Jak wydawać pracownikom polecenia służbowe?

Każda forma stosunku pracy charakteryzuje się mniejszym lub większym zakresem podporządkowania pracownika pracodawcy. Mimo że pracownik ma prawo krytycznie podchodzić do poleceń wydawanych przez pracodawcę, to nie jest to wyłączna przyczyna zwalniająca zatrudnionego z obowiązku ich wykonania. Odmowa wykonania polecenia służbowego nieuzasadniona obiektywnymi okolicznościami może w praktyce skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej, a także doprowadzić do rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia.

Stosunek pracy jako źródło polecenia służbowego

Obowiązkiem pracownika jest wykonywanie pracy określonego rodzaju pod kierownictwem pracodawcy. Przejawem kierowniczej roli pracodawcy jest możliwość wydawania wiążących poleceń, stanowiących konkretyzację treści stosunku pracy. Konsekwencją zasady podporządkowania jest art. 100 Kodeksu pracy (dalej k.p.), zgodnie z którym pracownik jest zobowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

Zobacz także: Jak wydobyć potencjał z doświadczonej kadry?

Umowa o pracę i zakres czynności

Co do zasady, jednym z warunków legalności poleceń wydawanych przez pracodawcę jest to, aby nie pozostawały one w sprzeczności z umową o pracę. Jednym z obowiązkowych elementów umowy o pracę jest określenie rodzaju pracy, jaką pracownik ma wykonywać. Strony umowy o pracę mogą określić obowiązki pracownika w sposób wąski lub szeroki. Im bardziej szczegółowe będą zapisy konkretyzujące zatrudnienie na danym stanowisku pracy, tym pracodawca będzie miał mniejszą swobodę w kształtowaniu poleceń.

W praktyce umowa o pracę nie musi zawierać bardzo szczegółowego omówienia wszystkich zagadnień dotyczących obowiązków pracownika na danym stanowisku. Może ograniczyć się tylko do wskazania miejsca pracy i stanowiska pracy, na jakim będzie zatrudniony pracownik, natomiast szczegółowe obowiązki i polecenia z nimi związane będą stanowiły pochodną zatrudnienia na tym stanowisku.

Obowiązkiem pracodawcy jest zapoznanie pracownika z zakresem obowiązków oraz sposobem wykonywania pracy na wyznaczonym stanowisku pracy (art. 94 k.p.). Ustawodawca nie wskazał jednak, w jakiej formie ten obowiązek powinien być spełniony. Nie ma zatem przeszkód, aby zaznajamianie pracownika z obowiązkami i sposobem wykonywania pracy nastąpiło w formie ustnej. Taki pogląd wyraził Sąd Najwyższy wyroku z 7 stycznia 1998 r., sygn. akt I PKN 457/97, OSNP 1998/22/653, w którym wskazał, że obowiązek zaznajomienia pracowników podejmujących pracę z zakresem obowiązków oraz sposobem wykonywania pracy może nastąpić również w ramach informacji ustnej, przy uwzględnieniu charakteru pracy, jej złożoności oraz wykształcenia i doświadczenia zawodowego pracownika.

Zobacz koniecznie: Emerytury i renty od 1 marca 2014 r.

UWAGA!

Sposób zaznajomienia pracownika z zakresem obowiązków niezależnie od tego, czy ma on formę ustną czy pisemną, powinien być zgodny z rodzajem umówionej pracy.

Zakres czynności pracownika, w którym pracodawca określi sposób wykonywania pracy na umówionym stanowisku, może mieć zatem zarówno formę ustną, jak i pisemną. Z punktu widzenia pracownika lepszym rozwiązaniem jest zakres czynności sporządzony w formie pisemnej, co pozwala uniknąć ewentualnych nieporozumień w tym zakresie. Dla pracodawcy za korzystniejsze rozwiązanie należy uznać ogólne ujęcie zakresu czynności, niekoniecznie w formie pisemnej, co w praktyce może przełożyć się na większą swobodę w kształtowaniu treści poleceń. Z drugiej strony, z takiej praktyki mogą wyniknąć w przyszłości trudności dowodowe w razie ewentualnego sporu dotyczącego legalności polecenia wydanego przez pracodawcę.

