Odpowiedzialność pracodawcy za dane osobowe przetwarzane w prywatnym komputerze pracownika pracującego zdalnie

• Pracodawca jest odpowiedzialny za dane osobowe przetwarzane  w prywatnym komputerze pracownika pracującego zdalnie
• Administrator danych powinien przeprowadzić analizę ryzyka

Pracodawca jest odpowiedzialny za dane osobowe przetwarzane  w prywatnym komputerze pracownika pracującego zdalnie

Do naruszenia ochrony danych osobowych doszło w związku z kradzieżą prywatnego komputera byłego pracownika Rzecznika Finansowego. W komputerze tym przechowywane były dane osobowe przetwarzane podczas pracy zdalnej świadczonej dla pracodawcy (administratora danych). Fakt nieprzeprowadzenia przez administratora analizy ryzyka sprawił, że dane te nie zostały odpowiednio zabezpieczone. Ponadto administrator nie upewnił się, czy pracownik po zakończeniu świadczenia pracy skutecznie i trwale usunął dane z komputera. Brak odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych doprowadził do nałożenia przez Prezesa UODO kary upomnienia na administratora, którą wyrokiem z 5 października 2023 r. podtrzymał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie.

Sąd rozstrzygając tę kwestię, przywołał definicję administratora zawartą w RODO, zgodnie z którą jest nim ten, kto decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych. WSA podkreślił przy tym, że pracownik nie występuje jako odrębny podmiot prawa, a jego działania są działaniami pracodawcy, za które pracodawca ponosi odpowiedzialność. W ocenie sądu nie zmienia tej sytuacji prawnej nawet działanie naruszające lub wykraczające poza zakres powierzonych pracownikowi zadań i obowiązków pracowniczych czy też status radcy prawnego byłego pracownika.

Administrator danych powinien przeprowadzić analizę ryzyka

WSA w Warszawie zgodził się z Prezesem UODO, że administrator danych powinien przeprowadzić analizę ryzyka w związku z pracą zdalną pracowników i korzystaniem przez nich zarówno z prywatnych, jak i służbowych komputerów. Taka analiza wskazałaby na potrzebę zastosowania odpowiednich rozwiązań m.in. na wypadek kradzieży komputera, w którym są przetwarzane dane osobowe. Sąd uznał, że administrator uchybiając obowiązkom RODO w zakresie analizy ryzyka, jak i wdrożenia odpowiednich rozwiązań technicznych i organizacyjnych mających zapewniać bezpieczeństwo przetwarzanym danym, starał się przerzucić odpowiedzialność za to na pracownika. Pomimo iż pracownik był zobowiązany do łączenia się przez VPN, korzystania z odpowiednich programów do szyfrowania plików oraz stosowania haseł do logowania znanych wyłącznie jemu i ich cyklicznej zmiany, to z umowy zawartej pomiędzy stronami nie wynika, by pracownik był zobowiązany do szyfrowania dysku twardego.

Ponadto sąd wskazał, iż ciężar dowodowy w tym przypadku spoczywa po stronie administratora i to on powinien być w stanie wykazać, że prywatny laptop pracownika został odpowiednio zabezpieczony przed potencjalnym nieuprawnionym dostępem do danych osobowych, które się na nim znajdowały.

Oprac. Magdalena Sybilska-Bonicka na podstawie informacji zwartych na www.uodo.gov.pl