REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja pracownicza musi być odpowiednio przechowywana. Za niedopełnienie obowiązków pracodawca zapłaci 30000 zł grzywny

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Piotr T. Szymański
Redaktor portalu Infor.pl
Przepisy pozwalają na to, by dokumentacja pracownicza była prowadzona i przechowana w postaci papierowej lub elektronicznej
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Dokumentacja pracownicza musi być prowadzona i przechowywana zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację co do zasady przez co najmniej 10 lat po odejściu pracownika z pracy. Za niedopełnienie obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej grozi pracodawcy kara grzywny.

Prowadzenie i właściwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej to jeden z podstawowych obowiązków, jakie ciążą na pracodawcy. Przepisy Kodeksu pracy określają sposób, w jaki dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana, a także okres, przez który pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą. 

REKLAMA

Autopromocja

Co to jest dokumentacja pracownicza

Kodeks pracy definiuje pojęcie dokumentacja pracownicza w sposób dość szeroki. Dokumentację pracowniczą tworzą dokumenty dwóch kategorii, a mianowicie:

  • dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,
  • akta osobowe pracowników.

Przepisy pozwalają na to, by dokumentacja pracownicza była prowadzona i przechowana w postaci papierowej lub elektronicznej. Dopuszczalne jest więc także, by dokumentacja pracownicza była prowadzona w systemie mieszanym: częściowo w postaci dokumentów papierowych, częściowo – w postaci dokumentów elektronicznych. Kodeks pracy wyraźnie stwierdza, że dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest równoważna z taką dokumentacją w postaci papierowej.

Pracodawca może przy tym zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Jeżeli pracodawca chce zmienić postać dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną musi – jak to określają przepisy – „sporządzić odwzorowanie cyfrowe”, czyli zeskanować dokumenty papierowe. Prawidłowa digitalizacja dokumentacji papierowej nie może jednak ograniczyć się tylko do jej zeskanowania. Kodeks pracy wymaga, by „odwzorowanie cyfrowe” (tj. skan) dokumentów papierowych zostało opatrzone:

  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, bądź też
  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.

W ten sposób zostaje potwierdzona zgodność „odwzorowania cyfrowego” (skanu) z dokumentem papierowym. 

Z kolei zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez wydrukowanie dokumentu cyfrowego. Potwierdzenie zgodności wydruku z dokumentem elektronicznym odbywa się poprzez złożenie na wydruku podpisu pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej. 

Jak przechowywać dokumentację pracowniczą

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej powinno odbywać się w taki sposób, który będzie gwarantował zachowanie:

  • poufności,
  • integralności,
  • kompletności oraz
  • dostępności

dokumentacji pracowniczej.

Przepisy nakazują, by dokumentacja pracownicza była przechowywana w warunkach, które nie grożą jej uszkodzeniem lub zniszczeniem. 

Szczegółowe zasady przechowywania dokumentacji zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej określają przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą

Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez pracodawcę przez cały okres zatrudnienia danego pracownika. Następnie, gdy zatrudnienie pracownika dobiegnie końca, pracodawca ma obowiązek przechowania dokumentacji pracowniczej dotyczącej tego pracownika przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł. Jeżeli przepisy szczególne przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma obowiązek się do nich zastosować. 

Jeżeli były pracownik ponownie zatrudni się u pracodawcy, a pracodawca wciąż przechowuje dokumentację pracowniczą tego pracownika, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przegląd prasy i portali na INFOR.PL Subskrybuj nas na YOUTUBE!

Ważne

Grzywna za niedopełnienie obowiązków

Przepisy Kodeksu pracy przewidują karę grzywny od 1000 zł do 30 000 zł za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej. Takiej karze podlega, kto:

  • nie prowadzi dokumentacji pracowniczej
  • nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez określony przepisami okres,
  • pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Informacja o dokumentacji pracowniczej razem ze świadectwem pracy

Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy odchodzącemu pracownikowi. Wraz ze świadectwem pracy pracownik powinien otrzymać od pracodawcy informację o: 

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, 
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa powyżej.

