REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Co zrobić, by firmowe zebrania nie były stratą czasu?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sylwia Królikowska-Evenhuis

REKLAMA

PROBLEMJednym z moich największych „zjadaczy czasu” są nieefektywne zebrania firmowe, podczas których próbujemy coś ustalić przez kilka godzin, ale i tak kończy się na przysłowiowym „biciu piany”. Sam czasami prowadzę spotkania mojego działu i też mam wrażenie, że to, co udaje nam się ustalić w ciągu dwóch godzin, dałoby się wypracować znacznie szybciej i sprawniej. Jakie są metody prowadzenia efektywnych spotkań firmowych?

ODPOWIEDŹ

REKLAMA

Po pierwsze, zadaj sobie pytanie, ile spotkań, których byłeś uczestnikiem lub prowadzącym, musiało się w ogóle odbyć? Teraz pomyśl, ile z osób, które na nich były, naprawdę wnosiło coś ciekawego do sprawy, a ile po prostu „wysiedziało” swoje? Niestety, większość spotkań, w których uczestniczymy, jest stratą czasu, gdyż albo niejasny jest cel spotkania, albo nie uczestniczą w nim osoby decyzyjne, albo też nie posiadamy pełnych informacji, by spotkanie mogło być w ogóle efektywne (czyli godzinne spotkanie kończy się stwierdzeniem „no dobra, panowie, każdy wie, jakie dane ma sprawdzić, spotykamy się zatem za dwa dni”).

Najpierw pomyśl, potem rób

Jeśli Ty jesteś koordynatorem spotkania, pamiętaj, że konstruktywne zebranie składa się z trzech ważnych etapów - przygotowania spotkania, właściwej dyskusji, działania po spotkaniu.

REKLAMA

Czas przeznaczony na przygotowanie spotkania traktuj w kategoriach inwestycji - im lepiej przygotuję spotkanie, tym więcej czasu oszczędzimy w czasie jego trwania. Na etapie przygotowania spotkania zadaj sobie najważniejsze pytanie: „Jaki jest cel tego spotkania?”.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Załóżmy, że Waszym problemem jest coraz więcej reklamacji ze strony niezadowolonych klientów firmy. Celem spotkania będzie zatem opracowanie możliwej do wdrożenia i efektywnej strategii zmniejszenia liczby reklamacji w naszym dziale. Teraz na spokojnie zastanów się, mając cały czas na uwadze cel spotkania, kto powinien brać w nim udział (może np. okazać się, że warto, aby w spotkaniu uczestniczyła osoba z działu przyjmowania zamówień). Pamiętaj też, że każdy problem ma przyczynę. Nie jest tak, że klienci któregoś dnia zmówili się, aby utrudnić wam życie. Coś konkretnego musiało się wydarzyć. Możesz zatem ustalić, kto przygotuje sprawozdanie dotyczące zaistniałej sytuacji (co się konkretnie dzieje, na co narzekają klienci, kiedy najbardziej i dlaczego, a także co złego może nas spotkać, jeśli nie zmniejszymy liczby reklamacji w naszym dziale). Dobrze by było, aby osobą odpowiedzialną za przygotowanie sprawozdania była osoba „postronna”, czyli np. niezaangażowana bezpośrednio w całą sytuację (może po prostu ktoś z działu reklamacji).

Komunikuj cele i zasady

REKLAMA

Poinformuj uczestników zebrania o jego celu, przebiegu i zasadach. Niech wszyscy obecni w trakcie spotkania wiedzą, po co w ogóle się spotykacie i co macie uzgodnić. Ustal także agendę spotkania, czyli zapowiedz, że będzie ono trwało np. godzinę. Chodzi tu o praktyczne zastosowanie Prawa Parkinsona (praca zajmuje tyle czasu, ile na nią przeznaczysz). Znam menedżera, który przychodząc na spotkania, mówi z premedytacją „Wybaczcie Państwo, mam tylko godzinę, bo potem jestem umówiony na rozmowę z Klientem”. Jak łatwo się domyślić, spotkanie kończy się po godzinie (nagle okazuje się, że wszyscy potrafią się tak zmobilizować, by ustalić wszystko w określonym czasie).

Poinformuj też uczestników o zasadach spotkania, np. zamiast ataków - precyzowanie oczekiwań, czyli zakazane jest „bo wy nigdy nie potraficie wyrobić się na czas”, zamiast tego dozwolone - „zależy mi, aby zamówienia z waszego działu spływały do nas do godziny 12”. Przypomnij także o zasadzie unikania niepotrzebnego narzekania. Jeśli coś się komuś nie podoba, niech na spotkaniu od razu zaproponuje rozwiązanie dla zaistniałej trudności. Informację o spotkaniu, jego celu, agendzie i zasadach wyślij oczywiście odpowiednio wcześnie, by każdy mógł się do niego przygotować.

