| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Prawa i obowiązki > Sporządzanie i przechowywanie notatek służbowych

Sporządzanie i przechowywanie notatek służbowych

Pracodawca ma prawo sporządzać notatki służbowe dotyczące przebiegu zatrudnienia pracowników. Takie dokumenty powinny być przechowywane w części B akt osobowych tak długo jak istnieje przyczyna ich sporządzenia.

Konsekwencją zapatrywania Sądu Najwyższego jest uznanie notatki służbowej za jeden z kluczowych dowodów w postępowaniu zmierzającym do ukarania pracownika. Pracodawca, którego stanowisko co do zasadności wypowiedzenia umowy o pracę okazało się słuszne, nie może być pozbawiony możliwości przeprowadzenia przed podjęciem decyzji o wypowiedzeniu, stosownego postępowania wyjaśniającego i sporządzania w jego toku właśnie różnego rodzaju notatek na temat pracownika.

Notatka może mieć także różny charakter. Z reguły notatki przybierają formę informacyjną. Niejednokrotnie służą jednak różnego rodzaju donosom czy skargom na pracowników.

Przykład

Jeden z pracowników zauważył, że inny pracownik zajmujący w firmie stanowisko dyrektora marketingu po przyjściu do pracy spożywa alkohol. Mimo że była to bardzo niewielka ilość oraz nie wpływała w żaden sposób negatywnie na wykonywaną pracę, z uwagi na okoliczność, iż pracownik ten podczas dnia pracy często odbywa spotkania, na które udaje się samochodem służbowym, postanowił poinformować o tym pracodawcę.

Autorem notatek może być w zasadzie każdy. Z reguły będzie to bezpośredni przełożony danego pracownika. W praktyce notatki dość często są przygotowywane także przez pracowników działu kadr i innych pracowników bezpośrednio współpracujących z pracownikiem, którego zachowanie jest opisane w notatce.

Miejsce przechowywania notatek

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz przepisami Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz akt osobowych pracownika. Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia gromadzi się w części B akt osobowych. Przepis § 6 ust. 2 pkt 2 ww. rozporządzenia przed wymienieniem poszczególnych dokumentów używa sformułowania „w tym”, co wskazuje, że jest to wyliczenie przykładowe. Takie stanowisko nie tylko prezentuje sądownictwo, ale i literatura przedmiotu – część B akt osobowych jest właściwym miejscem do przechowywania notatek służbowych dotyczących danego pracownika. Tworzenie i przechowywanie tego typu dokumentów w innym miejscu należałoby uznać za naruszenie przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji.

To, że akta osobowe są właściwym miejscem do umieszczania tego typu dokumentów, znajduje także uzasadnienie w generalnym prawie pracodawcy do dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia (wyrok SN z 10 października 2003 r.).

Odpowiedzialność za treść notatek

Notatki służbowe powinny być niezwłocznie zniszczone, jeżeli cel, dla którego zostały stworzone, przestał być aktualny. Uznaje się w szczególności, że skoro Kodeks pracy przewiduje, że po roku nienagannej pracy karę porządkową uważa się za niebyłą, w aktach osobowych nie powinny znajdować się jakiekolwiek dokumenty potwierdzające fakt jej nałożenia. W związku z tym pracodawca powinien usunąć z akt osobowych pracownika zarówno odpis zawiadomienia o ukaraniu, jak i inne ślady ukarania pracownika. W przeciwnym razie pracodawca naraża się na odpowiedzialność z tytułu naruszenia przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej, ale również ustawy o ochronie danych osobowych, jak i Kodeksu cywilnego w związku z naruszeniem dóbr osobistych pracownika.

Sprawy dotyczące sporządzania notatek służbowych należą do sporów rozstrzyganych przez sądy pracy (wyrok SN z 16 marca 2000 r.).

Podstawa prawna:

  • art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy,
  • § 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Orzecznictwo:

  • wyrok SN z 4 czerwca 2002 r. (I PKN 249/01, OSNP 2004/7/118),
  • wyrok SN z 10 października 2003 r. (I PK 295/02, OSNP 2004/19/332),
  • wyrok SN z 16 marca 2000 r. (I PKN 672/99, OSNP 2001/15/490).

 

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Nasz Świat

Portal dla Polaków we Włoszech

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »