Kategorie

Co zrobić, by firmowe zebrania nie były stratą czasu?

Sylwia Królikowska-Evenhuis
PROBLEMJednym z moich największych „zjadaczy czasu” są nieefektywne zebrania firmowe, podczas których próbujemy coś ustalić przez kilka godzin, ale i tak kończy się na przysłowiowym „biciu piany”. Sam czasami prowadzę spotkania mojego działu i też mam wrażenie, że to, co udaje nam się ustalić w ciągu dwóch godzin, dałoby się wypracować znacznie szybciej i sprawniej. Jakie są metody prowadzenia efektywnych spotkań firmowych?

ODPOWIEDŹ

Po pierwsze, zadaj sobie pytanie, ile spotkań, których byłeś uczestnikiem lub prowadzącym, musiało się w ogóle odbyć? Teraz pomyśl, ile z osób, które na nich były, naprawdę wnosiło coś ciekawego do sprawy, a ile po prostu „wysiedziało” swoje? Niestety, większość spotkań, w których uczestniczymy, jest stratą czasu, gdyż albo niejasny jest cel spotkania, albo nie uczestniczą w nim osoby decyzyjne, albo też nie posiadamy pełnych informacji, by spotkanie mogło być w ogóle efektywne (czyli godzinne spotkanie kończy się stwierdzeniem „no dobra, panowie, każdy wie, jakie dane ma sprawdzić, spotykamy się zatem za dwa dni”).

Najpierw pomyśl, potem rób

Jeśli Ty jesteś koordynatorem spotkania, pamiętaj, że konstruktywne zebranie składa się z trzech ważnych etapów - przygotowania spotkania, właściwej dyskusji, działania po spotkaniu.

Czas przeznaczony na przygotowanie spotkania traktuj w kategoriach inwestycji - im lepiej przygotuję spotkanie, tym więcej czasu oszczędzimy w czasie jego trwania. Na etapie przygotowania spotkania zadaj sobie najważniejsze pytanie: „Jaki jest cel tego spotkania?”.

Załóżmy, że Waszym problemem jest coraz więcej reklamacji ze strony niezadowolonych klientów firmy. Celem spotkania będzie zatem opracowanie możliwej do wdrożenia i efektywnej strategii zmniejszenia liczby reklamacji w naszym dziale. Teraz na spokojnie zastanów się, mając cały czas na uwadze cel spotkania, kto powinien brać w nim udział (może np. okazać się, że warto, aby w spotkaniu uczestniczyła osoba z działu przyjmowania zamówień). Pamiętaj też, że każdy problem ma przyczynę. Nie jest tak, że klienci któregoś dnia zmówili się, aby utrudnić wam życie. Coś konkretnego musiało się wydarzyć. Możesz zatem ustalić, kto przygotuje sprawozdanie dotyczące zaistniałej sytuacji (co się konkretnie dzieje, na co narzekają klienci, kiedy najbardziej i dlaczego, a także co złego może nas spotkać, jeśli nie zmniejszymy liczby reklamacji w naszym dziale). Dobrze by było, aby osobą odpowiedzialną za przygotowanie sprawozdania była osoba „postronna”, czyli np. niezaangażowana bezpośrednio w całą sytuację (może po prostu ktoś z działu reklamacji).

Komunikuj cele i zasady

Poinformuj uczestników zebrania o jego celu, przebiegu i zasadach. Niech wszyscy obecni w trakcie spotkania wiedzą, po co w ogóle się spotykacie i co macie uzgodnić. Ustal także agendę spotkania, czyli zapowiedz, że będzie ono trwało np. godzinę. Chodzi tu o praktyczne zastosowanie Prawa Parkinsona (praca zajmuje tyle czasu, ile na nią przeznaczysz). Znam menedżera, który przychodząc na spotkania, mówi z premedytacją „Wybaczcie Państwo, mam tylko godzinę, bo potem jestem umówiony na rozmowę z Klientem”. Jak łatwo się domyślić, spotkanie kończy się po godzinie (nagle okazuje się, że wszyscy potrafią się tak zmobilizować, by ustalić wszystko w określonym czasie).

Poinformuj też uczestników o zasadach spotkania, np. zamiast ataków - precyzowanie oczekiwań, czyli zakazane jest „bo wy nigdy nie potraficie wyrobić się na czas”, zamiast tego dozwolone - „zależy mi, aby zamówienia z waszego działu spływały do nas do godziny 12”. Przypomnij także o zasadzie unikania niepotrzebnego narzekania. Jeśli coś się komuś nie podoba, niech na spotkaniu od razu zaproponuje rozwiązanie dla zaistniałej trudności. Informację o spotkaniu, jego celu, agendzie i zasadach wyślij oczywiście odpowiednio wcześnie, by każdy mógł się do niego przygotować.

