REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wykorzystywanie do pracy własnego sprzętu pracowników

Joanna Nowicka
© Minerva Studio - Fotolia.com
© Minerva Studio - Fotolia.com
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W dobie powszechnych oszczędności, zatrudnianie pracowników w systemie „home office” może się okazać korzystne zarówno dla samych pracowników, jak i dla zatrudniających ich organizacji. Jak wygląda to w praktyce?

W praktyce zjawisko „home office” polega m.in. na zatrudnianiu na umowę o pracę pracowników, którzy wykonują pracę na rzecz organizacji częściowo w siedzibie organizacji (lub w terenie), a częściowo w domu. Niektóre czynności służbowe – polegające np. na przygotowaniu programów pomocowych, analizie przepisów prawnych, koordynowaniu projektów, przygotowywaniu raportów, statystyk itp. mogą być wykonywane przez pracowników w miejscu zamieszkania. Praca „w terenie” może polegać np. na spotkaniach z przedstawicielami innych organizacji pozarządowych lub administracji publicznej.

Autopromocja

Przy wykonywaniu czynności wynikających z umowy o pracę, pracownicy mogą wykorzystywać prywatny sprzęt, materiały i narzędzia (np. komputery, laptopy, telefony, drukarki, kserokopiarki, materiały biurowe, meble biurowe i inne sprzęty stanowiące własność pracownika – a potrzebne do pracy). W zamian pracodawca może wypłacać pracownikom ekwiwalent pieniężny. Wysokość tego ekwiwalentu powinna zostać określona w odpowiedniej umowie.

Świadczenie ze stosunku pracy

Jak rozliczyć podatkowo tego typu świadczenia? Jakie są skutki podatkowe wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika prywatnych narzędzi (sprzętów i materiałów)? Przychodami są przecież otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: updof). Przychodami ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są zaś wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Dotyczy to w szczególności wynagrodzenia zasadniczego, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatków, nagród, ekwiwalentów za niewykorzystany urlop i wszelkich innych kwot – niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Przychodami z pracy są ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 updof).

Ekwiwalent bez podatku

Przepisy podatkowe wyraźnie wskazują, że wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność (art. 21 ust. 1 pkt 13 updof).

Według definicji słownikowych ekwiwalent oznacza „kwotę lub rzecz równą wartością czemuś”. Z tego względu użycie w art. 21 ust. 1 pkt 13 updof wyrażenia „ekwiwalent pieniężny za używane przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt” należy interpretować jako faktyczną opłatę za korzystanie przez pracodawcę ze sprzętu będącego własnością pracownika (zob. np. wyrok WSA w Gliwicach z 4 lipca 2011 r.; sygn. akt I SA/Gl 1343/10).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

UWAGA!

Otrzymywane przez pracowników ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika, są wolne od podatku niezależnie od ich wartości.

Warunki zwolnienia

Z przepisu art. 21 ust. 1 pkt 13 updof wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika na sprzęt używany przy wykonywaniu pracy ma zastosowanie po spełnieniu łącznie kilku warunków:

  • ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
  • kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom – to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych do celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz ze stopniem zużycia rzeczy, dokonanego w trakcie tego używania,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Przesłanki, uprawniające do skorzystania ze zwolnienia podatkowego z art. 21 ust. 1 pkt 13 updof, muszą być spełnione łącznie. Tylko wówczas wypłacana pracownikom kwota ekwiwalentu będzie korzystała ze zwolnienia z podatku (zob. m.in. interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 14 czerwca 2012 r., sygn. IPPB4/415-270/12-2/JK2).

Fiskus jest „za”

Stanowisko, że kwota ekwiwalentu wypłaconego przez pracodawcę z racji używania przez pracowników własnych narzędzi, sprzętu i materiałów do pracy korzysta ze zwolnienia z podatku, potwierdzają liczne interpretacje organów podatkowych. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 9 czerwca 2010 r. (sygn. ITPB2/415-399/10/IB) uznał, że w sytuacji gdy wysokość ekwiwalentu pieniężnego odzwierciedla wydatki poniesione w związku z wykorzystywaniem własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy – ekwiwalent ten stanowi przychód zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof.

Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 20 lipca 2009 r. (sygn. ILPB1/415-522/09-PSW) dotyczącej ekwiwalentu za materiały piśmiennicze stwierdził, że ze zwolnienia z podatku dochodowego korzysta wypłata ekwiwalentów z tytułu używania przez pracowników przyborów do pisania stanowiących ich własność. Co więcej – jego zdaniem – fakt, że w momencie wypłaty ekwiwalentu pracownicy nie posiadają faktur i rachunków potwierdzających zakup narzędzi, pozostaje bez znaczenia. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 18 listopada 2008 r. (sygn. ILPB1/415-675/08-2/AK) argumentował ponadto, że zgodnie z art. 94 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek stworzenia pracownikowi prawidłowych warunków pracy – w tym m.in. odpowiedniego przygotowania stanowiska pracy. W kategorii tej mieści się wyposażenie w materiały biurowe niezbędne do wykonywania zadań. Skoro pracodawca pozostawił pracownikom możliwość wyboru niezbędnych materiałów określonych przez pracodawcę – w celu optymalizacji realizacji indywidualnych potrzeb – to w świetle przepisu art. 21 ust. 1 pkt 13 updof ekwiwalent ten jest wolny od podatku dochodowego.

Orzecznictwo bardziej rygorystyczne

Jak stwierdził WSA we Wrocławiu, w wyroku z 13 marca 2007 r. (sygn. akt I SA/Wr 59/07), płatnik – stosując przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 updof – musi wykazać, że narzędzia, materiały czy sprzęt, którymi posługuje się pracownik, wykonując pracę dla pracodawcy, stanowią jego własność. Musi zatem dysponować odpowiednimi dowodami. Z tego też względu pracodawca powinien zażądać od pracownika wykazania dowodem, który nie budzi wątpliwości, że konkretne narzędzie jest jego własnością. Z reguły będą to [...] faktury i dowody zakupu. Oświadczenie – aby mogło stanowić dowód własności sprzętu czy narzędzi – nie może budzić wątpliwości, a więc powinno być poparte takimi dowodami, które pozwolą bez wątpienia uznać je za potwierdzające prawo własności pracownika do danego sprzętu, narzędzi czy materiałów.

Podobnie wypowiedział się NSA w wyroku z 14 listopada 1997 r. (sygn. akt SA/Sz 1140/97), stwierdzając, że do uzyskania zwolnienia podatkowego nie wystarczy samo nazwanie konkretnego dochodu ekwiwalentem, lecz należy wykazać, że istniały podstawy do wypłaty takiego świadczenia i w rzeczywistości ma ono taki właśnie charakter. Ciężar udowodnienia, że kwota wypłaconego ekwiwalentu podlega zwolnieniu z podatku dochodowego spoczywa na podatniku – jeżeli pragnie on zachować prawo do zwolnienia z podatku.

Z kolei WSA w Krakowie w wyroku z 7 stycznia 2008 r. (sygn. akt I SA/Kr 1814/06) uznał, że kwoty wypłaconego pracownikom ryczałtu za broń, przekraczające równowartość jej zakupu, nie mogą być uznane za ekwiwalent wolny od podatku dochodowego – a zatem podlegają opodatkowaniu na podstawie art. 12 ust. 1 updof.

Należy pamiętać, aby wypłacany ekwiwalent był ustalony w kwotach realnych i faktycznie stanowił równowartość spełnianego świadczenia. Oznacza to, że wysokość takiego ekwiwalentu musi być rozsądna. W przeciwnym razie pracodawca może narazić się na zarzut zastępowania jakiegoś innego opodatkowanego składnika wynagrodzenia świadczeniem zwolnionym z podatku.

