REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Co zrobić, by firmowe zebrania nie były stratą czasu?

Sylwia Królikowska-Evenhuis

REKLAMA

PROBLEMJednym z moich największych „zjadaczy czasu” są nieefektywne zebrania firmowe, podczas których próbujemy coś ustalić przez kilka godzin, ale i tak kończy się na przysłowiowym „biciu piany”. Sam czasami prowadzę spotkania mojego działu i też mam wrażenie, że to, co udaje nam się ustalić w ciągu dwóch godzin, dałoby się wypracować znacznie szybciej i sprawniej. Jakie są metody prowadzenia efektywnych spotkań firmowych?

ODPOWIEDŹ

Autopromocja

Po pierwsze, zadaj sobie pytanie, ile spotkań, których byłeś uczestnikiem lub prowadzącym, musiało się w ogóle odbyć? Teraz pomyśl, ile z osób, które na nich były, naprawdę wnosiło coś ciekawego do sprawy, a ile po prostu „wysiedziało” swoje? Niestety, większość spotkań, w których uczestniczymy, jest stratą czasu, gdyż albo niejasny jest cel spotkania, albo nie uczestniczą w nim osoby decyzyjne, albo też nie posiadamy pełnych informacji, by spotkanie mogło być w ogóle efektywne (czyli godzinne spotkanie kończy się stwierdzeniem „no dobra, panowie, każdy wie, jakie dane ma sprawdzić, spotykamy się zatem za dwa dni”).

Najpierw pomyśl, potem rób

Jeśli Ty jesteś koordynatorem spotkania, pamiętaj, że konstruktywne zebranie składa się z trzech ważnych etapów - przygotowania spotkania, właściwej dyskusji, działania po spotkaniu.

Czas przeznaczony na przygotowanie spotkania traktuj w kategoriach inwestycji - im lepiej przygotuję spotkanie, tym więcej czasu oszczędzimy w czasie jego trwania. Na etapie przygotowania spotkania zadaj sobie najważniejsze pytanie: „Jaki jest cel tego spotkania?”.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Załóżmy, że Waszym problemem jest coraz więcej reklamacji ze strony niezadowolonych klientów firmy. Celem spotkania będzie zatem opracowanie możliwej do wdrożenia i efektywnej strategii zmniejszenia liczby reklamacji w naszym dziale. Teraz na spokojnie zastanów się, mając cały czas na uwadze cel spotkania, kto powinien brać w nim udział (może np. okazać się, że warto, aby w spotkaniu uczestniczyła osoba z działu przyjmowania zamówień). Pamiętaj też, że każdy problem ma przyczynę. Nie jest tak, że klienci któregoś dnia zmówili się, aby utrudnić wam życie. Coś konkretnego musiało się wydarzyć. Możesz zatem ustalić, kto przygotuje sprawozdanie dotyczące zaistniałej sytuacji (co się konkretnie dzieje, na co narzekają klienci, kiedy najbardziej i dlaczego, a także co złego może nas spotkać, jeśli nie zmniejszymy liczby reklamacji w naszym dziale). Dobrze by było, aby osobą odpowiedzialną za przygotowanie sprawozdania była osoba „postronna”, czyli np. niezaangażowana bezpośrednio w całą sytuację (może po prostu ktoś z działu reklamacji).

Komunikuj cele i zasady

Poinformuj uczestników zebrania o jego celu, przebiegu i zasadach. Niech wszyscy obecni w trakcie spotkania wiedzą, po co w ogóle się spotykacie i co macie uzgodnić. Ustal także agendę spotkania, czyli zapowiedz, że będzie ono trwało np. godzinę. Chodzi tu o praktyczne zastosowanie Prawa Parkinsona (praca zajmuje tyle czasu, ile na nią przeznaczysz). Znam menedżera, który przychodząc na spotkania, mówi z premedytacją „Wybaczcie Państwo, mam tylko godzinę, bo potem jestem umówiony na rozmowę z Klientem”. Jak łatwo się domyślić, spotkanie kończy się po godzinie (nagle okazuje się, że wszyscy potrafią się tak zmobilizować, by ustalić wszystko w określonym czasie).

