Kategorie

Jak skutecznie wdrożyć nowych pracowników

Krzysztof Filarski
Arkadiusz Siechowicz
Istnieją dwa sposoby wdrażania pracownika: pomóc mu w pierwszym etapie jego pracy lub wrzucić go na głęboką wodę. Jeśli się utopi, wszyscy tracą: firma – czas i pieniądze na rekrutację, pracownik – wiarę we własne siły i dobrą opinię o pracodawcy. Jeśli się uratuje sam – pozostanie w firmie, jednak... Jedyną osobą, której – w jego opinii – powinien okazać wdzięczność, będzie on sam.

Lojalność pracownika do firmy będzie wprost proporcjonalna do pomocy, jaką uzyskał na początku. Najlepszym momentem na uzyskanie tej lojalności jest właśnie etap wdrożenia.

Temat wdrażania jest ważny zarówno dla nowego pracownika, jak i dla osoby odpowiedzialnej za niego. Z perspektywy osoby rozpoczynającej karierę warto do swojej „narzędziowni” szukającego pracy dodać pytanie: „Jeśli dwie strony zdecydują się na współpracę, jak będzie wyglądać mój proces wdrażania w Państwa firmie?”.

Z perspektywy działu HR warto przygotować na to pytanie odpowiedź. Znalezienie odpowiedniego pracownika w procesie rekrutacji i selekcji bywa tak wyczerpujące, że czasami brakuje już energii na to, co dzieje się po dniu „W”. A właśnie wtedy można dużo stracić i dużo zyskać! Nawet jeśli poszukujemy osoby samodzielnej (a może właśnie wtedy, gdy poszukujemy osoby samodzielnej), to realna pomoc na początku i uporządkowana ścieżka wdrożenia pozwoli jej szybciej być samodzielnym.

Analiza sytuacji – narzędzia

Jeśli planujemy projekt Wdrożenie, możemy za cel postawić sobie zarówno odświeżenie i usprawnienie dotychczasowych standardów, jak i stworzenie (zebranie) nowych. W obu tych sytuacjach warto rozpocząć od analizy stanu obecnego. Warto zastosować dwa narzędzia: zebranie opinii pracowników ze stażem trzy, dziewięć miesięcy i analizę sytuacji metodą Rybich Ości.

Postawy i przekonania

Najciekawsze tradycyjnie są przyczyny ludzkie, choć istnieje ryzyko podejścia narzędziowego: „prawidłowe wdrożenie to sprawne zamawianie sprzętu”. Oczywiście prawidłowe wdrożenie to także sprawne dostarczenie sprzętu, jednak „rafy i mielizny” często związane są z poglądami i postawami. Poniżej przykładowe przekonania, z którymi można się spotkać podczas projektu Wdrożenie.

Szukam ludzi doświadczonych i samodzielnych, którzy od razu wiedzą, że trzeba liczyć na siebie.

Nawet osoba doświadczona, im szybciej pozna specyfikę nowego pracodawcy, tym szybciej będzie sama wdrażać swoje unikatowe pomysły.

Dobry człowiek da sobie radę!

Być może tak, być może nie. W obu tych sytuacjach tracimy więcej, niż moglibyśmy zyskać.

Niech się wdroży sam.

Rachunek zysków i strat odpowiada na to pytanie. Lepiej mieć pracownika, który w pierwszym miesiącu pracuje na 30 proc. swoich możliwości, bo się wdraża, a część „%” własnej efektywności poświęca mu otoczenie w firmie. Jednak w kolejnych miesiącach pracuje już na (prawie) 100 proc. Gorzej mieć takiego, który przez pierwsze sześć miesięcy pracuje na 60 proc., frustrując się i wyważając otwarte drzwi.

W firmie jest atmosfera współpracy. Na pewno. jeśli poprosi o pomoc, to ją otrzyma.

Czy na pewno zapyta? Jeśli zabraknie sygnału: jestem Twoim opiekunem, mentorem i powinieneś mi zadawać pytania (po to jestem), jesteśmy przekonani, że większość pytań, które powinny paść – nie padną. Tak jakoś się utarło, że bardziej cenimy osoby, które szybko znajdą „sprytne” odpowiedzi, niż takie, które zadają wnikliwe pytania.

Po to tyle energii włożyliśmy w rekrutację, by zatrudnić już osoby o idealnie pasującym profilu.

Bolesnym sygnałem dla każdego pracodawcy jest zdanie: „Ok., teraz, po tych pierwszych trzech miesiącach już wiem, jacy jesteście, więc świadomie nie chcę dalej u Was pracować!”.

Trudno w to uwierzyć, że ktoś tak zareaguje? Być może, jednak, jeśli już założymy, że ktoś to mógłby powiedzieć, to bardziej osoba o idealnym profilu! Tak zwanemu firmowemu rezydentowi nie zależy aż tak na efektywnym wdrożeniu. Jest to przecież idealna wymówka: „Jeśli by im zależało na mojej efektywności, od początku by mnie przygotowywali...”.

Jeśli zakończyliśmy etap analizy, wiemy już, z jaką sytuacją mamy do czynienia i gdzie zmiana przyniesie najlepszy skutek.


Uwaga na opiłki

Czasem zdarza się, że może wystąpić efekt tzw. opiłek metalu. Zjawisko to występuje w projektach, które dotyczą istotnych zjawisk w organizacji. Jeśli dotkniemy takiego obszaru z hasłem „zmieniamy i naprawiamy” na sztandarze, bardzo szybko, jak opiłki do magnesu, zaczniemy przyciągać inne problemy. Będą one faktycznie lub pozornie związane z kwestią (na przykład) wdrażania. Często jednak będą związane jedynie czasowo. Każdy z nich przedstawia realny problem, jednak nie można go zazwyczaj w pełni rozwiązać, jedynie porządkując wdrażanie.

Poniżej przykłady „opiłków” dla projektu Wdrożenie:

● Bezpieczeństwo – nowe osoby wolno uczą się procedur bezpieczeństwa (np. informacji), menedżerowie nie pilnują tego.

Prawdopodobny inny problem źródłowy: ogólna niechęć, niezrozumienie procedur bezpieczeństwa w firmie (skoro przełożeni nie dają temu tematowi wystarczających priorytetów).

● Zespół – nowe osoby skarżą się, że nikt nie chce im pomóc.

Prawdopodobny inny problem źródłowy: brak kultury współpracy.

● Przywództwo – menedżerowie nie mają czasu, by go poświęcać nowym pracownikom.

Prawdopodobny inny problem źródłowy: menedżerowie nie mają czasu zarówno dla nowych, jak i dla reszty pracowników.

● IT – trudno się doprosić o laptop, telefon lub dostęp do ważnego programu.

Prawdopodobny inny problem źródłowy: dział IT nie rozumie swojej usługowej funkcji, jest przeciążony.

● Presja na efektywność – wszyscy oczekują od nowego, by od razu był w pełni gotowy do pracy.

Prawdopodobny inny problem źródłowy: ogólne przeciążenie w firmie, rekrutacja wyłącznie w „gorącym” okresie.

● Procedury – nowe osoby narzekają, że firma ma zbyt wiele skostniałych procedur.

Prawdopodobny inny problem źródłowy: firma przechodzi kryzys biurokracji, widzą to osoby ze świeżym spojrzeniem, a nie dostrzegają tego osoby pracujące dłużej.

Innowacyjność: nowe osoby mają wiele kreatywnych pomysłów, jednak nie ma pomysłu, jak je wdrożyć.

Prawdopodobny inny problem źródłowy: firma nie ma systemu zbierania pomysłów.

Należy pamiętać, że firmy, które posiadają standardy wdrożenia, są postrzegane jako dojrzałe, profesjonalne, przyjazne, uporządkowane. Możemy wiele dni z pracy zapomnieć (nawet – chcieć zapomnieć...), jednak każdy z nas pamięta swój pierwszy dzień w pracy!

