REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wykorzystywanie do pracy własnego sprzętu pracowników

Joanna Nowicka
© Minerva Studio - Fotolia.com
© Minerva Studio - Fotolia.com
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W dobie powszechnych oszczędności, zatrudnianie pracowników w systemie „home office” może się okazać korzystne zarówno dla samych pracowników, jak i dla zatrudniających ich organizacji. Jak wygląda to w praktyce?

W praktyce zjawisko „home office” polega m.in. na zatrudnianiu na umowę o pracę pracowników, którzy wykonują pracę na rzecz organizacji częściowo w siedzibie organizacji (lub w terenie), a częściowo w domu. Niektóre czynności służbowe – polegające np. na przygotowaniu programów pomocowych, analizie przepisów prawnych, koordynowaniu projektów, przygotowywaniu raportów, statystyk itp. mogą być wykonywane przez pracowników w miejscu zamieszkania. Praca „w terenie” może polegać np. na spotkaniach z przedstawicielami innych organizacji pozarządowych lub administracji publicznej.

REKLAMA

Autopromocja

Przy wykonywaniu czynności wynikających z umowy o pracę, pracownicy mogą wykorzystywać prywatny sprzęt, materiały i narzędzia (np. komputery, laptopy, telefony, drukarki, kserokopiarki, materiały biurowe, meble biurowe i inne sprzęty stanowiące własność pracownika – a potrzebne do pracy). W zamian pracodawca może wypłacać pracownikom ekwiwalent pieniężny. Wysokość tego ekwiwalentu powinna zostać określona w odpowiedniej umowie.

Świadczenie ze stosunku pracy

Jak rozliczyć podatkowo tego typu świadczenia? Jakie są skutki podatkowe wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika prywatnych narzędzi (sprzętów i materiałów)? Przychodami są przecież otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: updof). Przychodami ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są zaś wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Dotyczy to w szczególności wynagrodzenia zasadniczego, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatków, nagród, ekwiwalentów za niewykorzystany urlop i wszelkich innych kwot – niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Przychodami z pracy są ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 updof).

Ekwiwalent bez podatku

Przepisy podatkowe wyraźnie wskazują, że wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność (art. 21 ust. 1 pkt 13 updof).

Według definicji słownikowych ekwiwalent oznacza „kwotę lub rzecz równą wartością czemuś”. Z tego względu użycie w art. 21 ust. 1 pkt 13 updof wyrażenia „ekwiwalent pieniężny za używane przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt” należy interpretować jako faktyczną opłatę za korzystanie przez pracodawcę ze sprzętu będącego własnością pracownika (zob. np. wyrok WSA w Gliwicach z 4 lipca 2011 r.; sygn. akt I SA/Gl 1343/10).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

UWAGA!

Otrzymywane przez pracowników ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika, są wolne od podatku niezależnie od ich wartości.

Warunki zwolnienia

Z przepisu art. 21 ust. 1 pkt 13 updof wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika na sprzęt używany przy wykonywaniu pracy ma zastosowanie po spełnieniu łącznie kilku warunków:

  • ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
  • kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom – to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych do celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz ze stopniem zużycia rzeczy, dokonanego w trakcie tego używania,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Przesłanki, uprawniające do skorzystania ze zwolnienia podatkowego z art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, muszą być spełnione łącznie. Tylko wówczas wypłacana pracownikom kwota ekwiwalentu będzie korzystała ze zwolnienia z podatku (zob. m.in. interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 14 czerwca 2012 r., sygn. IPPB4/415-270/12-2/JK2).

Fiskus jest „za”

Stanowisko, że kwota ekwiwalentu wypłaconego przez pracodawcę z racji używania przez pracowników własnych narzędzi, sprzętu i materiałów do pracy korzysta ze zwolnienia z podatku, potwierdzają liczne interpretacje organów podatkowych. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 9 czerwca 2010 r. (sygn. ITPB2/415-399/10/IB) uznał, że w sytuacji gdy wysokość ekwiwalentu pieniężnego odzwierciedla wydatki poniesione w związku z wykorzystywaniem własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy – ekwiwalent ten stanowi przychód zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof.

Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 20 lipca 2009 r. (sygn. ILPB1/415-522/09-PSW) dotyczącej ekwiwalentu za materiały piśmiennicze stwierdził, że ze zwolnienia z podatku dochodowego korzysta wypłata ekwiwalentów z tytułu używania przez pracowników przyborów do pisania stanowiących ich własność. Co więcej – jego zdaniem – fakt, że w momencie wypłaty ekwiwalentu pracownicy nie posiadają faktur i rachunków potwierdzających zakup narzędzi, pozostaje bez znaczenia. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 18 listopada 2008 r. (sygn. ILPB1/415-675/08-2/AK) argumentował ponadto, że zgodnie z art. 94 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek stworzenia pracownikowi prawidłowych warunków pracy – w tym m.in. odpowiedniego przygotowania stanowiska pracy. W kategorii tej mieści się wyposażenie w materiały biurowe niezbędne do wykonywania zadań. Skoro pracodawca pozostawił pracownikom możliwość wyboru niezbędnych materiałów określonych przez pracodawcę – w celu optymalizacji realizacji indywidualnych potrzeb – to w świetle przepisu art. 21 ust. 1 pkt 13 updof ekwiwalent ten jest wolny od podatku dochodowego.

Orzecznictwo bardziej rygorystyczne

REKLAMA

Jak stwierdził WSA we Wrocławiu, w wyroku z 13 marca 2007 r. (sygn. akt I SA/Wr 59/07), płatnik – stosując przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 updof – musi wykazać, że narzędzia, materiały czy sprzęt, którymi posługuje się pracownik, wykonując pracę dla pracodawcy, stanowią jego własność. Musi zatem dysponować odpowiednimi dowodami. Z tego też względu pracodawca powinien zażądać od pracownika wykazania dowodem, który nie budzi wątpliwości, że konkretne narzędzie jest jego własnością. Z reguły będą to [...] faktury i dowody zakupu. Oświadczenie – aby mogło stanowić dowód własności sprzętu czy narzędzi – nie może budzić wątpliwości, a więc powinno być poparte takimi dowodami, które pozwolą bez wątpienia uznać je za potwierdzające prawo własności pracownika do danego sprzętu, narzędzi czy materiałów.

Podobnie wypowiedział się NSA w wyroku z 14 listopada 1997 r. (sygn. akt SA/Sz 1140/97), stwierdzając, że do uzyskania zwolnienia podatkowego nie wystarczy samo nazwanie konkretnego dochodu ekwiwalentem, lecz należy wykazać, że istniały podstawy do wypłaty takiego świadczenia i w rzeczywistości ma ono taki właśnie charakter. Ciężar udowodnienia, że kwota wypłaconego ekwiwalentu podlega zwolnieniu z podatku dochodowego spoczywa na podatniku – jeżeli pragnie on zachować prawo do zwolnienia z podatku.

Z kolei WSA w Krakowie w wyroku z 7 stycznia 2008 r. (sygn. akt I SA/Kr 1814/06) uznał, że kwoty wypłaconego pracownikom ryczałtu za broń, przekraczające równowartość jej zakupu, nie mogą być uznane za ekwiwalent wolny od podatku dochodowego – a zatem podlegają opodatkowaniu na podstawie art. 12 ust. 1 updof.

Należy pamiętać, aby wypłacany ekwiwalent był ustalony w kwotach realnych i faktycznie stanowił równowartość spełnianego świadczenia. Oznacza to, że wysokość takiego ekwiwalentu musi być rozsądna. W przeciwnym razie pracodawca może narazić się na zarzut zastępowania jakiegoś innego opodatkowanego składnika wynagrodzenia świadczeniem zwolnionym z podatku.

