REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak radzić sobie z nadmiarem wiadomości i zadań?

Anna Sobik

REKLAMA

Jestem menedżerem średniego szczebla w dziale IT w dużej korporacji. Aby sprostać wszystkim zadaniom, dużo pracuję. Mimo to mam coraz więcej zaległości. Czuję się sfrustrowany i odnoszę wrażenie, że ile bym nie pracował, nie zdążę ze wszystkim. Nagromadzenie spraw powoduje, że zaczynam mieć kłopoty z koncentracją i zajmuję się kilkoma tematami naraz. Czy jest sposób, aby radzić sobie lepiej z natłokiem informacji i obowiązków?

Na ogół osobista efektywność zależy od nabytych przez nas w toku życia zawodowego nawyków i sposobu organizacji pracy. Nie analizujemy ich, a często nie są one najlepsze. Jeśli świadomie podejdziemy do procesu własnej pracy i wprowadzimy zasady, które poprawią jej jakość - zredukujemy stres spowodowany natłokiem zajęć i będziemy z powodzeniem realizować nasze cele.

Zmień nawyki

Jeśli sprawa, za którą się zabierasz, zajmie Ci 5-10 minut, załatw ją od razu. Jeśli wymaga więcej czasu i nie możesz jej załatwić teraz - nie odkładaj jej na bliżej niesprecyzowane później. Zaplanuj jej wykonanie od razu na konkretny termin.

REKLAMA

Autopromocja

Przestrzegaj pięciu podstawowych zasad w obszarze swoich nawyków.

1. Każdą czynność wykonuj tylko raz. Gdy zajmiesz się już czymś, nie odkładaj tego, bo wracając, powtórnie stracisz czas na przypomnienie sobie tematu. Doprowadzaj sprawy do końca za pierwszym razem.

2. Popraw koncentrację. Sprawy do załatwienia, ważne i te drobne, tłoczą się w Twojej głowie, zakłócają koncentrację i wywołują uczucie obciążenia pracą. Sporządź listę takich spraw, zaplanuj czas na ich wykonanie. Skup się na rozwiązywaniu zadań. Nie rozpraszaj uwagi, nie staraj się optymalizować pracy poprzez robienie kilku rzeczy naraz. Bierz jedną sprawę i staraj się ją doprowadzić do końca.

3. Najpierw wykonuj rzeczy trudne i niemiłe. Odkładamy zadania, których nie lubimy albo uznajemy za zbyt skomplikowane, a odkładając, nieustannie przechowujemy je w głowie. Wykonuj je w pierwszej kolejności, a lepiej skoncentrujesz się na bieżących zadaniach. Często bardzo trudne zadanie okazuje się znacznie łatwiejsze w realizacji, niż początkowo myślimy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

4. Wykonuj zadanie, gdy jest ono jeszcze proste do wykonania. Drobne problemy, którymi nie zajmiesz się od razu, mogą urosnąć do rangi dużych, do rozwiązania których będzie Ci potrzebna duża ilość czasu i energii. Zapobiegaj sytuacjom kryzysowym.

5. Ogranicz zakłócenia. Nie opóźniaj wykonania zadania, które jest ważne dla kogoś, bo możesz spowodować zadawanie przez niego pytań na temat terminu. Stracisz czas na tłumaczenia. Wysyłaj czytelne w treści zadania do wykonania przez innych. Unikniesz w ten sposób próśb o wyjaśnienia. Upewnij się, że Ty sam również precyzyjnie rozumiesz otrzymane zadanie do wykonania. Używaj takich sposobów komunikowania się, którymi nie zakłócisz pracy sobie i innym (np. telefony tylko w sprawach pilnych, w innych - maile, SMS-y lub poczta głosowa). Grupuj zadania o podobnym charakterze w bloki. Analizuj swoje sytuacje zawodowe i zwalczaj zakłócenia, na które masz wpływ.

Dobra organizacja pracy

Podziel wszystkie zasoby papierowe i elektroniczne na dwa obszary: aktywne i pasywne, czyli oddziel sprawy w toku, którymi się zajmujesz, od spraw zamkniętych. W części aktywnej zorganizuj system szufladek na dokumenty wchodzące, czekające (24-48 godz.) i wychodzące, czyli te, które mogą już opuścić Twoje biurko. Pilnuj, aby pod koniec dnia szufladka „wchodzące” była pusta, a wszystkie sprawy zostały albo załatwione, albo miały nadany bieg. Zadbaj, aby pod koniec dnia również Twoja skrzynka odbiorcza była pusta, a załatwione maile znalazły się w archiwum, w koszu, zostały zdelegowane lub zaplanowane do pracy w kalendarzu. Stwórz strukturę swoich katalogów na dysku, folderów w poczcie elektronicznej i archiwum papierowego, wychodząc od mapy swoich obowiązków. Zadbaj, aby struktury archiwum papierowego i elektronicznego były spójne, a nie będziesz mieć trudności ze znajdowaniem potrzebnych dokumentów. Unikaj podwójnej archiwizacji, a jeśli możesz - archiwizuj dokumenty w formie elektronicznej. Nie trzymaj tego, co zbędne, lub tego, co możesz znaleźć w zasobach firmy.

Zaplanuj swoją pracę

Koncentruj się na zadaniu, które jest ważne, ale nie jest jeszcze pilne. Nie doprowadzaj do sytuacji, kiedy presja czasu wpływa na efekty Twojej pracy. Pracuj tak, aby swoją energię maksymalnie koncentrować na sprawach ważnych. Przeprowadź audyt czasowy. Przeanalizuj swój tydzień pracy, spisując dokładnie wszystkie wykonywane czynności. Gdy zobaczysz w podsumowaniu uśredniony obraz Twojego dnia pracy - wyciągnij wnioski. Zadecyduj, na co chcesz przeznaczyć najwięcej czasu w tygodniu, a co wyeliminujesz.

