Kiedy pracownik powinien, a kiedy musi wykorzystać zaległy urlop

Obowiązek wykorzystania urlopu w roku, w którym nabywa się do niego prawo, chronić ma zdrowie pracowników, zmuszając ich co roku do regularnego wypoczynku. Wielu pracowników nie wykorzystuje jednak urlopu w takim terminie. Jedni nie mogą, bo ich pracodawca nie wyobraża sobie ich kilkutygodniowej nieobecności w firmie. Drudzy nie przywiązują wagi do wypoczynku, rzadko biorąc wolne.

Kodeksowy obowiązek

Większość pracowników i pracodawców zdaje się nie pamiętać, że wykorzystanie urlopu w kolejnym roku dopuszczalne jest tylko w wyjątkowych, określonych w kodeksie pracy, sytuacjach. Sytuacje te normują: art. 164 k.p. (przesunięcie terminu urlopu z powodu szczególnych potrzeb pracownika lub pracodawcy), art. 165 k.p. (przesunięcie terminu urlopu, gdy pracownik nie może z niego skorzystać np. z powodu choroby), art. 166 k.p. (przerwanie korzystania przez pracownika z urlopu) czy art. 167 k.p. (odwołanie pracownika z urlopu).

Jeśli takie sytuacje nie mają miejsca, urlop powinien być wykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Tylko urlop niewykorzystany z wymienionych wcześniej powodów może być wykorzystany do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego.

Pracodawca może zostać ukarany

Udzielenie pracownikowi urlopu w terminie jest obowiązkiem pracodawcy. Ten, który nie udziela pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża jego wymiar, może zostać ukarany grzywną od 1 tys. do 30 tys. zł. Powstaje pytanie, czy pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania urlopu zaległego do końca I kwartału.

W okresie wypowiedzenia

Sytuacja jest prosta, jeśli pracownik jest w tzw. okresie wypowiedzenia. Nie ma przy tym znaczenia, czy wypowiedzenie to złożył sam pracownik czy też firma zdecydowała się z nim rozstać. W obu przypadkach pracodawca może wysłać pracownika na przymusowy urlop, nie pytając go zdanie. A pracownik musi z tego urlopu skorzystać. Takie uprawnienie pracodawcy daje bowiem wprost art. 167¹ k.p.

W okresie wypowiedzenia pracodawca może więc zmusić pracownika do wykorzystania zarówno całego zaległego urlopu, jak i urlopu bieżącego. W tym drugim przypadku oczywiście tylko w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia pracownika w danym roku. Udzielając urlopu pracownikowi w okresie wypowiedzenia, pracodawca nie musi też przejmować się ustalonym wcześniej w planie urlopów terminem wykorzystania urlopu w roku bieżącym.

PRZYKŁAD: PRZYMUSOWY URLOP NA WYPOWIEDZENIU

Pracownik, który od dwóch lat nie chodził na urlop wypoczynkowy, bo często przebywał na zwolnieniach lekarskich, 28 stycznia złożył pracodawcy wypowiedzenie umowy o pracę. W związku z tym, że w danej firmie pracuje już ponad 10 lat i to na umowie o pracę na czas nieokreślony, przysługuje mu trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Jego umowa rozwiąże się więc z końcem kwietnia. Pracownik ma 15 dni zaległego urlop za 2006 i cały zaległy urlop za 2007 rok, razem 41 dni. Pracodawca, aby uniknąć wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, postanowił wysłać pracownika na przymusowy urlop w okresie wypowiedzenia. Oprócz tych 41 dni zaległego urlopu może mu też udzielić dziewięciu dni urlopu za rok bieżący (4/12 z 26 dni).

Ważne!

Zaległy urlop powinien być wykorzystany do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego. Termin ten jest zachowany, gdy pracownik rozpocznie urlop przed 31 marca tego roku

Wypowiedzenie za krótkie

Nie zawsze jednak pracodawca ma taką możliwość. Chodzi tu o sytuacje, gdy wypowiedzenie umowy o pracę dotyczy pracownika zatrudnionego na podstawie umowy na czas określony, który uzbierał np. 30 czy 40 dni zaległego urlopu. Okres wypowiedzenia umowy na czas określony wynosi bowiem tylko dwa tygodnie (oczywiście jeśli strony zawarły w umowie klauzule umożliwiającą jej wcześniejsze rozwiązanie). Wówczas pracodawca może wysłać pracownika tylko na 10 dni zaległego urlopu (tyle może on bowiem wykorzystać przez dwa tygodnie wypowiedzenia), za pozostałe dni w dniu rozwiązania stosunku pracy będzie musiał wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny. Zasady jego obliczania określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm).