Panuj nad grupą

Na początku spotkania przypomnij wszystkim jego cel, czas, w jakim mamy go osiągnąć, agendę i zasady zebrania (nie atakujemy, nie krytykujemy, nie narzekamy, mówi tylko jedna osoba naraz, koordynator spotkania udziela głosu itp.). Ustal także, kto będzie robił notatkę ze spotkania, która zostanie rozesłana do uczestników po jego zakończeniu.

Nawet najlepsze przygotowanie spotkania nie uchroni Cię jednak przed osobami, które przyszły na zebranie wylać swoje żale („bo w tej firmie to nigdy nikt...”, „bo my się staramy, a klienci tego nie dostrzegają ...” itp.). W takich sytuacjach reaguj natychmiast: „Rozumiem, że jesteś zdenerwowany zaistniałą sytuacją. Powiedz, co zatem możemy z tym zrobić?”. Także niewnoszące nic do sprawy przysłowiowe „bicie piany” ucinaj natychmiast stwierdzeniem „dobrze, jaki zatem wniosek?”. Jeśli wniosek nie jest konstruktywny, zadaj pytanie pozostałym uczestnikom - co oni na to, jakie mają inne propozycje.

W trakcie spotkań, w czasie których dochodzi do konfliktu między dwoma stronami, pytam także „Słuchajcie, jak chcecie, to możemy się tutaj nawet pobić. Tylko czy to zbliży nas do celu, w jakim się tutaj spotkaliśmy? Jeśli nie, to proszę o propozycje i rozwiązania zamiast ataków”.

Jeśli koordynator nie potrafi zapanować nad grupą, sam możesz parafrazować wypowiedzi uczestników: „Jacek, czyli, jeśli dobrze Cię zrozumiałem, Twoim zdaniem klienci narzekają na nasze produkty, bo konkurencja daje im lepszy towar w korzystniejszej cenie? To, co zatem, Twoim zdaniem, możemy z tym zrobić?”. Możesz też przypomnieć o czasie, który tracicie na jałowe dyskusje: „Siedzimy tu już pół godziny i jak na razie tylko tracimy czas. Zastanówmy się nad rozwiązaniem, bo każdy z nas ma przecież mnóstwo własnej pracy do zrobienia”.

Ustal plan działania

Każde spotkanie musi być odpowiednio podsumowane (powiedz, do jakich wniosków doszliście oraz co, kto i na kiedy ma wykonać). Jeśli masz doświadczenie, że ludzie nie realizują zadań oddelegowanych im w trakcie spotkania, możesz poprosić ich samych o podsumowanie. Na przykład:. „Jeśli chodzi o sprawdzenie sytuacji w magazynie, zajmie się tym Kasia. Kasiu, przypomnij, proszę, wszystkim, co konkretnie będziesz robiła i jakiej pomocy w tym zakresie oczekujesz od pozostałych współpracowników”. Wykorzystujemy tu prosty mechanizm - ludziom „głupio jest” nie realizować zadań, co do których sami zobowiązali się na forum grupy.

Każdy uczestnik spotkania powinien także otrzymać (np. na skrzynkę e-mailową) podsumowanie spotkania - wnioski, zadania i cele do zrealizowania. Jeśli w przewidzianym czasie udało wam się osiągnąć przewidziany cel, możesz podziękować grupie za zaangażowanie i konstruktywną dyskusję (wzmacniaj pożądane zachowania).

Istnieją teorie, które mówią o tym, że najbardziej efektywne i najkrótsze spotkania to te, w trakcie których ludzie stoją, a nie siedzą, a także nie ma żadnych napojów ani przekąsek (ludzie chcą wtedy jak najszybciej dojść do porozumienia, by w końcu usiąść i napić się czegoś). Moje doświadczenia pokazują mi jednak, że jeśli odpowiednio naprowadza się grupę na właściwy cel i cały czas prosi o wnioski i rozwiązania nawet na siedząco i przy dobrej kawie można osiągnąć założony cel w założonym czasie.

UWAGA

Koordynator spotkania ma za zadanie pilnować, by każda kolejna wypowiedź uczestników spotkania zbliżała całą grupę do osiągnięcia celu.

UWAGA

Każdy sensowny wniosek, który uda wam się wypracować, koordynator powinien podsumować i zapisać na tablicy (można potem zastosować argument „zobaczcie, ile już udało nam się ustalić, zastanówmy się jeszcze szybko nad... i wszyscy będziemy wolni”).

Sylwia Królikowska-Evenhuis

Autorka jest psychologiem biznesu, trenerem, coachem i doradcą w firmie INVENTI Consulting.

Kontakt: sylwia.krolikowska@inventi.com.pl

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę? Co roku rośnie kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (tzw. najniższej krajowej, płacy minimalnej) i minimalnej stawki godzinowej. Już dziś wiadomo, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie w 2022 r. do 3010 zł brutto (w 2021 roku wynosi 2800 zł). Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości, czy z uwagi na wzrost płacy minimalnej od nowego roku trzeba zmienić postanowienia wszystkich umów o pracę, które obecnie opiewają na kwotę niższą niż 3010 zł? Czy można nie zmieniać umów a np. uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę? Co może zrobić pracownik, jeżeli pracodawca nie wypłaca mu minimalnego wynagrodzenia? Wyjaśnień w tym zakresie udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.

