z niepełnosprawnościami i ich opiekunowie czekają na podwyżkę świadczenia. Renta socjalna - czy będzie podniesiona do kwoty minimalnego wynagrodzenia? Co to jest renta socjalna? Komu przysługuje prawo do renty socjalnej? 

    Przetwarzanie danych osobowych dotyczących zdrowia [45 tys. kary dla Kancelarii]

    45 tys. zł kary dla spółki, która docierała do osób poszkodowanych głównie w wypadkach komunikacyjnych, by nawiązać z nimi współpracę w zakresie reprezentowania ich m.in. przed towarzystwami ubezpieczeniowymi, w sprawach sądowych  w celu uzyskania na ich rzecz odszkodowań, zadośćuczynienia i rent, a także zwrotu kosztów leczenia i rehabilitacji. Informacje o potencjalnych klientach uzyskiwała na podstawie m.in. wiadomości prasowych, publikacji internetowych, w tym treści dostępnych w mediach społecznościowych, a także informacji przekazywanych lub rozpowszechnianych przez organizacje zajmujące się działalnością dobroczynną. Podczas spotkania przedstawiciel Kancelarii PIONIER odbierał ustną zgodę na przetwarzanie danych osobowych do czasu ewentualnego zawarcia umowy z tymi osobami o świadczenie usług. Sprawa trafiła do WSA, ale ten oddalił skargę Kancelarii na deczję PUODO.

    REKLAMA

    Rozwiązanie umowy o pracę: Obowiązek pracodawcy konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę. Wzór zawiadomienia organizacji związkowej

    Pracodawca musi zawiadomić reprezentującą pracownika organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia mu umowy o pracę. Zawiadomienie składa się na piśmie, podając w nim przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy.

    Nowelizacja kodeksu pracy: W 2025 r. pracodawcy będą prowadzili nowy rejestr prac i pracowników je wykonujących [Dyrektywa z 2022 r.]

    Nowelizacja Kodeksu pracy: zmiana artykułu 222 o ochronie pracowników przed szkodliwymi czynnikami. 

    Uprawnienia rodzicielskie: Przerwy na karmienie dziecka piersią - jak długo pracownica może korzystać z przerw na karmienie, wzór wniosku o przerwę

    Przerwy na karmienie piersią są zwolnieniem od pracy. Przerwy wliczane są do czasu pracy - pracownica zachowuje prawo do wynagrodzenia. 

    Komunikaty ZUS: Ograniczenia w dostępie do aplikacji mobilnych mZUS. Niedostępne wnioski w PUE ZUS

    ZUS informuje o ograniczeniach w dostępie do aplikacji mobilnych mZUS. W PUE ZUS będą niedostępne niektóre wnioski.

    REKLAMA

    W którym miesiącu najkorzystniej przejść na emeryturę w 2024 r.? Zbliża się ten termin

    Złożenie wniosku o emeryturę jest możliwe w razie osiągnięciu wieku emerytalnego - 60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn. Przed złożeniem takiego wniosku warto jednak zastanowić się, czy to jest właściwy moment. Jest bowiem kilka czynników, które decydują o wysokości świadczenia.

    ZUS: Przekazano więcej formularzy RUD, ale zgłoszono mniej umów o dzieło

    1,2 mln formularzy RUD przekazano do ZUS i zgłoszono na nich 1,6 mln umów o dzieło - ZUS podał dane za 2023 r.

    REKLAMA