Ustalanie kwoty ekwiwalentu

Co do zasady, to pracodawca ustala (oczywiście z zachowaniem norm prawa pracy), czy danemu pracownikowi korzystającemu z własnych narzędzi, sprzętów i materiałów do pracy przysługuje z tego tytułu ekwiwalent. Pracodawca również określa jego wysokość. W praktyce, ustalenia dotyczące wypłaty ekwiwalentu (jego wysokości i częstotliwości wypłaty) są przedmiotem uzgodnień między pracownikiem a pracodawcą. Takie ustalenia powinny być zawarte w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub zarządzeniu wewnętrznym kierownika jednostki.

Ekwiwalenty dla pracowników wypłaca się na podstawie sporządzonej listy wypłat. Częstotliwość tych wypłat w poszczególnych zakładach pracy jest różna i zależy od ustaleń przyjętych przez pracodawcę w przepisach zakładowych (może być miesięczna, kwartalna, półroczna, czy też roczna).

Kwota ekwiwalentu za używanie przez pracowników własnych sprzętów, narzędzi i materiałów do pracy za dany miesiąc może być pomniejszona proporcjonalnie do liczby dni, w których pracownik z nich nie korzystał (np. z powodu choroby) lub też może być wypłacana w całości (w zależności od ustaleń wewnątrzzakładowych).

UWAGA!

Ekwiwalent zwolniony z podatku nadal jest elementem wynagrodzenia pracownika, wynikającym z faktu jego zatrudnienia na podstawie umowy o pracę.

Z ORZECZNICTWA

Przepis art. 94 Kodeksu pracy zawiera obowiązki nałożone na pracodawcę, wymienione nie w sposób taksatywny, lecz przykładowy, wyszczególniając w kolejnych punktach obowiązki najważniejsze zdaniem ustawodawcy, lecz nie wyczerpujące katalogu tych obowiązków. W tej sytuacji nie tylko terminowa i prawidłowa wypłata wynagrodzenia, wymieniona wprost w art. 94 pkt 5 Kodeksu pracy, jest obowiązkiem pracodawcy, lecz jego obowiązkiem jest także terminowa i prawidłowa wypłata innego rodzaju świadczeń przysługujących pracownikowi.

Wyrok WSA w Gdańsku z 2 lipca 2008 r. (sygn. akt III SA/Gd 396/07).

Nawet niezawiniony brak środków na wypłaty należnych świadczeń pracownikom nie zwalnia pracodawcy z obowiązku ich wypłaty w całości i w terminie.

Bez składek

Ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika, nie podlegają oskładkowaniu – i to niezależnie od ich wartości (§ 2 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Reasumując – jeśli warunki wypłacanego ekwiwalentu zostaną spełnione, a więc ekwiwalent będzie wypłacony w pieniądzu i będzie odpowiadał poniesionym przez pracowników wydatkom w związku z wykorzystywaniem sprzętu, materiałów i narzędzi, które stanowią ich własność, oraz jeśli rzeczy te będą wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy – wypłacony ekwiwalent będzie zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych. Nie będzie także podlegał oskładkowaniu.

Podstawa prawna:

ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. poz. 362

ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 232, poz. 1378

rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 31, poz. 167

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Poradnik Organizacji Non Profit
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Nowe przepisy dla rolników od 7 marca 2024 r. Zmiany dot. BHP przy obsłudze ciągników, maszyn, urządzeń i narzędzi stosowanych w rolnictwie

    W czwartek 7 marca 2024 r. wchodzi w życie nowe rozporządzenie ministra rolnictwa i rozwoju wsi z 14 lutego 2024 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy obsłudze ciągników, maszyn, narzędzi i urządzeń technicznych stosowanych w rolnictwie. Jakie zasady BHP wynikają z tego rozporządzenia? Co muszą wiedzieć rolnicy?

    Posiłki profilaktyczne. Czy nadejście wiosny zwalnia pracodawców z obowiązku wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom

    Mamy dopiero początek marca, ale temperatury sięgające nawet kilkunastu stopni Celsjusza sugerują koniec zimy i początek wiosny. Czy oznacza to, że pracodawca może zaprzestać wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom wykonującym prace fizyczne na otwartej przestrzeni podczas zimy?

    Można zarobić 7500 zł za miesiąc. I to na początku kariery. Co trzeba zrobić, że dostać taką pracę?

