Kategorie

Jak efektywnie wykorzystać wskaźniki benchmarkingowe w zarządzaniu zasobami ludzkimi

Paweł Berłowski
Paweł Berłowski
DHL Express Poland Sp. z o.o. od kilku lat z powodzeniem stosuje benchmarking w swoim dziale HR. Ta praktyka pozwala lepiej planować strategię i rozwój oraz skuteczniej rozmawiać z zarządem i partnerami biznesowymi.

Aby lepiej usytuować firmę na rynku pracy, dział HR firmy DHL Express Poland od kilku lat korzysta z popularnych na Zachodzie wskaźników benchmarkingowych. Pozwalają one porównać własne wyniki z osiągnięciami innych przedsiębiorstw, które zdecydowały się na udostępnienie swoich danych w raporcie. Dane publikowane w raportach są poufne – firmy udostępniające je biorą odpowiedzialność za niepublikowanie danych szczegółowych, zwłaszcza tych, które są objęte tajemnicą firmową.

Być wśród solidnych

Reklama

Podstawowym raportem, z którego korzysta DHL Express Poland, jest badanie Saratoga prowadzone przez PricewaterhouseCoopers oraz wybrane raporty płacowe. Liczba organizacji porównywanych w takim raporcie nie jest liczna i raczej stała. Zapewne wynika to z tego, że korzystanie ze wskaźników wymaga większej świadomości, wyższego etapu rozwoju organizacji i samej struktury działu HR w firmie.

By porównywać się z innymi, trzeba mieć zbudowaną solidną bazę dla ZZL, a to nadal ma miejsce głównie w dużych firmach. Dlatego w raporcie, z którego korzysta DHL Express Poland, pojawiają się przede wszystkim banki (11 – wszystkie największe w Polsce), duże firmy FMCG (9), farmaceutyczne, telekomunikacyjne (8 – pełna próba), ubezpieczeniowe. Najwięcej jest firm produkcyjnych (19). Inne sektory są mniej licznie reprezentowane: logistyka i transport (2), sieci handlowe (3). W skali całej Polski badaniem Saratoga objęte są 52 firmy.

Zastosować właściwy filtr

Raport benchmarkingowy zawiera m.in. takie dane, jak wielkość zatrudnienia i przychody. Zawarte są w nim także główne wskaźniki efektywności HRM. Wyniki firmy można sortować według przychodów, branż lub według liczby zatrudnionych.

Reklama

Jeśli na przykład zastosuję filtr branży sieci handlowych, to większość wyników będzie zaznaczonych na zielono, co oznacza, że moja firma jest tu najlepsza – mówi Magdalena Chabińska-Rossakowska, dyrektor personalna, członek zarządu DHL Express Poland. – Kiedy zastosuję filtr do branży bankowej, wtedy pozycja firmy zmienia się – mówi.

Dyrektor Magdalena Chabińska-Rossakowska uważa, że badania benchmarkingowe pozwalają jej nie tylko na obserwację rynku pod kątem wynagrodzeń i benefitów, lecz także np. obszarów, w których trudno jest o dane, takich jak: absencja, rotacja, poziom zaakceptowanych ofert pracy, zakres i charakter szkoleń albo korzystanie ze szkoleń e-learningowych w organizacji.

W efektywnym raporcie porównawczym przede wszystkim powinien się znaleźć udział kosztów zarządzania zasobami ludzkimi w całościowych kosztach firmy. Innym ważnym finansowym wskaźnikiem jest procentowy stosunek kosztów wynagrodzeń do kosztów ogólnych. Następny ważny wskaźnik to zakres, charakter i efektywność szkoleń. Konsekwencją wyżej wymienionych danych szczegółowych jest kolejny, bardziej ogólny wskaźnik – HR ROI dla całokształtu działań z obszaru ZZL w firmie. Dodatkowe, choć nie mniej ważne, składniki raportu porównawczego to m.in. dane o rotacji, absencji, stosunku między rekrutacją zewnętrzną i wewnętrzną.


Być najlepszym na rynku

Pytania, które haerowcy powinni sobie zadać, decydując się na raport dotyczący HRM, brzmią następująco:

  • Z kim na rynku chcemy się porównywać?
  • Jakie organizacje będą właściwym punktem odniesienia w opinii naszego zarządu?
  • Czy dla osób decydujących o firmie wyłączenie bezpośredniej konkurencji będzie zaletą, czy wadą raportu benchmarkingowego?
  • Czy chcemy tylko korzystać z najlepszych praktyk, czy raczej sprawdzić, jak z podobnymi problemami radzą sobie inni?
  • Czy nasza organizacja jest gotowa na konfrontację z rzeczywistą pozycją na rynku w obszarze rozwiązań HRM?

