REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

„Paski wynagrodzeń”. Papierowo? Nie – CYFROWO!

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ekspert w zakresie rozwiązań dla HR, eq system sp. z o.o.
eksperci w zakresie zarządzania procesami produkcji i zarządzania personelem
Papierowo? Nie – CYFROWO!
Papierowo? Nie – CYFROWO!
Źródło zewnętrzne

REKLAMA

REKLAMA

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, w którym technologia odgrywa kluczową rolę, od działów HR oczekuje się, że będą nie tylko efektywne, ale także innowacyjne w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Jednym z obszarów, który zyskuje na znaczeniu, jest digitalizacja procesów dostarczania pasków wynagrodzeń i wysyłki deklaracji PIT.

Mimo że zgodnie z aktualnymi przepisami prawa pracy, pracodawca nie jest zobligowany do dostarczania pracownikom co miesiąc wyciągów z wynagrodzeniem, coraz więcej firm decyduje się na przekazywanie comiesięcznych pasków wynagrodzeń, często zapisując to w np. regulaminach wynagrodzeń.

REKLAMA

Przejrzysta komunikacja

REKLAMA

Udostępnianie szczegółowych informacji dotyczących składników wynagrodzenia stanowi strategiczny krok w kierunku otwartości i wyjaśnienia procesów związanych z obliczaniem zarobków, co koresponduje z dążeniem firm do podniesienia poziomu transparentności w relacjach pracodawca–pracownik. 

Taka transparentność buduje zaufanie między pracodawcą a pracownikiem, tworząc atmosferę, w której obie strony rozumieją swoje role i oczekiwania. To z kolei sprzyja budowaniu trwałych relacji w miejscu pracy oraz wzmacnia pozytywny wizerunek firmy jako pracodawcy, który ceni i respektuje swój zespół. 

Zaufanie i motywacja

Po drugie, przekazywanie pasków płacowych może być jednym z elementów realizacji strategii motywacyjnych. Pracownicy, mając dostęp do pełnego zestawienia składników wynagrodzenia, zyskują pełniejszą świadomość tego, jakie elementy kształtują ich zarobki. To nie tylko eliminuje niejasności, ale także umożliwia zrozumienie, jakie czynniki wpływają na ostateczną kwotę wynagrodzenia na ich rachunku bankowym. 

W ten sposób, udostępnienie szczegółowych informacji o wynagrodzeniach staje się kluczowym elementem wspierającym kulturę otwartości i zaufania w organizacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wymogi prawne

REKLAMA

Należy też pamiętać, że zgodnie z art. 85 § 5 Kodeksu pracy każdy pracownik może zażądać wglądu do dokumentów, na podstawie których obliczono wynagrodzenie. Wniosek pracownika może dotyczyć dowolnego okresu, np. ostatniego miesiąca, kwartału czy półrocza, dlatego coraz częściej pracodawcy decydują się na digitalizację wysyłki comiesięcznych pasków wynagrodzeń. 

O ile w przypadku wyciągów z wynagrodzeniem na pracodawcy nie ciąży obowiązek comiesięcznego jego przekazywania, to przygotowanie i wysyłka deklaracji zawierających między innymi informacje o dochodach oraz zaliczkach na podatek dochodowy należy do obowiązków płatnika podatku. A płatnikiem podatku jest – zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – pracodawca, ponieważ to on jest zobowiązany do wyliczenia i odprowadzenia zaliczek z tytułu podatku dochodowego za zatrudnianych pracowników. 

To, na co warto zwrócić uwagę, to fakt, że przepisy nie określają formy, w jakiej pracownicy powinni otrzymać PIT-11. Przepisy również nie nakładają wprost na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia PIT-11, ale – niezwykle istotne – to pracodawca będzie musiał udowodnić fakt doręczenia dokumentu w przypadku ewentualnego sporu. 

