REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Niezbędna biurokracja

Tomasz Nocuń
Stopień trudności podczas starania się o dotację w porównaniu z etapem rozliczenia jest raczej niski, co potwierdzi większość doświadczonych beneficjentów. Czy to oznacza, że lepiej zrezygnować ze wsparcia? Nie, ale trzeba pogodzić się z faktem, że tak, jak nie ma róży bez kolców, tak nie ma funduszy unijnych bez biurokracji. Dlatego należy jak najlepiej przygotować się na ich faktyczne nadejście w 2008 roku.

Choć brzmi to nieco nieprawdopodobnie, możemy znacząco uprościć sobie rozliczenie projektu jeszcze przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, wystarczy przestrzegać kilku prostych zasad:

Autopromocja

dłuższy i bardziej złożony projekt trzeba podzielić na kilka odrębnych etapów, które łatwiej będzie rozliczyć w ramach płatności pośrednich,

nie mnożyć niepotrzebnie zadań, np. zamiast rozpisywać tworzenie plakatów promocyjnych na osobne zadania: projekt, drukowanie i rozwieszanie - połączyć je w jedno, a szczegółowe czynności wymienić w opisie zadania,

minimalizować liczbę faktur, dostawców i płatności, jeśli to możliwe, to znacznie więcej zapłacić jednej firmie za wynajem sal wykładowych, transport i wyżywienie uczestników szkolenia, niż dzielić to zamówienie na kilka).

Realizacja a rozliczenie

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeśli o rozliczeniu pomyślimy pierwszy raz pod koniec projektu, to najprawdopodobniej będzie już za późno, żeby całe przedsięwzięcie mogło zakończyć się pełnym sukcesem. Dlatego też lepiej przypomnieć sobie i uzupełnić kilka podstawowych zasad dotyczących prawidłowej realizacji projektu, która w oczywisty sposób przekłada się na rozliczenie.

Najważniejszym dokumentem jest umowa i nasz własny wniosek z harmonogramem i kosztorysem, które są automatycznie załącznikami do niej. Rzadko który projekt wykonywany jest ze 100-proc. zgodnością z wcześniejszymi planami i dlatego mamy prawo dokonywać w nim pewnych zmian. Jednakże musimy pamiętać o zgłaszaniu ich do instytucji wdrażającej na bieżąco, a nie na końcu projektu.

Autopromocja

Lider w trampkach

Czyli, jak być przywódcą w zgodzie ze sobą
Kup książkę

Podczas realizacji projektu ważne jest, aby:

wykonać wszystkie zadania i systematycznie zbierać na to dowody,

Autopromocja

osiągnąć zakładane rezultaty (systematyczna kontrola osiągania wskaźników i ewaluacja efektów),

przestrzegać procedur zamówień,

prawidłowo kwalifikować koszty,

dokonywać płatności i systematycznie zbierać na to dowody,

prawidłowo promować projekt,

przestrzegać terminów z harmonogramu (lub terminowo zgłaszać zmiany),

terminowo prowadzić sprawozdawczość,

regularnie składać wnioski o płatności pośrednie.

Dokumenty przede wszystkim

Autopromocja

Głównym wyznacznikiem prawidłowej realizacji projektu, szczególnie w obliczu kontroli przed wypłatą dotacji, jest odpowiedni zestaw dokumentów. Muszą być one nie tylko kompletne, ale również przechowywane w odpowiedni sposób: w odrębnych, opisanych opakowaniach (najczęściej segregatorach) oraz koniecznie w wersji papierowej (oryginały lub kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem) - kopie elektroniczne lub zwykłe kserokopie mogą być bardzo pomocne w codziennej pracy z dokumentami, ale nie będą wystarczające podczas kontroli.

