Kiedy pracodawca ma obowiązek rozliczyć podatki za pracownika

Pracownik, który podejmie decyzję o dokonaniu przez pracodawcę (płatnika) rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego w danym roku podatkowym, powinien złożyć oświadczenie na druku PIT-12. Roczne obliczenie podatku od dochodu przez pracodawcę należy wówczas traktować na równi z zeznaniem podatkowym.

Aby było możliwe dokonanie takiego rozliczenia, pracownik stwierdza, że:

• poza dochodami uzyskanymi od płatnika nie uzyskał innych dochodów, z wyjątkiem dochodów określonych w art. 30–30c oraz art. 30e updof, czyli np. dochodów z odpłatnego zbycia nieruchomości, papierów wartościowych, z odsetek od pożyczek, dywidend, tj. dochodów (przychodów) opodatkowanych ryczałtem,
• nie będzie korzystał z odliczeń, z wyjątkiem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także z wyjątkiem zwróconych nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu, jeżeli nie zostały przez płatnika odliczone od dochodu przy poborze zaliczek,
• nie będzie korzystał z możliwości opodatkowania dochodów na zasadach określonych dla osób samotnie wychowujących dzieci lub wspólnego rozliczenia z małżonkiem,
• nie ma obowiązku doliczenia kwot uprzednio odliczonych, z wyjątkiem zwróconej za pośrednictwem płatnika uprzednio zapłaconej i odliczonej składki zdrowotnej.

Ostatnim dniem na złożenie PIT-12 jest 9 stycznia 2012 r.

WAŻNE!

Pracownicy mogą złożyć PIT-12 najpóźniej 9 stycznia 2012 r.

Złożenie przez pracownika oświadczenia PIT-12 po terminie nie zobowiązuje pracodawcy do rocznego obliczenia podatku. Pracodawca może jednak uznać takie oświadczenie i mimo przekroczenia terminu dokonać tego obliczenia.

Ogólnopolski Klub Kadrowego: Zmiany w prawie pracy i ubezpieczeniach społecznych 2012 >>

Przy dokonywaniu rocznego obliczenia podatku pracownika pracodawca powinien kolejno:

• uwzględnić koszty uzyskania przychodów potrącone w trakcie roku, nie wyższe jednak niż ich roczny limit. Jeśli pracownik wykaże, że roczne ryczałtowe koszty są niższe od wydatków na dojazdy do pracy środkami transportu publicznego (kolej, autobus), wówczas pracodawca powinien przyjąć wydatki faktycznie poniesione, udokumentowane okresowymi biletami imiennymi,
• odliczyć od dochodu sumę potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne,
• na wniosek pracownika odliczyć zwrócone płatnikowi nienależnie pobrane świadczenia, jeżeli nie zostały one odliczone od dochodu przy poborze zaliczek,
• odliczyć od podatku kwoty pobranych w ciągu roku składek zdrowotnych z uwzględnieniem ograniczenia do 7,75% podstawy ich wymiaru (art. 27b ust. 2 updof),
• doliczyć do podatku otrzymany za pośrednictwem płatnika zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne, jeśli wcześniej wystąpiła jej nadpłata.

---

Roczne obliczenie podatku, dokonane na formularzu PIT-40, płatnik powinien sporządzić w terminie do końca lutego po roku podatkowym i w tym samym terminie przekazać je podatnikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu.

Czytaj także: Nowe formularze PIT do rozliczania dochodów i przychodów za 2011 r. >>

Przy sporządzaniu rocznego obliczenia podatku może wystąpić nadpłata bądź niedopłata podatku. Niedopłata stanowi różnicę między kwotą podatku należną urzędowi skarbowemu a sumą zaliczek pobranych od stycznia do grudnia. Płatnik powinien pobrać brakujący podatek z dochodu pracownika za marzec 2012 r. lub – na wniosek pracownika – z dochodu za kwiecień 2012 r. (art. 37 ust. 4 updof). Gdy stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł w styczniu lub w lutym, pracodawca powinien pobrać brakującą kwotę z dochodu za miesiąc, za który została pobrana ostatnia zaliczka. Niedopłatę podatku płatnik wpłaca na rachunek urzędu skarbowego właściwego dla niego jako płatnika, łącznie z zaliczkami za te miesiące.

Jeżeli z deklaracji PIT-40 wynika nadpłata, płatnik (pracodawca) powinien ją zaliczyć na poczet zaliczki należnej za marzec 2012 r. Gdy po pobraniu tej zaliczki nadal pozostaje nadpłata, płatnik powinien ją zwrócić pracownikowi w gotówce. Wówczas płatnik zmniejsza kwoty pobranych zaliczek przekazywanych urzędom skarbowym o zwrot dokonany podatnikowi w gotówce, wykazując go w deklaracji rocznej PIT-4R.

WAŻNE!

Dokonanie przez płatnika rocznego obliczenia podatku nie pozbawia podatnika możliwości samodzielnego rozliczenia się z podatku w zeznaniu rocznym.

Podstawa prawna:

• art. 27b ust. 2, art. 30–30c, art. 30e, art. 37, art. 38 ust. 1a, art. 45b pkt 1–2, pkt 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
• § 1 pkt 1 lit. d, pkt 2 lit. a, § 2, załączniki nr 4 i 5 do rozporządzenia Ministra Finansów z 25 stycznia 2011 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz.U. Nr 25, poz. 131),
• § 1 pkt 1 lit. d, pkt 2 lit. a, załączniki nr 4 i 5 do rozporządzenia Ministra Finansów z 9 listopada 2011 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz.U. Nr 252, poz. 1514),
• § 1 pkt 1, załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów rocznego obliczenia podatku oraz zeznań podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz.U. Nr 212, poz. 1335),
• § 1 pkt 1, załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z 14 listopada 2011 r. w sprawie określenia wzorów rocznego obliczenia podatku oraz zeznań podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz.U. Nr 252, poz. 1518).