REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ewa Drzewiecka

REKLAMA

Pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych. Brak ewidencji jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które można zostać ukaranym przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy karą grzywny.

Ewidencja czasu pracy jest elementem dokumentacji obowiązującej pracodawcę w sprawach związanych z zatrudnianymi pracownikami. Obowiązek ten dotyczy wszystkich pracodawców, nie zwalnia od niego żadna forma wynagradzania pracowników czy liczba pracowników. Ewidencję czasu pracy musi prowadzić także pracodawca zatrudniający jednego pracownika.

Ewidencja jest podstawą rozliczenia czasu pracy i ustalenia wynagrodzenia, co dotyczy zwłaszcza dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w święta, w niedziele i w wolne soboty. Ewidencja może być także wykorzystywana do oceny pracy pracowników.

Co w ewidencji

W art. 149 k.p. nie określono, jakie elementy czasu pracy powinny znaleźć się w ewidencji. Podkreślono jedynie, że należy w niej uwzględnić pracę w nadgodzinach.

Szczegółowe wymogi co do prowadzenia ewidencji czasu pracy znajdują się w § 8 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. Przepis ten określa, w jaki sposób i w jakim zakresie należy ewidencjonować czas pracy. Zgodnie z jego treścią pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy.

Ewidencja powinna obejmować: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca w ewidencji odnotowuje również czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest jednak dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Dniem wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy jest sobota, ale nie ma żadnych przeszkód, aby był to inny dzień, np. poniedziałek czy środa. Do kart ewidencji dołącza się wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Dla kogo ewidencja

Kartę ewidencji czasu pracy należy założyć każdemu pracownikowi, w tym również pracownikom objętym systemem zadaniowego czasu pracy, pracownikom zarządzającym oraz pracownikom otrzymującym ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. Wobec wymienionych pracowników nie ewidencjonuje się godzin pracy, ale ewidencja musi uwzględniać nieobecność z powodu choroby, urlopy, zwolnienia od pracy, spóźnienia.

Każda karta ewidencji czasu pracy danego pracownika powinna zawierać imię i nazwisko oraz inne dane identyfikacyjne stosowane w zakładzie pracy, np. numer ewidencyjny pracownika, określenie stanowiska pracy i systemu pracy, w jakim pracownik jest zatrudniony. Może składać się z jednakowych części obejmujących miesiąc lub dłuższy okres.

Jeżeli odcinek karty obejmuje miesiąc, należy wskazać przyjęty okres rozliczeniowy. W ewidencji powinno się także odnotować liczbę godzin pracy w danym dniu, by można było ustalić, czy miała miejsce praca w nadgodzinach.




Kiedy kontrola Pracodawca udostępnia ewidencję czasu pracy pracownikowi na jego żądanie (art. 149 § 1 zd. 2 k.p.).

Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownik może kontrolować, czy ewidencja jest zgodna z prawdą. Pracownik ma prawo sporządzać odpisy z ewidencji.

Jeżeli pracodawca odmówi udostępnienia ewidencji, pracownik może poprosić o interwencję reprezentującą go zakładową organizację związkową oraz społeczną lub Państwową Inspekcję Pracy. Pracownik może także zwrócić się do społecznej lub Państwowej Inspekcji Pracy o przeprowadzenie kontroli, jeżeli uzna, że ewidencja czasu pracy nie odpowiada rzeczywistemu stanowi rzeczy.

Stosownej oceny może dokonać ponadto sąd w toku postępowania dowodowego w razie wystąpienia pracownika do sądu z roszczeniem o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe.

Prawo wglądu do ewidencji czasu pracy ma Państwowa Inspekcja Pracy.

8 PRZESTRÓG DLA PRZEDSIĘBIORCY 1. Ewidencję czasu pracy zakłada się także w razie zatrudniania tylko jednego pracownika.

2. Ewidencję należy założyć każdemu pracownikowi, w tym objętemu zadaniowym czasem pracy, zarządzającemu oraz otrzymującemu ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

3. Ważne dla prowadzących warsztaty rzemieślnicze: w ewidencji uwzględnia się odrębnie czas pracy młodocianego przy pracach mu wzbronionych, których wykonywanie jest jednak dozwolone w celu odbycia przez niego przygotowania zawodowego.

4. Nie można odmówić inspektorowi PIP wglądu do ewidencji.

5. Nie można odmówić pracownikowi przeglądania ewidencji i sporządzania z niej odpisów.

6. Ewidencję należy sporządzać zgodnie z rzeczywistością.

7. Niezgodne z przepisami wpisy do ewidencji oznaczają sfałszowanie dokumentu.

8. Ewidencja jest ważnym dowodem w sprawach o roszczenia pracowników o wypłatę wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach.



Podstawa prawna:- art. 149, art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy,
- § 8 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Treść jest dostępna bezpłatnie,
wystarczy zarejestrować się w serwisie

Załóż konto aby otrzymać dostęp do pełnej bazy artykułów oraz wszystkich narzędzi

Posiadasz już konto? Zaloguj się.
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Do 30 tys. zł kary dla pracodawcy za nielegalne zatrudnienie. Czy dziecko może pracować w wakacje? [Przepisy prawne]

Prawo przewiduje do 30 tys. zł kary dla pracodawcy za nielegalne zatrudnienie. Czy dziecko może legalnie pracować w wakacje? Praca przy zbieraniu truskawek, innych owoców czy pomaganie w gastronomii to popularne sposoby na zarobek młodych Polek i Polaków. Czy zawsze przepisy prawne na to pozwalają?

Ważne zmiany na rynku pracy od 1 czerwca 2025 r. dla bezrobotnych i pracodawców. Nowości w zasiłku, stypendium stażowym, bonie na zasiedlenie

Zmiany na polskim rynku pracy, obowiązujące od 1 czerwca 2025 r., dotyczące działalności urzędów pracy wprowadza ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Jest to zupełnie nowy akt prawny, który zamienia obowiązującą dotychczas (przez ponad 20 lat) ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Co się zmienia? Jest wiele nowości, które zadowolą osoby korzystające z usług urzędów pracy. Przedstawiamy najważniejsze z nich.

Jawność wynagrodzeń w Polsce staje się faktem: opublikowana ustawa nakładana na pracodawców nowe obowiązki: jakie i od kiedy

23 czerwca opublikowano w Dzienniku Ustaw ustawę, która wprowadza m.in. obowiązek podawania osobie ubiegającej się o zatrudnienie, w czasie rekrutacji i z wyprzedzeniem, informacji o proponowanym wynagrodzeniu. 62,3% firm uważa potencjalne napięcia i konflikty w zespole za najważniejsze wyzwanie związane z ujawnianiem wysokości płac.

Pracownicy najczęściej zmieniają miejsce zatrudnienia z powodu niesatysfakcjonującego wynagrodzenia. Jakie oferty pracy przyciągają uwagę, a jakie poszukujący nowego miejsca pomijają

Pomimo wciąż niejednoznacznej sytuacji na rynku pracy, wielu profesjonalistów deklaruje otwartość na atrakcyjne propozycje zawodowe. Zarówno po stronie firm, jak i kandydatów dominuje jednak ostrożność. 36 proc. kandydatów zazwyczaj rezygnuje z aplikowania na ofertę pracy, jeśli brakuje w niej ważnych informacji.

REKLAMA

Przeciętne wynagrodzenie [MAJ 2025]

GUS podał przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw w maju 2025 roku. To kwota brutto. Ile wynosi przeciętne zatrudnienie w sektorze przedsiębiorstw w maju tego roku? Czy wzrosło w porównaniu z poprzednim rokiem? Komentarz ekonomisty.

Digitalizacja umów. Czyli inteligentna rewolucja w systemie teleinformatycznym

Projekt nowelizacji ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów to nie tylko krok w stronę cyfryzacji, ale wręcz skok technologiczny w obszarze relacji zatrudnienia. Na pierwszy plan wysuwa się otwarcie systemu dla wszystkich zainteresowanych podmiotów – bez względu na ich rozmiar czy status. Dlatego warto zapoznać się z planowanymi zmianami.

Niższy dodatek za pracę w nocy od 1 lipca 2025 r. Ile wyniesie i kogo dotyczy?

Od 1 lipca 2025 r. osoby pracujące w nocy otrzymają niższy dodatek za każdą godzinę pracy w tych godzinach. Z czego wynika ta zmiana? Ile wyniesie stawka? Kto może liczyć na dodatek i jak go obliczyć?

Wszystkie weekendy z wolnym piątkiem: ta grupa gotowa przejść na czterodniowy tydzień pracy natychmiast

90 proc. profesjonalistów chce pracować w modelu czterodniowego tygodnia pracy, o ile nie wpłynie to na ich zarobki. Jako największe korzyści skróconego tygodnia pracy specjaliści wskazują więcej czasu wolnego oraz poprawę ogólnej satysfakcji z życia Jako największe zagrożenia – obniżenie wynagrodzenia oraz pracę w nadgodzinach.

REKLAMA

Najmłodsi pracownicy niechętnie idą na zwolnienie lekarskie, dlaczego

Pracownicy z pokolenia Z czyli do 29. roku życia) rzadziej korzystają ze zwolnień lekarskich niż ich starsi współpracownicy. Dane z audytów absencji chorobowej przeprowadzonych w przedsiębiorstwach na terenie całej Polski w okresie ostatnich kilkunastu miesięcy pokazują jasno, że najmłodsza grupa pracowników charakteryzuje się najniższym poziomem nieobecności z powodów zdrowotnych.

Zetki chcą pracować z sensem, w dobrej atmosferze i za dużą kasę

Dla pokolenia Z zaangażowanie w pracę naprawdę ma znaczenie. Z kolei 40 procent młodych mówi, że bardzo się stara w codziennych obowiązkach, a kolejne 42 procent twierdzi, że nie zawsze wszystko wychodzi im idealnie. 57 proc. młodych wskazuje pieniądze jako kluczowy czynnik wyboru pracodawcy i motywacji. Ale to nie wystarczy.

REKLAMA