PRZYKŁAD:

Pracodawca zatrudniając Marię P. na stanowisku sekretarki powierzył jej różne obowiązki związane z obsługą sekretariatu, takie jak: odbieranie telefonów, poczty, organizowanie spotkań swojego przełożonego oraz dokonywanie czynności związanych z obsługą kadrowo-płacową firmy. Powierzając Marii P. stanowisko sekretarki pracodawca nie powinien w zakresie czynności zamieszczać zapisów dotyczących innego stanowiska pracy. Za niedopuszczalny należy uznać zapis dotyczący powierzenia czynności związanych z obsługą kadrowo-płacową firmy. Taki zakres nie jest zgodny z rodzajem pracy umówionym z Marią P. Pracownica ma zatem prawo odmówić jego wykonania.

Zakres zadań wynikający z określonego stanowiska pracy może być doprecyzowany zarówno przez udostępnienie pracownikowi pisemnego zakresu czynności, jak i przez wydawanie bieżących poleceń, które mieszczą się w ramach ustalonego w umowie rodzaju pracy czy zajmowanego stanowiska.

Polecenie służbowe wydane zgodnie z przepisami powinno dotyczyć określonej pracy. Nie musi kategorycznie nawiązywać do obowiązku, który został wskazany np. w pisemnym zakresie czynności.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Inne polecenia przełożonego

Częstą praktyką stosowaną przez pracodawców jest umieszczanie na końcu pisemnego zakresu czynności zapisu zobowiązującego pracownika do wykonywania „innych poleceń przełożonego”. Taki zapis może sugerować dopuszczalność wydawania wiążących poleceń niezależnie od tego, czy mają one związek z umówioną pracą. Pozorna dowolność w wydawaniu poleceń może wynikać z art. 100 § 1 k.p., gdzie ustawodawca posługuje się sformułowaniem „obowiązek stosowania się do poleceń dotyczących pracy” (a nie pracy umówionej). Nie ulega jednak wątpliwości, że przywołany przepis nie powinien być rozumiany zbyt rozszerzająco, co w praktyce mogłoby uzasadniać wydawanie każdego polecenia związanego z dowolną pracą.

PRZYKŁAD:

Pracodawca zatrudnił pracownika na stanowisku informatyka. Pewnego dnia zwrócił się do niego z poleceniem skoszenia trawy na posesji znajdującej się w dyspozycji zakładu pracy. Z uwagi na to, że takie polecenie nie miało żadnego związku z umówioną pracą, pracodawca nie powinien wydawać takiego polecenia, a tym samym pracownik mógł się skutecznie powstrzymać od obowiązku jego realizacji. Pracodawca zwolnił informatyka dyscyplinarnie, uznając, że odmowa wykonania polecenia stanowiła ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Niedopuszczalne jest bowiem dyscyplinarne zwolnienie podwładnego za to, że nie zgodził się wykonać polecenia dotyczącego pracy rodzajowo innej niż ustalona w angażu (wyrok SN z 12 kwietnia 2012 r., sygn. akt II PK 216/11).

Stosowanie przez pracodawców klauzuli umożliwiającej wydawanie innych poleceń jest dopuszczalne. Należy jednak pamiętać, że nie mogą to być polecenia dowolne, niepozostające w związku z wykonywaną pracą. Aby uniknąć nieporozumień w tym zakresie, warto stosować zapis: „obowiązkiem pracownika jest wykonywanie innych poleceń przełożonego związanych z umówioną pracą”.

Zobacz także: Rozliczanie podróży służbowych pracowników

Istotne z punktu widzenia możliwości wydawania innych poleceń jest ustalenie granicy między obowiązkami pracownika wynikającymi z umówionej pracy a obowiązkami, które tej pracy nie dotyczą.

Wyjątkiem od zasady, że polecenie musi korespondować z rodzajem ustalonej pracy jest art. 42 § 4 k.p. dopuszczający możliwość powierzenia pracownikowi w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Powierzenie innej odpowiedniej pracy może też mieć miejsce w przypadku przestoju, gdy pracodawca nie ma możliwości z przyczyn obiektywnych zapewnienia pracownikom wykonywania umówionej pracy (art. 81 § 3 k.p.).

Odmowa wykonania polecenia sprzecznego z prawem

Obowiązek pracownika, jakim jest stosowanie się do poleceń pracodawcy, nie może być utożsamiany z bezwzględnym i bezgranicznym posłuszeństwem. Za uzasadniony należy uznać krytyczny stosunek do niektórych poleceń pracodawcy, w szczególności gdy ich realizacja mogłaby nosić znamiona bezprawności. Bezprawność jest przede wszystkim utożsamiana z bezprawnością karną. Należy jednak podkreślić, że bezprawne jest każde zachowanie sprzeczne z dowolną normą prawną, czyli z tzw. normatywnym wzorcem zachowania. W sytuacji gdy polecenie nosi cechy bezprawności, pracownik ma prawo powstrzymać się od jego wykonania.

