REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak radzić sobie z nadmiarem wiadomości i zadań?

Anna Sobik

REKLAMA

Jestem menedżerem średniego szczebla w dziale IT w dużej korporacji. Aby sprostać wszystkim zadaniom, dużo pracuję. Mimo to mam coraz więcej zaległości. Czuję się sfrustrowany i odnoszę wrażenie, że ile bym nie pracował, nie zdążę ze wszystkim. Nagromadzenie spraw powoduje, że zaczynam mieć kłopoty z koncentracją i zajmuję się kilkoma tematami naraz. Czy jest sposób, aby radzić sobie lepiej z natłokiem informacji i obowiązków?

Na ogół osobista efektywność zależy od nabytych przez nas w toku życia zawodowego nawyków i sposobu organizacji pracy. Nie analizujemy ich, a często nie są one najlepsze. Jeśli świadomie podejdziemy do procesu własnej pracy i wprowadzimy zasady, które poprawią jej jakość - zredukujemy stres spowodowany natłokiem zajęć i będziemy z powodzeniem realizować nasze cele.

Zmień nawyki

Jeśli sprawa, za którą się zabierasz, zajmie Ci 5-10 minut, załatw ją od razu. Jeśli wymaga więcej czasu i nie możesz jej załatwić teraz - nie odkładaj jej na bliżej niesprecyzowane później. Zaplanuj jej wykonanie od razu na konkretny termin.

Autopromocja

Przestrzegaj pięciu podstawowych zasad w obszarze swoich nawyków.

1. Każdą czynność wykonuj tylko raz. Gdy zajmiesz się już czymś, nie odkładaj tego, bo wracając, powtórnie stracisz czas na przypomnienie sobie tematu. Doprowadzaj sprawy do końca za pierwszym razem.

2. Popraw koncentrację. Sprawy do załatwienia, ważne i te drobne, tłoczą się w Twojej głowie, zakłócają koncentrację i wywołują uczucie obciążenia pracą. Sporządź listę takich spraw, zaplanuj czas na ich wykonanie. Skup się na rozwiązywaniu zadań. Nie rozpraszaj uwagi, nie staraj się optymalizować pracy poprzez robienie kilku rzeczy naraz. Bierz jedną sprawę i staraj się ją doprowadzić do końca.

3. Najpierw wykonuj rzeczy trudne i niemiłe. Odkładamy zadania, których nie lubimy albo uznajemy za zbyt skomplikowane, a odkładając, nieustannie przechowujemy je w głowie. Wykonuj je w pierwszej kolejności, a lepiej skoncentrujesz się na bieżących zadaniach. Często bardzo trudne zadanie okazuje się znacznie łatwiejsze w realizacji, niż początkowo myślimy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

4. Wykonuj zadanie, gdy jest ono jeszcze proste do wykonania. Drobne problemy, którymi nie zajmiesz się od razu, mogą urosnąć do rangi dużych, do rozwiązania których będzie Ci potrzebna duża ilość czasu i energii. Zapobiegaj sytuacjom kryzysowym.

5. Ogranicz zakłócenia. Nie opóźniaj wykonania zadania, które jest ważne dla kogoś, bo możesz spowodować zadawanie przez niego pytań na temat terminu. Stracisz czas na tłumaczenia. Wysyłaj czytelne w treści zadania do wykonania przez innych. Unikniesz w ten sposób próśb o wyjaśnienia. Upewnij się, że Ty sam również precyzyjnie rozumiesz otrzymane zadanie do wykonania. Używaj takich sposobów komunikowania się, którymi nie zakłócisz pracy sobie i innym (np. telefony tylko w sprawach pilnych, w innych - maile, SMS-y lub poczta głosowa). Grupuj zadania o podobnym charakterze w bloki. Analizuj swoje sytuacje zawodowe i zwalczaj zakłócenia, na które masz wpływ.

