Kategorie

Jak zwiększyć efektywność pracowników?

Marek Sylburski
Jestem szefem HR w firmie zatrudniającej ponad 380 osób. Prezes postawił mi zadanie: opracowanie działań w celu zwiększenia efektywności naszych pracowników. Przechodzili oni w ostatnich latach cykl szkoleń z obszaru zarządzania sobą w czasie i organizacji pracy własnej. Kadra kierownicza brała udział w szkoleniach z zarządzania projektami, komunikacji, delegowania. Efekt jest taki, jaki jest. Dlatego zastanawiam się nad tym, co ma wpływ na efektywność osobistą. Co można jeszcze zrobić w tej sytuacji, w jakiej jestem?

Zapewne pojęcie efektywności z punktu widzenia zarządu różni się od pojmowania efektywności na poziomie kierowniczym i wykonawczym. Pracownicy zapytani o to, czy są efektywni, w ponad 90 proc. odpowiedzą, że tak! Być może niewielki procent osób odpowie, że nie, ale... Tutaj poznamy powody mniejszej efektywności leżące oczywiście poza pracownikiem – w otoczeniu, strukturze firmy, relacjach, w różnych brakach itp.

Jako punkt odniesienia przy określaniu efektywności można przyjąć innych pracowników, bo ci efektywni robią więcej niż inni. Mamy więc efektywnych pracowników i tych „innych”, którzy w dużej mierze nie są efektywni, bo mogliby robić więcej i z lepszymi efektami.

Metoda prób i błędów

Gdy podejmujemy działanie, angażujemy się i nie zawsze osiągamy to, co zakładaliśmy. Czy mówimy o sobie, że jesteśmy nieefektywni? Gdy zupełnie brak efektów, czy też tak o sobie powiemy? Z pewnością nie, bo nawet wtedy zdobywamy doświadczenie, wyciągamy wnioski, jesteśmy mądrzejsi o doświadczenie. Dzięki temu możemy zmienić sposób działania i w efekcie osiągnąć cel. Edison wykonał około tysiąca prób, zanim stworzył żarówkę. Czy powiemy, że był nieefektywny? Działanie metodą prób i błędów jest jedną z naszych strategii postępowania. W efektywności osobistej chodzi przede wszystkim o to, aby tych prób i błędów było jak najmniej. Proponuję postrzegać efektywność osobistą jako umiejętność realizacji swoich celów (osobistych bądź zawodowych) przy optymalnym wykorzystaniu dostępnych zasobów.

Wpływ na efektywność osobistą

Pojęcie efektywności osobistej uległo radykalnej zmianie i nie sprowadza się już wyłącznie do wskaźników ilościowych. Komponentami efektywności osobistej może być np. koncepcja sześciu filarów, czyli:

  • umiejętność
  • otwartość na zmiany
  • kreatywność
  • umiejętność zarządzania sobą w czasie
  • zasoby wewnętrzne
  • asertywna komunikacja

Decydując się na podjęcie dalszych kroków w stosunku do pracowników (np. zorganizowanie szkolenia), dobrze jest zastanowić się nad pytaniami:

  • Jak mogą osiągnąć dany cel?
  • Po co mają go osiągnąć?
  • Co dalej, gdy już go osiągną?

Jak dojść do celu?