Ustal priorytety. Koncentruj się na 20 proc. swoich kluczowych działań, które przynoszą Ci 80 proc. efektów. Jasno zdefiniuj cele - począwszy od tych na najbliższy czas po cele długoterminowe.

REKLAMA

Kluczem skutecznej realizacji zadań jest planowanie, dlatego każdego dnia planuj swoje zadania na dzień następny. Raz w tygodniu rób plan tygodniowy, raz w miesiącu - miesięczny. Miej plan roczny, który regularnie weryfikuj. Planowanie ma sens, jeśli jest elastyczne i realne. Planuj proaktywnie, czyli nie tylko spotkania, swoje nieobecności, dni wolne, ale czas na pracę własną nad realizacją zadań, etapy projektów, czynności rutynowe, zakładaj przypominacze i monitoruj zadania.

Istnieją także programy, które pozwalają wypracować osobistą efektywność przy wykorzystaniu ogólnie sprawdzonych zasad i dopasowaniu ich do własnych możliwości, talentów z uwzględnieniem swoich słabszych stron. Już w procesie zmian działa się efektywnie: oszczędza się czas, korzysta z doświadczenia innych. Najkrótszą drogą zmierza do celu.

Anna Sobik

Autorka specjalizuje się w zarządzaniu infomacją i zasobami ludzkimi. Jest konsultantem Personal Efficiency Program w IBT Polska.

Kontakt: anna.sobik@ibt-pep.pl

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wskaźnik waloryzacji emerytur 2025

Wskaźnik waloryzacji emerytur 2025 podano w Komunikacie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 lutego 2025 r. w sprawie wskaźnika waloryzacji emerytur i rent w 2025 r. Jest niższy niż zakładano. O ile wzrosną emerytury od 1 marca 2025 r.?

Dofinansowanie kosztów kształcenia pracowników młodocianych w 2025 r.

Średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w 2024 r. w stosunku do 2023 r. wyniósł 103,6. Oznacza to, że w 2025 r. nie zmieniły się kwoty dofinansowania pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników.

Skrócony tydzień pracy. Rząd analizuje, a samorządy wprowadzają

Kolejne miasto zdecydowało się wprowadzić skrócony tydzień pracy dla swoich pracowników. W Urzędzie Miasta w Świebodzicach od 1 marca 2025 r. zostanie uruchomiony program pilotażowy. Urzędnicy będą pracować 35 godzin tygodniowo za dotychczasową pensję.

Zakaz wypowiadania umowy o pracę podczas urlopu pracownika

Wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę jest jednym ze sposobów zakończenia stosunku pracy. Jednak nie zawsze pracodawca może wręczyć pracownikowi wypowiedzenie. Nieobecność pracownika w pracy z powodu urlopu jest jedną z sytuacji, gdy jego stosunek pracy podlega szczególnej ochronie.

REKLAMA

PPK: Pracodawca musi weryfikować status mikroprzedsiębiorcy i uczestnictwo w PPE

Mikroprzedsiębiorca, któremu wszystkie osoby zatrudnione zadeklarowały niedokonywanie wpłat do PPK i który w związku z tym nie uruchomił tego programu, po zakończeniu roku obrotowego powinien sprawdzić, czy nadal nie stosuje się do niego przepisów o PPK. Prawo do niewdrożenia PPK mogą także utracić podmioty, które nie uruchomiły PPK z uwagi na prowadzenie PPE. Zwolnienie z PPK nie jest bezterminowe. Pracodawca ma obowiązek weryfikacji statusu mikroprzedsiębiorcy i uczestnictwa w PPE.

Zmiana instytucji finansowej PPK przez pracodawcę a przerwa w oszczędzaniu [Art. 12 ustawy o PPK]

Pracodawca może zmienić instytucję finansową PPK. W jaki sposób można to zrobić? Czy możliwa jest z tego powodu przerwa w oszczędzaniu w Pracowniczych Planach Kapitałowych? Jak zmienić instytucję finansową zgodnie z przepisami ustawy o PPK?

Czy zwolnienie lekarskie chroni pracownika przed zwolnieniem grupowym?

Czy zwolnienie lekarskie uchroni przed zwolnieniem z pracy w każdym przypadku? Od kiedy obowiązuje ochrona przed rozwiązaniem stosunku pracy i w jakich przypadkach? Czym jest tzw. inna usprawiedliwiona nieobecność w pracy?

38 dni urlopu wypoczynkowego. Którym pracownikom przysługuje tak długi wypoczynek?

Większości pracowników przysługuje co roku urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 dni lub 26 dni. Niektórzy pracownicy mogą cieszyć się urlopem wynoszącym 36 dni. Są jednak pracownicy, którym przysługuje urlop w wymiarze aż 38 dni. O kogo chodzi?

REKLAMA

Cudzoziemcy będą musieli jednak być zatrudniani na podstawie umowy o pracę. Rząd obiecał, ale restrykcji nie wycofał

Organizacje pracodawców zaapelowały do rządu, by zrealizował niedawną obietnicę i wycofał się z obligatoryjnego zatrudniania cudzoziemców na podstawie umowy o pracę. Chodzi przede wszystkim o agencje pracy tymczasowej.

Jak prawidłowo określać wynagrodzenie w umowie o pracę

Prawidłowo sporządzona umowa o pracę powinna określać wynagrodzenie odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia. Wskazane przez strony wynagrodzenie jest jednym z obligatoryjnych elementów umowy o pracę.

REKLAMA