Diagnoza Rybich Ości

W metodologii diagramu generujemy przyczyny w pięciu głównych kategoriach, które zostały opisane przykładowo poniżej:

@RY1@i13/2011/009/i13.2011.009.000.0086.203.jpg@RY2@

 


Przykładowe produkty, które mogą rozwiązywać problemy wygenerowane w procesie analizy projektu WDROŻENIE

Podręcznik dla nowych pracowników

» Taki materiał zazwyczaj obejmuje podstawową wiedzę o firmie, jej produktach, misji i wartościach. Może zawierać część organizacyjną (np. Telefony, osoby kontaktowe).

» Warto wzbogacać go o części zadaniowe (testy, wnioski z obserwacji i innowacyjne pomysły „okiem nowego”.

Model struktury odpowiedzialności

» W modelu wdrażania oprócz nowego pracownika, przełożonego warto dodać funkcję opiekuna lub superwizora procesu.

Check-listy dla menedżerów

» Szczególnie w firmach otwartych na standaryzację warto porządkować wiedzę przez listy zadań z podziałem na dni.

» Dostępne są kategorie: powinien się nauczyć/poznać/dowiedzieć się. W check-listy wpisane są szkolenia, zadania obserwacji pracy oraz osoby odpowiedzialne (np. wspólnie z opiekunem..., wspólnie z przełożonym..., samodzielnie).

Szkolenie wdrożeniowe „Witaj na pokładzie!”

» Wiele firm przygotowuje osobne szkolenie wdrożeniowe obejmujące strukturę firmy, produkty, procedury bezpieczeństwa.

» Szkolenie wewnętrzne może być poszerzone o takie treści, które ze względu na poufność nie są umieszczane w podręczniku.

Sprawny system szkoleń produktowych

» W check-listach znajdują się szkolenia produktowe, jakościowe, z obsługi klienta.

» Ważne jest budowanie świadomości odpowiedzialności menedżera prowadzącego za „odsłuchanie”, czego nowy pracownik się nauczył.

GEMBA

» Jest to japoński termin „idź i zobacz”, polega na obserwacji pracy tam, gdzie się ona odbywa bezpośrednio (fabryka, magazyn, rozmowa z klientem).

» GEMBA może być połączona z planowanymi wizytami w innych działach firmy (najlepiej zgodnie z łańcuchem wartości/produkcji).

Rozmowa on-boarding

» Dobrą praktyką jest rozmowa z nowym pracownikiem w pierwszym tygodniu jego pracy. Jakie są wzajemne oczekiwania? Pierwsze wrażenie? Co jest inne niż oczekiwania? Co jeszcze możemy zrobić? Tematów nie zabraknie!

Rozmowa podsumowująca po trzech miesiącach

» Zazwyczaj po trzech miesiącach jest planowana rozmowa podsumowująca wdrożenie (często związana z decyzją – co dalej?).

» Wagi może dodać trójstronna rozmowa z osobą superwizyjną, np. z działu HR.

 

KOMENTARZ

Stefan Bulaszewski

dyrektor Polityki Personalnej w Schenker Sp. z o.o.

Firma DB Schenker, jako lider w branży logistycznej, każdego roku zatrudnia kilkaset osób. Wiemy, że nie tylko rekrutacja, lecz także i wdrożenie jest ważnym elementem procesu. Zyskujemy zarówno efektywność pracownika szybciej w pełni dostępnego dla biznesu, jak i pozytywny wizerunek odpowiedzialnego pracodawcy. Od 2011 roku rozbudowaliśmy wdrażanie o nowe elementy: podręcznik WITAJ W DB SCHENKER, przygotowany z myślą o nowych pracownikach, jak też dodatkowe szkolenia wdrożeniowe, realizowane cyklicznie i szybko (w pierwszym miesiącu pracy). Duży akcent kładziemy na japońską filozofię GEMBA – idź i zobacz.

 

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?