Kategorie

RODO w BHP

RODO w BHP/fot. shutterstock
Od 25 maja 2018 roku regulacje RODO mają zastosowanie w działach personalnych i służby BHP. Stosowanie tych przepisów nadal budzi wiele wątpliwości.

Unijne rozporządzenie (zwane popularnie RODO) oraz polska ustawa o ochronie danych osobowych weszły w życie już pięć miesięcy temu. Niestety, upływ czasu nie zmniejsza liczby błędnych interpretacji czy nadinterpretacji przepisów. Z absurdalnymi sytuacjami można zetknąć się w przychodni, przedszkolu czy urzędzie. Mogą one dotyczyć zarówno obsługi klienta, jak i tajemnicy korespondencji czy bezpieczeństwa i higieny pracy. Wszystko dodatkowo komplikuje się, gdy w grę wchodzi współpraca z podwykonawcami.

Każdy przedsiębiorca jest jednocześnie administratorem wielu danych osobowych. Jako pracodawca gromadzi i przetwarza dane pracowników, a jako producent lub dostawca usług czyni to samo z danymi osobowymi klientów.

Zgoda nie zawsze potrzebna

Jedno ze swoistych centrów przetwarzania danych osobowych w każdej firmie stanowią dział personalny i służby BHP. Regulacje RODO mają zastosowanie właściwie w każdej czynności prowadzonej lub organizowanej przez te komórki - począwszy od utworzenia i prowadzenia teczki osobowej pracownika, przez wstępne i okresowe badania lekarskie, po dokumentację chorób zawodowych czy wypadków przy pracy. Każdy pracodawca jest w związku z tym administratorem danych osobowych (ADO). Dotyczy to także kwestii monitoringu wizyjnego stanowisk pracy czy służbowej poczty elektronicznej – warto wiedzieć, że w tych dwóch kwestiach wejście w życie RODO zaowocowało zmianami w Kodeksie pracy.

Reklama

W wielu przypadkach RODO stało się argumentem na rzecz utajniania wszelkich możliwych danych, ewentualnie traktowania jak dane osobowe informacji, które takimi danymi nie są. To z kolei skutkuje imposybilizmem: „nie można, nie da się, bo RODO, bo przecież potrzebujemy zgód na przetwarzanie danych osobowych”.

Tymczasem, chociaż rzeczywiście w większości przypadków wymagana jest wyraźna zgoda na przetwarzanie danych osobowych osoby, której dane dotyczą, to nie brakuje też sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i szczególnych praw ADO, np. w dziedzinie prawa pracy. Tak dzieje się chociażby w przypadku szczególnej kategorii danych osobowych, jakimi są informacje dotyczące stanu zdrowia.

Z jednej strony RODO zabrania przetwarzania takich danych, z drugiej istnieją przesłanki legalizacyjne ich przetwarzania, np. w przypadku oceny zdolności pracownika do pracy. Wówczas zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych nie jest potrzebna.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania

– Wyobraźmy sobie absurdalność sytuacji, w której człowiek, u którego lekarz medycyny pracy orzekł niezdolność do pracy, mógłby nie wyrazić zgody na przetwarzanie tej informacji i przekazanie jej pracodawcy. Konsekwencje takiej sytuacji mogłyby okazać się bardzo niebezpieczne zarówno dla tej osoby, jej współpracowników, jak i samego pracodawcy – mówi Piotr Kowalski, trener w Akademii EcoMS, która prowadzi m.in. szkolenia z zarządzania bezpieczeństwem pracy w świetle przepisów o ochronie danych osobowych.

Zaspokoić ciekawość generalnego wykonawcy

Reklama

Opisanej powyżej sytuacji nie można jednak rozciągać na całość czynności związanych z przeprowadzeniem okresowych badań albo szkoleń BHP. Przetwarzanie danych pracowników w celu umieszczenia publicznie dostępnych list osób zobowiązanych do odbycia badań czy szkolenia może już bowiem stanowić naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Podobnie wygląda kwestia wysyłki do wielu odbiorców, bez ukrywania ich adresów e-mail, maila na ten temat, jeśli nie uzyskamy wcześniej stosownej zgody od każdej z tych osób.

Warto wiedzieć, że regulacje umożliwiające przetwarzanie danych osobowych bez konieczności uzyskania zgody pracowników dotyczą nie tylko ściśle określonych sytuacji, ale i wyłącznie bezpośredniego pracodawcy takich osób. Co w sytuacji, gdy np. na budowie pracują osoby zatrudnione przez różnych podwykonawców, a generalny wykonawca żąda od firmy podwykonawczej kserokopii lub skanów orzeczeń lekarza medycyny pracy czy zaświadczeń o odbyciu szkoleń z zakresu BHP?

– Takie oczekiwania nie mają uzasadnienia ani na gruncie przepisów RODO, ani na podstawie prawa pracy. To rolą bezpośredniego pracodawcy jest zapewnienie okresowych badań lekarskich czy szkoleń BHP. Żadne przepisy nie upoważniają podwykonawcy – będącego administratorem danych osobowych swoich pracowników – do udostępniania informacji na ten temat generalnemu wykonawcy. Nie może on w tym przypadku powołać się na przepisy Kodeksu pracy regulujące zasady współdziałania pracodawców, w sytuacji gdy w jednym miejscu pracę wykonują pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców. Te przepisy nie dają bowiem bezpośrednich podstaw do udostępniania na zewnątrz dokumentacji medycznej lub związanej ze szkoleniami BHP – wyjaśnia Piotr Kowalski.