Dobra organizacja pracy

Podziel wszystkie zasoby papierowe i elektroniczne na dwa obszary: aktywne i pasywne, czyli oddziel sprawy w toku, którymi się zajmujesz, od spraw zamkniętych. W części aktywnej zorganizuj system szufladek na dokumenty wchodzące, czekające (24-48 godz.) i wychodzące, czyli te, które mogą już opuścić Twoje biurko. Pilnuj, aby pod koniec dnia szufladka „wchodzące” była pusta, a wszystkie sprawy zostały albo załatwione, albo miały nadany bieg. Zadbaj, aby pod koniec dnia również Twoja skrzynka odbiorcza była pusta, a załatwione maile znalazły się w archiwum, w koszu, zostały zdelegowane lub zaplanowane do pracy w kalendarzu. Stwórz strukturę swoich katalogów na dysku, folderów w poczcie elektronicznej i archiwum papierowego, wychodząc od mapy swoich obowiązków. Zadbaj, aby struktury archiwum papierowego i elektronicznego były spójne, a nie będziesz mieć trudności ze znajdowaniem potrzebnych dokumentów. Unikaj podwójnej archiwizacji, a jeśli możesz - archiwizuj dokumenty w formie elektronicznej. Nie trzymaj tego, co zbędne, lub tego, co możesz znaleźć w zasobach firmy.

Zaplanuj swoją pracę

Koncentruj się na zadaniu, które jest ważne, ale nie jest jeszcze pilne. Nie doprowadzaj do sytuacji, kiedy presja czasu wpływa na efekty Twojej pracy. Pracuj tak, aby swoją energię maksymalnie koncentrować na sprawach ważnych. Przeprowadź audyt czasowy. Przeanalizuj swój tydzień pracy, spisując dokładnie wszystkie wykonywane czynności. Gdy zobaczysz w podsumowaniu uśredniony obraz Twojego dnia pracy - wyciągnij wnioski. Zadecyduj, na co chcesz przeznaczyć najwięcej czasu w tygodniu, a co wyeliminujesz.

Ustal priorytety. Koncentruj się na 20 proc. swoich kluczowych działań, które przynoszą Ci 80 proc. efektów. Jasno zdefiniuj cele - począwszy od tych na najbliższy czas po cele długoterminowe.

Kluczem skutecznej realizacji zadań jest planowanie, dlatego każdego dnia planuj swoje zadania na dzień następny. Raz w tygodniu rób plan tygodniowy, raz w miesiącu - miesięczny. Miej plan roczny, który regularnie weryfikuj. Planowanie ma sens, jeśli jest elastyczne i realne. Planuj proaktywnie, czyli nie tylko spotkania, swoje nieobecności, dni wolne, ale czas na pracę własną nad realizacją zadań, etapy projektów, czynności rutynowe, zakładaj przypominacze i monitoruj zadania.

Istnieją także programy, które pozwalają wypracować osobistą efektywność przy wykorzystaniu ogólnie sprawdzonych zasad i dopasowaniu ich do własnych możliwości, talentów z uwzględnieniem swoich słabszych stron. Już w procesie zmian działa się efektywnie: oszczędza się czas, korzysta z doświadczenia innych. Najkrótszą drogą zmierza do celu.

Anna Sobik

Autorka specjalizuje się w zarządzaniu infomacją i zasobami ludzkimi. Jest konsultantem Personal Efficiency Program w IBT Polska.

Kontakt: anna.sobik@ibt-pep.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Nowe przepisy BHP 2024 – pracodawcy muszą zdążyć ze zmianami do 17 maja

    Pracodawcom zostały już tylko dwa miesiące na reorganizację środowiska pracy zgodnie z nowymi przepisami BHP. Znowelizowane rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, które weszło w życie 17 listopada 2023 r, wprowadza istotne zmiany w wyposażeniu stanowisk pracy. Pracodawcy muszą zdążyć ze zmianami do 17 maja 2024 r.

    Uposażenia w policji. Zmiana wysokości dodatku za stopień

    W 2024 r. wzrosła kwota bazowa dla funkcjonariuszy policji. Wzrost kwoty bazowej powoduje wzrost miesięcznego uposażenia policjantów. Do tego niezbędna jest zmiana przepisów rozporządzenia regulującego wysokość ich uposażenia, w tym stawek dodatku za stopień.

