Jak delegować podwładnym odpowiedzialność

ODPOWIEDŹ EKSPERTA

Celem zachowania pracowników wobec nowego przełożonego może być sprawdzanie, na ile sobie można pozwolić w relacjach z kierownikiem. On zaś powinien przede wszystkim ustalić granice tych relacji - dokonać podziału pracy, określić obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność podwładnych oraz dopilnować terminowego i prawidłowego wykonania zadań. Kierownik nie musi znać się dokładnie na wszystkim, co robią jego podwładni, ale musi umieć delegować na nich odpowiedzialność i rozliczać ich pracę.

Poznać opisy stanowisk

Warto dokładnie zapoznać się z dokumentami, które precyzują, kto i za co odpowiada w tym pionie organizacyjnym. Haerowcy mogą natomiast przekazać kierownikowi informacje na temat sposobu zarządzania działem administracyjno-organizacyjnym przed tą zmianą personalną - czy i jak przestrzegano formalnych procedur dotyczących podziału obowiązków. Jeśli rzeczywistość rozmijała się z dokumentacją, to należałoby teraz usunąć tę rozbieżność, aby dział mógł funkcjonować sprawniej.

Nie chować się za szefem

Jeśli pracownicy w dłuższej perspektywie nie są skłonni do brania odpowiedzialności za swoje działania, to prawie zawsze oznacza to szkodliwą atmosferę w firmie, wynikającą często z wadliwej struktury organizacyjnej lub złego zarządzania. Pracownik, który chce cały czas wyręczać się swoim szefem, traktując go jako tarczę, za którą łatwo się schować, z reguły chce uniknąć gromów z góry, ze strony członków kadry zarządzającej.

Jeśli w grę wchodzi wygodnictwo, to należałoby poszukać skuteczniejszych metod motywowania pracowników, zidentyfikować ich potrzeby oraz zmienić negatywne nastawienie związane z uchylaniem się od odpowiedzialności za realizowane zadania. Nie ma jednak sensu zmieniać struktury całej firmy lub sposobów zarządzania nią. Należy sprawdzić, jakie formy motywowania ludzi będą najefektywniejsze w tym konkretnym dziale.

Właściwie używać władzy

Kierownik, niezależnie od przyczyn negatywnych zjawisk w tym dziale, ma pewne możliwości i władzę, aby dokonywać w nim zmian organizacyjnych. Czasem ważne jest, aby zaznaczyć swoją pozycję, np. przez stanowcze egzekwowanie regulaminu, odpowiednie wystąpienie na zebraniu, podjęcie trudnej decyzji.

Niekiedy w zespole pracowników pojawia się negatywny lider, którego inni naśladują w destrukcyjnych zachowaniach. Odkrycie takiej osoby i przeciągnięcie jej na swoją stronę to niemal pewny sukces przełożonego. W każdym razie kierownik ma prawo używać swojej władzy dla dobra firmy, z uwagi na rzetelne pełnienie swojej funkcji, oczywiście bez naruszania dóbr osobistych podwładnych.

Warto pamiętać też o tym, że pracownik zawierając umowę o pracę, zgodził się wykonywać określone obowiązki i niewłaściwe byłoby oszczędzanie go pod tym względem. Kierownik jest odpowiedzialny za swoje decyzje, ale ma też prawo delegować odpowiedzialność na swoich podwładnych - w takim zakresie, jaki ustalono w ich zakresach obowiązków. A jeśli te zakresy były mało przejrzyste, to zadaniem szefa działu jest ich uściślenie lub staranie się o to u przełożonych.

Nie robić wszystkiego samemu

Przy kontrolowaniu i rozliczaniu pracy danego pracownika ważne jest, aby przed jej wykonywaniem wiedział, co należy do jego obowiązków, jakie ma uprawnienia i jaką ponosi odpowiedzialność. Bardzo pomocne mogą być zebrania zespołu, podczas których rozdzielane są zadania i oceniana na bieżąco ich realizacja. Jeśli nie ma możliwości organizowania takich spotkań, pracownik powinien poznać szczegóły swoich zadań bezpośrednio od szefa - a w niektórych przypadkach nawet potwierdzić to pisemnie. Od pracowników powinno się wymagać tego, co zostało wcześniej ustalone i co są w stanie wykonać. Rolą kierownika jest zapewnienie im odpowiednich narzędzi do pracy oraz ocena pułapu ich możliwości.

Czasami kierownicy mają skłonność do sprawdzania i kontrolowania wszystkiego osobiście, przez co pozbawiają podwładnych części ich odpowiedzialności i uczą podwładnych lenistwa w myśleniu. Pożyteczniej jest - dla wszystkich członków zespołu - kiedy kierownik nadzoruje osobiście tylko najważniejsze sprawy w swoim dziale, a odpowiedzialność za mniej ważne zadania przekazuje odpowiednio dobranym przez siebie pracownikom. Delegowanie odpowiedzialności jest ważnym elementem zarządzania zespołem i można się tej umiejętności nauczyć, między innymi na szkoleniach z zarządzania personelem.

Romuald Korach

Autor jest specjalistą w dziedzinie rozwoju indywidualnego i predyspozycji zawodowych w firmie ARK Consulting.

Kontakt: romuald.korach@arkconsulting.com.pl