Kategorie

Raport miesięczny dla ubezpieczonego

Barbara Zabieglińska
Deklarację ZUS RMUA można przekazać pracownikowi w formie elektronicznej, pod warunkiem że pracownik wyrazi na to zgodę, a pracodawca użyje bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Przepisy ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych nakładają na płatnika składek obowiązek informowania ubezpieczonego o danych przekazywanych w imiennych raportach miesięcznych do jednostki terytorialnej ZUS.

Informacje te zawierają m.in.:

  • numery identyfikacyjne ubezpieczonego (tj. w przypadku ubezpieczonych - numery PESEL i NIP, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z nich, serię i numer dowodu osobistego lub paszportu; w przypadku płatników składek - numery NUSP i NIP),
  • wymiar czasu pracy,
  • tytuł ubezpieczenia,
  • podstawę wymiaru składek,
  • kwoty składek,
  • rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek itd.

Z reguły informacje te są przekazywane pisemnie na formularzu ZUS RMUA.

Od 1 stycznia 2009 r. na podstawie nowelizacji art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych każdy ubezpieczony może taką informację otrzymać w formie elektronicznej. Jednak uwarunkowane jest to zgodą pracownika oraz posiadaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Aprobata ubezpieczonego

Ubezpieczony (pracownik, zleceniobiorca) musi wyrazić zgodę na taką formę przekazywania mu wskazanych informacji. Prawdopodobnie w pierwszym okresie obowiązywania tego przepisu możliwość taka nie będzie często wykorzystywana. Powołany przepis nie reguluje szczególnej formy wyrażenia takiej zgody. Może to być zatem zgoda ustna. Jednak uważam, że pracodawca we własnym, dobrze pojętym interesie powinien zadbać, aby podwładny złożył w tej sprawie pisemne oświadczenie. Wskazane jest podanie w takim oświadczeniu adresu e-mailowego, na który chce otrzymywać informacje. Może to być zarówno skrzynka prywatna, jak i służbowa. Pracownik powinien gromadzić te informacje w formie elektronicznej jako pliki w osobnym folderze. Może również pliki te drukować i gromadzić w formie papierowej. Powyższe informacje przekazywane są ubezpieczonemu w celu ich weryfikacji. Każdorazowo po otrzymaniu tej informacji pracownik powinien ją sprawdzić, szczególnie w zakresie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz kwoty potrąconych składek na te ubezpieczenia. Elementy te są istotne, gdyż wywierają wpływ na wysokość przyszłego świadczenia.


E-podpis

Reklama

Wszystkie dokumenty elektroniczne (nie tylko formularz ZUS RMUA) zgodnie z nowym brzmieniem przepisów muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym (art. 47a ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Podpis ten jest przypisany do konkretnej osoby, a nie do instytucji. Z praktyki wiadomo, że duże zakłady pracy są już wyposażone w takie podpisy. A zatem nie ma przeszkód, aby pracownikom przesyłać wskazane informacje tą drogą. W ten sposób zakłady pracy unikną drukowania i roznoszenia ogromnej liczby dokumentów i zaoszczędzą sporo czasu.

Inna sytuacja występuje w małych zakładach pracy. Płatnicy odprowadzający składki ubezpieczeniowe maksymalnie za 5 osób nie mają obowiązku elektronicznych rozliczeń z ZUS. Mogą zatem przesyłać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej. Część płatników rozliczających się elektronicznie do 20 stycznia 2009 r. mogła jeszcze w korespondencji z jednostkami terytorialnymi ZUS posługiwać się certyfikatami klucza publicznego, które ZUS wydawał do 2008 r. Nie wszyscy jednak zakupili bezpieczne podpisy elektroniczne. Nie oznacza to, że zatrudnieni w takich firmach pracownicy są pozbawieni możliwości otrzymywania formularza ZUS RMUA drogą elektroniczną. Wystarczy, że zakład pracy zleci rozliczanie składek instytucji rachunkowej. Jeżeli pracownik biura rachunkowego posługuje się bezpiecznym podpisem elektronicznym, wówczas pracownik zlecającej firmy może (za swoją zgodą) otrzymywać te informacje drogą elektroniczną. Jeżeli jednak płatnik składek sam się rozlicza z ZUS na papierze, to zatrudnieni przez niego pracownicy nie mają szansy na otrzymanie druku ZUS RMUA e-mailem.

Certyfikaty ZUS

Nowelizacja ustawy systemowej z 17 października 2008 r. odnosi się również do składania dokumentów ZUS przez płatników składek rozliczających więcej niż 5 ubezpieczonych.

Od 1 stycznia 2009 r. są oni zobowiązani przesyłać do ZUS:

  • zgłoszenia do ubezpieczeń (np. ZUS ZUA),
  • imienne raporty miesięczne,
  • deklaracje rozliczeniowe,
  • inne dokumenty rozliczeniowe oraz ich korekty,
  • używając bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wyjątek od tej zasady dotyczy tych płatników, którzy do 20 lipca 2009 r. mogą używać certyfikatów klucza publicznego wydanych przez ZUS.

Jednak należy pamiętać, że od 21 lipca 2009 r. wszyscy płatnicy składek rozliczający się z ZUS elektronicznie będą zobowiązani (obowiązek obligatoryjny) posługiwać się bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Przechowywanie dokumentów w formie papierowej

Reklama

Wobec nowelizacji wspomnianych przepisów zachodzi pytanie, czy przekazywanie pracownikowi formularza ZUS RMUA w formie elektronicznej zwalnia pracodawcę z obowiązku przechowywania tych dokumentów w formie papierowej (czy dokument ten jest jednym z tych, które trzeba przechowywać przez okres 50 lat).

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru świadczenia emerytalnego lub rentowego, przez okres 50 lat. Może się zdarzyć, że to właśnie formularz ZUS RMUA będzie dla pracownika stanowił jedyny dowód potwierdzający wysokość opłacanych za niego składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. A zatem można sądzić, że dokumenty te powinny być przechowywane również w formie papierowej. Należy jednak pamiętać, że dokumentami źródłowymi pozwalającymi ustalić wynagrodzenie i należne od niego składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe są przede wszystkim listy płac, karty wynagrodzeń i deklaracje rozliczeniowe ZUS. Podmiotom prowadzącym księgi rachunkowe wolno archiwizować listy płac wyłącznie w formie elektronicznej.

Podstawa prawna:

  • ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),
  • ustawa z 17 października 2008 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU nr 220, poz. 1418).
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?