Kiedy należy opłacić składki od bonów, talonów i paczek

Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników jest wyłączone wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłki. Składek nie nalicza się również od przychodów pracownika wyszczególnionych w rozporządzeniu MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Talony z zfśs

Z podstawy wymiaru składek wyłączone są świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Obowiązek tworzenia zfśs spoczywa na pracodawcach:

• prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników;
• zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty; z tym że w układzie zbiorowym pracy obejmującym pracowników danego zakładu lub w regulaminie wynagradzania może zostać zawarte postanowienie o odstąpieniu od tworzenia tego funduszu, wówczas pracodawca nie tworzy tego funduszu.

Przekazywane z tego funduszu świadczenia muszą spełniać wymogi określone w ustawie z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, czyli ich przyznanie oraz wysokość powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej danego pracownika. Jednak ustalenie różnej wartości przyznawanych świadczeń nie może być uzależnione od wymiaru czasu pracy czy też zajmowanego przez pracownika stanowiska. Gdy pracodawca wszystkim pracownikom przekazuje talony z zfśs w jednakowej wysokości i nie wprowadza żadnego kryterium różnicowania, to takie świadczenia nie są wyłączone z podstawy wymiaru składek. Pracodawca, który od takich świadczeń nie naliczy składek, narazi się w przyszłości na konieczność składania korekt dokumentów rozliczeniowych oraz uregulowania składek wraz z odsetkami za zwłokę.

Świadczenia spełniające wymogi określone w powołanej wyżej ustawie są wyłączone z podstawy wymiaru składek w pełnej wysokości bez względu na wysokość bonusów, jakie otrzymuje pracownik.

Pomoc z funduszu socjalno-bytowego

Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe są wyłączone świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Takie zwolnienie stosowane jest do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w art. 5 ust. 2 ustawy o zfśs. Fundusz ten na podstawie przepisów układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagrodzeń mogą tworzyć tylko ci pracodawcy, którzy nie tworzą zfśs. Świadczenia z tego funduszu są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i w konsekwencji na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości kwoty odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego (w 2011 r. do wysokości 1093,93 zł – w przypadku pracownika zatrudnionego na pełny etat w normalnych warunkach pracy). Wypłacając więc pracownikowi z tego funduszu określone świadczenie czy przekazując talony lub bony świąteczne sfinansowane z tego funduszu, pracodawca musi ustalić, w jakiej wysokości w danym roku pracownik otrzymał już pomoc z tego funduszu. Jeżeli dana osoba uzyskała już pomoc w wysokości równej kwocie odpisu podstawowego, to nadwyżka ponad kwotę odpisu podstawowego będzie stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Należy pamiętać o tym, że jeżeli pracodawca zdecyduje się przekazać swoim pracownikom talony lub bony, które nie są finansowane ani z zfśs, ani z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe, ich wartość stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.

Paczki świąteczne

Część pracodawców zamiast na talony czy też bony decyduje się na przekazanie pracownikom paczek świątecznych. W takim przypadku o tym, czy od wartości tych paczek powinny być opłacone składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, decyduje również to, z jakiego funduszu są one sfinansowane (należy więc postępować tak samo jak przy talonach i bonach). Wobec tego wartość przyznanych paczek powinna być również zróżnicowana ze względu na sytuację życiową, materialną i rodzinną poszczególnych pracowników.

Z podstawy wymiaru składek wyłączone są natomiast paczki okolicznościowe dla dzieci pracowników. Wówczas należy uznać, że świadczenia przekazywane o takiej samej wartości wszystkim dzieciom pracowników firmy spełniają warunki określone w ustawie o zfśs, gdyż świadczenia te są zróżnicowane ze względu na sytuację rodzinną zatrudnionych pracowników (ze względu na posiadanie dzieci). Pracownicy, którzy nie mają dzieci, paczek nie otrzymują.

Natomiast paczki okolicznościowe przekazywane wszystkim pracownikom (bez względu na to, czy mają, czy też nie mają dzieci) o takiej samej wartości nie są wyłączone z podstawy wymiaru składek. Warunkiem wyłączenia takich świadczeń jest bowiem zróżnicowanie kryteriów ich przyznawania i wartości.

W sytuacji gdy paczki (zarówno tzw. okolicznościowe, jak i dla dzieci) są finansowane z innych środków niż z zfśs lub funduszu socjalno-bytowego, to ich wartość stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wartość tych świadczeń powinna być uwzględniona w podstawie wymiaru składek w miesiącu, w którym pracownicy otrzymali paczki.

Przykład

Dzieci pracowników mają otrzymać paczki świąteczne z okazji Świąt Bożego Narodzenia. Paczki będą sfinansowane ze środków pracodawcy, od których należne są składki. Część z pracowników paczki odbierze w grudniu 2011 r., a część – w styczniu 2012 r. Pracodawca jako płatnik składek jest zobowiązany wykazywać w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA składanym za pracownika przychody stanowiące podstawę wymiaru składek, jakie pracownik uzyskał od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca kalendarzowego, za który składany jest raport. Wobec tego pracownicy, którzy odbiorą paczki w grudniu, w miesiącu tym uzyskali przychód, który powinien być wykazany w podstawie wymiaru składek imiennego raportu miesięcznego składanego do 15 stycznia 2012 r. Natomiast wartość paczek pracowników, którzy paczki odbiorą w styczniu 2012 r., powinna być rozliczona w imiennym raporcie miesięcznym składanym do 15 lutego 2012 r.

Podstawa prawna:

• art. 18 ust. 1 i 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• art. 3 ust. 1–2, 3b, art. 5 ust. 2, art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 19 i 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).