    Komunikat PFRON: Znacznie dłuższy okres dofinansowania do wynajmu mieszkania

    1 marca 2024 r. weszła w życie korzystna zmiana w Programie „Samodzielność – Aktywność – Mobilność!” Mieszkanie dla absolwenta. Wydłużony został okres, na który może być udzielone dofinansowanie do wynajmu mieszkania lub domu jednorodzinnego.

    Nowe przepisy dla rolników od 7 marca 2024 r. Zmiany dot. BHP przy obsłudze ciągników, maszyn, urządzeń i narzędzi stosowanych w rolnictwie

    W czwartek 7 marca 2024 r. wchodzi w życie nowe rozporządzenie ministra rolnictwa i rozwoju wsi z 14 lutego 2024 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy obsłudze ciągników, maszyn, narzędzi i urządzeń technicznych stosowanych w rolnictwie. Jakie zasady BHP wynikają z tego rozporządzenia? Co muszą wiedzieć rolnicy?

    REKLAMA

    Posiłki profilaktyczne. Czy nadejście wiosny zwalnia pracodawców z obowiązku wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom

    Mamy dopiero początek marca, ale temperatury sięgające nawet kilkunastu stopni Celsjusza sugerują koniec zimy i początek wiosny. Czy oznacza to, że pracodawca może zaprzestać wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom wykonującym prace fizyczne na otwartej przestrzeni podczas zimy?

    Można zarobić 7500 zł za miesiąc. I to na początku kariery. Co trzeba zrobić, że dostać taką pracę?

    7500 zł może zarobić student lub absolwent na płatnym stażu. Na chętnych czeka ponad 50 firm w 14 miastach Polski. Oferują stażystom wynagrodzenia w wysokości co najmniej 4500 zł. 1 marca 2024 r. ruszył nabór aplikacji w dwudziestej pierwszej edycji Programu Kariera. Kto może wziąć w nim udział?

    Podwyżka wynagrodzeń dla młodocianych pracowników od 1 marca 2024 r. W czasie nauki zawodu młodociany może zarobić nawet 754,04 zł

    Młodociani zatrudnieni w celu przygotowania zawodowego dostają podwyżki wynagrodzeń. Począwszy od 1 marca 2024 r. obowiązują nowe stawki, których podstawą jest wysokość przeciętnego wynagrodzenia w IV kwartale 2023 r. Dzięki temu młodociany w pierwszym roku nauki zawodu zarobi 603,23 zł, a w trzecim roku – 754,04 zł. 

    Dodatek aktywizacyjny w 2024 r. wynosi nawet 745,95 zł. Od 1 czerwca 2024 r. maksymalna kwota wzrasta do 834,72 zł. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić!

    Dodatek aktywizacyjny to jedno ze świadczeń wypłacanych na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepisy określają, komu należy się dodatek aktywizacyjnej oraz przesłanki przyznania tego świadczenia. Obecnie dodatek aktywizacyjny wynosi maksymalnie 745,95 zł. 1 czerwca 2024 r. osoby uprawnione dostaną podwyżkę – dodatek aktywizacyjny wzrośnie do 834,72 zł.

    REKLAMA

    PFRON: Program „Aktywny samorząd” będzie kontynuowany w 2024 r. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania

    PFRON w 2024 r. będzie kontynuować program „Aktywny samorząd”. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania a także pomoc w uzyskaniu wykształcenia na poziomie wyższym. Wnioski o dofinansowanie można składać od 1 marca 2024 r.

    Nie ma żadnych prac nad projektem ograniczającym zakaz handlu w niedziele

    Nie milkną dyskusje i spekulacje dotyczące ograniczenia zakazu handlu w niedziele. Tymczasem ministra Agnieszka Dziemianowicz-Bąk poinformowała, że na chwilę obecną MRPiPS nie prowadzi żadnych prac nad projektem dotyczącym niedziel handlowych.

    REKLAMA