Dobrze zorganizowany sposób zbierania i archiwizacji dokumentów jest ważny również ze względu na stosunkowo długi czas ich obowiązkowego przechowywania. Zgodnie z polskimi regulacjami dokumenty dotyczące udzielania pomocy publicznej przedsiębiorcom należy przechowywać 10 lat od momentu udzielenia pomocy, zaś zgodnie z Rozporządzeniem 1260/ /99/WE wszystkie dokumenty związane z wdrażaniem i finansowaniem projektu należy przechowywać (oryginały lub kopie poświadczone za zgodność z oryginałem) w terminie trzech lat od daty wypłacenia przez Komisję Europejską salda końcowego dla programu, co w przypadku programu SPO-RZL oznacza prawdopodobnie rok 2011, zaś w perspektywie 2007-2013 - prawdopodobnie rok 2018. Dla poszczególnych rodzajów dokumentów przepisy krajowe mogą zakładać dłuższy okres przechowywania. W przypadku postępowania sądowego lub na wniosek Komisji Europejskiej termin ten może zostać zawieszony, co dla beneficjentów będzie oznaczało przedłużenie terminu przechowywania dokumentów - w takim przypadku instytucja wdrażająca z odpowiednim wyprzedzeniem poinformuje o tym fakcie beneficjentów.

Wszystkie dokumenty muszą być dostępne na życzenie instytucji wdrażającej, a także innych instytucji uprawnionych do kontroli.

Dane osobowe

Ponieważ każdy beneficjent zobowiązany jest do zebrania i przekazania właściwej instytucji wdrażającej szczegółowych danych o osobach biorących udział w prowadzonym przez niego projekcie oraz osobach, które bezpośrednio odpowiedzialne są za jego realizację, konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody na zbieranie i przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy o ich ochronie.

Końcowy wniosek o płatność

Wniosek o płatność końcową przygotowuje się według takich samych zasad jak o płatności pośrednie (cząstkowe), o których wspomniano w tekście dotyczącym realizacji projektu*. Przy okazji warto jednak omówić sposób rozliczania wydatków najczęściej spotykanych w projektach finansowanych z EFS - wynagrodzeń. Każdy wniosek zawiera zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, do którego w przypadku kosztów osobowych należy wprowadzić dane z dwóch podstawowych źródeł: listy wypłat oraz deklaracji ZUS DRA. Do wniosku załączyć trzeba również potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów, których rodzaj i sposób opisu zależny jest od formy zatrudnienia oraz wymiaru czasu pracy w projekcie. Są to w szczególności:

listy wypłat z rozbiciem na: wynagrodzenie netto, brutto, zaliczki na podatek dochodowy, składki na ZUS i ubezpieczenie zdrowotne wraz z informacją o wysokości kwot kwalifikowanych na rzecz projektu;

karty czasu pracy (w przypadku zatrudnienia w projekcie w niepełnym wymiarze czasu pracy, gdy kwalifikowalna jest jedynie część kwoty wynagrodzenia;

potwierdzenia zapłaty wynagrodzeń (przelewy lub wyciągi bankowe);

deklaracje ZUS DRA, (wraz z wykazem składek kwalifikowanych na rzecz projektu oraz oświadczeniem, że składki finansowane przez pracownika i pracodawcę zostały odprowadzone);

potwierdzenie przelewu ww. składek;

deklaracje podatkowe PIT-4, w celu potwierdzenia naliczenia zaliczki na podatek dochodowy wraz z oświadczeniem, że zaliczki objęte listą wypłat zostały odprowadzone;

potwierdzenie przelewu ww. zaliczek na podatek dochodowy.

Kontrola końcowa

Nie różni się ona specjalnie od kontroli faktycznej realizacji projektu w trakcie jego trwania, przy czym te drugie nie zawsze muszą występować, zaś kontrola przed wypłatą dotacji jest obligatoryjna. O terminie i zakresie kontroli projektu zostaniemy powiadomieni co najmniej z pięciodniowym wyprzedzeniem.

Najistotniejszym, choć nie jedynym, elementem kontroli jest sprawdzenie dokumentacji dotyczącej projektu, w tym również dokumentacji odnoszącej się do części finansowanej ze środków własnych. Do naszych obowiązków podczas kontroli należy:

umożliwienie tworzenia kopii kontrolowanych dokumentów,

udostępnianie na prośbę osób kontrolujących pomieszczeń niezbędnych do przeprowadzenia kontroli,

zapewnienie obecności kluczowych osób, które mogą udzielić wyjaśnień na temat przebiegu realizacji projektu, procedur, wydatków i treści projektu.

Osoby kontrolujące upoważnione są do:

swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej (z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową),

wglądu do wszelkich dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej w zakresie dotyczącym tematu kontroli,

przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym tematu kontroli,

żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień,

zabezpieczania materiałów dowodowych,

sprawdzania przebiegu określonych czynności, w zakresie dotyczącym tematu kontroli.

