Kategorie

W jaki sposób komunikować zmiany w organizacji

Arkadiusz Siechowicz
Jestem menedżerem personalnym w dużej firmie. Zamieszanie na światowych rynkach dotarło także do mojej organizacji. Wszyscy już wiedzą, że będą zmiany, na korytarzach aż huczy od plotek o grupowych zwolnieniach. Mało kto wierzy w uspokajające komunikaty centrali, tym bardziej że konkurencja już podejmuje drastyczne kroki, a gazety bez konsultacji z nami analizują scenariusze zmian, jakie czekają naszą firmę. Najgorsze jest to, że w tak szybko zmieniającym się otoczeniu i wobec niepewności co do decyzji centrali sami nie mamy jasnej odpowiedzi na wiele pytań. W jaki sposób rozmawiać z pracownikami?

ODPOWIEDŹ

Zarządzanie zmianą i komunikacja w tym procesie są zawsze kluczowym sprawdzianem jakości przywództwa w organizacji. W tym wymiarze sukces w przeprowadzeniu organizacji przez zmianę zależy w dużej mierze od osobistej wiarygodności liderów, a tę buduje się przez długi okres. Szybko natomiast można tę wiarygodność stracić: nie spowoduje tego wstrzymanie się z komunikatem, gdy nie ma jeszcze jasnej decyzji co do jego treści. Jeśli jednak stan wiedzy liderów jest inny niż to, co muszą oni komunikować, ich wiarygodność, a co za tym idzie, skuteczność w prowadzeniu zespołu przez zmianę, narażona jest na duże ryzyko.

Po co i kiedy komunikować

Reklama

Zmiana oznacza odejście od stanu dotychczasowego – znanego i przez to bezpiecznego jakkolwiek niedoskonały by on był. Gdy się zbliża, w załodze rodzi się niepewność: jak zmienią się moje stanowisko pracy, obowiązki, wynagrodzenie, cele? A może w ogóle zostanę zwolniony? I najważniejsze pytania: Co mogę zrobić, by tego uniknąć? Jakie będą kryteria objęcia zmianami (redukcjami). Czy te decyzje w ogóle zależą ode mnie? Takie rozważania utrudniają koncentrację na codziennej pracy, w najgorszych przypadkach powodują, że pracownik zaczyna, często zupełnie bezpodstawnie, przygotowywać się na odejście – kopiuje istotne informacje, przeszukuje serwisy internetowe z ogłoszeniami itp.

Często mówi się, że w procesie zmiany komunikacji nigdy za wiele. To prawda, z jednym zastrzeżeniem – co do jakości i formy tej komunikacji. Warto komunikować się za każdym razem, gdy mamy do przekazania jakąś istotną dla załogi informację. To znacznie częściej niż uważa większość menedżerów, ale zasypywanie ogromem nieistotnych, niesprawdzonych i czasem sprzecznych ze sobą informacji może zwiększać dezorientację.

Architekci zmiany

Reklama

Bardzo ważny jest dobór formy przekazywania komunikatów. Każdy z kanałów komunikacji – e-mail, telefon czy bezpośrednie spotkanie – w większym lub mniejszym gronie może być pomocne na innym etapie zmiany. Pierwsze informacje warto przekazywać w trakcie spotkania z działem lub całą załogą. Natomiast spotkania w mniejszym gronie – prowadzić w formie komunikacji dwustronnej, zachęcając do dzielenia się odczuciami, pomysłami na usprawnienie lub złagodzenie procesu zmiany. Pracownicy i kierownicy liniowi mogą podpowiedzieć rozwiązania, które spotkają się z dobrym odbiorem reszty załogi, ponieważ patrzą z innej perspektywy niż top management.

Do procesu komunikowania dużej zmiany, szczególnie w czasach kryzysu, warto zaangażować dwie grupy: przedstawicieli top managementu oraz nieformalnych liderów opinii. Dobrze jest zadbać, by w komunikację z załogą włączyło się jak najwięcej członków zarządu. Ważne też, by mówili jednym głosem – zbyt często zaangażowanie prezesa w regularną komunikację w procesie zmiany torpedowane jest przez komunikaty wysyłane, czasem nie wprost, przez szefów poszczególnych działów.

Przeprowadzone przez AchieveGlobal badania jednoznacznie wskazują, że architektami zmiany organizacyjnej jest zarząd firmy. W gabinetach prezesów lub na sesjach zarządu powstaje 70 proc. inicjatyw zmian. Kierownictwo wyższego szczebla nie tylko określa kierunek strategiczny, lecz także tworzy klimat dla wdrożenia zmian, co decyduje o przyszłych wynikach. Z tego powodu określiliśmy kolejną zasadę dotyczącą wyłącznie zarządów organizacji, jak również powiązane z nią praktyki: określ ramy zmiany. Aby przygotować całą organizację do skutecznej zmiany, zarząd powinien:

  • określać i komunikować biznesowe przyczyny zmiany;
  • szczerze mówić zarówno o zagrożeniach, jak i pozytywnych skutkach wynikających ze zmiany;
  • ogólnie opisywać niezbędne działania, zachęcając do aktywnego uczestnictwa, określając kluczowe zadania, wyznaczając ramy czasowe oraz podkreślając pilność zmian.

Podczas gdy praktyki te stanowią wyłączną domenę zarządu, jego przedstawiciele nie mniej niż menedżerowie powinni stosować wszystkie zasady i praktyki opisane powyżej.

Ponadto szczególną uwagę warto poświęcić liderom opinii, osobom, które na co dzień są blisko przeciętnego pracownika i są przez nich szanowane, a przez to traktowane jako wiarygodne źródło informacji.