Bezkrytyczne realizowanie poleceń przełożonego może w praktyce spowodować dla pracownika negatywne skutki. W wyroku z 10 września 1997 r., sygn. akt I PKN 244/97, OSNP 1998/12/358 Sąd Najwyższy uznał, że bezkrytyczna realizacja przez pracownika bezprawnych poleceń przełożonego może uzasadniać wypowiedzenie umowy o pracę.

Zobacz koniecznie: Plany pracodawców na 2014 rok

Jeżeli polecenie służbowe koliduje z przepisami Kodeksu karnego, obowiązkiem pracownika jest powstrzymanie się od realizacji takiego polecenia. Wynika to z tego, że podjęcie działania w wyniku wydania takiego polecenia przez pracodawcę może stanowić przestępstwo i nie wyłącza odpowiedzialności pracownika z tego tytułu (pracodawca będzie odpowiadał za tzw. sprawstwo kierownicze).

PRZYKŁAD:

Pracodawca obawiając się kontroli postanowił w nielegalny sposób „sprostować” niektóre dokumenty. Zwrócił się w tej sprawie do swojego pracownika zatrudnionego na stanowisku księgowego. Polecił mu dokonanie odpowiednich korekt w dokumentacji, co w praktyce wiązało się z podrabianiem i przerabianiem dokumentów. W takiej sytuacji pracownik powinien odmówić wykonania polecenia pracodawcy. W przypadku jego realizacji zarówno pracownik, jak i pracodawca będą odpowiedzialni na podstawie przepisów Kodeksu karnego za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów.

Pracownik przed realizacją polecenia, które budzi jego wątpliwości co do zgodności z prawem, ma prawo powstrzymać się od jego realizacji w celu przeanalizowania, czy nie jest ono bezprawne. Jeśli uzna, że jest ono bezprawne, powinien w sposób niebudzący wątpliwości odmówić realizacji polecenia, uzasadniając pracodawcy swoje postępowanie. Jeżeli mimo to pracodawca upiera się przy realizacji bezprawnego polecenia, pracownik może zażądać jego wydania w formie pisemnej.

Gdy polecenie wydaje osoba nieuprawniona

W praktyce może się zdarzyć, że pracownik otrzyma polecenie do zrealizowania od osoby, która nie jest jego przełożonym. Wówczas problematyczna staje się kwestia obowiązku realizacji takiej dyspozycji. W pierwszej kolejności należy ustalić, czy pochodzi ono od podmiotu uprawnionego do jego wydania. Zgodnie z art. 100 § 1 k.p. jest nim przełożony. Przepisy Kodeksu pracy nie definiują określenia „przełożony”. Należy zatem przyjąć, że przełożonym jest osoba mająca władzę nad kimś (w omawianym przypadku nad pracownikiem).

Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

Aby wskazać przełożonego uprawnionego do wydawania poleceń, należałoby odwołać się do schematu organizacyjnego pracodawcy lub regulaminu pracy. W przypadku mniejszych pracodawców, którzy nie mają obowiązku opracowania regulaminu pracy, podporządkowanie, a tym samym ustalanie, kto jest przełożonym, może wynikać z umowy bądź z zakresu obowiązków. Wskazanie pracownikowi osoby przełożonej i jednocześnie uprawnionej do wydawania poleceń jest konsekwencją obowiązku pracodawcy zaznajomienia pracowników ze sposobem wykonywania pracy. Jeżeli polecenie zostanie wydane przez osobę nieuprawnioną, pracownik nie będzie miał obowiązku jego realizacji i nie będzie można wyciągnąć w stosunku do niego konsekwencji z tego tytułu.

Treść art. 100 § 1 k.p. o obowiązkach pracownika jest dość problematyczna, ponieważ odnosi się do poleceń przełożonych, ale nie poleceń przełożonego. Tak zredagowany przepis wskazuje, że uprawniony do wydawania poleceń pracownikowi nie musi być tylko jeden podmiot. Problem nie powstaje, jeśli polecenia dwóch uprawnionych podmiotów są ze sobą zbieżne, np. jedno stanowi konkretyzację drugiego polecenia. Sytuacja komplikuje się, gdy dwa polecenia wzajemnie się wykluczają. Należy przyjąć, że wówczas pracownik może wstrzymać się z realizacją obowiązku wynikającego z polecenia. Powinien jednak poinformować o tej sytuacji osoby wydające polecenia. Takie postępowanie należy uznać za prawidłowe, realizujące jednocześnie zasadę należytej staranności przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych.

Zobacz również: Zmiany w emeryturach od lutego 2014 r.

Powstrzymanie się od wykonania polecenia

Od odmowy wykonania polecenia służbowego należy odróżnić powstrzymanie się od jego realizacji. Ma to miejsce w sytuacji, gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy, stwarzając tym samym bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika, albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom. W takim przypadku pracownik ma prawo powstrzymać się od wykonywania pracy zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego. Jeżeli powstrzymanie się od wykonywania pracy nie usuwa zagrożenia, uprawnieniem pracownika jest oddalenie się od miejsca zagrożenia i zawiadomienie o tym niezwłocznie przełożonego (art. 210 § 1–2 k.p.).

PRZYKŁAD:

Pracodawca prowadzący firmę budowlaną polecił pracownikom wykonywanie prac na wysokości. Po przybyciu na miejsce pracy okazało się, że rusztowanie, na którym mieli pracować robotnicy, jest wadliwie zamontowane i grozi zawaleniem. Pracodawca nie wyposażył pracowników w środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed upadkiem z wysokości. W takiej sytuacji pracownicy mieli pełne prawo do powstrzymania się od obowiązku świadczenia pracy.

Pracownik nie może ponosić jakichkolwiek niekorzystnych dla niego konsekwencji z tytułu powstrzymania się od pracy lub oddalenia się z miejsca zagrożenia.

Powstrzymanie się od wykonywania pracy (wykonania polecenia przełożonego) może mieć miejsce również w sytuacji wykonywania pracy wymagającej szczególnej sprawności psychofizycznej, w przypadku gdy stan psychofizyczny pracownika nie zapewnia bezpiecznego wykonywania pracy i stwarza zagrożenie dla innych osób.

Jeżeli obowiązkiem pracowniczym jest ratowanie życia ludzkiego lub mienia, a warunki bhp stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia pracownika, a także gdy pracownik znajduje się w złym stanie psychofizycznym, co może stwarzać zagrożenie dla innych, to nie może on powstrzymać się od realizacji wykonania swoich obowiązków (nałożonych poleceń).

Konsekwencje nieuzasadnionej odmowy wykonania polecenia

W przypadku gdy polecenie pracodawcy było zgodne z prawem, odmowa jego realizacji przez pracownika może – w zależności od konkretnego przypadku – przynieść mniej lub bardziej negatywne konsekwencje prawne. Niezrealizowanie polecenia może zostać uznane przez pracodawcę za działanie lub zaniechanie naruszające ustaloną organizację i porządek w procesie pracy. W takiej sytuacji pracodawca może nałożyć na pracownika karę porządkową.

Niezrealizowanie polecenia pracodawcy (odmowa jego wykonania) może też stanowić przyczynę uzasadniającą rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy.

Szczególne przypadki odmowy wykonania polecenia służbowego mogą zostać zakwalifikowane przez pracodawcę jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia. W wyroku z 13 czerwca 1973 r., sygn. akt I PR 160/73, OSNC 1974/4/75 Sąd Najwyższy wskazał, że niewykonanie polecenia służbowego, które zagraża w sposób szczególny porządkowi oraz dyscyplinie pracy, uzasadnia nawet natychmiastowe rozwiązanie umowy o pracę z winy pracownika.

Należy podkreślić, że niewykonanie polecenia nie może być utożsamiane w każdej sytuacji z odmową realizacji polecenia służbowego, która skutkuje jego niewykonaniem.

PRZYKŁAD:

Pracodawca polecił pracownikowi niezwłoczne skontaktowanie się z centralą firmy w celu przekazania bardzo ważnej informacji. Aby zrealizować to polecenie, pracownik udał się na swoje miejsce pracy. Po drodze zauważył, że jeden z pracowników zasłabł. Z uwagi na fakt, że pracownik, który miał skontaktować się z centralą, był osobą wyznaczoną przez pracodawcę do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, przystąpił do udzielania pomocy. W takim przypadku brak niezwłocznego wykonania polecenia był usprawiedliwiony okolicznościami obiektywnymi, w związku z czym pracownik nie powinien ponosić negatywnych konsekwencji z tego tytułu.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Podstawa prawna:

• art. 22 § 1, art. 42 § 4, art. 81 § 3, art. 94, art. 100, art. 210 § 1–2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1028
• art. 270–277 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny – Dz.U. Nr 88, poz. 553; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1247

Więcej przeczytasz w Sposobie na Płace >>>