REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak radzić sobie z nadmiarem wiadomości i zadań?

Anna Sobik

REKLAMA

Jestem menedżerem średniego szczebla w dziale IT w dużej korporacji. Aby sprostać wszystkim zadaniom, dużo pracuję. Mimo to mam coraz więcej zaległości. Czuję się sfrustrowany i odnoszę wrażenie, że ile bym nie pracował, nie zdążę ze wszystkim. Nagromadzenie spraw powoduje, że zaczynam mieć kłopoty z koncentracją i zajmuję się kilkoma tematami naraz. Czy jest sposób, aby radzić sobie lepiej z natłokiem informacji i obowiązków?

Na ogół osobista efektywność zależy od nabytych przez nas w toku życia zawodowego nawyków i sposobu organizacji pracy. Nie analizujemy ich, a często nie są one najlepsze. Jeśli świadomie podejdziemy do procesu własnej pracy i wprowadzimy zasady, które poprawią jej jakość - zredukujemy stres spowodowany natłokiem zajęć i będziemy z powodzeniem realizować nasze cele.

Zmień nawyki

Jeśli sprawa, za którą się zabierasz, zajmie Ci 5-10 minut, załatw ją od razu. Jeśli wymaga więcej czasu i nie możesz jej załatwić teraz - nie odkładaj jej na bliżej niesprecyzowane później. Zaplanuj jej wykonanie od razu na konkretny termin.

REKLAMA

Autopromocja

Przestrzegaj pięciu podstawowych zasad w obszarze swoich nawyków.

1. Każdą czynność wykonuj tylko raz. Gdy zajmiesz się już czymś, nie odkładaj tego, bo wracając, powtórnie stracisz czas na przypomnienie sobie tematu. Doprowadzaj sprawy do końca za pierwszym razem.

2. Popraw koncentrację. Sprawy do załatwienia, ważne i te drobne, tłoczą się w Twojej głowie, zakłócają koncentrację i wywołują uczucie obciążenia pracą. Sporządź listę takich spraw, zaplanuj czas na ich wykonanie. Skup się na rozwiązywaniu zadań. Nie rozpraszaj uwagi, nie staraj się optymalizować pracy poprzez robienie kilku rzeczy naraz. Bierz jedną sprawę i staraj się ją doprowadzić do końca.

3. Najpierw wykonuj rzeczy trudne i niemiłe. Odkładamy zadania, których nie lubimy albo uznajemy za zbyt skomplikowane, a odkładając, nieustannie przechowujemy je w głowie. Wykonuj je w pierwszej kolejności, a lepiej skoncentrujesz się na bieżących zadaniach. Często bardzo trudne zadanie okazuje się znacznie łatwiejsze w realizacji, niż początkowo myślimy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

4. Wykonuj zadanie, gdy jest ono jeszcze proste do wykonania. Drobne problemy, którymi nie zajmiesz się od razu, mogą urosnąć do rangi dużych, do rozwiązania których będzie Ci potrzebna duża ilość czasu i energii. Zapobiegaj sytuacjom kryzysowym.

5. Ogranicz zakłócenia. Nie opóźniaj wykonania zadania, które jest ważne dla kogoś, bo możesz spowodować zadawanie przez niego pytań na temat terminu. Stracisz czas na tłumaczenia. Wysyłaj czytelne w treści zadania do wykonania przez innych. Unikniesz w ten sposób próśb o wyjaśnienia. Upewnij się, że Ty sam również precyzyjnie rozumiesz otrzymane zadanie do wykonania. Używaj takich sposobów komunikowania się, którymi nie zakłócisz pracy sobie i innym (np. telefony tylko w sprawach pilnych, w innych - maile, SMS-y lub poczta głosowa). Grupuj zadania o podobnym charakterze w bloki. Analizuj swoje sytuacje zawodowe i zwalczaj zakłócenia, na które masz wpływ.

Dobra organizacja pracy

Podziel wszystkie zasoby papierowe i elektroniczne na dwa obszary: aktywne i pasywne, czyli oddziel sprawy w toku, którymi się zajmujesz, od spraw zamkniętych. W części aktywnej zorganizuj system szufladek na dokumenty wchodzące, czekające (24-48 godz.) i wychodzące, czyli te, które mogą już opuścić Twoje biurko. Pilnuj, aby pod koniec dnia szufladka „wchodzące” była pusta, a wszystkie sprawy zostały albo załatwione, albo miały nadany bieg. Zadbaj, aby pod koniec dnia również Twoja skrzynka odbiorcza była pusta, a załatwione maile znalazły się w archiwum, w koszu, zostały zdelegowane lub zaplanowane do pracy w kalendarzu. Stwórz strukturę swoich katalogów na dysku, folderów w poczcie elektronicznej i archiwum papierowego, wychodząc od mapy swoich obowiązków. Zadbaj, aby struktury archiwum papierowego i elektronicznego były spójne, a nie będziesz mieć trudności ze znajdowaniem potrzebnych dokumentów. Unikaj podwójnej archiwizacji, a jeśli możesz - archiwizuj dokumenty w formie elektronicznej. Nie trzymaj tego, co zbędne, lub tego, co możesz znaleźć w zasobach firmy.

