Co zrobić, by firmowe zebrania nie były stratą czasu?

ODPOWIEDŹ

Po pierwsze, zadaj sobie pytanie, ile spotkań, których byłeś uczestnikiem lub prowadzącym, musiało się w ogóle odbyć? Teraz pomyśl, ile z osób, które na nich były, naprawdę wnosiło coś ciekawego do sprawy, a ile po prostu „wysiedziało” swoje? Niestety, większość spotkań, w których uczestniczymy, jest stratą czasu, gdyż albo niejasny jest cel spotkania, albo nie uczestniczą w nim osoby decyzyjne, albo też nie posiadamy pełnych informacji, by spotkanie mogło być w ogóle efektywne (czyli godzinne spotkanie kończy się stwierdzeniem „no dobra, panowie, każdy wie, jakie dane ma sprawdzić, spotykamy się zatem za dwa dni”).

Jeśli Ty jesteś koordynatorem spotkania, pamiętaj, że konstruktywne zebranie składa się z trzech ważnych etapów - przygotowania spotkania, właściwej dyskusji, działania po spotkaniu.

Czas przeznaczony na przygotowanie spotkania traktuj w kategoriach inwestycji - im lepiej przygotuję spotkanie, tym więcej czasu oszczędzimy w czasie jego trwania. Na etapie przygotowania spotkania zadaj sobie najważniejsze pytanie: „Jaki jest cel tego spotkania?”.

Załóżmy, że Waszym problemem jest coraz więcej reklamacji ze strony niezadowolonych klientów firmy. Celem spotkania będzie zatem opracowanie możliwej do wdrożenia i efektywnej strategii zmniejszenia liczby reklamacji w naszym dziale. Teraz na spokojnie zastanów się, mając cały czas na uwadze cel spotkania, kto powinien brać w nim udział (może np. okazać się, że warto, aby w spotkaniu uczestniczyła osoba z działu przyjmowania zamówień). Pamiętaj też, że każdy problem ma przyczynę. Nie jest tak, że klienci któregoś dnia zmówili się, aby utrudnić wam życie. Coś konkretnego musiało się wydarzyć. Możesz zatem ustalić, kto przygotuje sprawozdanie dotyczące zaistniałej sytuacji (co się konkretnie dzieje, na co narzekają klienci, kiedy najbardziej i dlaczego, a także co złego może nas spotkać, jeśli nie zmniejszymy liczby reklamacji w naszym dziale). Dobrze by było, aby osobą odpowiedzialną za przygotowanie sprawozdania była osoba „postronna”, czyli np. niezaangażowana bezpośrednio w całą sytuację (może po prostu ktoś z działu reklamacji).

Poinformuj uczestników zebrania o jego celu, przebiegu i zasadach. Niech wszyscy obecni w trakcie spotkania wiedzą, po co w ogóle się spotykacie i co macie uzgodnić. Ustal także agendę spotkania, czyli zapowiedz, że będzie ono trwało np. godzinę. Chodzi tu o praktyczne zastosowanie Prawa Parkinsona (praca zajmuje tyle czasu, ile na nią przeznaczysz). Znam menedżera, który przychodząc na spotkania, mówi z premedytacją „Wybaczcie Państwo, mam tylko godzinę, bo potem jestem umówiony na rozmowę z Klientem”. Jak łatwo się domyślić, spotkanie kończy się po godzinie (nagle okazuje się, że wszyscy potrafią się tak zmobilizować, by ustalić wszystko w określonym czasie).