Panuj nad grupą

Na początku spotkania przypomnij wszystkim jego cel, czas, w jakim mamy go osiągnąć, agendę i zasady zebrania (nie atakujemy, nie krytykujemy, nie narzekamy, mówi tylko jedna osoba naraz, koordynator spotkania udziela głosu itp.). Ustal także, kto będzie robił notatkę ze spotkania, która zostanie rozesłana do uczestników po jego zakończeniu.

Nawet najlepsze przygotowanie spotkania nie uchroni Cię jednak przed osobami, które przyszły na zebranie wylać swoje żale („bo w tej firmie to nigdy nikt...”, „bo my się staramy, a klienci tego nie dostrzegają ...” itp.). W takich sytuacjach reaguj natychmiast: „Rozumiem, że jesteś zdenerwowany zaistniałą sytuacją. Powiedz, co zatem możemy z tym zrobić?”. Także niewnoszące nic do sprawy przysłowiowe „bicie piany” ucinaj natychmiast stwierdzeniem „dobrze, jaki zatem wniosek?”. Jeśli wniosek nie jest konstruktywny, zadaj pytanie pozostałym uczestnikom - co oni na to, jakie mają inne propozycje.

W trakcie spotkań, w czasie których dochodzi do konfliktu między dwoma stronami, pytam także „Słuchajcie, jak chcecie, to możemy się tutaj nawet pobić. Tylko czy to zbliży nas do celu, w jakim się tutaj spotkaliśmy? Jeśli nie, to proszę o propozycje i rozwiązania zamiast ataków”.

Jeśli koordynator nie potrafi zapanować nad grupą, sam możesz parafrazować wypowiedzi uczestników: „Jacek, czyli, jeśli dobrze Cię zrozumiałem, Twoim zdaniem klienci narzekają na nasze produkty, bo konkurencja daje im lepszy towar w korzystniejszej cenie? To, co zatem, Twoim zdaniem, możemy z tym zrobić?”. Możesz też przypomnieć o czasie, który tracicie na jałowe dyskusje: „Siedzimy tu już pół godziny i jak na razie tylko tracimy czas. Zastanówmy się nad rozwiązaniem, bo każdy z nas ma przecież mnóstwo własnej pracy do zrobienia”.

Ustal plan działania

Każde spotkanie musi być odpowiednio podsumowane (powiedz, do jakich wniosków doszliście oraz co, kto i na kiedy ma wykonać). Jeśli masz doświadczenie, że ludzie nie realizują zadań oddelegowanych im w trakcie spotkania, możesz poprosić ich samych o podsumowanie. Na przykład:. „Jeśli chodzi o sprawdzenie sytuacji w magazynie, zajmie się tym Kasia. Kasiu, przypomnij, proszę, wszystkim, co konkretnie będziesz robiła i jakiej pomocy w tym zakresie oczekujesz od pozostałych współpracowników”. Wykorzystujemy tu prosty mechanizm - ludziom „głupio jest” nie realizować zadań, co do których sami zobowiązali się na forum grupy.

Każdy uczestnik spotkania powinien także otrzymać (np. na skrzynkę e-mailową) podsumowanie spotkania - wnioski, zadania i cele do zrealizowania. Jeśli w przewidzianym czasie udało wam się osiągnąć przewidziany cel, możesz podziękować grupie za zaangażowanie i konstruktywną dyskusję (wzmacniaj pożądane zachowania).

Istnieją teorie, które mówią o tym, że najbardziej efektywne i najkrótsze spotkania to te, w trakcie których ludzie stoją, a nie siedzą, a także nie ma żadnych napojów ani przekąsek (ludzie chcą wtedy jak najszybciej dojść do porozumienia, by w końcu usiąść i napić się czegoś). Moje doświadczenia pokazują mi jednak, że jeśli odpowiednio naprowadza się grupę na właściwy cel i cały czas prosi o wnioski i rozwiązania nawet na siedząco i przy dobrej kawie można osiągnąć założony cel w założonym czasie.

UWAGA

Koordynator spotkania ma za zadanie pilnować, by każda kolejna wypowiedź uczestników spotkania zbliżała całą grupę do osiągnięcia celu.

UWAGA

Każdy sensowny wniosek, który uda wam się wypracować, koordynator powinien podsumować i zapisać na tablicy (można potem zastosować argument „zobaczcie, ile już udało nam się ustalić, zastanówmy się jeszcze szybko nad... i wszyscy będziemy wolni”).

Sylwia Królikowska-Evenhuis

Autorka jest psychologiem biznesu, trenerem, coachem i doradcą w firmie INVENTI Consulting.

Kontakt: sylwia.krolikowska@inventi.com.pl

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Niedoszacowane ryzyko w branży budowlanej. Blisko 3,5 tys. wypadków w 2024 r.