Według Magdaleny Chabińskiej-Rossakowskiej podjęcie decyzji o korzystaniu z raportów wymaga przejrzenia strategii biznesowej firmy i poszukania takich kierunków działań, które poprawią efektywność pracy i zwiększą konkurencyjność na rynku. W przypadku DHL Express Poland cel biznesowy zastosowania wskaźników benchmarkingowych można streścić w dwóch uzupełniających się hasłach wyzwaniach: „Chcemy być najlepszą firmą kurierską” i „Chcemy być dobrym pracodawcą”.

Dążymy do tego, aby być najlepszymi wśród porównywalnych pod względem obszaru działania i przychodów firm – mówi dyrektor HR. – Gdy dziś mamy np. rotację na poziomie 10 proc., a tendencja na rynku wynosi 20 proc., więc możemy śmiało o sobie mówić, że w tym obszarze DHL jest dobrym pracodawcą.

Porównać się z podobnymi

W raporcie, z którego korzysta DHL Express Poland, znajdują się firmy mające taką samą lub z tego samego przedziału liczbę pracowników oraz porównywalne przychody. Raport obejmuje także wszystkie firmy produkcyjne, ponieważ wiele procesów w ramach DHL ma podobny charakter, głównie jeśli chodzi o logistykę. Generalnie podpatrywane są wszystkie te organizacje, w których podstawą kompetencji pracowniczych są umiejętności sprzedażowe, obsługi klienta i budowania relacji.

Niektóre firmy mają np. problem z przyciąganiem pracowników, ich ogłoszenia nie są skuteczne. Dobrze jest wówczas porównać się z innymi, żeby sprawdzić, co można poprawić w organizacji. Być może firmy osiągające lepsze wyniki robią coś, co w danym przedsiębiorstwie zostało przeoczone. W zależności od potrzeb można porównywać się np. tylko z konkurencją albo z wszystkimi firmami na rynku pracy. Duże wyzwanie stanowi oczywiście odejście od tendencji zwyczajowego porównania się wyłącznie z konkurencją. DHL Express Poland konsekwentnie porównuje się do całego rynku pracy, bo poza obszarami, które wymagają szczególnych uprawnień czy kwalifikacji (jak np. kancelarie adwokackie) cały rynek pracy jest dla pracowników firmy otwarty i dostępny. Warto jest zatem mieć o nim wiedzę przekrojową.

Każdy wybór wymaga jednak nie tylko dookreślenia potrzeb, dla których firma decyduje się na badanie, lecz także znajomości specyfiki rynku w różnych sektorach. Magdalena Chabińska-Rossakowska ostrzega np. przed porównywaniem się pod względem wynagrodzeń z firmami z sektora mediów, ponieważ tam w puli wynagrodzeń znajdują się również kontrakty gwiazdorskie.


Argumentować za pomocą cyfr

W DHL Express Poland po zestawienia porównawcze sięga się stosunkowo często. Zawsze dzieje się to jesienią, gdy dział HR planuje swoje działania na następny rok, lecz także wówczas, kiedy rozpoczyna pracę nad nowym projektem. Można wtedy sprawdzać np., jak kształtują się benefity w pozostałych firmach. Wskaźniki przydają się także przy ścieżkach karier.

Szczegółowa wiedza o tym, jak migrują ludzie na rynku pracy, pozwala przewidzieć przyszłość pracowników własnej firmy. – Raport benchmarkingowy mówi m.in. o liczbie nowo tworzonych stanowisk. Jeśli np. w roku kryzysu nowe stanowiska stanowiły 10 proc., a w przyszłym roku spodziewamy się wzrostu, istnieje możliwość, że nasi pracownicy odejdą – mówi dyrektor HR. – I taka wiedza jest zawsze dobrym wstępem do opisu projektu.

Według Magdaleny Chabińskiej-Rossakowskiej, benchmark służy do tego, by haerowcom było lżej w świecie cyfr. – W dyskusji na temat wyników, efektywności, potrzeby inwestycji dużo prościej rozmawia się z zarządem czy osobami decyzyjnymi, jeśli dział HR dysponuje danymi liczbowymi odnoszącymi się do rynku – podkreśla dyrektor personalna.

