Jak określić zakres obowiązków specjalisty ds. kadr - wzór

Szkoła będąca jednostką budżetową zatrudniła pracownika na stanowisku specjalisty ds. kadr. W jaki sposób należy określić jego zakres obowiązków i przedstawić je pracownikowi – pyta Czytelniczka z Ostrołęki.

Pracownik musi być zaznajomiony z zakresem swoich obowiązków. Może to nastąpić w dowolnej formie, nie wyłączając informacji ustnej. Najlepiej jednak zaznajomić pracownika z jego obowiązkami przez wręczenie mu zakresu czynności. Zakres czynności nie może wykraczać poza rodzaj pracy ustalony w umowie o pracę. Szczegółowość wykazu powinna być adekwatna do charakteru i stopnia złożoności zadań pracownika, a także jego wykształcenia i doświadczenia zawodowego.

Status specjalisty ds. kadr, zatrudnionego w szkole, reguluje ustawa o pracownikach samorządowych. Jednak ustawa ta nie mówi nic na temat określenia zakresu obowiązków pracowników. Dlatego w sprawach nieuregulowanych tą ustawą stosuje się odpowiednio przepisy ustawy – Kodeks pracy (dalej: k.p.). A zatem przy określaniu zakresu obowiązków pracownika na stanowisku specjalisty ds. kadr należy stosować przepisy prawa pracy (art. 43 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych).

Polecamy produkt: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Pracownik przed podjęciem pracy musi być zaznajomiony z zakresem swoich obowiązków i sposobem wykonywania pracy na wyznaczonym stanowisku (art. 94 pkt 1 k.p.). Zapoznanie z zadaniami może nastąpić w dowolnej formie, nie wyłączając informacji ustnej, udzielonej przez bezpośredniego przełożonego. Dopuszczalne jest też dokonanie instruktażu przez inną osobę, która wcześniej wykonywała dane czynności. Najlepiej jednak ze względów dowodowych zaznajomić pracownika z jego obowiązkami przez wręczenie mu zakresu czynności. Treść zakresu obowiązków to opis ogólnych albo szczegółowych zadań wykonywanych przez podwładnego na danym stanowisku, bez opisu sposobu ich realizacji. Czynności te powinny odpowiadać rodzajowi pracy określonemu w umowie o pracę.

Niepoinformowanie nowego pracownika o jego obowiązkach, w razie niewłaściwego ich wykonania, może skutkować brakiem podstaw do zwolnienia dyscyplinarnego. Kierownik jednostronną decyzją ustala wykaz czynności. Musi on przy tym pamiętać, że zakres czynności nie może wykraczać poza rodzaj pracy ustalony w angażu (por. wyrok SN z 19 marca 1997 r., II UKN 43/97). Zakres i miara szczegółowości wykazu powinny być przy tym adekwatne do charakteru i stopnia złożoności zadań pracownika, a także jego wykształcenia i doświadczenia zawodowego. Im praca jest mniej skomplikowana, a pracownik nie należy do osób podejmujących pierwsze zatrudnienie, tym prostszy i bardziej ogólny może być wykaz zadań.

Przykładowy zakres zadań specjalisty ds. kadr w szkole przedstawia wzór.

Zakres obowiązków pracownika

W zakresie czynności wskazuje się także podległość służbową pracownika. Może to nastąpić poprzez określenie stanowiska bezpośredniego przełożonego pracownika. Nie należy podawać danych osobowych przełożonego.

W praktyce często w zakresie czynności znajdują się postanowienia zobowiązujące pracownika do wykonywania poleceń innych niż czynności wymienione w wykazie lub do wykonywania innych zadań służbowych zleconych przez przełożonego. Pracownik musi wykonywać inne polecenia tego rodzaju, jeżeli są wydane przez właściwego przełożonego lub upoważnionego pracownika i zgodnie z jego kompetencjami. Polecenia te muszą być też zgodne z obowiązującym prawem i odpowiadać rodzajowi pracy określonemu w umowie.

Zakres czynności powinien być przyjęty i podpisany przez pracownika. Odmowa jego przyjęcia lub podpisania może stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę, gdy wskazane obowiązki podwładnego mieszczą się w zakresie czynności, co do których strony umówiły się w angażu (wyrok SN z 3 kwietnia 1997 r., I PKN 77/97).

Nie można jednak zwolnić dyscyplinarnie pracownika, który odmawia wykonywania prac innych niż zawarte w zakresie obowiązków, zwłaszcza wówczas, gdy polecenie wykonania zadania nie odpowiada rodzajowi pracy oraz jego kwalifikacjom (wyrok SN z 12 kwietnia 2012 r., II PK 216/11).

Polecamy serwis: Urlopy

Podstawa prawna:

● art. 94 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1053),
● art. 43 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 902).