Zaplanuj swoją pracę

Koncentruj się na zadaniu, które jest ważne, ale nie jest jeszcze pilne. Nie doprowadzaj do sytuacji, kiedy presja czasu wpływa na efekty Twojej pracy. Pracuj tak, aby swoją energię maksymalnie koncentrować na sprawach ważnych. Przeprowadź audyt czasowy. Przeanalizuj swój tydzień pracy, spisując dokładnie wszystkie wykonywane czynności. Gdy zobaczysz w podsumowaniu uśredniony obraz Twojego dnia pracy - wyciągnij wnioski. Zadecyduj, na co chcesz przeznaczyć najwięcej czasu w tygodniu, a co wyeliminujesz.

Ustal priorytety. Koncentruj się na 20 proc. swoich kluczowych działań, które przynoszą Ci 80 proc. efektów. Jasno zdefiniuj cele - począwszy od tych na najbliższy czas po cele długoterminowe.

REKLAMA

Kluczem skutecznej realizacji zadań jest planowanie, dlatego każdego dnia planuj swoje zadania na dzień następny. Raz w tygodniu rób plan tygodniowy, raz w miesiącu - miesięczny. Miej plan roczny, który regularnie weryfikuj. Planowanie ma sens, jeśli jest elastyczne i realne. Planuj proaktywnie, czyli nie tylko spotkania, swoje nieobecności, dni wolne, ale czas na pracę własną nad realizacją zadań, etapy projektów, czynności rutynowe, zakładaj przypominacze i monitoruj zadania.

Istnieją także programy, które pozwalają wypracować osobistą efektywność przy wykorzystaniu ogólnie sprawdzonych zasad i dopasowaniu ich do własnych możliwości, talentów z uwzględnieniem swoich słabszych stron. Już w procesie zmian działa się efektywnie: oszczędza się czas, korzysta z doświadczenia innych. Najkrótszą drogą zmierza do celu.

Anna Sobik

Autorka specjalizuje się w zarządzaniu infomacją i zasobami ludzkimi. Jest konsultantem Personal Efficiency Program w IBT Polska.

Kontakt: anna.sobik@ibt-pep.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Świadczenie urlopowe w szkołach. Czy powinno uwzględniać kryterium socjalne?

Do 31 sierpnia 2024 r. nauczyciele powinni otrzymać świadczenia urlopowe. Świadczenie, wypłacane wszystkim nauczycielom, jest finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Czy powinny uwzględniać kryterium socjalne?

Nauczycielskie świadczenie kompensacyjne. Więcej osób uzyska prawo do świadczenia

1 września 2024 r. więcej osób uzyska prawo do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego. Jakie warunki należy spełniać, żeby nabyć prawo do tego świadczenia?

Wcześniejsze emerytury dla nauczycieli. Kto ma prawo do nowej emerytury? Kiedy można złożyć wniosek?

1 września 2024 r. wejdą w życie zmiany przepisów Karty Nauczyciela. Więcej osób będzie mogło skorzystać z wcześniejszej emerytury dla nauczycieli. Kiedy można złożyć wniosek o wcześniejszą emeryturę?

Czy 14 lipca to niedziela handlowa?

Czy w lipcu jest jakaś niedziela handlowa? Czy w tym miesiącu możemy zaplanować zakupy na niedzielę? 

REKLAMA

Zmiana zasad obliczania stażu pracy. Jak to wpłynie na uprawnienia pracownika [przykłady]

Na podstawie stażu pracy ustalane są przysługujące pracownikowi uprawnienia, takie jak wymiar urlopu wypoczynkowego czy okres wypowiedzenia. Jeżeli do stażu pracy będą wliczane także inne okresy, np. prowadzenia działalności gospodarczej czy świadczenia pracy na podstawie umowy zlecenia, sposób ustalania uprawnień pracowniczych radykalnie się zmieni.

Maksymalna temperatura w pracy – będą nowe przepisy bhp!

Jaka może być maksymalna temperatura w pracy? W związku z występującymi upałami pracownicy pytają o swoje prawa. Będą nowe przepisy bhp chroniące pracowników przed pracą w upale. Dnia 10 lipca 2024 r. odbyło się spotkanie z Głównym Inspektorem Pracy w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Tę informację należało obowiązkowo złożyć pracodawcy do 10 lipca. Jakie konsekwencje grożą w razie jej niezłożenia?

10 lipca 2024 r. minął termin złożenia przez zakładowe organizacje związkowe informacji o liczbie członków. Do tego dnia należało poinformować pracodawcę o liczbie związkowców według stanu na 30 czerwca br. Czy organizacjom, które nie dopełniły tego obowiązku, grożą jakieś sankcje? 

Nowelizacja Kodeksu pracy. Zmiany dotyczą podstawowych uprawnień pracowniczych

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy zakłada zmiany dotyczące podstawowych uprawnień pracowniczych. Do stażu pracy będzie wliczany okres wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia lub świadczenia usług zawartych z obecnym pracodawcą. Wpłynie to m.in. na długość okresu wypowiedzenia oraz wysokość odprawy w przypadku rozwiązania umowy o pracę.

REKLAMA

Urlop wypoczynkowy: wymiar, udzielanie, wynagrodzenie i dofinansowanie

Urlop wypoczynkowy jest jednym z podstawowych uprawnień pracowniczych. Przepisy prawa pracy dokładnie określają jego wymiar i zasady udzielania. Pracownikom przysługuje wynagrodzenie urlopowe. Pracodawcy często też dofinansowują im wypoczynek.

Jak motywować pracowników, także pokolenie Z? Oto najskuteczniejsze metody

Jak skutecznie motywować pracowników? Co najbardziej docenia pokolenie Z? Jak zbudować motywującą kulturę pracy? Poznaj skuteczne metody motywowania pracowników: klucz do sukcesu Twojego zespołu HR.

REKLAMA