Wskaźniki najbardziej przydają się przy planowaniu przyszłości, tworzeniu strategii personalnej krótko- i długookresowej. Podczas prezentacji czy uzgadniania strategii z partnerami biznesowymi dzięki danym z raportu łatwiej jest uzasadnić, dlaczego np. na szkolenia warto w tym roku przeznaczyć więcej niż firmy z tego samego obszaru, czy też więcej niż do tej pory. Warto posłużyć się np. wskaźnikiem tzw. penetracji szkoleń (pokazuje on stosunek liczby pracowników, którzy mieli jeden lub więcej niż jeden dzień szkoleniowy do liczby wszystkich pracowników), jeśli firma aspiruje do bycia organizacją uczącą się czy organizacją wiedzy. Jeśli wskaźnik ten jest usytuowany nisko, warto o nim wspomnieć podczas rozmowy z zarządem na temat rozwijania systemu szkoleń czy zmiany polityki szkoleniowej.

Uważać na skrajności

Czy raporty benchmarkingowe są bezpieczne? To pytanie nurtuje wielu dyrektorów personalnych i członków zarządów firm. Z praktyki DHL Express Poland wynika, że głównym zagrożeniem jest... potraktowanie ich bardzo osobiście, emocjonalnie i ambicjonalnie.

Jeśli dział HR ma tendencję do perfekcjonizmu, chce być idealny, mieć wszystkie wskaźniki „na zielono”, to może łatwo „zajechać” organizację, bezkrytycznie wykorzystując wszystkie wyniki i nie rozumiejąc ich złożoności – ostrzega Magdalena Chabińska-Rossakowska.

Drugim skrajnym przykładem jest popadanie we frustrację. Wynika to znów z braku trzeźwej i solidnej oceny wskaźników – zrozumienia, że większe organizacje mają większe możliwości np. rozwoju pracowników. Sortując wyniki na tle firm, które mają przychody dwu-, trzykrotnie wyższe niż własna, można łatwo zdemotywować swój dział i siebie. Trzeba rozsądnie patrzeć na to, gdzie znajduje się organizacja, gdzie chciałaby być i do czego powinna się porównywać.


Uczyć się od innych

W DHL Express uważają, że pomimo ograniczonej liczby działów HR korzystających w Polsce z benchmarków, ich stosowanie ma głęboki sens.

Korzyści ze stosowania benchmarków są dla mnie oczywiste – podkreśla Magdalena Chabińska-Rossakowska. – Dzięki nim potrafię w cyfrach przedstawić zarządowi i partnerom efektywność działań personalnych. Uważam, że bezpieczne jest tu zawsze bycie w medianie. Jeśli jestem poniżej, to staram się zrozumieć, dlaczego, co przeoczyłam. Korzyścią nie jest tu jednak dla mnie poczucie bezpieczeństwa, ale możliwość monitoringu.

W raportach znajdują się dane największych graczy na rynku, a dla każdej firmy, która chce odnieść sukces, dobrze jest porównywać się do dużych organizacji, bo to one narzucają standardy HRM na rynku. Pionierami w wytyczaniu tych standardów w Polsce były duże korporacje – pokazywały, w jaki sposób powinna być prowadzona polityka personalna, wyciągały przedsiębiorstwa z socjalistycznego myślenia o roli działu kadr. Siłą firm, które skorzystały w Polsce ze wskaźników benchmarkingowych, jest to, że mają one dostęp do wysokiej jakości know-how, światowej myśli naukowej, a także opinii autorytetów w dziedzinach zarządzania i efektywności organizacyjnej.

DHL Express Poland Sp. z o.o. jest częścią Grupy DP DHL, która oferuje usługi pocztowe, dostarczanie przesyłek kurierskich (DHL Express), usługi logistyczne, finansowe, prawne, księgowe, zakupowe, z zakresu nieruchomości i inne. W ofercie DHL Express są różne opcje doręczeń pilnych przesyłek krajowych i międzynarodowych. DHL posiada rozbudowaną sieć przedstawicielstw w Polsce, ma dobrą reputację i jest marką dobrze rozpoznawalną.

Jak zastosować benchmarking krok po kroku

● Krok pierwszy – Plan – określenie obszarów, które zostaną porównane.

● Krok drugi – Poszukiwanie – określenie źródeł danych.

● Krok trzeci – Analiza – etap porównania danych własnych z rynkiem.

● Krok czwarty – Wdrożenie – określenie obszarów do poprawy i opracowanie planu wprowadzenia zmian.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?