Informacja taka może zostać sporządzona w formie papierowej albo elektronicznej.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czerwiec 2025: kalendarz do druku [PDF]

Pobierz kalendarz czerwca 2025 do druku z miejscem na notatki. Czerwiec 2025 roku zawiera dwa święta ustawowo wolne od pracy. W tym miesiącu jest również Dzień Dziecka i Dzień Ojca. Najważniejsze daty już są zaznaczone. Wydrukuj i dopisz ważne notatki.

PPK: 10 dni i 3 miesiące to ważne terminy przy zawieraniu umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK

Wdrożenie PPK to przede wszystkim wybór instytucji finansowej i zawarcie umowy o zarządzanie oraz umowy o prowadzenie PPK. Podmiot zatrudniający musi pamiętać o ważnych terminach: 10 dni i 3 miesiące. Jakie obowiązki ma pracodawca? Co z mikroprzedsiębiorcą?

O 339,50 zł więcej dorobi emeryt i rencista od czerwca 2025 roku

Rosną limity dorabiania dla rencistów i wcześniejszych emerytów. Chodzi o kwoty, po przekroczeniu których ZUS obniża lub zawiesza pobierane świadczenie emerytalne lub rentowe. To dobra wiadomość.

Zautomatyzuj HR z SyKOF HR i przygotuj organizację na erę AI

Automatyzacja to nie tylko wygoda – to fundament dla wdrażania sztucznej inteligencji w HR. System SyKOF HR wspiera organizacje w cyfrowej transformacji procesów kadrowo-płacowych, integrując się z ekosystemem ERP i tworząc fundament pod przyszłościowe zastosowania AI.

REKLAMA

14 emerytura 2025 - kiedy wypłata? [Rozporządzenie]

14 emerytura będzie także w 2025 roku. Kiedy można spodziewać się wypłaty dodatkowego świadczenia dla emerytów i rencistów? Ile wynosi czternastka? Jst rozporządzenie Rady Ministrów. Oto najważniejsze informacje.

Jazda na rowerze: dla pracownika benefit z karty sportowej i korzyść dla zdrowia

Coraz cieplejsze dni zachęcają do aktywności fizycznej, takiej jak jazda rowerem. Z roku na rok przybywa osób, które decydują się na mniej lub bardziej regularne dojeżdżanie takim jednośladem do pracy.

Jawność wynagrodzeń: większość jest za, ale pod warunkiem, że dotyczy ona wyłącznie cudzych płac a nie własnych zarobków

Najnowsze badanie przynosi wiedzę o aktualnych poglądach polskich pracowników. Polacy o jawności wynagrodzeń: chcemy znać zarobki innych, ale swoich nie chcemy ujawniać. Czy zmiana prawa, którą sprawi wdrożenie dyrektywy o jawności płac to zmieni?

Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku [Przewodnik i zmiany krok po kroku]

W dobie globalizacji coraz więcej polskich firm sięga po talenty spoza kraju. Od 1 czerwca 2025 r. proces zatrudniania cudzoziemców zostanie zmodernizowany i w pełni zdigitalizowany dzięki nowej ustawie z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Choć formalności nadal wymagają precyzji, są prostsze, szybsze i dostępne online.

REKLAMA

Pracownicy teraz: praca bez poczucia sensu nie daje satysfakcji

Według 91 proc. polskich „zetek” i millenialsów praca bez poczucia sensu nie daje satysfakcji. Wśród priorytetów młodych pracowników są także niezależność finansowa i work-life balance. Jeśli te warunki nie są spełniane, potrafią oni zrezygnować z pracy i szukać nowego pracodawcy.

Dobre samopoczucie w miejscu pracy, to kluczowe oczekiwanie najmłodszych pracowników czyli Zetek

Dla Zetek pracowników w pracy ważna jest równowaga między życiem zawodowym i prywatnym. Otwarta komunikacja z przełożonym, równowaga między życiem zawodowym i prywatnym oraz stabilność zawodowa - to wartości, którymi najczęściej kierują się przedstawiciele pokolenia Z przy wyborze pracodawcy.

REKLAMA