Poinformuj też uczestników o zasadach spotkania, np. zamiast ataków - precyzowanie oczekiwań, czyli zakazane jest „bo wy nigdy nie potraficie wyrobić się na czas”, zamiast tego dozwolone - „zależy mi, aby zamówienia z waszego działu spływały do nas do godziny 12”. Przypomnij także o zasadzie unikania niepotrzebnego narzekania. Jeśli coś się komuś nie podoba, niech na spotkaniu od razu zaproponuje rozwiązanie dla zaistniałej trudności. Informację o spotkaniu, jego celu, agendzie i zasadach wyślij oczywiście odpowiednio wcześnie, by każdy mógł się do niego przygotować.

Panuj nad grupą

Na początku spotkania przypomnij wszystkim jego cel, czas, w jakim mamy go osiągnąć, agendę i zasady zebrania (nie atakujemy, nie krytykujemy, nie narzekamy, mówi tylko jedna osoba naraz, koordynator spotkania udziela głosu itp.). Ustal także, kto będzie robił notatkę ze spotkania, która zostanie rozesłana do uczestników po jego zakończeniu.

Nawet najlepsze przygotowanie spotkania nie uchroni Cię jednak przed osobami, które przyszły na zebranie wylać swoje żale („bo w tej firmie to nigdy nikt...”, „bo my się staramy, a klienci tego nie dostrzegają ...” itp.). W takich sytuacjach reaguj natychmiast: „Rozumiem, że jesteś zdenerwowany zaistniałą sytuacją. Powiedz, co zatem możemy z tym zrobić?”. Także niewnoszące nic do sprawy przysłowiowe „bicie piany” ucinaj natychmiast stwierdzeniem „dobrze, jaki zatem wniosek?”. Jeśli wniosek nie jest konstruktywny, zadaj pytanie pozostałym uczestnikom - co oni na to, jakie mają inne propozycje.

W trakcie spotkań, w czasie których dochodzi do konfliktu między dwoma stronami, pytam także „Słuchajcie, jak chcecie, to możemy się tutaj nawet pobić. Tylko czy to zbliży nas do celu, w jakim się tutaj spotkaliśmy? Jeśli nie, to proszę o propozycje i rozwiązania zamiast ataków”.

Jeśli koordynator nie potrafi zapanować nad grupą, sam możesz parafrazować wypowiedzi uczestników: „Jacek, czyli, jeśli dobrze Cię zrozumiałem, Twoim zdaniem klienci narzekają na nasze produkty, bo konkurencja daje im lepszy towar w korzystniejszej cenie? To, co zatem, Twoim zdaniem, możemy z tym zrobić?”. Możesz też przypomnieć o czasie, który tracicie na jałowe dyskusje: „Siedzimy tu już pół godziny i jak na razie tylko tracimy czas. Zastanówmy się nad rozwiązaniem, bo każdy z nas ma przecież mnóstwo własnej pracy do zrobienia”.

Ustal plan działania

Każde spotkanie musi być odpowiednio podsumowane (powiedz, do jakich wniosków doszliście oraz co, kto i na kiedy ma wykonać). Jeśli masz doświadczenie, że ludzie nie realizują zadań oddelegowanych im w trakcie spotkania, możesz poprosić ich samych o podsumowanie. Na przykład:. „Jeśli chodzi o sprawdzenie sytuacji w magazynie, zajmie się tym Kasia. Kasiu, przypomnij, proszę, wszystkim, co konkretnie będziesz robiła i jakiej pomocy w tym zakresie oczekujesz od pozostałych współpracowników”. Wykorzystujemy tu prosty mechanizm - ludziom „głupio jest” nie realizować zadań, co do których sami zobowiązali się na forum grupy.

Każdy uczestnik spotkania powinien także otrzymać (np. na skrzynkę e-mailową) podsumowanie spotkania - wnioski, zadania i cele do zrealizowania. Jeśli w przewidzianym czasie udało wam się osiągnąć przewidziany cel, możesz podziękować grupie za zaangażowanie i konstruktywną dyskusję (wzmacniaj pożądane zachowania).

Istnieją teorie, które mówią o tym, że najbardziej efektywne i najkrótsze spotkania to te, w trakcie których ludzie stoją, a nie siedzą, a także nie ma żadnych napojów ani przekąsek (ludzie chcą wtedy jak najszybciej dojść do porozumienia, by w końcu usiąść i napić się czegoś). Moje doświadczenia pokazują mi jednak, że jeśli odpowiednio naprowadza się grupę na właściwy cel i cały czas prosi o wnioski i rozwiązania nawet na siedząco i przy dobrej kawie można osiągnąć założony cel w założonym czasie.

UWAGA

Koordynator spotkania ma za zadanie pilnować, by każda kolejna wypowiedź uczestników spotkania zbliżała całą grupę do osiągnięcia celu.

UWAGA

Każdy sensowny wniosek, który uda wam się wypracować, koordynator powinien podsumować i zapisać na tablicy (można potem zastosować argument „zobaczcie, ile już udało nam się ustalić, zastanówmy się jeszcze szybko nad... i wszyscy będziemy wolni”).

Sylwia Królikowska-Evenhuis

Autorka jest psychologiem biznesu, trenerem, coachem i doradcą w firmie INVENTI Consulting.

Kontakt: sylwia.krolikowska@inventi.com.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy 2 maja jest dniem wolnym od pracy?

2 maja 2024 r. wypada w czwartek pomiędzy wolną środą 1 maja (Święto Pracy) i wolnym piątkiem (Narodowe Święto 3 Maja). Czy wypadające 2 maja Święto Flagi to dzień wolny od pracy? Czy trzeba wziąć na ten dzień urlop?

Zaliczka czy zadatek - co będzie lepsze przy współpracy z freelancerem?

Zaliczka czy zadatek? Jaka jest różnica? Co jest zwrotne, a co przepada? Podpowiadamy, co wybrać przy współpracy z freelancerem.

Minister pracy: Zwolnień grupowych jest sporo, ale są monitorowane przez resort pracy

Firmy działające w naszym kraju coraz częściej przeprowadzają zwolnienia grupowe. Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, minister rodziny, pracy i polityki społecznej, przyznaje, że faktycznie tych zwolnień jest sporo.

Majówka 2024: weź 3 dni urlopu a będziesz miał 9 dni wolnych

Majówka w 2024 zapowiada się wspaniale. Wypoczynek może być naprawdę długi. Wystarczy wziąć 3 dni urlopu a można mieć 9 dni wolnych (wliczając weekendy). Co ciekawe Boże Ciało w 2024 r. wypada 30 maja (czwartek) oznacza to, że biorąc wolne w dniu 31 maja (piątek) - łącznie z weekendem można mieć 4 dni wolnego. Jak wypada majówka 2024? Czy w majówkę jest wolne od szkoły?

REKLAMA

Zwolnienie grupowe: kto może zwolnić, z jakich przyczyn, kogo nie można zwolnić, jaka wysokość odprawy pieniężnej

Zwolnienie grupowe to rozwiązanie umów o pracę z pracownikami z przyczyn niedotyczących pracowników. Nie każdy pracodawca może przeprowadzić takie zwolnienie i nie każdy pracownik może być nim objęty.

Poszedł po zaległe wynagrodzenie a spotkała go śmierć. Zabójstwo w Gdańsku, są zarzuty Prokuratury!

47-letni mężczyzna, pracodawca usłyszał od Gdańskiej Prokuratury zarzut popełnienia przestępstwa zabójstwa w zamiarze ewentualnym i trafił do tymczasowego aresztu. Potrącił pracownika wózkiem widłowym. 37-letni obywatel Gruzji zmarł  wyniku wstrząsu urazowego. Co grozi pracodawcy?

Co to są kompetencje przyszłości i dlaczego są tak ważne na rynku pracy?

Czasy pracy przez całe życie w jednej firmie już minęły. Teraz pracownicy zmieniają stanowiska, branże, kształcą się w nowych kierunkach. Bardzo ważna staje się zdolność do adaptacji i rozwijania nowych umiejętności. Czym są kompetencje przyszłości? I które z nich mogą okazać się kluczowe na przyszłym rynku pracy?

Od 300 zł do 1200 zł: tyle wyniesie bon energetyczny. Od czego będzie zależeć jego wysokość?

Od 300 zł do 1200 zł – taką wartość ma mieć bon energetyczny wypłacany gospodarstwom domowym w drugim półroczu 2024 r. Cena prądu dla gospodarstw domowych wyniesie 500 zł za MWh.

REKLAMA

Wczasy pod gruszą 2024 r.: Ile w budżetówce, firmach prywatnych. Jak u nauczycieli? Ile u mundurowych?
Kraków, Wrocław, Poznań, Rzeszów, Toruń i inne miasta walczą o Prezydentów. II tura wyborów już 21 kwietnia 2024

W wielu polskich miastach już w ten weekend, w niedzielę 21 kwietnia 2024 r. odbędzie się II tura wyborów samorządowych. Szczególnie ciekawią wyniki na prezydentów takich miast jak: Kraków, Wrocław czy Poznań, Rzeszów i Toruń. Czym zajmuje się prezydent miasta?

REKLAMA