Administrowanie świadectwami pracy przez pracodawcę

Rozmowa z Maciejem Chakowskim, prawnikiem i wspólnikiem C&C C& Ciszek.

• Ile świadectw pracy powinien otrzymać pracownik świadczący pracę na podstawie kilku umów o pracę zawartych z tym samym pracodawcą? Czy zatrudnienie np. na okres próbny wymaga wydania odrębnego świadectwa pracy, czy może być ono ujęte w jednym świadectwie, wydanym po zakończeniu pełnego okresu zatrudnienia u danego pracodawcy?

– W przypadku gdy pracownik rozpoczyna swoje zatrudnienie u danego pracodawcy okresem próbnym i kontynuuje bez żadnej przerwy zatrudnienie na podstawie umowy na czas określony, a następnie na czas nieokreślony, to kiedy kończy się pełna relacja z danym pracodawcą i stosunek pracy rozwiązuje się, w takiej sytuacji pracownik otrzymuje od pracodawcy świadectwo pracy, ale tylko jedno, obejmujące wszystkie zawierane umowy. Jeżeli wcześniej, już po tej pierwszej umowie na okres próbny, pracownik wyraźnie zażądałby od pracodawcy takiego świadectwa, mimo że pracodawca nadal chce współpracować z tą osobą, to ma on obowiązek zastosować się do takiej prośby i wydać świadectwo pracy po każdym zakończonym stosunku pracy. Jednak bez tego żądania pracodawca wydaje jedynie jedno świadectwo, łącznie za wszystkie, bezpośrednio następujące po sobie stosunki pracy.

• Jaką datę rozwiązania stosunku pracy należy wpisać do świadectwa pracy, gdy zaistnieje konieczność jego sprostowania, w wyniku wydania orzeczenia sądu o zasądzeniu odszkodowania dla pracownika? Czy ma to być data pierwotnego rozwiązania umowy czy data wydania wyroku zasądzającego odszkodowanie?

– Jeżeli pracownik uzyskał w sądzie wyrok zasądzający na jego rzecz odszkodowanie za rozwiązanie stosunku pracy niezgodnie z przepisami formalnymi, gwarantowanymi przez Kodeks pracy, w świadectwie pracy wpisuje się datę rozwiązania stosunku pracy zgodną z oświadczeniem pracodawcy. W tym przypadku sąd nie przywrócił pracownika do pracy, lecz tylko zasądził odszkodowanie. Na pewno nie będziemy więc wpisywać do świadectwa pracy w dacie rozwiązania stosunku pracy daty wydania wyroku. Dzieje się tak, ponieważ wyrok dotyczy wyłącznie odszkodowania, a nie kwestii przywrócenia do pracy. Należy też nadmienić, że czas, za który przyznawane jest odszkodowanie, wliczany jest do stażu pracy pracownika. Niemniej jednak nie wpływa to w znaczący sposób na treść świadectwa pracy.

• Czy można wydać pracownikowi świadectwo pracy przed rozwiązaniem umowy o pracę?

– Wielu pracodawców spotyka się z takim życzeniem pracownika, który otrzymał już oświadczenie o wypowiedzeniu (np. 3-miesięcznym), jednak termin tego wypowiedzenia jeszcze nie upłynął, a więc nie rozwiązał się stosunek pracy. Pracownicy w praktyce często życzą sobie od pracodawcy wydania świadectwa pracy przed rozwiązaniem stosunku pracy. Niestety pracodawca nie może zastosować się do takiej prośby pracownika, ponieważ byłoby to niezgodne m.in. z przepisami rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, a także rozporządzenia dotyczącego wydawania świadectw pracy.

• Jakie zapisy należy uwzględnić w świadectwie pracy i w jakiej jego części, jeśli dotyczą orzeczenia sądu uznającego za bezzasadne rozwiązane umowy o pracę zrealizowane w trybie dyscyplinarnym?

