Praca zdalna – kiedy pracodawca nie musi wyrazić na nią zgody? Co z rodzicami dzieci do lat 4 i 8? Sprawdź zasady [WZÓR]

• W jakich sytuacjach pracodawca nie musi wyrazić zgody na pracę zdalną?
• Organizacja pracy może uzasadniać odmowę pracy zdalnej
• Rodzaj pracy może uzasadniać odmowę pracy zdalnej
• Powody odmowy pracy zdalnej trzeba przedstawić na piśmie
• Odmowa pracy zdalnej – wzór
• Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej rodzicowi dziecka do 8 lat?
• Praca zdalna – jak oceniać nowe przepisy?
• Czy pracodawca może odmówić okazjonalnej pracy zdalnej?

W jakich sytuacjach pracodawca nie musi wyrazić zgody na pracę zdalną?

Pracodawca co do zasady może odmówić pracy zdalnej pracownikowi. Kodeks pracy przewiduje jednak sytuacje, kiedy wniosek o pracę zdalną złożony przez uprzywilejowane grupy pracowników jest dla pracodawcy wiążący. Zgodnie z art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek:

1. pracownika, o którym mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3,
2. pracownicy w ciąży, 
3. pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, 
4. pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. 

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy obowiązującymi od 7 kwietnia 2023 roku odmowa udzielenia pracy zdalnej rodzicom dzieci do 4 roku życia jest dopuszczalna tylko w dwóch przypadkach:

1. jeżeli wykonywanie pracy nie jest możliwe ze względu na rodzaj pracy (rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy wymaga jego obecności w firmie, na przykład praca przy użyciu maszyn dostępnych w zakładzie pracy)
2. gdy organizacja pracy nie pozwala na pracę zdalną. 

W związku z tym, że są to nowe przepisy, pracodawcy podchodzą bardzo ostrożnie do odmów wykonywania pracy w formie zdalnej. Muszą dobrze uargumentować swoją decyzję, aby nie narazić się na zarzut dyskryminacji i wypłatę ewentualnego odszkodowania.

Organizacja pracy może uzasadniać odmowę pracy zdalnej

Kiedy pracodawca może odmówić pracy zdalnej, powołując się na konieczność zapewnienia prawidłowej organizacji pracy? Poniższe przykłady podaje ekspertka z zakresu kadr, Donata Hermann:
 

Rodzaj pracy może uzasadniać odmowę pracy zdalnej

Najbardziej oczywistą przyczyną odmowy pracy zdalnej przez pracodawcę jest rodzaj wykonywanej pracy. Są takie czynności, których w sposób fizyczny nie da się wykonywać poza firmą. Jeśli dana osoba wykonuje pracę fizyczną związaną z korzystaniem z maszyn znajdujących się w zakładzie pracy, nie ma żadnych wątpliwości, że taka praca nie może być świadczona zdalnie. 

Niektóre zawody nie wymagają stawiennictwa w firmie i są to zwykle profesje związane z pracą umysłową i pracą przy komputerze. Oto przykłady:
•    Informatyk,
•    Tłumacz, 
•    Korepetytor,
•    Copywriter,
•    Korektor,
•    Analityk,
•    Specjalista social media,
•    Redaktor,
•    Dziennikarz.

Są również takie prace, których możliwość zdalnego wykonywania będzie mniej oczywista i tu może dochodzić do sytuacji składania wniosków o pracę zdalną i odrzucania ich przez pracodawcę. Taki spór mógłby dotyczyć pracy architekta czy księgowego.

Powody odmowy pracy zdalnej trzeba przedstawić na piśmie

Pracodawca, który nie zgadza się na pracę zdalną, ma obowiązek poinformowania pracownika o przyczynie odmowy. Pracodawca informuje o odmowie przyjęcia wniosku o pracę zdalną pisemnie w formie papierowej lub elektronicznej. Ma na to 7 dni roboczych, licząc od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Odmowa pracy zdalnej – wzór

Aby pracodawca nie został narażony na zarzut dyskryminacji, musi dobrze uargumentować odmowę pracy zdalnej. Obowiązkiem pracodawcy jest wystosowanie takiej informacji w formie pisemnej papierowej lub elektronicznej. Pobierz wzór odmowy pracy zdalnej w formacie doc lub pdf:

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej rodzicowi dziecka do 8 lat?

Art. 188¹ Kodeksu pracy przyznaje jeszcze jedną możliwość ubiegania się o pracę zdalną na preferencyjnych zasadach. Na podstawie tego przepisu składa się wniosek o elastyczną organizację pracy, w tym między innymi o pracę zdalną. Osobami uprawnionymi do złożenia tego wniosku są pracownicy wychowujący dzieci do ukończenia przez nie 8 roku życia.

W tej sytuacji pracodawca nie jest związany wnioskiem. Rozpatruje pismo przy uwzględnieniu potrzeb pracownika. Bierze pod uwagę wskazany we wniosku termin oraz przyczynę chęci skorzystania z elastycznej organizacji pracy. Z drugiej strony musi respektować własne potrzeby i możliwości, takie jak konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Do obowiązków pracodawcy należy poinformowanie pracownika o przyjęciu wniosku, odmowie oraz przyczynie odmowy albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy. Powinien zrobić to w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

Praca zdalna – jak oceniać nowe przepisy?

Wydaje się, że nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej wymaga doprecyzowania przepisów. Wątpliwości powstają m.in. przy odmowie przyznania pracy zdalnej przez pracodawcę. 

- Przepis wzbudza szereg kontrowersji ze względu na szeroki zakres zastosowania jak i wątpliwości odnośnie jego wpływu na organizację pracy w małych i dużych zakładach pracy.
Niezależnie przepis nie został doprecyzowany w zakresie przesłanek odmowy przez pracodawcę uwzględnienia wniosku pracownika. Odmowa może być związana nie tylko z organizacją pracy, rodzajem wykonywanych zadań. Odmowa może być również związana z umiejętnościami pracownika, podejściem pracownika do prac, które stwarza większe ryzyka w kontekście wykonywania pracy w formule zdalnej. 
Ponadto, już w trakcie wykonywania pracy w formule zdalnej może okazać się, że pracownik nie gwarantuje odpowiedniego zaangażowania, efektywności, taka formuła współpracy nie okazała się skuteczna. W takim przypadku pracodawca powinien mieć prawo odwołania pracownika. – podkreśla ekspertka Donata Hermann.

Czy pracodawca może odmówić okazjonalnej pracy zdalnej?

Praca zdalna okazjonalna została uregulowana w art.  67³³ Kodeksu pracy. Ustawodawca w § 2 zaznacza, że do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisów art. 67¹⁹-67²⁴ oraz art. 67³¹§ 3. Do tego typu pracy zdalnej nie ma więc zastosowania przepis odnoszący się do pracy zdalnej przyznawanej na preferencyjnych zasadach (dla rodziców małych dzieci, kobiet w ciąży itd.). Wniosek o pracę zdalną okazjonalną nie ma charakteru wiążącego. Pracodawca może więc odmówić pracy zdalnej okazjonalnej.