REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza musi być odpowiednio przechowywana. Za niedopełnienie obowiązków pracodawca zapłaci 30000 zł grzywny

Piotr T. Szymański
Redaktor portalu Infor.pl
Przepisy pozwalają na to, by dokumentacja pracownicza była prowadzona i przechowana w postaci papierowej lub elektronicznej
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Dokumentacja pracownicza musi być prowadzona i przechowywana zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację co do zasady przez co najmniej 10 lat po odejściu pracownika z pracy. Za niedopełnienie obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej grozi pracodawcy kara grzywny.

Prowadzenie i właściwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej to jeden z podstawowych obowiązków, jakie ciążą na pracodawcy. Przepisy Kodeksu pracy określają sposób, w jaki dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana, a także okres, przez który pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą. 

Autopromocja

Co to jest dokumentacja pracownicza

Kodeks pracy definiuje pojęcie dokumentacja pracownicza w sposób dość szeroki. Dokumentację pracowniczą tworzą dokumenty dwóch kategorii, a mianowicie:

  • dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,
  • akta osobowe pracowników.

Przepisy pozwalają na to, by dokumentacja pracownicza była prowadzona i przechowana w postaci papierowej lub elektronicznej. Dopuszczalne jest więc także, by dokumentacja pracownicza była prowadzona w systemie mieszanym: częściowo w postaci dokumentów papierowych, częściowo – w postaci dokumentów elektronicznych. Kodeks pracy wyraźnie stwierdza, że dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest równoważna z taką dokumentacją w postaci papierowej.

Pracodawca może przy tym zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Jeżeli pracodawca chce zmienić postać dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną musi – jak to określają przepisy – „sporządzić odwzorowanie cyfrowe”, czyli zeskanować dokumenty papierowe. Prawidłowa digitalizacja dokumentacji papierowej nie może jednak ograniczyć się tylko do jej zeskanowania. Kodeks pracy wymaga, by „odwzorowanie cyfrowe” (tj. skan) dokumentów papierowych zostało opatrzone:

  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, bądź też
  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.

W ten sposób zostaje potwierdzona zgodność „odwzorowania cyfrowego” (skanu) z dokumentem papierowym. 

Z kolei zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez wydrukowanie dokumentu cyfrowego. Potwierdzenie zgodności wydruku z dokumentem elektronicznym odbywa się poprzez złożenie na wydruku podpisu pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej. 

Jak przechowywać dokumentację pracowniczą

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej powinno odbywać się w taki sposób, który będzie gwarantował zachowanie:

  • poufności,
  • integralności,
  • kompletności oraz
  • dostępności

dokumentacji pracowniczej.

Przepisy nakazują, by dokumentacja pracownicza była przechowywana w warunkach, które nie grożą jej uszkodzeniem lub zniszczeniem. 

Szczegółowe zasady przechowywania dokumentacji zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej określają przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą

Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez pracodawcę przez cały okres zatrudnienia danego pracownika. Następnie, gdy zatrudnienie pracownika dobiegnie końca, pracodawca ma obowiązek przechowania dokumentacji pracowniczej dotyczącej tego pracownika przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł. Jeżeli przepisy szczególne przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma obowiązek się do nich zastosować. 

Jeżeli były pracownik ponownie zatrudni się u pracodawcy, a pracodawca wciąż przechowuje dokumentację pracowniczą tego pracownika, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przegląd prasy i portali na INFOR.PL Subskrybuj nas na YOUTUBE!

Ważne

Grzywna za niedopełnienie obowiązków

Przepisy Kodeksu pracy przewidują karę grzywny od 1000 zł do 30 000 zł za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej. Takiej karze podlega, kto:

  • nie prowadzi dokumentacji pracowniczej
  • nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez określony przepisami okres,
  • pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Informacja o dokumentacji pracowniczej razem ze świadectwem pracy

Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy odchodzącemu pracownikowi. Wraz ze świadectwem pracy pracownik powinien otrzymać od pracodawcy informację o: 

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, 
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa powyżej.

Informacja taka może zostać sporządzona w formie papierowej albo elektronicznej.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Będzie waloryzacja o 15 proc. Czy dofinansowanie do wynagrodzenia pracowników niepełnosprawnych wzrośnie do 4140 zł?

PFRON wypłaca comiesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracowników niepełnosprawnych. Za pośrednictwem Rady Dialogu Społecznego pracodawcy starają się o zwiększenie dofinansowania. Na ostatnim posiedzeniu RDS ogłoszono, że na ten cel udało się wygospodarować 770 mln zł na rok 2024 i kolejny.

2417,14 zł - tyle otrzymasz za wczasy pod gruszą w czasie majówki?

Wczasy pod gruszą 2024 można wykorzystać w czasie majówki już od 27 kwietnia albo 1 maja. Ile wynosi dofinansowanie do urlopu? Nie można mylić gruszy ze świadczeniem urlopowym! Które świadczenie nie ma określonej maksymalnej kwoty?

20 maja to ważny termin dla niektórych płatników. ZUS przypomina o rocznym rozliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne

Zbliża się ważny termin dla osób prowadzących pozarolniczą działalność. Do 20 maja 2024 r. muszą one przekazać do ZUS roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne za rok 2023. To również termin na złożenie ZUS DRA lub ZUS RCA za kwiecień 2024 r., które uwzględniają to rozliczenie.

Dzień wolny w urodziny i krótsza praca w piątek lepsze niż premia? Pracownicy już trochę inaczej podchodzą do benefitów od pracodawcy

Wniosek z obserwacji przez ekspertów obecnego rynku pracy jest jednoznaczna: coraz bardziej rozbieżne są oczekiwania pracowników i chęci przedsiębiorców w zakresie oferowania benefitów będących uzupełnieniem wynagrodzenia. – Ponad 70% pracowników oczekuje, że poza standardowym wynagrodzeniem będzie otrzymywać od pracodawcy także benefity motywacyjne oraz nagrody np. w trybie kwartalnym. Widzimy jednak w tym zakresie zdecydowaną zmianę tendencji. Jeszcze kilka lat temu najważniejsze były pieniądze lub ew. pakiet sportowy czy ubezpieczeniowy. Teraz najbardziej oczekiwany benefit jest zupełnie inny – mówi Dorota Siedziniewska – Brzeźniak, ekspert rynku pracy, prokurent IDEA HR Group.

REKLAMA

Minister pracy: Będą składki ZUS od umów o dzieło i zlecenia, będzie godna emerytura

Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, minister rodziny, pracy i polityki społecznej, poinformowała, że wkrótce do konsultacji społecznych trafi projekt ustawy reformującej oskładkowanie umów o dzieło i zlecenie. Zmiany mają zapewnić godną emeryturę osobom pracującym w oparciu o umowę zlecenie albo umowę o dzieło.

Czy 2 maja jest dniem wolnym od pracy?

2 maja 2024 r. wypada w czwartek pomiędzy wolną środą 1 maja (Święto Pracy) i wolnym piątkiem (Narodowe Święto 3 Maja). Czy wypadające 2 maja Święto Flagi to dzień wolny od pracy? Czy trzeba wziąć na ten dzień urlop?

Zaliczka czy zadatek - co będzie lepsze przy współpracy z freelancerem?

Zaliczka czy zadatek? Jaka jest różnica? Co jest zwrotne, a co przepada? Podpowiadamy, co wybrać przy współpracy z freelancerem.

Minister pracy: Zwolnień grupowych jest sporo, ale są monitorowane przez resort pracy

Firmy działające w naszym kraju coraz częściej przeprowadzają zwolnienia grupowe. Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, minister rodziny, pracy i polityki społecznej, przyznaje, że faktycznie tych zwolnień jest sporo.

REKLAMA

Majówka 2024: weź 3 dni urlopu a będziesz miał 9 dni wolnych

Majówka w 2024 zapowiada się wspaniale. Wypoczynek może być naprawdę długi. Wystarczy wziąć 3 dni urlopu a można mieć 9 dni wolnych (wliczając weekendy). Co ciekawe Boże Ciało w 2024 r. wypada 30 maja (czwartek) oznacza to, że biorąc wolne w dniu 31 maja (piątek) - łącznie z weekendem można mieć 4 dni wolnego. Jak wypada majówka 2024? Czy w majówkę jest wolne od szkoły?

Zwolnienie grupowe: kto może zwolnić, z jakich przyczyn, kogo nie można zwolnić, jaka wysokość odprawy pieniężnej

Zwolnienie grupowe to rozwiązanie umów o pracę z pracownikami z przyczyn niedotyczących pracowników. Nie każdy pracodawca może przeprowadzić takie zwolnienie i nie każdy pracownik może być nim objęty.

REKLAMA