    7500 zł może zarobić student lub absolwent na płatnym stażu. Na chętnych czeka ponad 50 firm w 14 miastach Polski. Oferują stażystom wynagrodzenia w wysokości co najmniej 4500 zł. 1 marca 2024 r. ruszył nabór aplikacji w dwudziestej pierwszej edycji Programu Kariera. Kto może wziąć w nim udział?

    Podwyżka wynagrodzeń dla młodocianych pracowników od 1 marca 2024 r. W czasie nauki zawodu młodociany może zarobić nawet 754,04 zł

    Młodociani zatrudnieni w celu przygotowania zawodowego dostają podwyżki wynagrodzeń. Począwszy od 1 marca 2024 r. obowiązują nowe stawki, których podstawą jest wysokość przeciętnego wynagrodzenia w IV kwartale 2023 r. Dzięki temu młodociany w pierwszym roku nauki zawodu zarobi 603,23 zł, a w trzecim roku – 754,04 zł. 

    REKLAMA

    Dodatek aktywizacyjny w 2024 r. wynosi nawet 745,95 zł. Od 1 czerwca 2024 r. maksymalna kwota wzrasta do 834,72 zł. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić!

    Dodatek aktywizacyjny to jedno ze świadczeń wypłacanych na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepisy określają, komu należy się dodatek aktywizacyjnej oraz przesłanki przyznania tego świadczenia. Obecnie dodatek aktywizacyjny wynosi maksymalnie 745,95 zł. 1 czerwca 2024 r. osoby uprawnione dostaną podwyżkę – dodatek aktywizacyjny wzrośnie do 834,72 zł.

    PFRON: Program „Aktywny samorząd” będzie kontynuowany w 2024 r. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania

    PFRON w 2024 r. będzie kontynuować program „Aktywny samorząd”. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania a także pomoc w uzyskaniu wykształcenia na poziomie wyższym. Wnioski o dofinansowanie można składać od 1 marca 2024 r.

    Nie ma żadnych prac nad projektem ograniczającym zakaz handlu w niedziele

    Nie milkną dyskusje i spekulacje dotyczące ograniczenia zakazu handlu w niedziele. Tymczasem ministra Agnieszka Dziemianowicz-Bąk poinformowała, że na chwilę obecną MRPiPS nie prowadzi żadnych prac nad projektem dotyczącym niedziel handlowych.

    Krótszy czas pracy w Polsce? Min. Dziemianowicz-Bąk: skrócenie tygodnia pracy o 1 dzień organizacyjnie łatwiejsze niż skrócenie o kilka godzin

    Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej prowadzi analizy dotyczące czasu pracy, długości urlopów, dni pracy pod kątem ew. skrócenia tygodnia pracy. Resort pracy analizuje także pilotaże skrócenia tygodnia pracy, które wprowadzają same przedsiębiorstwa. Takie informacja przekazała 1 marca 2024 r. ministra rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk w Polsat News. Ministra wskazała, że osobiście jest najbardziej otwarta na propozycję premiera Donalda Tuska dotyczącą 4 dni, a nie 35 godzin pracy w tygodniu.

    REKLAMA

    5278,30 zł – tyle wynosi limit dorabiania na wcześniejszej emeryturze lub rencie

    Zwiększyły się limity dorabiania dla wcześniejszych emerytów i rencistów. Od 1 marca 2024 r. można dorobić 5278,30 zł. Wyższa kwota spowoduje zmniejszenie lub zawieszenie świadczenia.

    1 marca 2024 r. to Dzień Doceniania Pracownika. Co zrobił Twój pracodawca, żeby Cię docenić?

    1 marca 2024 r. to Dzień Doceniania Pracownika. Co zrobił Twój pracodawca, żeby Ci docenić? Prawie 80% ankietowanych przyznaje, że pracowałoby bardziej produktywnie, gdyby częściej otrzymywało uznanie za swoją pracę. Jakie uznanie? Przede wszystkim godne traktowanie pracowników, z poszanowaniem ich praw no i oczywiście finansowe świadczenia jak i różnego rodzaju benefity.

    REKLAMA