Czy możliwe jest zatem zgodne z przepisami prawa spełnienie wspomnianego żądania ze strony generalnego wykonawcy? Tak, jednak po uprzednim zawarciu umowy powierzenia danych pomiędzy podwykonawcą a wykonawcą zatrudniającym firmy zewnętrzne w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz uzyskania stosownych zgód od każdego z pracowników, których dane miałyby zostać przekazane generalnemu wykonawcy.

Niewiedza może kosztować

Równie wiele co w dziale HR czy służbach BHP dzieje się w zakresie przetwarzania danych osobowych w działach sprzedaży czy obsługi klienta. Nadal nie brakuje przedsiębiorców, którzy dane raz pozyskane – np. przy zawieraniu umowy sprzedaży – wykorzystują do dalszego kontaktowania się z klientem, celem obsługi klienta lub przekazania treści marketingowych. Poszukując nowych odbiorców usług i produktów, kupują bazy potencjalnych klientów.

Biorąc pod uwagę fakt, że coraz częściej przedsiębiorcy działają nie tylko na rynku krajowym, lecz również paneuropejskim czy globalnym, w każdym z tym przypadków należy być świadomym i stosować się do zapisów i regulacji wynikających z RODO. Nieznajomość przepisów prawa nie zwalnia z odpowiedzialności za ich łamanie.

Autor: Akademia EcoMS

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online na praca.gov.pl

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przygotowuje projekt ustawy o zawieraniu i rozliczaniu umów w sposób elektroniczny przez niektórych pracodawców. Ustawa ta ma pozwolić mikroprzedsiębiorcom, rolnikom, a także osobom fizycznym, zatrudniającym pracowników, czy zleceniobiorców, na zawieranie umów o pracę i umów zlecenia według gotowych szablonów na portalu praca.gov.pl. Ten nowy sposób zawierania ww. umów ma być dodatkową opcją dla wspomnianych pracodawców i zleceniodawców. Zawsze będzie można zatrudnić pracownika czy zleceniobiorcę w tradycyjny sposób. Projekt ten ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w III kwartale 2021 r.

    Wypadki przy pracy - I kwartał 2021 [GUS]

    Wypadki przy pracy - GUS podał dane za I kwartał 2021 r. Czy liczba wypadków spadła w porównaniu do roku 2020?

    HR-owca portret własny 2021 [RAPORT]

    HR-owca portret własny 2021 - raport przedstawia jak HRowcy radzili sobie w pandemii, jakie mają zadania, wyzwania i motywacje. Jak oceniają swoją pracę?

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r.

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r. - ile wynosi Mindestlohn? Ile wynosi netto?

    Urlop rodzinny na opiekę nad rodzicami lub wnukami

    Urlop rodzinny - 12 miesięczny urlop na opiekę nad chorymi rodzicami bądź wnukami dla babci lub dziadka to nowa propozycja urlopu. Czy będzie wprowadzony do Kodeksu pracy?

    Składka zdrowotna - Nowy Ład

    Składka zdrowotna a Nowy Ład - jaka zmiana w naliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne została przewidziana od 2022 r.?

    Kodeks pracy - zmiana definicji pracownika

    Kodeks pracy - zmiana definicji pracownika przewidziana jest w projekcie ustawy o zmianie ustawy kodeksowej. Jaka miałaby być nowa definicja pracownika?

    Jedna płaca minimalna dla całego kraju to złe rozwiązanie?

    Płaca minimalna - jedna kwota dla całego kraju to złe rozwiązanie? Przedsiębiorcy proponują wprowadzenie minimalnego wynagrodzenia za pracę na poziomie 50% średniej płacy w danym regionie.

    Turcja - umowa o zabezpieczeniu społecznym

    Turcja - umowa o zabezpieczeniu społecznym funkcjonuje od 1 czerwca 2021 r. Czego dotyczy? Kto na niej skorzysta?

    Składka zdrowotna 2021 – działalność gospodarcza

    Składka zdrowotna w 2021 r. a działalność gospodarcza - ile wynosi wysokość składki zdrowotnej? Jak Nowy Ład wpłynie na wysokość składki zdrowotnej?

    Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron - wzór

    Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron - pobierz wzór druku. Jak rozwiązać umowę zgodnie z art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy? W jakiej formie dokonać porozumienia?

    Czy można zwolnić pracownika z powodu braku szczepienia?

    Zwolnienie niezaszczepionego pracownika - czy prawo pracy pozwala na rozwiązanie umowy z pracownikiem, który nie zaszczepił się przeciwko COVID-19?

    Kiedy pracownik ponosi odpowiedzialność materialną?

    Odpowiedzialność materialna pracownika - pracownik ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych i za mienie powierzone w ramach dodatkowej umowy.

    Składki KRUS III kwartał 2021

    Składki KRUS w III kwartale 2021 r. - ile wynoszą rolnicze składki wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie?