Jak radzić sobie z oporem pracowników

• Kto zyska, kto straci
• Informowanie o zmianie
• Kreowanie pomysłów
• Pokonać opór

Opór wobec jakichkolwiek zmian na każdym poziomie jest rzeczą zupełnie naturalną. Każdy z nas nieco inaczej odbiera zmianę, inne są nasze motywatory zmian. Bardzo ważne są również nasze życiowe doświadczenia związane z procesem zmian. Może okazać się, że dla jednej osoby planowana zmiana jest błahostką, a dla innej czymś bardzo poważnym. Nawet najlepsze pomysły, konieczne rozwiązania, będą napotykać na swej drodze wiele przeszkód i barier tylko dlatego, że są nowe, nieznane i niosą ze sobą niepewność. Pominięcie tego faktu jest najczęstszą przyczyną trudności, niechęci i niepowodzeń we wdrażaniu zmian. Często wręcz niemożliwe staje się osiągnięcie korzyści, jakie zmiana miała przynieść. Obawa czy zmartwienie, jakie odczuwamy w sytuacji zmian, są emocjami, które zazwyczaj biorą się z obawy przed wszystkim, co nieznane. Pracownikom łatwiej jest myśleć, że wszystko, co stare i sprawdzone jest lepsze i pewniejsze od tego, co nowe. Opór może być manifestowany na wiele sposobów, od ogólnie negatywnych postaw do otwartego bojkotowania produktów i usług oferowanych przez firmę. Mając na względzie te uwarunkowania, kierownicy oczekujący zmian wśród pracowników muszą jasno określić ich przyczyny, jak również konsekwencje ich braku. Ludzie przygotowujący się do procesu zmian powinni dokładnie zrozumieć i zaakceptować konieczność ich przeprowadzenia. Aby tego dokonać, należy przed rozpoczęciem planowanych zmian przeprowadzić wiele grupowych i indywidualnych rozmów.

Kto zyska, kto straci

Menedżer oczekuje, że jego pracownicy szybko zrozumieją sytuację, w jakiej znajduje się firma, i zaczną skutecznie wdrażać zmiany i wspierać go w tym procesie. Często jednak szefowie zapominają o tym, czym są zmiany dla pracowników. Przyjrzyjmy się tej sytuacji z bliska: jako pracownicy spędzamy w pracy więcej niż 1/3 swojego życia, tak więc zmiany, reorganizacja w firmie są bardzo poważnymi dla nas i naszej przyszłości wyzwaniami. Oczekiwania pracowników związane ze zmianą są zupełnie odmienne od tego, czego oczekują ich menedżerowie. Pracownicy często czują się zagubieni, zdenerwowani tym, że mogą stracić pracę, oczekują od swoich menedżerów wsparcia i pomocy. Zmiany mogą przebiegać właściwym torem tylko wówczas, kiedy menedżerowie słuchają pracowników i uwzględniają ich zastrzeżenia. Dlaczego jest to tak ważne? Należy pamiętać, że pracownicy koncentrują się na aspektach związanych ze stratą – wydaje się im, że przy zmianach zawsze więcej stracą niż zyskają. W sytuacji kiedy pracownicy nie mają możliwości wyrażania swoich zastrzeżeń związanych z procesem zmian, uważają, że padają ofiarami i zaczynają stawiać opór, a szansa na zakończenie zmian sukcesem pojawia się tylko wtedy, kiedy pracownicy angażowani są do działań i stają się współtwórcami i kreatorami zmian. Kiedy pracownicy mają możliwość zgłaszania swoich zastrzeżeń, można pracować nad nimi. Takie działania sprawiają, że menedżerowie zaczynają „pozyskiwać” pracowników do procesu zmian.

Informowanie o zmianie

Najważniejszym czynnikiem, który może gwarantować sukces, jest wysłuchanie tego, co mają do powiedzenia pracownicy. Dzięki takim informacjom menedżerowie mogą określić, jakiego będą potrzebowali wsparcia merytorycznego i emocjonalnego podczas procesu wdrażania zmian. W ten sposób przełożony tworzy warunki i motywuje do skutecznej realizacji zmian. Okazuje się, że zastrzeżenia i obawy wynikające z procesu zmian są wyrazem potrzeby otrzymywania konkretnych informacji i wsparcia.

---

Ludzie z natury są skomplikowani, ale można z dużym prawdopodobieństwem przewidywać ich reakcje na określone sytuacje. To samo dotyczy procesu zmian. Między innymi obawiają się tego, że zmiana jest ryzykiem, a jej wynik niepewny. Wewnętrzny opór pracowników jest spowodowany głównie przywiązaniem do stabilizacji, do dobrze znanych wzorców funkcjonowania firmy, do których pracownicy przywykli i które dawały im poczucie bezpieczeństwa. Zawsze czujemy niepokój na wieść o jakichkolwiek zmianach, równocześnie jesteśmy świadomi, że zmiany są konieczne dla rozwoju.

Kreowanie pomysłów

Liderzy powinni zachęcać współpracowników do angażowania się w realizację nowego pomysłu, pozwoli to uniknąć negatywnych emocji i odwrócić uwagę od nadmiernego analizowania sytuacji. Powinni skoncentrować swoją energię na kreowaniu pomysłów, podkreślaniu pozytywnych aspektów zmian i wytyczaniu nowych zadań dla pracowników. Zapał lidera buduje wiarę ludzi w to, że zmiany są pozytywne. Pomocne może tu stać się uświadomienie zarówno sobie, jak i pracownikom, że organizacji nie można traktować jako czegoś stałego, niezmiennego i ostatecznego. Żeby firma miała rację bytu w trudnej sytuacji rynkowej, musi ciągle się rozwijać, a co za tym idzie, zmieniać.

Pokonać opór

Aby poradzić sobie z oporem pracowników podczas procesu zmian należy:

• zaplanować zmiany jako proces, a nie jednorazowe wydarzenie,
• przekazywać wszystkim pracownikom informacje dotyczące konieczności wprowadzenia zmian; dobrze, kiedy informacje dotyczą wielu obszarów zmian, np. dane finansowe, wypowiedzi ekspertów, opinie klientów, informacje o zmianach w branży itp.,
• przekazywać informacje za pośrednictwem firmowych gazetek, artykułów branżowych czy na spotkaniach z pracownikami itp.,
• skupić się na pozyskaniu do zmian najbardziej opiniotwórczych pracowników,
• dbać o to, aby nie pomijać pracowników, którzy mogą być oporni na wdrażane zmiany, grupa pominięta najczęściej jest „cichym wrogiem”,
• głośno mówić o sukcesach, docenić osiągnięcia poszczególnych działów i jednostek organizacyjnych w przeszłości, podkreślać ich ważną rolę w organizacji,
• możliwie dokładne przedstawić system zmian, ich konsekwencje, nowe sposoby działania, tak aby „nowe” było jak najmniej nieznane,
• podejmować konsekwentne, zdecydowane działanie przez wprowadzających zmiany.

Sposób, w jaki reagujemy na wiadomości o zmianach, zależy w dużym stopniu od tego, jak nas o nich informują. Gdy jednych obezwładnia już sama myśl o możliwości realizowania nowych zadań, inni zdają się żyć zmianami. Aby zmiana była przyjęta pozytywnie przez pracowników, muszą oni widzieć korzyści, jakie im ta zmiana przyniesie. Ważne może się okazać również pokazanie przykładów innych przedsiębiorstw, które wprowadziły podobne rozwiązania i odniosły dobre rezultaty biznesowe.