Jak radzić sobie z nadmiarem wiadomości i zadań?

Na ogół osobista efektywność zależy od nabytych przez nas w toku życia zawodowego nawyków i sposobu organizacji pracy. Nie analizujemy ich, a często nie są one najlepsze. Jeśli świadomie podejdziemy do procesu własnej pracy i wprowadzimy zasady, które poprawią jej jakość - zredukujemy stres spowodowany natłokiem zajęć i będziemy z powodzeniem realizować nasze cele.

Zmień nawyki

Jeśli sprawa, za którą się zabierasz, zajmie Ci 5-10 minut, załatw ją od razu. Jeśli wymaga więcej czasu i nie możesz jej załatwić teraz - nie odkładaj jej na bliżej niesprecyzowane później. Zaplanuj jej wykonanie od razu na konkretny termin.

Przestrzegaj pięciu podstawowych zasad w obszarze swoich nawyków.

1. Każdą czynność wykonuj tylko raz. Gdy zajmiesz się już czymś, nie odkładaj tego, bo wracając, powtórnie stracisz czas na przypomnienie sobie tematu. Doprowadzaj sprawy do końca za pierwszym razem.

2. Popraw koncentrację. Sprawy do załatwienia, ważne i te drobne, tłoczą się w Twojej głowie, zakłócają koncentrację i wywołują uczucie obciążenia pracą. Sporządź listę takich spraw, zaplanuj czas na ich wykonanie. Skup się na rozwiązywaniu zadań. Nie rozpraszaj uwagi, nie staraj się optymalizować pracy poprzez robienie kilku rzeczy naraz. Bierz jedną sprawę i staraj się ją doprowadzić do końca.

3. Najpierw wykonuj rzeczy trudne i niemiłe. Odkładamy zadania, których nie lubimy albo uznajemy za zbyt skomplikowane, a odkładając, nieustannie przechowujemy je w głowie. Wykonuj je w pierwszej kolejności, a lepiej skoncentrujesz się na bieżących zadaniach. Często bardzo trudne zadanie okazuje się znacznie łatwiejsze w realizacji, niż początkowo myślimy.

4. Wykonuj zadanie, gdy jest ono jeszcze proste do wykonania. Drobne problemy, którymi nie zajmiesz się od razu, mogą urosnąć do rangi dużych, do rozwiązania których będzie Ci potrzebna duża ilość czasu i energii. Zapobiegaj sytuacjom kryzysowym.

5. Ogranicz zakłócenia. Nie opóźniaj wykonania zadania, które jest ważne dla kogoś, bo możesz spowodować zadawanie przez niego pytań na temat terminu. Stracisz czas na tłumaczenia. Wysyłaj czytelne w treści zadania do wykonania przez innych. Unikniesz w ten sposób próśb o wyjaśnienia. Upewnij się, że Ty sam również precyzyjnie rozumiesz otrzymane zadanie do wykonania. Używaj takich sposobów komunikowania się, którymi nie zakłócisz pracy sobie i innym (np. telefony tylko w sprawach pilnych, w innych - maile, SMS-y lub poczta głosowa). Grupuj zadania o podobnym charakterze w bloki. Analizuj swoje sytuacje zawodowe i zwalczaj zakłócenia, na które masz wpływ.