– Jeżeli sąd uznałby, że rozwiązanie stosunku pracy w trybie art. 52 § 1 k.p., czyli w tzw. trybie dyscyplinarnym, było bezzasadne, wtedy pracodawca ma obowiązek odpowiednio sprostować świadectwo pracy. Musi to uczynić niezwłocznie i nie później niż na 3 dni od prawomocnego wydania wyroku przez sąd pracy. Natomiast informacje w sprawie wydania tego wyroku należy umieścić w ostatnim 6. punkcie świadectwa pracy zatytułowanym „informacje dodatkowe”.

• Jakie informacje mające wpływ na ukształtowanie sytuacji pracownika w nowym miejscu pracy muszą być zawarte w świadectwie pracy (czy taka informacją będzie np. informacja o wybraniu przez pracownika podczas okresu wypowiedzenia 2 dni wolnych na poszukiwanie pracy)?

– Należy zaznaczyć, że dni na poszukiwanie pracy, które pracownik ma zagwarantowane, jeśli wypowiedzenia dokonał pracodawca, przysługują tylko w ramach rozwiązania danego stosunku pracy. Nie wpływają więc na wymiar bądź liczbę tych dni w przypadku potrzeby wykorzystania ich w następnym stosunku pracy. W związku z tym takich informacji nie umieszczamy w świadectwie pracy, ponieważ nie mają żadnego znaczenia dla przyszłego pracodawcy ani nie wpływają na kształt przyszłego stosunku pracy.

Natomiast w świadectwie pracy należy umieścić informacje dotyczące wykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Tutaj należy zwrócić uwagę na konieczność umieszczania informacji o liczbie dni i godzin wykorzystanych przez pracownika urlopu w naturze w roku, w którym kończy współpracę z dotychczasowym pracodawcą, jak również informacje o dniach i godzinach urlopu, którego nie można było wykorzystać w trakcie trwania stosunku pracy, a za które wypłacono ekwiwalent pieniężny.

Duże znaczenie ma też informacja o tym, czy pracownik wykorzystał dni opieki na dziecko do 14. roku życia oraz ich liczba. Dni te przysługują bowiem niezależnie od liczby pracodawców.

• Na co należy zwrócić uwagę w przypadku, gdy pracownik np. po 2 latach zatrudnienia przedstawia pracodawcy świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy (przy zawieraniu umowy nie został o nie poproszony). Jakie informacje zawarte w świadectwie pracy mogą zaważyć na uprawnieniach pracownika w obecnej firmie?

– Sytuacja przedstawiona w pytaniu jest szczególna. Dowodzi na pewno braku dbałości pracodawcy o swój interes, zezwalając na wykonywanie pracy bez przedstawienia świadectwa pracy za poprzednie stosunki pracy.

Niemniej jednak w takiej sytuacji pracodawca musi wziąć pod uwagę przede wszystkim staż pracy pracownika, wynikający z dostarczonego świadectwa. Łączy się on wprost z wymiarem urlopu wypoczynkowego. Może np. okazać się, że naszemu pracownikowi przysługuje nie 20, ale 26 dni urlopu.

Warto też wspomnieć o zajęciu wynagrodzenia przez komornika na mocy prawomocnego orzeczenia sądu. W świadectwie powinna być bowiem zamieszczona informacja, czy względem pracownika jest prowadzone postępowanie komornicze. Jeżeli takie postępowanie się toczy, a my o tym nie wiedzieliśmy, gdyż nie otrzymaliśmy takiego świadectwa wcześniej, należy zawiadomić odpowiedniego komornika o tym, że teraz dana osoba jest u nas zatrudniona i że komornik nadal może ściągać należności naliczone przez sąd, ale już z wynagrodzenia wypłacanego przez obecnego pracodawcę. Podsumowując, zachęcam pracodawców do żądania świadectwa pracy od nowo zatrudnianych pracowników, gdyż pozwala to na wcześniejsze reagowanie na różne prawne aspekty zawierania nowego stosunku pracy.