Jak rozliczyć zwrot nadpłaty składek na ubezpieczenia pracownika

RADA
Zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przekroczenia rocznej podstawy ich wymiaru stanowi przychód pracownicy ze stosunku pracy w miesiącu, w którym ten zwrot został dokonany. Kwotę zwrotu należy doliczyć do wynagrodzenia pracownicy i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

UZASADNIENIE
Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe to tzw. limit trzydziestokrotności, czyli kwota odpowiadająca trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej.

Od nadwyżki ponad ten limit płatnik nie powinien już naliczać składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Nie dotyczy to pozostałych składek, czyli składek na ubezpieczenia chorobowe, wypadkowe i zdrowotne, ani składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – te nadal powinny być opłacane bez względu na wysokość podstawy wymiaru.

Zakład pracy, który rozliczył w miesięcznych dokumentach rozliczeniowych składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wyższej niż roczna kwota ograniczenia, ma obowiązek dokonać korekty tych dokumentów. W wyniku sporządzenia korekty dokumentów rozliczeniowych w ZUS wystąpi nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opłacone od podstawy wyższej niż roczny limit 30-krotności jako składki nienależne podlegają zwrotowi na wniosek płatnika. Wówczas ZUS dokonuje zwrotu nadpłaty w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku, po pomniejszeniu go o kwotę niedopłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne.

WAŻNE!

Płatnik składek, który wnioskował o zwrot nadpłaty i ją otrzymał, musi rozliczyć się z pracownikiem, tj. oddać mu część nadpłaconych składek, którą on sam jako ubezpieczony sfinansował z własnego dochodu. W grudniu 2006 r. była to połowa składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Również zakład pracy, który nie złożył wniosku o zwrot nadpłaty i ZUS zaliczył ją w poczet składek, ma obowiązek zwrócić ubezpieczonemu część nadpłaty – z własnych środków.

Kwota zwrotu nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika jest jego przychodem ze stosunku pracy. W miesiącu, w którym zwrot zostanie wypłacony pracownikowi (lub postawiony do jego dyspozycji), podlega on opodatkowaniu na zasadach ogólnych.

Wcześniej przychód do opodatkowania został zaniżony o nienależnie potrącone składki na ubezpieczenia społeczne. W podstawie opodatkowania pracodawca uwzględnia kwotę zwrotu nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (przed pomniejszeniem jej o pobraną składkę na ubezpieczenie zdrowotne).

Od wyliczonej zaliczki zakład pracy odlicza składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy jej wymiaru. W tym przypadku będzie to różnica między składką zdrowotną odliczoną od zaliczki przed korektą a podlegającą odliczeniu po korekcie (podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne po korekcie została podwyższona, dlatego również wyższa jest kwota składki podlegającej odliczeniu od zaliczki).

ZUS dokonał zwrotu nadpłaconych składek w czerwcu 2007 r. W tym miesiącu wynagrodzenie pracownicy wyniosło 7600 zł. Od kwoty zwróconej nadpłaty nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne ani składki na ubezpieczenie zdrowotne. Ustalając kwotę, jaką należy zwrócić pracownikowi, kwotę nadpłaty należy pomniejszyć o zaliczkę na podatek dochodowy oraz o kwotę niedopłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne.

---

W grudniu 2006 r. wynagrodzenie pracownicy również wyniosło 7600 zł. Pracodawca odprowadził od całego przychodu za ten miesiąc składki na wszystkie ubezpieczenia. Składki pobrane z wynagrodzenia pracownicy:

• na ubezpieczenie emerytalne:

7600 zł × 9,76% = 741,76 zł,

• na ubezpieczenia rentowe:

7600 zł × 6,5% = 494 zł,

• na ubezpieczenie chorobowe:

7600 zł × 2,45% = 186,20 zł,

razem: 1421,96 zł,

• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne:

7600 zł – 1421,96 zł = 6178,04 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne do przekazania do ZUS:

6178,04 zł × 8,75% = 540,58 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku:

6178,04 zł × 7,75% = 478,80 zł,

• podstawa opodatkowania:

6178,04 zł – 102,25 zł = 6075,79 zł; po zaokrągleniu 6076 zł,

• zaliczka na podatek:

(6076 zł × 19%) – 44,17 zł = 1110,27 zł,

• zaliczka po odliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne:

1110,27 zł – 478,80 zł = 631,47 zł; po zaokrągleniu 631 zł.

W grudniu 2006 r. została przekroczona roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pracodawca powinien je naliczyć i odprowadzić od kwoty 3500 zł. W związku z tym należy przekazać do ZUS korektę dokumentów rozliczeniowych za grudzień 2006 r., z wykazanymi składkami:

• na ubezpieczenie emerytalne:

3500 zł × 9,76% = 341,60 zł,

• na ubezpieczenie rentowe:

3500 zł × 6,5% = 227,50 zł,

• na ubezpieczenie chorobowe:

7600 zł × 2,45% = 186,20 zł,

razem: 755,30 zł,

• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne:

7600 zł – 755,30 zł = 6844,70 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne do przekazania do ZUS:

6844,70 zł × 8,75% = 598,91 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku:

6844,70 zł × 7,75% = 530,46 zł,

• podstawa opodatkowania:

6844,70 zł – 102,25 zł = 6742,45 zł; po zaokrągleniu 6742 zł,

• zaliczka na podatek:

(6742 zł × 19%) – 44,17 zł = 1236,81 zł,

• zaliczka po odliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne:

1236,81 zł – 530,46 zł = 706,35 zł; po zaokrągleniu 706 zł.

Z wynagrodzenia pracownicy pobrano zbyt wysoką kwotę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i zbyt niską kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne (obliczoną od zaniżonej podstawy wymiaru).

Nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynosi:

(741,76 zł + 494 zł) – (341,60 zł + 227,50 zł) = 1235,76 zł – 569,10 zł = 666,66 zł.

Niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne:

598,91 zł – 540,58 zł = 58,33 zł.

Zwrot nadpłaty na rzecz pracownicy nastąpił w czerwcu br. Do przychodu czerwcowego pracownicy należy doliczyć kwotę nadpłaty przed pomniejszeniem o niedopłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 666,66 zł. Natomiast od wyliczonej zaliczki na podatek pracodawca odliczy składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 51,67 zł (tj. 666,66 × × 7,75%).

7600 zł × 18,71% = 1421,96 zł – składki na ubezpieczenia społeczne.

7600 zł – 1421,96 zł = 6178,04 zł – podstawa wymiaru składki zdrowotnej.

6178,04 × 9% = 556,02 zł – składka na ubezpieczenie zdrowotne do przekazania do ZUS.

6178,04 zł × 7,75% = 478,80 zł – składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku.

7600 zł + 666,66 zł = 8266,66 zł – 1421,96 zł – 108,50 zł = 6736,20 zł; podstawa obliczenia zaliczki to kwota 6736 zł.

(6736 zł × 19%) – 47,71 zł = 1232,13 zł – zaliczka na podatek.

1232,13 zł – 478,80 zł – 51,67 zł = 701,66 zł; po zaokrągleniu 702 zł – zaliczka po odliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne, podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego.

Do wypłaty: 8266,66 zł – 1421,96 zł – 702 zł – 556,02 zł – 58,33 zł = 5528,35 zł.

Nie ma potrzeby korygowania deklaracji PIT-4 za grudzień 2006 r. ani informacji PIT-11 za ubiegły rok, ponieważ pobraną zaliczkę na podatek od kwoty nadpłaty należy odprowadzić za miesiąc, w którym nadpłata została zwrócona pracownicy, czyli za czerwiec 2007 r.


Podstawa prawna:
• art. 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),

• art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1, art. 27b, art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).