REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza musi być odpowiednio przechowywana. Za niedopełnienie obowiązków pracodawca zapłaci 30000 zł grzywny

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Piotr T. Szymański
Redaktor portalu Infor.pl
Przepisy pozwalają na to, by dokumentacja pracownicza była prowadzona i przechowana w postaci papierowej lub elektronicznej
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Dokumentacja pracownicza musi być prowadzona i przechowywana zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację co do zasady przez co najmniej 10 lat po odejściu pracownika z pracy. Za niedopełnienie obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej grozi pracodawcy kara grzywny.

Prowadzenie i właściwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej to jeden z podstawowych obowiązków, jakie ciążą na pracodawcy. Przepisy Kodeksu pracy określają sposób, w jaki dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana, a także okres, przez który pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą. 

REKLAMA

Co to jest dokumentacja pracownicza

Kodeks pracy definiuje pojęcie dokumentacja pracownicza w sposób dość szeroki. Dokumentację pracowniczą tworzą dokumenty dwóch kategorii, a mianowicie:

  • dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,
  • akta osobowe pracowników.

Przepisy pozwalają na to, by dokumentacja pracownicza była prowadzona i przechowana w postaci papierowej lub elektronicznej. Dopuszczalne jest więc także, by dokumentacja pracownicza była prowadzona w systemie mieszanym: częściowo w postaci dokumentów papierowych, częściowo – w postaci dokumentów elektronicznych. Kodeks pracy wyraźnie stwierdza, że dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest równoważna z taką dokumentacją w postaci papierowej.

Pracodawca może przy tym zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Jeżeli pracodawca chce zmienić postać dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną musi – jak to określają przepisy – „sporządzić odwzorowanie cyfrowe”, czyli zeskanować dokumenty papierowe. Prawidłowa digitalizacja dokumentacji papierowej nie może jednak ograniczyć się tylko do jej zeskanowania. Kodeks pracy wymaga, by „odwzorowanie cyfrowe” (tj. skan) dokumentów papierowych zostało opatrzone:

  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, bądź też
  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.

W ten sposób zostaje potwierdzona zgodność „odwzorowania cyfrowego” (skanu) z dokumentem papierowym. 

Z kolei zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez wydrukowanie dokumentu cyfrowego. Potwierdzenie zgodności wydruku z dokumentem elektronicznym odbywa się poprzez złożenie na wydruku podpisu pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej. 

Jak przechowywać dokumentację pracowniczą

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej powinno odbywać się w taki sposób, który będzie gwarantował zachowanie:

  • poufności,
  • integralności,
  • kompletności oraz
  • dostępności

dokumentacji pracowniczej.

Przepisy nakazują, by dokumentacja pracownicza była przechowywana w warunkach, które nie grożą jej uszkodzeniem lub zniszczeniem. 

Szczegółowe zasady przechowywania dokumentacji zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej określają przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą

Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez pracodawcę przez cały okres zatrudnienia danego pracownika. Następnie, gdy zatrudnienie pracownika dobiegnie końca, pracodawca ma obowiązek przechowania dokumentacji pracowniczej dotyczącej tego pracownika przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł. Jeżeli przepisy szczególne przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma obowiązek się do nich zastosować. 

Jeżeli były pracownik ponownie zatrudni się u pracodawcy, a pracodawca wciąż przechowuje dokumentację pracowniczą tego pracownika, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przegląd prasy i portali na INFOR.PL Subskrybuj nas na YOUTUBE!

Ważne

Grzywna za niedopełnienie obowiązków

Przepisy Kodeksu pracy przewidują karę grzywny od 1000 zł do 30 000 zł za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej. Takiej karze podlega, kto:

  • nie prowadzi dokumentacji pracowniczej
  • nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez określony przepisami okres,
  • pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Informacja o dokumentacji pracowniczej razem ze świadectwem pracy

Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy odchodzącemu pracownikowi. Wraz ze świadectwem pracy pracownik powinien otrzymać od pracodawcy informację o: 

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, 
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa powyżej.

Informacja taka może zostać sporządzona w formie papierowej albo elektronicznej.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

REKLAMA

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

REKLAMA