Po przeprowadzeniu kontroli otrzymamy protokół pokontrolny i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości będziemy mieli obowiązek ich usunięcia pod rygorem zwrotu części lub całości dotacji.

Audyt projektu

Beneficjenci, którzy realizują projekt o wartości 700 tys. zł i większej, są zobowiązani do przeprowadzenia audytu projektu przed jego zakończeniem. Do audytu zobowiązani są także ci beneficjenci, którzy realizują kilka projektów o łącznej wartości 1 mln zł i więcej.

Audyt musi być przeprowadzony przez podmiot spełniający określone warunki, a w skład zespołu dokonującego musi wchodzić przynajmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta. Koszty audytu muszą mieścić się w przedziale od 0,5% do 2,5% wartości projektu, przy czym zaliczają się one do kosztów kwalifikowanych. Każdy audyt zakończony jest przygotowaniem opinii oraz raportu z audytu, które przekazywane są do instytucji wdrażającej.

Wypłata końcowa dotacji

Jest to bezwzględnie najbardziej oczekiwany moment w całym projekcie, szczególnie jeśli nie przewidywał on płatności cząstkowych. Dotacja nie może przekroczyć ani progu kwotowego, ani procentowego określonego we wniosku, dlatego jeśli koszty uległy zwiększeniu, będziemy musieli dopłacić do niego we własnym zakresie.

Obowiązki po zakończeniu projektu

Otrzymanie dotacji nie oznacza, że wszystkie działania związane z projektem już się zakończyły. Do naszych najważniejszych obowiązków ciągle należeć będą m.in.:

odpowiednie przechowywanie dokumentacji,

monitorowanie rezultatów projektu zgodnie z wymaganiami działania/instytucji wdrażającej,

stosowanie zasad promocji projektu,

poddawanie się ewentualnym kontrolom,

prowadzenie sprawozdawczości zgodnie z wymaganiami działania/instytucji wdrażającej (np. sporządzanie raportów po upływie określonego czasu od zakończenia projektu.

UWAGA

W przypadku większych, kompleksowych projektów bardzo praktycznym rozwiązaniem jest prowadzenie bazy danych, która zapewni szybki dostęp do potrzebnych w danym momencie dokumentów.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przypisy

* T. Nocuń, „Pora na działanie”, „Personel i Zarządzanie” nr 12/2007, s. 97 - przypis redakcji.

 

Tomasz Nocuń

Autor jest wiceprezesem zarządu w Małopolskiej Grupie Doradczo-Finansowej z Krakowa, pełni jednocześnie funkcję dyrektora działu doradztwa.

Kontakt: t.nocun@mgdf.mp

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Nowoczesne ścieżki kariery. Jak będzie się zmieniał rynek pracy? Oczekiwania i potrzeby starszych i młodszych pokoleń pracowników

    W szybko zmieniającym się świecie świadomość własnego rozwoju staje się kluczowa dla osób aktywnych zawodowo. Nadchodzące lata będą stawiały przed organizacjami i pracodawcami nowe wyzwania: od adaptacji do zmieniających się stylów zarządzania po radzenie sobie z coraz bardziej zdywersyfikowanymi zespołami. W obliczu szybkiej absorpcji technologii, dynamika rynku pracy będzie wymagała elastyczności i umiejętności szybkiego dostosowania. Jak będzie wyglądała przyszłość rynku pracy?

    Po 1 stycznia 2024 r. nie będzie już możliwa korekta niektórych dokumentów rozliczeniowych. Czy pracodawcy grożą sankcje?

    Tylko do końca grudnia można poprawiać błędy. Wcześniej, do końca 2021 r., była taka możliwość bez ograniczenia w czasie. Po 1 stycznia 2024 r. nie będzie już możliwa korekta dokumentów rozliczeniowych za okres od stycznia 1999 r. do grudnia 2021 r. Natomiast za okres od stycznia 2022 r. błędy można korygować w ciągu kolejnych 5 lat od terminu płatności składek za dany miesiąc kalendarzowy. 