W branży budowlanej co roku dochodzi do tysięcy wypadków – w 2024 r. odnotowano 3442 zdarzenia, 78 osób zginęło, a 57 zostało ciężko rannych (dane GUS). Choć główną przyczyną jest błąd ludzki, finansową odpowiedzialność ponoszą pracodawcy. Dzięki rozszerzonej polisie OC możliwe jest przeniesienie roszczeń na ubezpieczyciela, jednak pośrednicy ubezpieczeniowi ostrzegają: firmy często zaniżają sumy gwarancyjne i bagatelizują ryzyko.

Wakacyjna praca nastolatków 2025 [Co mówią przepisy i na co muszą uważać rodzice oraz pracodawcy]

Sezon letni to czas, gdy młodzież chętnie podejmuje się pierwszych zawodowych wyzwań. Jednak zanim nastolatek trafi do pracy w gastronomii, biurze czy przy zbiorach owoców, warto upewnić się, że jego zatrudnienie jest zgodne z prawem. Eksperci Job Impulse przypominają, że przepisy jasno określają, kto, kiedy i w jakich warunkach może pracować w czasie wakacji.

Dodatkowa praca: co teraz motywuje do szukania drugiego etatu lub innej możliwości dorobienia

Powody podejmowania dodatkowej pracy nie zawsze mają wymiar dochodowy. Owszem, najwięcej osób szuka pracy na drugi etat, bo nie wystarcza im pieniędzy na utrzymanie. Jednak wśród motywów znajdują się zgoła inne, na przykład chęć zdobycia dodatkowych doświadczeń zawodowych.

Pracujesz na własnym laptopie? Co to oznacza dla ciebie i dla twojego pracodawcy

Jeszcze kilka lat temu strategia Bring Your Own Device - BYOD, polegająca na tym, że pracownik wykonuje swoje zadania na prywatnym komputerze, laptopie lub telefonie, była postrzegana jako nowoczesne podejście do organizacji pracy. Cyberzagrożenia w ostatnim czasie zasadniczo zmieniają tę optykę.

REKLAMA

Od 1 lipca 2025 r. farmaceuci zarobią nawet 10 554 zł brutto. Nowa siatka płac w ochronie zdrowia

Od 1 lipca 2025 r. obowiązywać będą nowe minimalne wynagrodzenia dla farmaceutów zatrudnionych w placówkach ochrony zdrowia. Wzrost płac wyniesie nawet 1 300 zł brutto miesięcznie. To efekt corocznej waloryzacji stawek wynikającej z ustawy o minimalnych wynagrodzeniach w ochronie zdrowia, powiązanej ze wzrostem przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.

4 dni pracy i 35 dni urlopu? Tak może wyglądać 2026 rok!

Rząd zapowiada gruntowną reformę Kodeksu pracy. W centrum zmian są: skrócenie tygodnia pracy do czterech dni lub 35 godzin oraz wydłużenie urlopu wypoczynkowego do 35 dni. Nowe przepisy mogą wejść w życie już od 2026 roku. Choć projekt budzi entuzjazm wielu pracowników, jego wdrożenie wymaga kompromisów z pracodawcami i szczegółowych analiz kosztów.

Jaki stopień niepełnosprawności uprawnia do... ? [Przykłady 2025]

To pytanie często zadają osoby z niepełnosprawnościami. Z jakim stopniem można ubiegać się o określone ulgi i świadczenia? Co przysługuje ze stopniem lekkim, umiarkowanym, a co ze znacznym? Prezentujemy kilka ważnych przykładów.

Zatrudniasz Ukraińców w 2025? Sprawdź nowe obowiązki, kary do 30 tys. zł i możliwe dofinansowania

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce to temat, który nie traci na aktualności. W 2025 roku, po wejściu w życie nowych przepisów z 1 czerwca, pracodawcy muszą szczególnie uważać na formalności, terminy i obowiązki. Jednocześnie mogą skorzystać z atrakcyjnych form wsparcia finansowego. Sprawdź, jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy i jakie dokumenty są potrzebne.

REKLAMA

Autyzm lub ADHD przemilczany w rekrutacji. Dlaczego kandydaci o tym nie mówią

Osoby z autyzmem, ADHD czy inną formą neuroatypową nie mówią o tym fakcie podczas procesu rekrutacyjnego. Dlaczego? Okazuje się, że większy odsetek osób neuroatypowych częściej szuka pracy niż osób neuronormatywnych.

Working and living in Poland: nowa platforma dla cudzoziemców i pracodawców

„Working and living in Poland” to miejsce, w którym cudzoziemcy z całego świata będą mogli znaleźć sprawdzone i kompleksowe informacje na temat życia i pracy w Polsce. Ponadto możliwe będzie zadawanie pytań konsultantom w trakcie rozmowy telefonicznej lub rozmowy na czacie. Można będzie również napisać mail z pytaniem.

REKLAMA