Ustalanie kwoty ekwiwalentu

Co do zasady, to pracodawca ustala (oczywiście z zachowaniem norm prawa pracy), czy danemu pracownikowi korzystającemu z własnych narzędzi, sprzętów i materiałów do pracy przysługuje z tego tytułu ekwiwalent. Pracodawca również określa jego wysokość. W praktyce, ustalenia dotyczące wypłaty ekwiwalentu (jego wysokości i częstotliwości wypłaty) są przedmiotem uzgodnień między pracownikiem a pracodawcą. Takie ustalenia powinny być zawarte w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub zarządzeniu wewnętrznym kierownika jednostki.

Ekwiwalenty dla pracowników wypłaca się na podstawie sporządzonej listy wypłat. Częstotliwość tych wypłat w poszczególnych zakładach pracy jest różna i zależy od ustaleń przyjętych przez pracodawcę w przepisach zakładowych (może być miesięczna, kwartalna, półroczna, czy też roczna).

Kwota ekwiwalentu za używanie przez pracowników własnych sprzętów, narzędzi i materiałów do pracy za dany miesiąc może być pomniejszona proporcjonalnie do liczby dni, w których pracownik z nich nie korzystał (np. z powodu choroby) lub też może być wypłacana w całości (w zależności od ustaleń wewnątrzzakładowych).

UWAGA!

Ekwiwalent zwolniony z podatku nadal jest elementem wynagrodzenia pracownika, wynikającym z faktu jego zatrudnienia na podstawie umowy o pracę.

Z ORZECZNICTWA

Przepis art. 94 Kodeksu pracy zawiera obowiązki nałożone na pracodawcę, wymienione nie w sposób taksatywny, lecz przykładowy, wyszczególniając w kolejnych punktach obowiązki najważniejsze zdaniem ustawodawcy, lecz nie wyczerpujące katalogu tych obowiązków. W tej sytuacji nie tylko terminowa i prawidłowa wypłata wynagrodzenia, wymieniona wprost w art. 94 pkt 5 Kodeksu pracy, jest obowiązkiem pracodawcy, lecz jego obowiązkiem jest także terminowa i prawidłowa wypłata innego rodzaju świadczeń przysługujących pracownikowi.

Wyrok WSA w Gdańsku z 2 lipca 2008 r. (sygn. akt III SA/Gd 396/07).

Nawet niezawiniony brak środków na wypłaty należnych świadczeń pracownikom nie zwalnia pracodawcy z obowiązku ich wypłaty w całości i w terminie.

Bez składek

Ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika, nie podlegają oskładkowaniu – i to niezależnie od ich wartości (§ 2 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Reasumując – jeśli warunki wypłacanego ekwiwalentu zostaną spełnione, a więc ekwiwalent będzie wypłacony w pieniądzu i będzie odpowiadał poniesionym przez pracowników wydatkom w związku z wykorzystywaniem sprzętu, materiałów i narzędzi, które stanowią ich własność, oraz jeśli rzeczy te będą wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy – wypłacony ekwiwalent będzie zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych. Nie będzie także podlegał oskładkowaniu.

Podstawa prawna:

ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. poz. 362

ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 232, poz. 1378

rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 31, poz. 167

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Poradnik Organizacji Non Profit

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wydłużenie ważności orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności – projekt ustawy

Rząd przyjął projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Nowelizacja przewiduje wydłużenie ważności orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności maksymalnie o 6 miesięcy.

Czy pracodawca może zmusić do 14-dniowego urlopu?

Według Kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 lub 26 dni – w zależności od stażu pracy pracownika. Urlop może być podzielony na części, z których co najmniej jedna powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Czy 14-dniowy urlop jest obowiązkowy?