    Od wypłat z PPK zazwyczaj nie pobiera się podatku Belki

    Wypłaty z PPK - uczestnik PPK może w każdym czasie skorzystać ze swoich środków. W niektórych przypadkach wiąże się to jednak z obowiązkiem zapłaty 19% zryczałtowanego podatku dochodowego (tzw. podatku Belki).

    Potrzeby pracowników - wnioski z pandemii

    Potrzeby pracowników różnią się w zależności od rodzaju pracowników: fizycznych i biurowych. Jakie wnioski można wyciągnąć z pandemii COVID-19?

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków - pandemia

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków w czasie pandemii wzrosły. Statystyczny pracownik ma w tygodniu 5,5 godziny nadgodzin.

    Narzędzia do identyfikacji talentów - 3 zalety

    Narzędzia do identyfikacji talentów pozwalają zwiększyć potencjał firmy. Jakie są 3 główne zalety tego typu narzędzi?

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w pandemii - wątpliwości

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w czasie pandemii została uregulowana przepisami ustawy covidowej. Czy nowy limit wysokości odpraw odnosi się do wszystkich świadczeń? Jakie wątpliwości budzą nowe przepisy?

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r.

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r. ustanawia Prezydent RP. Święto będzie w grudniu. Czy oznacza to kolejny dzień wolny od pracy?

    Niebieska Karta UE - będą zmiany

    Niebieska Karta UE dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Odbywa się na innych zasadach niż obywateli państw członkowskich UE. Europarlament przyjął przepisy ułatwiające zatrudnianie obcokrajowców.

    Jak najniższa krajowa rosła od 2015 do 2022 r.?

    Najniższa krajowa w 2015 r. wynosiła 1750 zł brutto. W 2022 r. będzie to 3010 zł brutto. Najniższa krajowa wzrosła o 1260 zł.

    Dzień próbny w pracy - płatny czy nie?

    Dzień próbny w pracy a wynagrodzenie - czy jest płatny? Co na to prawo? W celu sprawdzenia pracownika należałoby podpisać umowę na okres próbny.

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy złożyć?

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy należy złożyć oświadczenie? Co z podwyższonymi kosztami przychodu?

    ZUS ERO - emerytura z datą wsteczną

    ZUS ERO to wniosek o emeryturę z datą wsteczną. Podstawą przyznania lub przeliczenia emerytury z datą wcześniejszą są przepisy covidowe. Dla kogo jest ten wniosek?

    Odprawa emerytalna - wysokość, warunki

    Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej? Jakie warunki należy spełnić, aby ją otrzymać? Czy odprowadza się od niej podatek i składki ZUS? Kiedy wypłacić odprawę?

    Jakie są składniki wynagrodzenia za pracę?

    Składniki wynagrodzenia za pracę to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i dodatki. Czym premia różni się od nagrody?

    PPK: od 2022 r. stan oszczędności na mojeppk.pl

    PPK - od 2022 r. stan oszczędności będzie można sprawdzić na mojeppk.pl. Do jakich danych będzie miał dostęp każdy uczestnik PPK?

    Płaca minimalna 2022 - jest decyzja rządu

    Płaca minimalna w 2022 r. wzrośnie o 210 zł. Ile wyniesie płaca minimalna 2022? Jest już ostateczna decyzja rządu.

    Praca zdalna a migracje zarobkowe

    Jak praca zdalna wpływa na migracje zarobkowe? Czy na pewno jest ich teraz mniej? Oto wyniki badania.

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca to okoliczność uprawniająca pracownika do wolnego od pracy. Ile dni przysługuje? Jaki jest termin ich wykorzystania?

    Praca zdalna a kolejne fale pandemii [RAPORT]

    Praca zdalna zyskiwała na popularności wraz z nastaniem kolejnych fal pandemii COVID-19. Sprawdź, jaki wpływ na pracę miały fale koronawirusa w Polsce i Unii Europejskiej.

    Co pracownicy mówią o pracodawcach w sieci?

    Pracownik i pracodawca - jak wyglądają stosunki z szefem? Co można przeczytać na ten temat w Internecie? Okazuje się, że najważniejsze jest dobre rozstanie.

    Urodzeni w latach 1984-1994 chcą całkowitej pracy zdalnej

    Całkowita praca zdalna najwięcej zwolenników ma wśród pracowników urodzonych w latach 1984-1994.

    Niemcy: odszkodowanie za kwarantannę tylko dla zaszczepionych

    Odszkodowanie za czas kwarantanny będzie przyznawane tylko zaszczepionym pracownikom? Taki projekt nowych przepisów powstał w Niemczech.