Co komunikować?

Pierwszym i koniecznym warunkiem do tego, by ludzie zaczęli dostosowywać się do nowych warunków, jest uświadomienie im nieuchronności zmiany. Im szybciej uświadomią sobie, że dotychczasowa, znana im rzeczywistość musi ulec przeobrażeniu, tym szybciej zaczną szukać dla siebie miejsca w nowym układzie. Dlatego komunikat dotyczący rzeczy, które trzeba zmienić, musi być jasny i jednoznaczny. Równocześnie, ponieważ sama zmiana budzi niepokój, treść przekazu nie może dodatkowo go wzmacniać, wręcz przeciwnie, powinien działać zgodnie z zasadą, że niemal każda wiadoma zmiana jest mniej groźna od obrazu, jaki wytworzono o niej w dyskusjach korytarzowych.

Różni odbiorcy komunikatów w zmianie

Na podstawie badań AchieveGlobal zidentyfikowaliśmy cztery podstawowe postawy, jakie ludzie przyjmują w sytuacji zmiany: nawigator, krytyk, obserwator i ofiara. Dla każdej z tych grup korzystne będzie dostosowanie stylu i formy dotarcia z komunikatem.

Warto przyjąć z pokorą pewną prawdę – komunikacja nieformalna, „korytarzowa” zawsze jest szybsza, do wielu pracowników dociera skuteczniej niż ta oficjalna. Mając tę wiedzę, warto dbać o wsłuchiwanie się w „dyskusje przy dystrybutorze wody”. Jak to zrobić? Znam takich menedżerów, którzy zaczęli palić tylko po to, móc przyłączyć się do grupek wychodzących „na dymka” i mieć okazję posłuchać ich opinii na temat zmian zachodzących w firmie. Tej metody nie polecam, ale w okresie zmiany warto, by osoby rozumiejące zasadność zmian (nawigatorzy) szukały jak najczęstszych okazji do nieformalnej wymiany poglądów z pozostałymi członkami załogi. Dobrze jest zwrócić szczególną uwagę na osoby otwarcie i wprost kontestujące zmianę (krytyków). Obrażanie się na nich lub zamykanie im ust nie przyniesie nam żadnych korzyści. To potencjalnie nasi najwięksi sprzymierzeńcy. Tak było w jednym z dużych projektów zmiany organizacyjnej, który niedawno współprowadziłem – osoba znana w całej firmie, bez wątpienia lider opinii, przy każdej możliwej okazji wchodził w zaangażowaną dyskusję na forum, krytykując proponowane zmiany i ogłaszając swój sprzeciw. Gdy nastąpiło załamanie na rynku, planowana zmiana nabrała jeszcze głębszego, trudniejszego wymiaru. Wtedy jednak, dzięki temu, iż miał możliwość przedyskutowania swoich wątpliwości i spokojnego zrozumienia przyczyn i intencji zmiany nasz dotychczasowy krytyk zmienił się w jednego z bardziej aktywnych nawigatorów zmiany.

Jak komunikować zmianę w odniesieniu do pracowników i menedżerów, którzy prezentują postawę ofiary („Dlaczego mi to robicie?”, „Oczywiście ja wyjdę z tej zmiany najbardziej poszkodowany”)? Warto w miarę możliwości dawać im obszary, drobne nawet, w których to oni sami mogą zadecydować, jak zmieni się dany aspekt ich pracy. Pozwala to ludziom odzyskać, choćby w minimalnym stopniu, poczucie kontroli nad własnym życiem zawodowym. Warto komunikować też zasady, na jakich ludzie objęci zostaną zmianami i pokazywać, że mają wpływ na to, w której grupie się znajdą.

W stosunku do obserwatorów warto zadbać o to, by komunikat przekazywany przez ośrodek kierujący zmianą był atrakcyjniejszy niż pozostałe docierające do nich z wewnątrz i zewnątrz organizacji. Konieczne jest też częste aktywne badanie nastrojów tych osób, gdyż to jedyna grupa nieujawniająca wyraźnie swego stosunku do zmiany. Monitoring ten pozwoli m.in. wychwycić przypadki osób, które aktywnie, choć w ukryty sposób, sabotują zmianę, działając czasem na szkodę firmy.

UWAGA

Liderom opinii nie wolno przekazywać informacji poufnych („tylko do waszej wiadomości”), by nie tworzyć grupy uprzywilejowanej komunikacyjnie. Przeciwnie, w mniejszej grupie warto umożliwić liderom przedyskutowanie i dogłębne zrozumienie sytuacji, dzięki temu w nieformalnych kontaktach z resztą załogi będą mogli w sposób autentyczny prezentować konstruktywny pogląd na zmianę.

Spencer Johnson w książce na temat zmiany „Kto zabrał mój ser” zawarł kluczowy komunikat, jaki musi dotrzeć do adresata, by wzbudzić w nim gotowość do zmiany: „Jeśli się nie zmienisz, to zginiesz”. W obecnych realiach rynkowych nawet pracownikom najbardziej prestiżowych organizacji łatwiej jest w to uwierzyć. Sztuka polega na tym, by przekaz był jednoznaczny, ale nie powodował paraliżu i przerażenia. Sposobem na zminimalizowanie tego zagrożenia jest przedstawianie w jasny sposób kroków, jakie będą podejmowane w procesie zmiany. Nie chodzi tu o przedstawienie całościowej strategii i opisanie stanu docelowego, gdyż mogą one być na tym etapie niejasne. Na pewno natomiast można i warto przedstawić plan działań, jakie będą podejmowane w celu diagnozy sytuacji i opracowania ścieżki dojścia do nowej rzeczywistości.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?