Odpowiedź na pytanie „Jak mogą osiągnąć dany cel?” zawarta jest w każdym filarze. Pierwszy to zbiór umiejętności definiowanych jako podstawowe kompetencje kierownicze, w tym przypadku tożsame z kompetencjami interpersonalnymi. Osiąganie celów wymaga planowania. Następny krok to organizowanie środków, zasobów lub działań umożliwiających do nich dostęp. Wewnętrzna motywacja to stan, w którym mamy energię i dostrzegamy wartość celu, znajdujemy uzasadnienie dla działania. Kontrola miejsca, gdzie się znajduję, w stosunku do tego, co zaplanowałem, umożliwia mi dokonanie korekty w moich działaniach. Szczególnie duże znaczenie ma planowanie. Błąd bądź niedokładność popełnione przy planowaniu towarzyszą nam przez cały proces realizacji celu (tak samo może się zdarzyć przy każdym kolejnym kroku). Cel często miewa formę „fasadową”, czyli zbyt ogólną, powierzchowną. Dobrze jest dobrze zastanowić się, co tak naprawdę chcę osiągnąć? Następnie – co chcę poprzez to osiągnąć? Uzyskamy odpowiedź, gdzie ostatecznie chcemy się znaleźć. Tam będzie się kryła silna motywacja wewnętrzna. Jest wiele metod określania celów, w mojej ocenia bardzo dobrze sprawdza się, wywodząca się z coachingu, metoda określania celów.

Stosunek do zmian

Reklama

Następny filar to otwartość na zmiany. Po co nam superumiejętności, jeśli nie lubimy zmian i mamy trudności z ich zaakceptowaniem. W rzeczywistości jedynym stałym elementem w naszym życiu jest zmiana. Nasza wewnętrzna otwartość na nią to zmniejszanie lub eliminacja oporu wewnętrznego wobec zmian. W wielu przypadkach ten opór jest silniejszy od perspektywy korzyści, które zmiana może przynieść. Nie da się przejść przez życie (cechujące się ciągłą zmiennością), nie zmieniając się samemu.

Otwartość na zmiany może oznaczać gotowość do adaptacji w nowych uwarunkowaniach. Jest to tym łatwiejsze, im większą mamy świadomość nieuchronności zmian. Wybór zależy tylko od nas. Jeśli dokonamy pozytywnego wyboru, to będzie nam potrzebna kreatywność.


Odkryć kreatywność

To tylko kwestia czasu aż „lepsze” zastąpi „dobre”. Rutyna jest „dobra”, daje nam bowiem poczucie bezpieczeństwa, jest również przyzwyczajeniem się do sprawdzonych metod działania itp. Kreatywność jest „lepsza”, zwłaszcza w coraz bardziej konkurencyjnym i agresywnym środowisku. Zmusza do ciągłego odkrywania nowych dróg, polega na odkrywaniu nowych znaczeń w różnych dziedzinach życia, doświadczania i niekonwencjonalnym łączeniu ich ze sobą. Potrafi przesunąć granicę naszych możliwości. Małe sukcesy działają uskrzydlająco. Jeśli choćby w drobnej sprawie wyjdziemy poza nasze ramy myślowe, osiągniemy coś postrzegane jako „nieosiągalne” do tej pory, to nabieramy zaufania do samego siebie. To silna motywacja do następnych osiągnięć, rozwinięcia skrzydeł.

Efektywność a czas

Reklama

Wiemy jednak, że pomimo naszej kreatywności nie uda nam się zarządzać czasem. Można za to zarządzać sobą w czasie, lub efektywniej wykorzystywać czas. Peter Drucker kiedyś powiedział: „Nie chodzi o to, aby robić wszystkie rzeczy we właściwy sposób. Chodzi o to, aby robić właściwe rzeczy”. Czas jest dobrem ograniczonym. Zrobienie wszystkich rzeczy nie jest już możliwe. Stąd dzielimy zdania na kategorie, nadajemy im priorytety, określamy wagi.

Określamy priorytety, nadajemy im wagę, ale wykonywanie ich w okresie obniżenia naszej sprawności psychomotorycznej to zmniejszanie efektywności działania. Dla wielu osób zmorą jest poczta elektroniczna. Wylewa się z niej fala problemów, spraw, zapytań, informacji itd. Rozwiązaniem jest analiza strumienia spraw, która pozwala szybko się uporać z tą „klęską urodzaju”. W zasadzie wymagana jest tutaj tylko jedna rzecz – konsekwencja w działaniu i przestrzeganie reguł kwalifikowania spraw. Uzyskujemy natychmiastowy efekt w postaci wyeliminowania kilkuset e-maili od kilkudziesięciu (w optymistycznym wydaniu) osób. Zaoszczędzamy czas na wyszukiwanie tego, co obecnie bardziej potrzebne.

Zasoby wewnętrzne

Poprzez zasoby wewnętrzne możemy rozumieć naszą energię wewnętrzną, motywy działania, preferencje do działania, samodyscyplinę, posiadaną wiedzę i wartości wewnętrzne. Są ze sobą integralnie powiązane, silnie na siebie oddziałują. Deficyt w którymkolwiek zasobie obniża skuteczność działania. Brak samodyscypliny czy deficyt w obszarze wiedzy dają w efekcie niższą efektywność osobistą. Dobrymi narzędziami, które pozwalają uzupełniać bądź rozwijać te zasoby, są poziomy neurologiczne opisane przez Roberta Diltsa*. Według niego nasze funkcjonowanie można opisać w różnych obszarach, które noszą nazwę poziomów Diltsa. Są to:

  • środowisko, w którym funkcjonujemy, to na co reagujemy, inni ludzie,
  • zachowania, czyli jakie działania są dla nas typowe,
  • umiejętności, czyli strategie postępowania, zdolności używane przez nas w życiu,
  • przekonania i wartości, czyli kryteria wpływające na nasz pogląd o świecie i innych,
  • tożsamość, czyli kim jestem?
  • misja odpowiadająca na pytanie: po co to robię?
  • duchowość mówiąca o naszej egzystencji, wyjaśniająca dlaczego tu jesteśmy.

Model poziomów Diltsa może służyć do podejmowania decyzji dotyczących zmian zarówno organizacyjnych, jak i osobistych. Jest on użyteczny przy poszukiwaniu możliwych rozwiązań problemów. Z wymienionych poziomów możemy też uzupełniać deficyty w naszych zasobach wewnętrznych. Jest to narzędzie często stosowane w coachingu. Coach wraz z coachowanym eksplorują wymienione poziomy, szukając odpowiedzi na postawione pytania.

Umiejętność mówienia „nie”

Ostatnim filarem efektywności osobistej jest asertywna komunikacja. Brak asertywności sprawia, że trudno nam odmówić. Dzięki temu gromadzimy i zbieramy wiele spraw, które w rzeczywistości nas nie dotyczą, bądź dotyczą pośrednio. Jest to jeden ze znaczących pożeraczy czasu. Nasze zadania zostają odsuwane w czasie tylko dlatego, że nie potrafimy asertywnie zareagować.

Asertywność jest bardzo pożądana w codziennych rozmowach. Często służy do psychologicznej obrony. Jest tarczą, a jednocześnie siłą przebicia, w której nie ma agresji ani manipulacji. Osoba asertywna to ktoś pewny siebie, zadowolony ze swoich kontaktów z ludźmi, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Czuje się autorem swoich wyborów i decyzji, kontroluje dystans wobec innych ludzi: jest otwarta wtedy, gdy tego chce, stawia natomiast granice, jeśli są potrzebne.

Zaprojektowanie działań związanych ze zwiększeniem efektywności naszych pracowników może uwzględniać opisane filary efektywności osobistej, a także uwzględniać wsparcie przez coacha. Zintegrowanie tych elementów pozwoli pracownikom osiągać swoje cele i cele organizacji przy optymalnym nakładzie sił i środków.

UWAGA

Ważne jest, aby zadania wykonywać zgodnie z naszą indywidualną krzywą sprawności. W ciągu doby nasza wydajność różnie się kształtuje, co można prześledzić na tzw. krzywej REFA. Wykonywanie zadań w okresie, gdy jesteśmy bardziej sprawni intelektualnie, to mniej błędów i pomyłek, większa precyzja działania, a także szybsza ich realizacja.


PRZYPIS

* Robert Dilts, „Od Przewodnika do Inspiratora. Coaching przez duże C”, Wydawnictwo PINLP, Warszawa 2006.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?