Gdzie pracodawca zgłasza pracownika?

Zgłoszenie pracownika do US

Zatrudnienie pracownika i wypłata wynagrodzenia wiążą się z koniecznością naliczania i odprowadzania podatku dochodowego przez pracodawcę (obowiązek ten dotyczy także umów cywilnoprawnych, a więc np. umowy zlecenia). Zaniechanie tego obowiązku dotyczy jedynie osób do 26 roku życia, którzy korzystają z ulgi bez PIT dla młodych czy zerowy PIT dla młodych. Zaliczkę na na podatek dochodowy należy rozliczyć w urzędzie skarbowym do dnia 20 każdego kolejnego miesiąca.

Rejestracja pracownika w urzędzie skarbowym następuje poprzez złożenie przez pracodawcę w urzędzie skarbowym druku ZAP-3.

Zgłoszenie pracownika do ZUS

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy zatrudniającego nowego pracownika jest zgłoszenie go do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego czyli do ZUS. Ubezpieczenie społeczne wiąże się bowiem ściśle z umową o pracę i dzięki odprowadzanym z wynagrodzenia pracownika składkom możliwe jest wypłacanie zasiłków w czasie choroby czy urlopu macierzyńskiego, a także rent i emerytur. Składki odprowadzane w ustalonych prawnie wysokościach dotyczą następujących ubezpieczeń:

• emerytalnemu,
• rentowemu,
• chorobowemu,
• wypadkowemu
• zdrowotnemu.

Odprowadza się także składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Zgłoszenia dokonuje się na formularzach ZUS ZUA i ZZA. Pobierz druk, formularz:

1. ZUS ZUA "Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej" 
2. ZUS ZZA „Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych"

Od 16 maja 2021 r. obowiązuje nowy wzór formularzy uwzględniający kod zawodu.

Rozliczenia z tytułu składek wraz ze złożeniem comiesięcznej deklaracji ZUS DRA z raportami imiennymi dokonuje się do 15 dnia następnego miesiąca kalendarzowego.

Termin zgłoszenia pracownika do ZUS

Zgłoszenie pracownika do ZUS określone jest terminem - pracodawca ma na to 7 dni od dnia zatrudnienia pracownika.

Zgłoszenie pracownika do ZUS po terminie - konsekwencje

Co grozi za niezgłoszenie pracownika do ZUS w terminie? Pracodawca oczywiście powinien zgłosić pracownika do ubezpieczeń po terminie i opłacić odsetki. ZUS może nałożyć na pracodawcę karę grzywny i to nie tylko za brak zgłoszenia, ale i za brak wyrejestrowania pracownika. Grzywna może wynosić nawet do 5000 zł. Niezgłoszenie do ubezpieczeń to bowiem wykroczenie (art. 98 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) i ZUS może wystąpić do sądu o nałożenie kary grzywny. 

Co więcej, niezgłoszenie pracownika do ZUS może być także przestępstwem (art. 219 Kodeksu karnego). Zgodnie z przepisem prawnym kto narusza przepisy prawa o ubezpieczeniach społecznych, nie zgłaszając, nawet za zgodą zainteresowanego, wymaganych danych albo zgłaszając nieprawdziwe dane mające wpływ na prawo do świadczeń albo ich wysokość, podlega:

• grzywnie,
• karze ograniczenia wolności albo
• karze pozbawienia wolności do 2 lat.

ZUS ma więc prawo wystąpienia do sądu z zawiadomieniem o przestępstwie i każdy pracodawca powinien o tym pamiętać.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2016, poz. 963)

Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2015, poz. 581 z późn. zm.)

Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (t.j. Dz.U. z 2016, poz. 1137 z późn. zm.)