---

Przełomowy wyrok

Możliwość wysłania pracownika na przymusowy urlop w okresie wypowiedzenia wynika z przepisów kodeksu pracy. I to jedyna sytuacja, w której kodeks pracy wprost daje pracodawcy tego typu uprawnienie. Niestety kodeks nie rozstrzyga, czy również innym pracownikom (niebędącym w okresie wypowiedzenia) pracodawca może samodzielnie, bez obowiązku uzyskania ich zgody, wyznaczyć termin wykorzystania zaległego urlopu.

Kwestie te rozstrzygnął niedawno Sąd Najwyższy. W wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/2005, M.P.Pr. 2006/3/119) SN uznał, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody.

W uzasadnieniu do tego wyroku SN zauważył, iż przedmiotem regulacji art. 168 k.p. jest powinność udzielenia pracownikowi urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów, w określonym terminie najpóźniej do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego. Zdaniem SN jest to zamknięcie sekwencji poprzedzających art. 168 k.p., regulacji z art. 161, a następnie art. 165-167 k.p., określających zasadę udzielenia urlopu zgodnie z planem urlopów w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo i przypadki, w których ta zasada doznaje odstępstw. Przepis art. 168 k.p. dopełnia regulację kodeksową co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane, nieuzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić najpóźniej do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków.

Zdaniem SN. nie da się też wywieść warunku, że zastosowanie art. 168 k.p. zależne jest od zgody pracownika. Wystarczy w tym kontekście przypomnieć, że prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (por. art. 152 par. 2 k.p.) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

Lepiej to uregulować

Wydawałoby się, że przytoczony wyrok SN rozstrzygnął te kwestie ostatecznie. Niektórzy eksperci podnoszą jednak, iż wyrok ten dotyczy konkretnej sprawy i nie można go traktować jako jedynej i obowiązującej wykładni art. 168 k.p. Ich zdaniem pracodawca powinien w aktach wewnątrzzakładowych, np. regulaminie pracy, zobowiązać pracowników do zaplanowania wykorzystania zaległego w pierwszych trzech miesiącach następnego roku kalendarzowego, a potem wykorzystanie tego urlop egzekwować. Pracownik, który nie będzie chciał współpracować z pracodawcą w tym zakresie, naraża się na zarzut nieprzestrzegania ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, za co może być ukarany jedną z kar porządkowych.

Przedawnienie

Niewykorzystanie zaległego urlop w I kwartale następnego roku kalendarzowego nie powoduje automatycznie, że urlop ten przepada. Do takiej sytuacji może dojść dopiero w momencie przedawnienia prawa do urlopu. Zgodnie natomiast z art. 291 k.p. roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne.

Rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), bądź najpóźniej z końcem I kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 k.p.). Tak orzekł SN w wyroku z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38).

PRZYKŁAD: PO TRZECH LATACH URLOP PRZEPADA

Pracownik nie wykorzystywał urlopu w latach 2003 - 2006. Za każdym razem terminy wykorzystania urlopu przesuwano na I kwartał roku następnego. W 2007 roku w maju postanowił skorzystać z zaległego urlopu. Wypisał wniosek o udzielenie mu urlopu w wymiarze 26 dni za 2003 rok. Pracodawca może odmówić mu udzielenia urlopu za 2003 rok, gdyż roszczenie o ten urlop uległo przedawnieniu.

Ekwiwalent tylko wyjątkowo

Pracodawca rozstający się z pracownikiem musi rozliczyć się z nim z niewykorzystanego urlopu. Oznacza to obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za ten urlop. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje zatem pracownikowi tylko w przypadku niewykorzystania przysługującego mu urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Prawo do ekwiwalentu pieniężnego powstaje w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (wyrok SN z 15 października 1976 r., I PRN 71/76, OSNCP 1977/5-6 poz. 97).

Pracodawca rozlicza się z pracownikiem z całego urlopu zaległego oraz z urlopu przysługującego pracownikowi w danym roku kalendarzowym. W tym drugim przypadku w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia pracownika w roku, w którym dochodzi do rozwiązania umowy o pracę.

PRZYKŁAD: EKWIWALENT ZA CAŁY ZALEGŁY URLOP

Pracownik nie wykorzystał 15 dni urlopu z 2006 i 26 dni za 2007 roku. W marcu 2008 r. postanowił odejść z firmy i złożył wypowiedzenie umowy o pracę. Rozwiąże się ona z ostatnim dniem czerwca tego roku (pracownik ma prawo do trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia). Pracodawca nie może udzielić pracownikowi w okresie wypowiedzenia zaległego urlopu, gdyż nie znalazł jeszcze za niego zastępstwa, a firma jest w trakcie realizacji bardzo korzystnego kontraktu. Dlatego rozstając się z tym pracownikiem będzie musiał wypłacić mu ekwiwalent za niewykorzystane 54 dni urlopu (15 + 26+ 13).

MAŁGORZATA JANKOWSKA

Podstawa prawna

• Art. 161-168, art. 291 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm).