Jak rozliczyć dodatkową umowę zlecenia zawartą z własnym pracownikiem na kwotę nie wyższą niż 200 zł miesięcznie

W obu przypadkach nie wystąpi obowiązek poboru podatku zryczałtowanego (dlatego pobrane składki na ZUS będą podlegały odliczeniu od dochodu i podatku). Jeśli jednak podpiszą Państwo umowę zlecenia z osobą niebędącą pracownikiem, będzie trzeba zgłosić ją do odpowiednich ubezpieczeń w ZUS, a następnie co miesiąc rozliczać za nią składki i sporządzać osobne raporty. Przy zaangażowaniu pracownika do dodatkowych zadań unikną Państwo tych formalności.

UZASADNIENIE

Do celów ubezpieczeń społecznych za pracownika uważa się nie tylko osobę pozostającą w stosunku pracy, ale także m.in. osobę wykonującą pracę na podstawie umowy zlecenia zawartej z własnym pracodawcą. Gdy pracodawca zatrudni swojego pracownika na dodatkową umowę zlecenia, nie zgłasza go odrębnie do ZUS jako zleceniobiorcę. Sporządzając dokumenty rozliczeniowe do ZUS za dany miesiąc musi jedynie sumować uzyskane przez pracownika w tym miesiącu wynagrodzenie z umowy o pracę oraz osiągnięty przychód ze zlecenia. Od łącznej podstawy wymiaru nalicza wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.

W zasadzie potrącone przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne podlegają odliczeniu od dochodu pracownika. Dzięki tej uldze podstawa opodatkowania jest dla pracownika niższa. Z kolei składka na ubezpieczenie zdrowotne, w części 7,75% podstawy wymiaru, obniża kwotę obliczonego podatku. Tym samym podatnik ma mniejsze zobowiązanie wobec urzędu skarbowego.

Od 1 stycznia br. zmienił się sposób opodatkowania umów zleceń zawieranych na niewielkie kwoty. Jeśli należności z umowy zlecenia lub umów zlecenia zawartych z tym samym płatnikiem nie przekraczają w miesiącu 200 zł, pobiera się od nich zryczałtowany podatek w wysokości 18% przychodu. W przypadku opodatkowania w formie ryczałtu nie można jednak odliczać składek na ubezpieczenia społeczne od podstawy opodatkowania, a składki na ubezpieczenie zdrowotne – od zaliczki na podatek.

WAŻNE!

W przypadku opodatkowania ryczałtowego nie można odliczać od podstawy opodatkowania i zaliczki na podatek składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Jednak w razie zawarcia z własnym pracownikiem umowy zlecenia na dodatkowe czynności, wykraczające poza obowiązki wynikające z etatu, do przychodów ze zlecenia nie należy stosować opodatkowania ryczałtowego. Wykluczona jest bowiem możliwość stosowania ryczałtu w odniesieniu do przychodów z umowy zlecenia zawartej między pracownikiem a pracodawcą.

Zatem podatek od przychodów z dodatkowej umowy zlecenia zawartej z własnym pracownikiem należy obliczać na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej, bez względu na kwotę wynagrodzenia ze zlecenia. W takich przypadkach podatek oblicza się od dochodu, a nie przychodu. Oznacza to jednocześnie możliwość odliczenia składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne odpowiednio od dochodu i podatku.

Jeśli więc zatrudniliby Państwo do wykonywania prac zleconych swojego pracownika, który otrzymuje miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2500 zł, a ze zlecenia zarobiłby w sierpniu np. 200 zł, to składki należałoby wyliczyć w następujący sposób:

• podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne:

2500 zł + 200 zł = 2700 zł,

• składki na ubezpieczenia społeczne:

– emerytalne: 2700 zł x 9,76% = 263,52 zł,

– rentowe: 2700 zł x 1,5% = 40,50 zł,

– chorobowe: 2700 zł x 2,45% = 66,15 zł,

razem: 370,17 zł,

• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne:

2700 zł – 370,17 zł = 2329,83 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne należna do ZUS:

2329,83 zł x 9% = 209,68 zł,

Natomiast zaliczkę na podatek od wynagrodzenia ze zlecenia należy ustalić następująco:

• podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne – 200 zł,

• składki na ubezpieczenia społeczne (łącznie) podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania:

200 zł x 13,71% = 27,42 zł,

• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne:

200 zł – 27,42 zł = 172,58 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od zaliczki podatkowej:

172,58 zł x 7,75% = 13,37 zł,

• koszty uzyskania przychodów:

172,58 zł x 20% = 34,52 zł,

• podstawa opodatkowania:

172,58 zł – 34,52 zł = 138,06 zł; po zaokrągleniu 138 zł,

• zaliczka na podatek:

138 zł x 18% = 24,84 zł,

• zaliczka na podatek do zapłaty do urzędu skarbowego:

24,84 zł – 13,37 zł = 11,47 zł; po zaokrągleniu 11 zł.

Przy zatrudnieniu na zlecenie osoby, która nie jest Państwa pracownikiem, nie zawsze wystąpi obowiązek pobrania podatku – ryczałtu, nawet jeśli wynagrodzenie w miesiącu nie przekroczy kwoty 200 zł. Zależy to bowiem nie tylko od kwoty przychodu, ale również od formy wynagrodzenia. Opodatkowanie ryczałtowe, a więc bez możliwości odliczenia składek na ZUS oraz kosztów uzyskania przychodów, stosuje się wówczas, gdy z umowy wynika konkretna miesięczna kwota wynagrodzenia nie wyższa niż 200 zł. Natomiast gdy wynagrodzenie jest określone inaczej, np. godzinowo, akordowo bądź prowizyjnie, czyli bez wskazania należności miesięcznej, to zawsze płatnik pobiera zaliczkę na podatek, a nie ryczałt, nawet jeśli okaże się, że przychód za miesiąc jest niższy niż 200 zł (decyzja Izby Skarbowej w Poznaniu z 26 marca 2009 r., ILPB1/415-281/09-02/AK).

Jeśli więc zamierzają Państwo zatrudnić zleceniobiorcę i wynagradzać go godzinowo, to jego dochody będą opodatkowane z odliczeniem składek i kosztów uzyskania przychodu, bez względu na kwotę wynagrodzenia, jaką w danym miesiącu wypracuje. Dojdą natomiast obowiązki związane z koniecznością zgłoszenia tej osoby do ubezpieczeń społecznych i/lub do ubezpieczenia zdrowotnego oraz opłacania i rozliczania składek na te ubezpieczenia.

Podstawa prawna

• art. 22 ust. 9 pkt 4, art. 30 ust. 1 pkt 5a, ust. 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
• art. 8 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.).