    Świadczenia socjalne oraz jednorazowe odprawy dla górników - jest projekt dot. wypłaty dotacji

    Świadczenia socjalne oraz jednorazowe odprawy dla pracowników z branży górnictwa węgla brunatnego i innych pracowników sektora elektroenergetycznego. Pracownicy jakich przedsiębiorstw i spółek otrzymają odprawy, świadczenia pieniężne i urlopy w związku z procesem transformacji sektora górniczego w Polsce?

    Zakaz handlu w Wigilię. W grudniu będą dwie niedziele handlowe: dziesiątego i siedemnastego. Sejmowa komisja poparła projekt Polski 2050

    Przypadająca w niedzielę tegoroczna Wigilia będzie objęta zakazem handlu. Zamiast w Wigilię, sklepy miałyby być otwarte w dwie poprzedzające niedziele, czyli 10 i 17 grudnia 2023 r. w pełnym zakresie godzin. Sejmowa komisja gospodarki i rozwoju przyjęła projekt ustawy autorstwa Polski 2050 ws. handlu w tegoroczną w Wigilię.

    REKLAMA

    Wyważony rozwój zawodowy: Jak inwestować w kształcenie pracowników dla zwiększenia efektywności organizacji

    W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, kluczem do sukcesu każdej firmy jest nie tylko inwestowanie w nowoczesne technologie czy innowacyjne strategie marketingowe, lecz także rozwijanie potencjału swoich pracowników. Wprowadzenie skutecznej strategii inwestycji w rozwój zawodowy staje się zatem nieodzownym elementem dla organizacji pragnących osiągnąć trwały wzrost. 

    Skuteczna retencja pracowników: Klucz do stabilności organizacji

    W dzisiejszym konkurencyjnym środowisku biznesowym, utrzymanie zdolnych i zaangażowanych pracowników staje się priorytetem dla każdej organizacji. Retencja pracowników to nie tylko kwestia zatrzymania personelu, ale także budowania trwałych relacji i stabilności wewnętrznej struktury firmy.

    Z psem lub kotem na uczelnię - studenci i pracownicy zachwyceni!

    Studenci i pracownicy Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu, którzy z różnych powodów nie chcą zostawiać swoich psów lub kotów bez opieki, mogą je teraz przyprowadzić ze sobą do pracy i na zajęcia. Podobnie Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi zdecydowało, że można przyjść z psem do pracy. Czy Polacy chcą zwierząt w miejscu pracy? Czy do kodeksu pracy zostanie wprowadzony płatny urlop na opiekę nad zwierzęciem domowym – psem lub kotem?

    Przyszłość pracy: Sztuczna inteligencja zwiększa produktywność pracowników o 30 proc. Korzysta z niej już co trzeci z nich

    Ponad 90% wiodących dostawców usług, a także jedna trzecia wszystkich pracowników już korzysta z rozwiązań sztucznej inteligencji – takie wyniki przynosi najnowszy raport Talent Alpha „The World of Work AI-ed”. Dzięki temu część firm doświadczyła dużego wzrostu produktywności. AI to jednak także ogromne wyzwania, które mogą doprowadzić do najczarniejszych scenariuszy. Liderami zmian, na których leży odpowiedzialność za przyszłość rynku pracy są menadżerowie w firmach wdrażających sztuczną inteligencję. 

    REKLAMA

    Bezpieczeństwo w pracy. Czynniki szkodliwe dla zdrowia – co zagraża pracownikom

    W miejscu pracy, inaczej środowisku pracy, mogą i często występują czynniki szkodliwe dla zdrowia pracowników. Jakie w związku z tym obowiązki ma pracodawca? Co powinien zrobić, aby zapobiegać chorobom zawodowym i innym chorobom związanym z wykonywaną pracą? Odpowiadamy. 

    Łącząc siły: skuteczne zarządzanie firmą dzięki integracji systemu ERP z systemem HR

    Współczesne przedsiębiorstwa nieustannie dążą do poprawy efektywności, konkurencyjności i innowacyjności. Kluczowe staje się wykorzystanie nowych technologii – w tym systemów wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem. Systemy ERP przeznaczone do zarządzania ogólnymi zasobami i procesami stają się coraz bardziej rozbudowane, obejmując coraz to większą liczbę obszarów (finanse, logistyka, sprzedaż, zarządzanie łańcuchem dostaw, etc.). 

    REKLAMA