Skoro wiemy, że „można”, a nawet więcej – że „warto” wybrać elektroniczną wysyłkę pasków wynagrodzeń i deklaracji PIT, to w takim razie „jak” to robić? Kluczowe jest właściwe wdrożenie procesu, przede wszystkim zapewniając bezpieczeństwo danych poprzez odpowiednią platformę. Wybierając narzędzia do przesyłania takich dokumentów jak paski wynagrodzeń, czy deklaracje PIT, koniecznie trzeba uwzględnić: zgodność z przepisami oraz regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych, łatwość realizacji wysyłki i jej efektywność, intuicyjność „odbioru” (tak, by pracownicy nie musieli przechodzić dodatkowych szkoleń w tym zakresie), a przede wszystkim dopasowanie do kultury organizacyjnej i potrzeb firmy. 

Narzędzia IT dostosowane do specyfiki procesów

Pamiętajmy, że narzędzia IT dostosowane do specyfiki firmy są bardziej skuteczne w usprawnianiu procesów operacyjnych. Jeśli komunikacja w firmie oparta jest przede wszystkim na poczcie elektronicznej, wówczas naturalnym jest, że elektroniczna wysyłka np. deklaracji PIT powinna wykorzystywać to narzędzie, co jest oczywiście dopuszczane przez organy skarbowe. Pracownicy powinni wyrazić zgodę na wysłanie im PIT-11 na wskazany przez nich adres e-mail, inaczej niż w przypadku udostępniania dokumentów na platformie pracodawcy. 

Zgodnie z interpretacjami prawnymi, pracodawca nie jest zobowiązany do otrzymania od pracowników zgody na przesłanie formularza przez platformę, jeżeli korzystanie z niej jest ich codziennym obowiązkiem i wynika z wewnętrznych regulacji. W każdym przypadku pracodawca powinien być w stanie wykazać, że wywiązał się z ciążącego na nim obowiązku dostarczenia pracownikom PIT-11 we właściwym terminie, dlatego ważne jest, by odpowiednie narzędzia IT oferowały funkcje monitorowania statusu przesyłki oraz generowania raportów dotyczących dostarczenia dokumentów. 

Podsumowując, przed dokonaniem wyboru narzędzia, warto przeprowadzić dokładną analizę potrzeb organizacji i porównać dostępne opcje pod kątem wymienionych kryteriów. Ostateczny wybór powinien być zawsze dostosowany do konkretnych warunków i wymagań firmy, zapewniając jednocześnie efektywność, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.

Oprac. Piotr T. Szymański
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa płaca minimalna: 4806 zł czy 5015 zł, podwyżka o 140 czy 250 zł. Nie ma zgody co do najniższej krajowej, rząd sam zdecyduje

Na ostateczną wysokość najniższej krajowej jaka będzie obowiązywała od 1 stycznia 2026 roku trzeba poczekać do pierwszej połowy września. Rada Dialogu Społecznego nie wypracowała w sprawie minimalnego wynagrodzenia za pracę wspólnego stanowiska do połowy lipca więc zgodnie z prawem decyzję co do płacy minimalnej arbitralnie podejmie rząd za dwa miesiące.

Będzie łatwiej o ten zasiłek. Skorzystają ubezpieczeni, płatnicy składek, biura księgowo-rachunkowe

Będzie łatwiej o ten zasiłek. Skorzystają ubezpieczeni, płatnicy składek, biura księgowo-rachunkowe. Dlaczego? Bo planowane są spore zmiany w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 501) w zakresie ubiegania się o zasiłek.

Na ile oszacowano miesięczną wartość nieodpłatnej pracy domowej? Wartość „ukrytej” pracy kobiet była znacznie wyższa niż mężczyzn

Ile wynosi średnia miesięczna wartość nieodpłatnej pracy domowej? Kobiety, zwłaszcza matki małych dzieci, wykonują znacząco więcej nieodpłatnej pracy domowej niż mężczyźni. Różnice te są widoczne we wszystkich obszarach codziennych obowiązków. Ocenia Polski Instytut Ekonomiczny, powołując się na badania GUS.

Nowe zawody w klasyfikacji od 2026 roku. MRPiPS opublikowało projekt rozporządzenia [Projekt z 9 lipca 2025 r.]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy. Dokument trafił 14 lipca 2025 r. do konsultacji publicznych i opiniowania. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 roku.

REKLAMA

Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

REKLAMA