4 dni albo 35 godzin tygodnia pracy w Polsce do 2027 roku? Za granicą już testowali a efekty są pozytywne

W oczekiwaniu na zapowiadane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej  skrócenie tygodniowego czasu pracy w Polsce, warto przyjrzeć się przykładom z innych państw. Dotąd w programach pilotażowych 4-dniowego tygodnia pracy zaobserwowano np. spadek rotacji zatrudnienia o 40 proc., polepszenie dobrostanu pracowników w 82 proc. firm oraz oszczędności dla pracodawców na poziomie niemal 2 mln zł w skali roku. Krótszy tydzień pracy najlepiej przyjął się na Islandii, gdzie 86 proc. pracowników korzysta z niego lub ma taką możliwość. Ale polscy pracodawcy nie są entuzjastami tego rozwiązania. Aż 51 proc. firm uważa, że w ich branży jest ono niemożliwe. Jeżeli nie uda się skrócić tygodnia pracy, to dobrą alternatywą dla 54 proc. Polaków mogłaby być częstsza praca zdalna lub hybrydowa. 

Czy na zwolnieniu lekarskim można wyjechać?

Czy na zwolnieniu lekarskim można wyjechać na urlop? Jakie wskazania może zawierać L4? Czy wyjazd na wakacje do rodziny do innego miasta lub wyjazd za granicę jest dopuszczalny w czasie zwolnienia lekarskiego?

REKLAMA

Lewiatan: Minimalne wynagrodzenie powiązane z sytuacją gospodarczą? Przedsiębiorcy postulują wyższy wzrost wynagrodzeń w budżetówce

W 2025 r. wzrośnie wynagrodzenie minimalne, a płace w budżetówce mogą być podwyższone więcej niż wynika to ze wstępnego stanowiska rządu – komentuje rezultaty ostatniego posiedzenia Rady Dialogu Społecznego prof. Jacek Męcina, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan.

Nazwa "urlop macierzyński" jest nieadekwatna? Kojarzy się z wypoczynkiem

44 proc. badanych jest zdania, że należy zmienić nazwę "urlop macierzyński". Obowiązująca nazwa sugeruje, że opieka nad dzieckiem jest czasem odpoczynku. Ruszyła kampania edukacyjna #ToNieUrlop, zmieniająca krzywdzące przekonania społeczne na temat opieki nad małym dzieckiem i urlopów macierzyńskich. 

Wkrótce będą wyższe świadczenia z funduszu alimentacyjnego. Wzrost o 100 proc. – od kiedy?

Wraz ze wzrostem kosztów utrzymania rosną też potrzeby osób uprawnionych do alimentów. Nowelizacja przepisów o ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów zwiększy wysokość wsparcia materialnego z funduszu alimentacyjnego.

4650 zł brutto płacy minimalnej w 2025 roku: postulat wszystkich związków zawodowych. Czy rząd się zgodzi? Finanse publiczne z reguły zyskują na podwyżce najniższej krajowej

Na posiedzeniu w dniu 15 lipca 2024 r. Radzie Dialogu Społecznego nie udało się wypracować wspólnego stanowiska w sprawie propozycji wzrostu minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2025 r. To oznacza, że rząd do 15 września ma czas na podjęcie ostatecznej decyzji w tej sprawie.

REKLAMA

Zmiany w raportach ZUS RPA i ZUS RIA. Będą nowe kody tytułu ubezpieczenia

Zmienią się wzory imiennego raportu miesięcznego o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej – o symbolu ZUS RPA oraz wzoru raportu informacyjnego – o symbolu ZUS RIA. Pojawią się też nowe kody tytułu ubezpieczenia. Trwają prace nad nowelizacją przepisów.

Będzie zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ile wyniosą świadczenia zależne od płacy minimalnej?

Minimalne wynagrodzenie za pracę zmieni się od 1 stycznia 2025 r. Wraz z minimalną płacą zmieni się także wysokość świadczeń powiązanych z minimalnym wynagrodzeniem. Jakie to świadczenia? Ile wyniosą?

REKLAMA